Что такое указание. Указания. Порядок составления и оформления указаний. Система организационно-распорядительных документов

Указание - это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организа­цией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

Заголовок к тексту;

Подпись;

Регистрационный индекс.

Заголовок указания включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст указания обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания указания. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания указания излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если указание издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть указания не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть указания начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение указания предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты указания излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

Распорядительная часть указания заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).

Проекты указаний подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект указания исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты указаний в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Регистрируются указания отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом указания является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года.

Структура юридической нормы — это упорядоченное единство необходимых элементов, обеспечивающих ее функциональную самостоятельность, это внутреннее строение нормы, которое раскрывает как состав и содержание ее необходимых элементов, так и способы их взаимосвязи.

Данная структура показывает, из каких частей состоит норма и как они взаимосвязаны.

Правовая норма отличается особой структурой. Традиционно в науке выделяют три элемента нормы — гипотезу, диспозицию и санкцию (рис. 1).

Рис. 1. Структура нормы права

— это элемент нормы права, содержащий указания на жизненные обстоятельства, при наличии которых приводится в действие второй элемент — диспозиция. По сути гипотеза содержит указание на юридические факты, при наличии которых возникают, изменяются или прекращаются правоотношения. Гипотеза во многих случаях начинает формулироваться со слова «если». Например, если наступила смерть человека, его наследники получают право на наследство.

Представляет собой сердцевину нормы, ее основную часть, в которой закрепляются меры возможного и (или) должного поведения участников регулируемого данной нормой общественного отношения. В диспозиции закрепляются субъективные права, обязанности, запреты, рекомендации, поощрения, через которые формулируются правила поведения.

- такой структурный элемент правовой нормы, где содержатся указания на меры государственного принуждения, воздействия на лицо, нарушившее требование диспозиции. Санкции в зависимости от содержания последствий могут быть карательными или штрафными, когда на правонарушителя налагаются дополнительные обременения, наказания (например, лишение свободы в уголовном праве), правовосстановительными (направлены на восстановление нарушенного состояния, например возмещение убытков в гражданском праве); встречаются так называемые санкции ничтожности (направлены на признание действий юридически безразличными, недействительными, например признание сделки недействительной).

Считается, что правовая норма должна содержать все три структурных элемента. В то же время в нормах, рассчитанных на непрерывное действие (прежде всего в конституционном праве), гипотеза не является необходимым элементом. Без диспозиции любая норма выглядит бессмысленной, так как норма остается без самого правила поведения. Наконец, правовая норма будет бессильной, если не будет подкреплена санкцией, принудительными мерами.

Структура юридической нормы

Классическая структура нормы права

В регулировании общественных отношений норма права выполняет три функции:

• выражает волю правотворческого органа в виде властного решения, общеобязательного правила;
• выступает критерием оценки поведения людей. С помощью норм права разрешаются конфликты, правовые споры;
• устанавливает меру ответственности за не несоблюдение или неисполнение.

Соответственно, в классическом виде норма права состоит из трех взаимосвязанных элементов:

Гипотеза — часть правовой нормы, которая указывает на обстоятельства, при которых эта норма может действовать. Гипотеза не только описывает эти обстоятельства, но и придаст им значение юридического факта.

Диспозиция — часть нормы права, указывающая, каким должно быть поведение людей при наличии предусмотренных гипотезой фактических обстоятельств.

Санкция — часть правовой нормы, которая указывает на совокупность мер государственного принуждения, которые могут быть применены к нарушителю этой нормы.

Можно рассмотреть структуру правовой нормы, содержащейся в ст. 61 ТК РФ под названием «Вступление трудового договора в силу». Для этого следует привести ее положения: «Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем... Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором...»

Гипотеза данной правовой нормы указывает на следующие обстоятельства:

• заключение трудового договора;
• вступление его в силу;
• наступление дня начала исполнения трудовых обязанностей работником, определенного во вступившем в силу трудовом договоре.

Диспозиция данной правовой нормы предполагает правомерное поведение — исполнение работником трудовых обязанностей.

В противном случае будет применяться санкция данной правовой нормы — аннулирование трудового договора.

Следует отметить, что норма права и статья нормативного правового акта не всегда совпадают. Иногда статья содержит несколько норм, чаще — наоборот: норма излагается в нескольких статьях, иногда в различных законах. Бывает и так, что в отдельные статьи выделяются санкции тех или иных норм. Поэтому, приводя в качестве примера правовую норму в единстве всех трех се элементов, приходится анализировать несколько статей нормативного правового акта.

Структура правовой нормы как единство идеальной и реальной структур

Идеальная структура нормы выражает первичные, исходные ее связи в системе объективного права. Это своеобразный набор логически взаимосвязанных элементов, обусловленный спецификой правообразования и структурой права в целом. Идеальная структура, имеющая изначально потенциальное значение, в процессе своего развития превращается в реальную, но, изменяясь, сохраняется в своем результате. Это происходит благодаря тому, что она, как и реальная структура нормы, включает в себя столько элементов, сколько логически необходимо для регулирования определенного вида общественных отношений в нужном для законодателя направлении.

Реальная структура нормы права отражает в известной степени результат правового опосредования общественного отношения. Она представляет собой совокупность тех избранных элементов потенциальной логической структуры, которых достаточно для того, чтобы конкретное общественно-властное или государственно-властное веление получило жизнь в рамках целостного правового организма. Количество элементов реальной структуры предопределено структурой фактического общественного отношения и особенностями взаимосвязей и взаимодействия правовых норм в системе права.

Структуру правовой нормы можно представить как систему диалектически взаимосвязанных элементов , которые взаимодействуют в се рамках. Указанные элементы могут взаимозаменяться, превращаться друг в друга, объединяться и выступать в единстве. Характер, виды взаимодействия определяются сложившимися общественными отношениями, а также специфическими особенностями самих элементов. При этом, конечно, следует учитывать и волевое воздействие законодателя, который формирует направленность структурных элементов, связывает их действие с какими-либо юридическими фактами.

Благодаря тому, что право обладает свойством системности, обеспечивается и тесное взаимодействие структур различных юридических норм. Причем связи между ними могут быть простыми (однолинейными) и сложными (двусторонними, замкнутыми и т. д.). Взаимодействие структур может иметь вид сцепления, пересечения плоскостей действия или частичного (иногда полного) совпадения сфер функционирования. Примерами здесь служат нормы конституционного и других отраслей права, нормы, закрепленные в обшей и особенной частях Гражданского, Уголовного кодексов.

Механизм образования структуры правовой нормы можно представить следующим образом. Законодатель, предполагая урегулировать то или иное общественное отношение, «примеряет» к нему a priori логическую модель нормы, выработанную на основе человеческой практики, достижений науки, опыта правового регулирования. При этом он стремится направить развитие общественного отношения в нужное для него русло, пытается установить его временные, пространственные характеристики, получить наибольшую эффективность от его правового урегулирования. Однако общественное отношение соответствует идеальной модели (логической структуре нормы) лишь в принципе. Оно вносит в модель коррективы, избирает в потенциальной логической структуре нормы те элементы и связи между ними, которые соответствуют его собственным элементам и связям. Иными словами, законодатель вынужден одновременно и приспосабливать логическую структуру к соответствующему виду общественных отношений, и учитывать необходимость внутренней и внешней логической согласованности юридических норм, используя все правовые средства, свойства права как системы. Результатом же выступает реальная структура нормы, всегда включенная в ее логическую структуру и структуры более высокого порядка (института, отрасли, права в целом).

Трехзвенная структура нормы права

Каждая норма права имеет вполне определенное строение, т. е. состоит из нескольких частей (элементов), или, иначе говоря, имеет свою структуру. В научной и учебной юридической литературе структуру нормы права иногда называют микроструктурой, сравнивая ее со структурой всей системы права, которую определяют как макроструктуру.

Среди юристов нет единого мнения о структуре нормы права.

Первая (и самая распространенная) позиция (точка зрения) — норма права имеет трехзвенную структуру и состоит из гипотезы, диспозиции и санкции.

Гипотеза — это часть нормы права, раскрывающая условия (обстоятельства), при наличии или отсутствии которых возможно действие данной нормы.

Диспозиция — это часть нормы права, раскрывающая само правило поведения, т. е права и (или) обязанности действовать или не действовать тем или иным образом.

Санкция — это часть нормы права, раскрывающая последствия для субъекта, реализующего диспозицию. Санкции могут быть как негативными (взыскание, наказание), так и позитивными (меры поощрения).

Сторонники такого подхода считают, что структура правовой нормы существует объективно как неразрывная связь правила поведения (диспозиция) с условиями и пределами его применения (гипотеза) и способом охраны от нарушений (санкция). В таком случае формулу микроструктуры нормы права можно представить в виде «если — то — иначе». В данной формуле «если» представляет гипотезу, «то» — диспозицию, «иначе» — санкцию. Например: «Находясь на территории государства (или будучи гражданином государства), необходимо соблюдать законы этого государства; в противном случае государство применит к нарушителю правовых норм меры принуждения». Другими словами. Если находишься на территории государства, то необходимо соблюдать законы этого государства, иначе государство применит к нарушителю правовых норм меры принуждения.

Положительное в трехчленном определении микроструктуры

Достоинством трехэлементной схемы является то, что эта схема побуждает практических работников к тщательному и всестороннему анализу нормативного материала во всем его объеме, к сопоставлению неразрывно связанных между собой статей нормативных актов. Именно таким образом, обращая внимание не только на центральную часть нормы права — диспозицию, но и на гипотезу и санкцию, можно создать условия для надлежащей реализации права. Особенно это важно для правовых норм, элементы которых содержатся в различных нормативных актах (или статьях, разделах закона). Для этого нужно при решении любого юридического дела тша- тельно изучить все те положения законодательства, которые связаны с применяемым правоположением, т. е не следует ограничиваться анализом отдельных статей и параграфов нормативных актов.

О трехчленном строении норм права необходимо помнить органам государства, занимающимся правотворчеством. Для эффективного регулирования общественных отношений необходимо в нормативных актах выразить все три элемента правовых норм:

• условия действия правовой нормы;
• само правило поведения;
• ответственность за несоблюдение этого правила.

Критика трехчленной структуры

Во-первых, в действующих нормативных актах трудно найти статью, которая соединила бы все три элемента правовой нормы.

Во-вторых, в повседневной практике, как правило, логическое толкование нормы права встречается редко. Надобность в этом возникает лишь при решении юридических споров или при подготовке и принятии новых нормативных актов.

Двухзвенная структура нормы права

В связи с этим среди юристов, занимающихся проблемами структуры правовых норм, существует и другая (вторая) позиция: норма права состоит из двух частей. Эту позицию поддерживали еще некоторые представители дореволюционной науки. Так, Н.М. Коркунов считал, что «каждая юридическая норма состоит естественно из двух элементов: из определения условий применения правила и изложения самого правила» В этом случае первый элемент называется гипотезой или предположением, второй — диспозицией или распоряжением. Каждая юридическая норма, пояснял ученый, может быть выражена в форме: «если — то». Например, если у умершего несколько сыновей, то имущество между ними делится поровну.

Однако Н.М. Коркунов не только не исключал, но и предполагал необходимость наличия санкции. Юридические нормы, отмечал он, как веления, обращенные к сознательной воле человека, «могут быть им не соблюдаемы и потому для своей силы нуждаются в особых обеспечениях их действительного соблюдения». «Средства понуждения к исполнению юридических норм называются их санкцией».

При этом Н.М. Коркунов не считал санкцию составной частью структуры нормы права. Она рассматривалась им как относительно самостоятельная величина (явление) по отношению к структуре нормы права, как самостоятельно существующее «средство понуждения».

• гипотезы и диспозиции или
• диспозиции и санкции.

Критика двухэлементного строения правовой нормы

Если норму права представить состоящей из диспозиции и санкции, то она не может применяться без учета «элементов» других статей закона (например, определяющих правоспособность). Если же норма права представлена в виде двух элементов — гипотезы и диспозиции, то в таком случае в правовой норме не отражено такое специфическое качество права, что каждая его норма обеспечивается государственным принуждением.

Если предположение о двухчленном строении правовых норм и соответствует структуре ряда статей нормативных актов, то содержание многих других статей тех же актов такой структуры не имеет, и потому названному предположению нельзя придавать общетеоретическое значение.

Следует отметить, что в юридической науке наметилось сближение противоположных взглядов на структуру правовой нормы. Сторонники «трехэлементной структуры» ввели в категориальный аппарат теории права и государства понятие «нормативное предписание», или норма-предписание.

Норма-предписание (или нормативное предписание) — это элементарное логически завершенное государственно-властное нормативное веление (установление), непосредственно выраженное в тексте статьи нормативного правового акта.

Нормы предписания делятся:

• на охранительные нормы: диспозиция, санкция;
• регулятивные нормы: гипотеза, диспозиция.

Примеры регулятивных норм. Гражданин может быть по заявлению заинтересованных лиц признан судом безвестно отсутствующим (диспозиция), если в течение года в месте его жительства нет сведений о месте его пребывания (гипотеза) (ч. I ст. 42 ГК РФ). В случае явки или обнаружения места пребывания гражданина, признанного безвестно отсутствующим (гипотеза), суд отменяет решение о признании его безвестно отсутствующим (диспозиция) (ст. 44 ГК РФ). Как видно, при формулировании правовых регулятивных норм гипотеза может стоять и перед, и после диспозиции.

Если правовая норма является охранительной, то ее вторым элементом будет санкция. Пример: «Склонение к потреблению наркотических средств или психотропных веществ наказывается ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок от двух до пяти лет» (ч. 1 ст. 230 УК РФ).

Данный пример можно подвести и под трехчленную структуру. Об этом речь пойдет ниже.

Итак, норма права может представляться как логическая норма либо норма-предписание.

Рассмотрим подробнее элементы логической нормы.

Текст протокола подразделяется на две части:

1. Вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня;

Основную, где фиксируется ход заседания.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает исполнитель структурного подразделения университета, готовившего рассмотрение вопроса.

Отчет

Отчет- документ, содержащий сведения о результатах деятельно­сти за определенный период времени, выполнении мероприятий, пору­чений, заданий, представляемый руководителю структурного подразде­ления, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутри учрежденческая отчетность составляется в относительно свободной фор­ме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управ­ленческим документам.

При составлении внутренних отчетов учитывается их назначе­ние и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются:

· наименование организации,

· наименование под­разделения (если это отчет или справка о работе подразделения),

· название вида документа,

· номер документа,

· место составле­ния,

· заголовок к тексту,

· подпись,

· гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

· наименование органа или должностного лица, о результатах де­ятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттес­тационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»);

· отчетный период (за 1996 г., за период с января по июнь 1997 г., за 1-й квартал 1997 г.).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложе­ния. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее плани­ровалась, последовательность изложения отчета должна соответст­вовать последовательности расположения заданий в плановом доку­менте.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписы­вается самим составителем. Отчет о работе организации утверждает­ся руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения ре­золюции.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий;

Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части помещают: основание к составлению акта, перечень лиц, составивших акт и присутствовавших при этом, с ука­занием должностей, фамилий и инициалов.

В констатирующей части фиксируют установленные факты. В акте может быть и заключитель­ная часть, содержащая выводы и конкретные предложения. В формуляр акта входят: наименование вида документа (акт); дата со­ставления (пишется слева над заголовком); место составления; текст (содержание); указание количества экземпляров акта; подписи лиц, участвовавших в составлении акта, а также присутствовавших при »том.

В актах приема-сдачи дел и материальных ценностей пишут:

Иногда в акте содержится гриф утверждения, который ставит­ся в правом верхнем углу.

Справка

Справка - документ информационного характера, описывающий или устанавливающий факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос или указания вышестоящей организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию - руководителем учреждения.

Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки личного характера оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: название вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, которому предназначена справка.

Договор

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор - дополнительное соглашение к договору - сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

Договор должен содержать следующие разделы:

· Преамбула (место заключения договора, дата заключения, полные и официальные наименования партнеров, их юридический статус и полномочия лиц, представляющих стороны).

· Предмет договора (контракта).

· Количество и качество предмета договора (товара, услуги).

· Цена и общая стоимость.

· Порядок расчетов.

· Базисные условия и сроки поставки/приемки (договоры поставки товаров).

· Порядок перехода права собственности и возможных рисков (договоры поставки товаров).

· Предоставляемые в рамках настоящего договора документы (например, накладные, счета-фактуры и т.д.).

· Упаковка и маркировка (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).

· Транспортные условия (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).

· Обстоятельства непреодолимой силы («форс-мажор»).

· Санкции за нарушения условий договора.

· Порядок направления, рассмотрения претензий, рекламаций.

· Арбитраж и применимое право.

· Лицензии, гарантийные сроки и обслуживание, страхование (в случаи необходимости).

· Прочие условия и другие дополнительные разделы.

· Адреса, банковские и прочие реквизиты сторон.

При подготовке договора, и уж тем боле на стадии выбора контрагента, необходимо запросить документы, дающие юристу компании оценить риски, а также больше узнать о потенциальном контрагенте с точки зрения его надежности. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

1.Документы, предоставляемые юридическим лицом:

· копии учредительных документов;

· копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;

· копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);

· копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;

· копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;

· копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

· документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;

· заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

2. Документы, предоставляемые контрагентом - физическим лицом:

· копия паспорта;

· копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;

· копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц - индивидуальных предпринимателей);

· банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);

· копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Когда договор со стороны контрагента подписывает не генеральный директор компании, то необходимо запросить доверенность или иной распорядительный документ, подтверждающий полномочия доверенного лица.

После того, как все параметры договора будут проверены и согласованы, документ передается на экспертизу и визирование. Во время экспертизы уполномоченные лица проверяют договор на наличие в нем рисков различного рода и в случае отсутствия замечаний подписывают специальный «Лист визирования».

Если должностные лица отказались визировать договор, то оформляется обоснованное заключение на специальном «Листе замечаний». Документ признается не прошедшим экспертизу и отправляется на доработку. После устранения замечаний проект повторно представляется на визирование.

Устав

Под уставом – как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками).

Устав относится к учредительным документам юридического лица. Устав юридического лица должен содержать сведения о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным.

Для государственной регистрации юридических лиц могут использоваться типовые уставы, формы которых утверждаются уполномоченным государственным органом в порядке, установленном законом о государственной регистрации юридических лиц.

Положения об уставе содержатся в следующих нормативных правовых актах:

• статья 89 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11, 12 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";
• статья 98 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11, 13 и 14 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ;
• статья 5 Федерального закона от 8 мая 1996 г. № 41-ФЗ "О производственных кооперативах";
• статьи 113, 114 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 9 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях";
• статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";

Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение

Положение – это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность управлений, учреждений и их структурных подразделений.

Как правило, положения состоят из следующих разделов:

1. Раздел «Общие положения» включает в себя:

· определение статуса органа самоуправления в системе управления;

· указания о том, кем оно возглавляется и кому подчиняется;

· степень самостоятельности;

· участие в реализации целевой программы или выполнение целевых функций управления.

2. Раздел «Основные задачи» определяет:

· направления деятельности органов самоуправления;

· задачи, за выполнение которых несет ответственность данный орган самоуправления.

3. Раздел «Функции (обязанности)» содержит перечень функций, выполнение которых обеспечивает решение задач, поставленных перед органом самоуправления с определенной конкретизацией работ по каждой функции.

4. Раздел «Права» определяет права органа самоуправления, обеспечивающие выполнение этим подразделением своих функций.

5. Раздел «Организация управления» содержит описание организационной структуры органа самоуправления, указание о месте руководителей внутри самого органа (например при наличии групп, комиссий и т. д.), определяет периодичность, время и вид проводимых организационных мероприятий (планерки, совещания и т. п.).

6. Раздел «Взаимосвязи » с другими подразделениями» разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей. В этом разделе могут устанавливаться взаимосвязи данного органа самоуправления с общественными подразделениями (организациями) – всевозможными общественными советами и комиссиями, профсоюзами и т. д.

7. Раздел «Ответственность» предусматривает установление ответственности органа самоуправления и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций. Этот раздел отличается наибольшей сложностью разработки, так как здесь нужно указать применение санкций за невыполнение или некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность. Но, как правило, в этом разделе делается такая запись: «орган самоуправления несет ответственность за выполнение закрепленных за ним задач и функций».

Решение

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Текст решения коллегиального органа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой части указывают причины и цели принятия такого решения, во второй - наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем на отдельной строке прописными буквами слово «РЕШИЛ». В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. Распорядительную часть допускается делить на пункты, в которых указывают действия, исполнителя и срок исполнения. В последнем пункте решения указывают наименование должности, инициалы и фамилию лица, на которое возложен контроль за исполнения решения.

Решения оформляются на общем бланке коллегиального органа и имеют реквизиты: название вида документа «Решение», дата (датой решения является дата заседания коллегиального органа), место издания, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись (решение подписывает председатель коллегиального органа). Решение может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста, например: «утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству».

Указание

Указание - распорядительный документ, издаваемый в органах социальной защиты преимущественно по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов. Указание имеет силу в пределах данного органа социальной защиты и его подведомственной сети. Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю». Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма, которая довольно широко используется в отрасли.

Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности органа социальной защиты, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа. Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем органа социальной защиты или его первым заместителем.

Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса "у". Буквенный индекс "и" проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма (которое печатается уже на бланке письма). Отмена ранее изданных указаний или информационных писем может быть произведена приказами, указаниями, а также вышестоящим органом, или их действие может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Приказ

Приказ - организационно-распорядительных документ, в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными;

Доверенность

Доверенность - это письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя.
Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом.

1) фамилия, имя и отчество доверенного лица;

2) наименование должности доверенного лица;

3) вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;

4) образец подписи доверенного лица;

5) срок действия доверенности.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид действий по доверенности.

Н еобходимо помнить, что в России нормы документирования устанавливаются децентрализованно. То есть требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными государственными органами, каждым для своей сферы деятельности.

Соответственно, требования к оформлению (в том числе и способу написания) отдельных реквизитов могут отличаться для разных видов документов. Так, реквизиты некоторых видов документов могут оформляться только чернилами синего или фиолетового цвета, в других - также могут использоваться и черные чернила. А для большинства документов такие требования правовыми актами не установлены.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69)

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила нотариального делопроизводства (утверждены приказом Минюста России от 19.11.2009 № 403)

176. Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего или фиолетового цвета.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Административный регламент Министерства внутренних дел РФ исполнения государственной функции по контролю и надзору за соблюдением участниками дорожного движения требований в области обеспечения безопасности дорожного движения (утвержден приказом МВД России от 02.03.2009 № 185)

36. Бланки процессуальных документов должны заполняться разборчиво шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо с использованием печатающего устройства.

Для организационно-распорядительных документов вышеуказанные правила написания (печати) реквизитов нормативными правовыми актами, действующими на общегосударственном уровне, сейчас не установлены.

Однако на внутренних и исходящих организационно-распорядительных документах, регистрируемых сотрудниками, не являющимися подписывающими лицами и разработчиками, регистрационный номер и дату, как правило, действительно пишут от руки. Это происходит потому, что в момент подготовки и печати проекта документа исполнитель в большинстве случаев не знает, когда документ будет подписан (утвержден) и зарегистрирован, какой ему будет присвоен регистрационный номер. Соответственно, распечатанный проект документа сначала не имеет заполненных реквизитов «регистрационный номер документа» и «дата документа». Они оформляются в момент регистрации подписанного (утвержденного) документа. При этом сотруднику, производящему регистрацию, быстрее и удобнее написать на документе дату и регистрационный номер авторучкой, чем класть «готовый документ» в принтер и допечатывать в определенной области эти два реквизита. Кроме того, написать дату документа может и сам руководитель в момент его подписания (утверждения).