Обморок - состояние, при котором человек на время теряет сознание. Возникнуть...
![Обморок: причины, симптомы и порядок оказание первой помощи](https://i0.wp.com/irinazaytseva.ru/Pic/20160224.jpg)
Приемка товаров на складе или в магазине организуется по четкому алгоритму. Есть готовые инструкции по приемке-передаче товара и оформлению сопроводительных документов. Учесть все тонкости и составить необходимые акты поможет этот материал.
Оформление сопроводительных документов на товар - первый этап документального сопровождения приемки товара на складе или в магазине. Товарно-сопроводительные документы делятся на:
Сопроводительные документы первой группы, как следует из ее названия, содержат информацию о количественных характеристиках принимаемого товара. Во-первых, к ним относятся описания товара, присутствующие в упаковке или прилагаемые к ней, - например, спецификации, упаковочные листы, заборные листы, отвесы. Во-вторых, в эту же группу включаются документы, оформляемые непосредственно во время приемки товаров, - акты отбора образцов, коммерческие акты, акты о расхождении в количестве товаров (акты о недостаче товара). В сопроводительных документах по количеству указываются данные об объемах (размерах) поставляемого товара. И в количественных, и в качественных товарно-сопроводительных документах есть сведения о наименовании товара.
Сопроводительные документы по качеству, в свою очередь, несут в себе информацию о качестве товаров (стандартное, нестандартное и так далее), их сорте (высший, первый, второй и так далее), дате выработки или отгрузки (что позволяет определить срок годности). Обязательные качественные товарно-сопроводительные документы - это сертификаты и декларации соответствия для тех товаров, которые обязательно сертифицировать или декларировать. К необязательным, например, относится удостоверение качества. До приемки выясните, какие документы обязательно прилагаются к заказанному вами товару, и проконтролируйте их наличие, чтобы не столкнуться с претензиями при проверках.
Расчетные сопроводительные документы определяют условия поставки, не указанные в договоре. К расчетным товарно-сопроводительным документам относятся протокол согласования цен, счет, счет-фактура, а также письменные договоренности о распределении транспортных и других затрат между поставщиком и вами. Счет-фактура - обязательный документ, на основании которого производится оплата товара. Он также важен для налогового учета и отчетности.
Комплексными товарно-сопроводительными документами называются, прежде всего, накладные. Железнодорожные, товарно-транспортные, приходно-расходные накладные используются в качестве основных документов, обеспечивающих учет товаров при транспортировке и приемке. Они одновременно включают в себя информацию о стоимости, количестве и качестве поставляемых товаров. Без накладных провести приемку товара вы не сможете.
Основные инструкции о порядке приемки товаров регулируют процесс приемки товаров по количеству и качеству . Они уже не обязательны к применению, но описывают стандартные, отработанные на практике, а потому удобные в использовании алгоритмы приемки товара. Это:
Обеими инструкциями о порядке приемки товаров поставщику предписано обеспечить сохранность груза при транспортировке, а также простоту приемки товаров в магазине или на складе. Для этого поставщику нужно соответствующим образом упаковать товар, опломбировать и нанести маркировку на каждое грузовое (тарное) место. Кроме того, поставщик отвечает за подготовку полного комплекта товарно-сопроводительных документов в таком виде, чтобы упростить приемку.
У получателя, то есть у вас, - свои обязательства. Например, вы должны предложить представителю поставщика участвовать в приемке, а самостоятельно проводить приемку - только если он откажется. Также вы обязаны выделить для приемки товара особую зону, обеспечить там сохранность груза и исключить доступ туда посторонних лиц, не занятых при приемке. Если же обнаружено несоответствие качества или количества товара записям в документах, по инструкциям вы приостанавливаете приемку и уведомляете поставщика. Дальнейшее назначение приемки товаров возможно только с согласия поставщика.
Инструкция П-6 описывает такой порядок приемки товаров по количеству. Вы проверяете целостность грузовых мест, маркировку груза, количество и вес тарных мест, сверяясь с товарно-сопроводительными документами. Если на этом этапе все сошлось, вскрывать тару и проверять внутритарные вложения не нужно. Полную их проверку вы проведете уже сами при окончательной приемке. По итогам же предварительной приемки вы подписываете сопроводительные документы на товар и отдаете экземпляр сотрудникам поставщика (водителю, экспедитору) в знак того, что все в порядке.
В инструкции П-7 определен следующий порядок приемки товаров по качеству. Поставщик отвечает за соответствие товаров качественным товарно-сопроводительным документам и утвержденному вами эталону. Перевозчик - за соблюдение заранее оговоренных условий крепления и транспортировки товара, позволяющих сохранить его качество. Вы, в свою очередь, при приемке отвечаете за проверку соблюдения всех этих требований. По договоренности с поставщиком вы проводите выборочную проверку качества и комплектности и экстраполируете ее результаты на всю поставку.
Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.
Если по условиям договора вы берете пробы (образцы) для проверки качества товара, делать это могут только специальные сотрудники. Один образец вы отправляете поставщику, один оставляете себе. Если привлекаются сторонние эксперты, еще один экземпляр получают они. Каждая проба маркируется, чтобы ее можно было легко опознать.
Также инструкция П-7 предлагает метод урегулирования претензий к качеству со стороны ваших клиентов - конечных покупателей товара. Вы передаете поставщику заявление клиента на обмен или возврат, свое документальное подтверждение брака и расписку клиента в получении обменянного товара или денег. А поставщик может перепроверить эту продукцию и опротестовать браковку, если его результаты проверки не сойдутся с вашими.
Если вы хотите пользоваться инструкциями при организации приемки товаров, этот момент нужно уточнить в договоре поставки. Однако вы с поставщиком можете установить в договоре свои правила приемки товаров.
Образец акта приемки товара не установлен законодательством. Однако есть обязательные реквизиты акта приемки-передачи товара:
Кроме, собственно, факта приемки, актируются любые несоответствия между сопроводительными документами на товар и реальным состоянием принимаемой продукции. В частности, акты составляются, если:
Если вы подписали акт приемки товара по качеству, а затем при предпродажной подготовке товара или при его обработке (если она необходима) обнаружился производственный брак - это неприятно, но не страшно. Актировать выявленные таким образом производственные недостатки можно в течение 4 месяцев с момента приемки товара. Составить акт на товар, чей гарантийный срок отсчитывается со времени продажи продукции, можно в любой момент до продажи независимо от даты приемки.
Если в процессе приемки товара выявлена недостача или излишек, придется составить акт недостачи товара. Один экземпляр акта недостачи вы отправляете поставщику. Такой акт заполняется в день выявления недостачи товара при приемке. В акте указываются:
Все оформляемые в процессе приемки документы фиксируются в вашей программе автоматизации. На основании этих документов в ней меняется статус товара. Это обеспечивает корректный учет товаров и облегчает подготовку отчетности - внутренней, для вашего пользования, а также бухгалтерской и налоговой.
Процесс приема товаров на ответственное хранение в складской комплекс - это достаточно длительный и затратный технологический процесс.
Только качественный прием товара помогает снизить случаи недостачи и пересорта продукции, которые затем выявляются в процессе инвентаризации. В ООО "Вест-переезд" процесс приемки усовершенствован и отработан до автоматизма: это позволяет не допускать типовые ошибки.
Самый первый элемент в данной цепочке - это оптимизация в поставках продукции. Это особенно важно в том случае, когда требуется организация качественного хранения на нашем товарном складе.
Если этот процесс останется несистематизированнымым, загрузка складских работников будет распределена неравномерно. К тому же, качество работы при этом неудовлетворительное:
Согласитесь, все это ведет к тому, что качество приема продукции в значительной мере падает.
В настоящий момент в российском законодательстве нет ни одного нормативного акта, который бы касался вопросов приемки товаров. Политика поведения по этому вопросу опирается целиком на инструкцию «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», которая была утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965г. N П-6, с изменениями от 29 декабря 1973г., и от 14 ноября 1974г.
Данная инструкция гласит, что если обе стороны не сослались при приемке на пункты вышеуказанной инструкции, то все проблемы, связанные с приемкой грузов и организацией услуг по хранению товаров, могут либо не решаться вовсе, либо решаются лишь в форме устной договоренности между двумя сторонами.
Для того, чтобы минимизировать спорные ситуации и повысить качество приема товаров в целом, данный процесс следует разбить на несколько различных последовательных элементов.
Для того, чтобы хранение на складе было осуществлено должным образом, на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы.
В большинстве случаев, такая документация представлена:
Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:
В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи.
На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку.
После соблюдения формальностей начинается непосредственная разгрузка транспортных средств. Этот процесс может быть совмещен с полным, либо предварительным приемом товара.
Чтобы площадь транспортного средства использовалась максимально эффективно, многие поставщики предпочитают не пользоваться паллетным методом отправки. Вместо этого товары укладываются на поддоны. Нередко товар отправляется и так называемым “навалом” - то есть укладывается на поддоны склада.
Если в карточке товара занесена информация о нормах укладки, то этап выгрузки будет сопровождаться качественной приемкой товара. В том случае, если товар был доставлен на поддонах, его точное количество указывается на приходной накладной.
Перед приемом ответственное лицо обязано внимательно пересчитать все имеющиеся поддоны. В том случае, если их количество не совпадает с тем, что указано в накладной, то будут замечены и расхождения в общем количестве полученных товаров. При обнаружении данного факта должен быть тут же составлен претенциозный акт недовоза или излишка груза (товара) с подписью экспедитора.
Непосредственно процесс выгрузки поддонов, для которого используются вилочные телеги. Они устроены таким образом, что даже одному грузчику под силу самостоятельно перевезти целый поддон для последующего хранения на товарном складе, заполненном тяжелым товаром.
В процессе выполнения разгрузочных работ персонал проводит визуальную оценку целостности всех упаковочных материалов и товаров. Необходимо тщательно следить за тем, чтобы упаковка не была поврежденной и деформированной, чтобы упаковочная стрейч-пленка не имела разрезов и порезов.
При этом важно, чтобы товарный бой не превышал установленных норм. В том случае, если у товара помята упаковка, а также обнаружен бой хрупкой тары - это признак того, что погрузка или траспортировка не были осуществлены должным образом. Все замеченные дефекты и нарушения необходимо описать в претенциозном акте (на бой или деформацию товаров).
В том случае, если составляется претенциозный акт, та сторона, которая не согласна с описанным содержанием, имеет право в дополнительном порядке описать там и свое мнение, и видение происходящей ситуации.
Окончательная приемка товаров происходит во время вскрытия грузовых мест, а также при детальной проверке качества и количества товаров. В зависимости от того, какие существуют тонкости в договоре между исполнителем и клиентом, товар может приниматься как при экспедиторе, так и после его отъезда, но в случае оформления всей необходимой сопроводительной документации.
В зависимости от того, надежный ли ваш поставщик или нет, товар можно выбирать путем полной либо частичной выборки. Полученные при этом результаты распространяются на всю партию груза. Как определить надежность поставщика в этом случае? Исходите из того, сколько будет обнаружено товара с пересортом, боем, браком и недовозом.
Существует два способа:
Чтобы сократить время приемки и при этом улучшить её качество, на “серьезных” складских предприятиях используются приборы для считывания штрих-кодов. Это оборудование может быть и стационарным, и переносным в виде ручных сканеров, систем с дистанционным сканером и т.д. Переносные модели для считывания штрих-кодов устанавливаются непосредственно на складском транспорте, а также могут быть использованы сотрудниками склада при выполнении различных операций.
На настоящий момент самые востребованные модели для считывания штрих-кодов - это так называемые радиотерминалы. У них есть прямой доступ к базе данных складского предприятия.
2.1. Документальное оформление поступления товаров
2.1.1. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.
2.1.2. Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно - транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом - фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. (код по ОКУД 0903016).
Товарно - транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно - транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно - транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом (коды по ОКУД 0903801, 0903802, 0903803, 0903804).
При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере".
Счет - фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет - фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара (типовая форма N 141).
Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету - фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (типовая форма N 868).
2.1.3. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно - транспортной накладной, счете - фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.
2.1.4. Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен "Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно - материальных ценностей и отпуска их по доверенности", утвержденной Минфином СССР от 14.01.67 N 17.
2.1.5. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.
Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с "Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству", утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 N П.6 и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.
Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет - фактура, товарно - транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
2.1.6. При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
2.1.7. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
2.1.8. При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар. 2.1.12. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
2.1.13. Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
2.1.14. Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре - оборудовании, регулируется Инструкцией "Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре - оборудовании", утвержденной Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29.06.82 N 072-75 (письмо Минторга РСФСР от 11.08.82 N 0205).
2.1.15. Документальное оформление и учет изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных магазинах регулируется соответственно Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1089 "Об утверждении Правил скупки у населения драгоценных металлов, драгоценных камней в изделиях и ломе", приложением к Правилам работы пунктов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения, утвержденных Приказом Минторга СССР от 14.11.72 N 212 "Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения" и Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1090 "Об утверждении Правил комиссионной торговли непродовольственными товарами", Приказом Комитета РФ по торговле от 07.12.94 N 99 "Инструкция о порядке оформления комиссионных операций и ведения бухгалтерского учета в комиссионной торговле непродовольственными товарами".
КонсультантПлюс: примечание.
Постановление Правительства РФ от 26.09.1994 N 1089 утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 07.06.2001 N 444, которым утверждены Правила скупки у граждан ювелирных и других бытовых изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней и лома таких изделий.