Обморок - состояние, при котором человек на время теряет сознание. Возникнуть...
Невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.
Дело — это или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:
- Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
- Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
- Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
- Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
- Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Виды номенклатур дел
Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организацииНоменклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).
В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).
Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.
Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав , включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
- название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
- название адресата или корреспондента;
- краткое содержание документов дела;
- название местности, с которым связано содержание документов;
- даты (период), к которым относится содержание дела;
- указание на копийность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).
Номенклатура дел дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Назначение номенклатуры дел:
распределение исполненных документов в дела;
систематизация и учет дел;
закрепление индексов дел;
установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
является основой для составления актов на уничтожение дел;
может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).
Типовая номенклатура дел:
является нормативным документом;
содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;
устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;
применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.
Примерная номенклатура дел:
устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;
допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций, входящих в данную единую сеть.
Каждая организация, учреждение, предприятие должны иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
-
Виды номенклатур . Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел , заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Назначение номенклатуры дел : - распределение исполненных документов в дела -
Назначение номенклатуры дел . Виды номенклатур . Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел -
Номенклатура дел . Назначение номенклатуры дел . Виды номенклатур . Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел , заводимых в организации, с. -
Назначение номенклатуры дел . Виды номенклатур . Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел -
Назначение номенклатуры дел . Виды номенклатур . Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел , заводимых в организации, с указан... подробнее ». -
В каждой конторе составляется своя номенклатура дел , но ее основой я-ся примерная.
Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать... -
Назначение номенклатуры дел . Виды номенклатур . Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел , заводимых в организации, с указан... подробнее ». -
Отраслевые классификации видов экономической деятельности. Классификации отраслей экономики необходимы для распределения предприятий или их частей (подра. Понятие о классификациях, группировках и номенклатурах и их назначение в статистическом... -
В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре . Например: «Дело № 01-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок.
- номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело -
Номенклатура продукции - классифицированный перечень материальных благ, производимых промышленностью и производственными предприятиями др. отраслей хозяйства. По степени детализации или обобщения отдельных разновидностей продукции различают номенклатуру ...
Найдено похожих страниц:10
Введение
Глава 1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание
1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение
1.2 Оформление сроков хранения дел
Глава 2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел
2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел
2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения
2.3 Формирование и хранение дел
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Цель курсовой работы – рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение.
Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:
Проанализировать понятие номенклатуры дел;
Рассмотреть оформление сроков хранения дел;
Рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел;
Выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел.
ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение
Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.
Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.
Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).
При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:
Соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;
Применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
Следить за стабильностью индексов.
Номенклатура дел может быть индивидуальной, примерной и типовой.
Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации.
С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.
Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.
При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.
Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.
Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.
После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.
Ежегодный экземпляр номенклатуры дел - это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.
Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.
Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.
В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.
В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.
В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.
Каждый документ характеризуется рядом признаков.
Одни из них - существенные, постоянные, другие - несущественные, временные. Понятно, что для классификации документов наибольший интерес могут представить лишь существенные признаки, они получили название «признаков заведения дел».
Принято выделять шесть таких признаков.
1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.
2. Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме.
4. Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или предприятием.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
· предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
· содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
· закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
· имеет справочное значение при изучении структуры организации;
· является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
· используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
· может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:
· Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
· типовая номенклатура дел;
· примерная номенклатура дел;
· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:
Организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за делопроизводство, и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
· уставом или положением об организации,
· положениями о структурных подразделениях,
· штатным расписанием,
· номенклатурой дел организации за прошлый год,
· описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
· регистрационными формами,
· ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
· типовыми и примерными номенклатурами дел.
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:
в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела, чаще всего, состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;
в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
Перефразируя известное высказывание, напомним: порядок в документах - порядок в управлении. Первый шаг в этом процессе - разработка номенклатуры дел. О значении данного нормативного документа в вопросах систематизации информации рассказывает опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.
Значение номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование.
Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е. в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.
Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации. Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел. Индексы, присвоенные делам по номенклатуре, могут быть непосредственно использованы как основа (часть индекса) в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.
На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте – «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, вопросам, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением, классификатор сроков хранения документов организации, список/классификатор ответственных за обеспечение сохранности и т.п.
Номенклатура дел является также плановым документом , т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно изменяться в течение примерно 5 лет). Плановый характер номенклатуры дел (как и её значение в качестве одной из форм классификации документов) был заложен исторически в определение этого термина: «номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год» («Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». М., 1964)
На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер) , а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.
По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Следует отметить, что первый этап экспертизы ценности документов организации начинается в процессе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и намечаются сроки их хранения. Таким образом, номенклатура дел позволяет соблюдать принцип единства в учёте, систематизации, описании и поиске документов и в делопроизводстве, и в архиве организации.
Номенклатуру дел можно рассматривать и в качестве организационного документа . Классификационная схема (главная таблица) номенклатуры дел закрепляет организационный аспект формирования документального фонда организации, отражает или схему оргструктуры (но не всегда обязательно должна быть идентична ей) или основные направления (функции) её деятельности, фиксирует комплексы документов (дела), устанавливает сроки их хранения.
Номенклатура дел является обязательным для составления локальным нормативом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях, и органах местного самоуправления, документы которых подлежат передаче в установленном порядке в государственные или муниципальные архивы.
В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, что соответствует концепции управления документами и требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.
Типы и виды номенклатур дел
Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.
Номенклатура дел структурного типа
Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа.
Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.
Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами» , «Управление документооборота и контроля» , «Департамент Генерального секретариата», «Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия» .
Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости:
Структура по штатному расписанию:
1. Генеральный директор
2. Коммерческий директор
3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам
4. Заместитель генерального директора по качеству
5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления
8. Аппарат генерального директора
9. Склад сырья и готовой продукции
10. Отдел кадров
11. Отдел информационно-технологического обеспечения
12. Отдел логистики
13. Отдел бухгалтерского учета
14. Отдел сетевых продаж
15. Отдел региональных продаж
16. Отдел маркетинга
17. Финансовый отдел
18. Планово-экономический отдел
19. Лаборатория контроля качества сырья
20. Отдел контроля качества готовой продукции
21. Производственный отдел
Главная таблица номенклатуры дел структурного типа:
01. Аппарат
02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления
03. Отдел внутреннего аудита
04. Отдел кадров
05. Планово-экономический отдел
06. Финансовый отдел
07. Отдел бухгалтерского учета
08. Отдел информационно-технологического обеспечения
09. Отдел маркетинга
10. Производственный отдел
11. Лаборатория контроля качества сырья
12. Отдел контроля качества готовой продукции
13. Склад сырья и готовой продукции
14. Отдел логистики
15. Отдел сетевых продаж
16. Отдел региональных продаж
Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.
Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа
В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например: типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.
Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная .
Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел .
Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.
