Порядок ведения учета товаров на складе и в бухгалтерии предприятия

Шаг 1. Чтобы просмотреть наличие товара используйте отчет «Остатки товаров». Для этого перейдите в раздел Отчеты на страницу Остатки товаров.

Шаг 2. Укажите интересующую вас дату и нажмите на «Сформировать отчет».

Шаг 3. Для печати отчета нажмите на кнопку «Выгрузить».

Шаг 4. На открывшейся форме печати выберите, в каком формате хотите выгрузить документ себе на компьютер (XLSXили PDF). Нажмите на кнопку «Скачать».

Шаг 5. Распечатайте документ из выгруженного на компьютер файла.

Как отслеживать остатки по отдельному складу или группе товаров

Пользуйтесь отчетом по остаткам товара и следите за наличием товара по каждому складу вашей организации или по группе товаров. Например, вы хотите просмотреть количество товара на «Складе №2» по группе товаров «Колбасные изделия»:

Шаг 1. Установите курсор в фильтре «Склад» и в выпадающем списке выберите «Склад №2» (или просто начните вводить в поле фильтра название склада). В фильтре «Группа товаров» выберите в выпадающем списке «Колбасные изделия».

Шаг 2. После заполнения фильтров обновите отчет нажав на «Сформировать отчет». В таблице отчета отобразится список товаров по группе «Колбасные изделия» и их наличие на складе №2.

Делайте заказ поставщику на основе отчета по остаткам товара

Для создания заказов поставщику просматривайте отрицательные и нулевые остатки по товарам.

Шаг 1. Для этого в фильтре «Остатки» выберите «Только нулевые», чтобы отобразить только товары, количество которых на ваших складах равно нулю. Для просмотра отрицательных остатков в фильтре «Остатки» выберите «Только отрицательные».

Шаг 2. Обновите данные в отчете, нажав на «Сформировать отчет».

Настраивайте колонки в таблице отчета

Вы можете настраивать видимость нужных вам в отчете колонок.

А именно:

Группа товаров,

Наименование,

Наименование для печати,

Артикул,

Единица измерения,

Остаток,

В резерве,

Свободный остаток,

Себестоимость единицы,

Себестоимость общая.

Для настройки видимости колонок в правом углу таблицы выберите «шестеренку» и в «Настройка внешнего вида таблицы» установите отметки напротив тех колонок, которые хотите отобразить в отчете.

Выберите названия колонок, которые нужно отображать на странице.

Сортируйте значения полей по каждой из колонок в отчете

Вы можете сортировать информацию в колонках отчета: в числовых полях по возрастанию или убыванию, в текстовых полях по алфавиту.

Чтобы отсортировать данные колонки по возрастанию, нажмите на название колонки. Нажмите еще раз, чтобы отсортировать по убыванию.

Контролируйте неснижаемый остаток на складе

Чтобы отслеживать неснижаемый остаток товаров, используйте выделение строк в таблице. Для этого создайте правило (условие) для отслеживания. Строки в таблице будут выделяться выбранным вами цветом по заданному правилу. Это позволит визуально выделить нужный товар в общем списке. Вы можете задавать одновременно несколько правил выделения строк.

Шаг 1. В «Настройке внешнего вида таблицы» выберите «Создать правило для выделения строк».

Шаг 2. Задайте условие. Для этого выберите поле и укажите, при каком значении они должны будут выделяться цветом. В одном правиле можно задать несколько условий. Например: условие 1 - выберем поле «Остаток», которое должно выделяться если остаток товара будет равен «5»; условие 2 - поле «Группа товаров» должно содержать «Бытовая химия».

Шаг 3. Укажите название правила и выберите цвет, которым будут выделяться строки. Например: название правила - «Неснижаемый остаток» и красный цвет. Соответственно если на складе количество товара из группы «Бытовая химия» равно неснижаемому остатку - «5», то в отчете строка с товаром будет выделена красным цветом.

Кирилл Толмачев

Генеральный директор ООО "Концепт Лоджик"

Журнал "Склад и Техника", № 1, 2010

Возможность украсть создает вора.

(Фрэнсис Бэкон)

Хищения и кражи, к сожалению, постоянные спутники любого склада. Это общая головная боль и управляющего складом, и руководства службы безопасности, и специалистов по подбору кадров, и бухгалтеров, отвечающих за учет. Известно много попыток раз и навсегда покончить с воровством на складах с применением самых разных методов и способов, но, к сожалению, ни один из них не дает стопроцентного результата. Даже если обнести весь склад высоким забором с колючей проволокой и обеспечить полный досмотр персонала. Ведь основная проблема, которая не позволяет раз и навсегда покончить с воровством и хищениями, заключается в том, что в 95% случаев преступником, совершающим кражу, является работник фирмы в процессе своей трудовой деятельности. И лишь малые 5% хищений остаются на долю тех, кто проникает в склад, когда там никого нет. То есть воруют в основном «изнутри».

Убытки, которые при этом несет компания, могут варьироваться в довольно большом диапазоне. Ведь объектом кражи может быть как бутылка воды, стоимостью 20 рублей, так и дорогостоящие медицинские препараты или же сложная вычислительная техника, бытовая аппаратура и техника стоимостью несколько тысяч долларов.

В данной статье описаны основные типичные схемы воровства на складах, а также способы контроля за товарно-материальными ценностями с целью снижения случаев краж. Именно снижения, ведь полностью искоренить воровство практически невозможно (разве что оставить на складах одних только роботов, которыми будет управлять сам хозяин бизнеса) и каждый раз преступники будут выдумывать все новые и новые способы обойти систему безопасности. Однако задача каждого управляющего складом видеть проблему и быть на шаг впереди.

Почему и зачем воруют?

О причинах воровства можно рассказывать бесконечно. Перед написанием статьи данный вопрос был детально изучен на многочисленных ресурсах Интернета. И вот что было выявлено в глобальной паутине благодаря обмену опытом, психологическому анализу экспертов, а также показанию самих преступников - воруют потому что:

• маленькая зарплата, не доплачивают;
• не хватает на жизнь;
• хочется повысить свой социальный уровень;
• привычка;
• зависимость от алкоголя, наркотиков или азартных игр;
• есть обида на руководителя/отдел /фирму;
• человек психологически неуравновешен;
• недостаточно развиты нравственные представления и воля.

И это лишь малая часть всех причин. Но в итоге все это сводится к следующему образу мыслей – почему бы и не украсть, если

• А – есть возможность,
• Б – никто не узнает.

Таким образом, уровень краж и хищений значительно уменьшается, если снизить саму возможность воровства за счет четко прописанных и, что самое главное, четко исполняемых технологий работы склада с материальными ценностями, а также дать понять человеку, что о его преступлении все равно узнают, и он понесет неотвратимое и заслуженное наказание. Многие руководители считают, что не столько важна проблема воровства, сколько система компенсации ущерба компании за утраченные ценности. В основу логики таких руководителей положен тезис о «самоликвидации» воровства при введении материальной ответственности работников склада за выявленные утраты материальных ценностей, т.е. считается, что в условиях материальной ответственности воровство становится экономически не выгодным. Ведь «сколько пропало со склада, столько и вычтут из зарплаты». Как показывает практика, организаторы хищений на складах – это сильные и волевые личности, зачастую теневые лидеры в коллективе, ворующие без утайки от своих коллег, а те, чтобы не иметь «проблем» малодушно выплачивают из своей зарплаты свою долю материальной ответственности. Воруют единицы, а за похищенное платят все. И пока сумма «дани» за чужие грехи не превышает психологически комфортный для человека уровень – он молчит. А когда превышает- то, как то ни странно, стремится либо компенсировать «вычеты» хищениями, либо меняет работу.

Где и как воруют?

Как говорят следователи, чтобы поймать преступника, надо думать как преступник. Поэтому перед тем как рассматривать системы предупреждения воровства, необходимо проанализировать, каким образом возможна кража со склада.

Преступление можно совершить в одиночку, либо в сговоре с сотрудниками компании. При этом способов кражи в одиночку не так много и все они довольно примитивны. Вор-одиночка – это типичный «несун». Он «берет то, что плохо лежит», выносит товар на себе, если речь идет, например, о складе с одеждой или обувью или «в себе», если «трудится» на складе продовольствия или фармацевтики. Здесь фантазия порой превосходит все ожидания – зачастую такие расхитители используют для маскировки своей деятельности «легальные» товарные излишки. Например, если в компании установлены, нормы «естественной убыли», то «кладовщик-несун» проявит недюжие способности по бережливому хранению товара, а в нужный момент на списание «под естественную убыль» пойдет совершенно кондиционная продукция. «Несун-одиночка» может подменить товар на выдаче или в зоне упаковки, т.е. искусственно создать «недовложение» или «пересортицу», отводя подозрение на наборщика или контролера. Для выноса товара со склада «несун» использует тайные карманы в одежде. Например, однажды мне довелось увидеть у сотрудника склада-холодильника «дизайнерскую» куртку с пристроченными к спине карманами по всей длине одежды для выноса мороженой рыбы и мяса. Другой расхититель умудрялся сворачивать текстильные изделия в небольшие мячи размером с теннисные и проносил такие заготовки под мышками, смело подвергая себя поверхностному досмотру. В качестве контейнеров для выноса похищенного несуны используют не только тайники в одежде, но и корпуса от мобильных телефонов и коммуникаторов. Однако все эти способы, как уже было сказано, в своей основе довольно просты и способы их пресечения также не отличаются особой сложностью, а требуют методичности в работе от службы безопасности и менеджеров склада. В отличие от «несунов», хищения, совершенные в сговоре, зачастую имеют довольно сложную организацию и высокотехнологичную систему исполнения.

Наиболее типичными являются следующие преступные цепочки сговора:

• «водитель поставщика – приемщик товара»;
• «приемщик товара – работник зоны хранения»;
• «наборщик – контролер»;
• «экспедитор – водитель доставки».

В более криминализированных случаях цепочки удлиняются и могут пронизывать весь технологический процесс от приема до выдачи товара с участием сотрудников охраны склады. Как же действуют такие «бандформирования» на складе? Наименее рискованным для расхитителей является участок отгрузки товара (для собственных товаропотоков) или выдачи его клиентам (для складов ответственного хранения). Отгрузка/выдача товара клиенту является завершающей в цепочке склада, и риск разоблачения хищения в момент его совершения минимален. Наиболее типичным является совершение крупных хищений по следующей схеме.

Пример 1.

Оператор погрузочной техники получает задание на вывоз товара в зону контроля. По факту в зону контроля вывозится товара больше, чем указано в документе на перемещение. Контролер просчитывает товар и «не замечает» излишка. Экспедитор принимает товар «по правильному счету» и вывозит излишки. В зависимости от технологии работы склада в схему могут быть вовлечены сотрудники отдела охраны, контролирующие загрузку автотранспорта и кладовщик зоны хранения товара. Описанная схема является базовой и варьируется в зависимости от изобретательности и криминального таланта исполнителей.

Например, если в технологии используется контроль перемещений ценностей по штрих-коду (штрих-код одинаковый для товаров одного наименования), то участники преступной группы вместо того, чтобы сканировать каждую коробку (паллету или единицу товара), могут сканировать только единственную товарную единицу нужное количество раз. Кстати, такой способ мошенничества используют недобросовестные кассиры в супермаркетах, сканируя упаковку товара большее количество раз. Покупатель оплачивает лишний товар, а задача расхитителей по «списку кассы» вывезти оплаченный товар со склада магазина.

В том случае, если охрана склада контролирует выдачу товара по количеству, то воры могут использовать замену этикетки штрих-кода (или других атрибутов товара) с более дорого на более дешевый. В этой схеме кладовщик или подборщик заказов производит замену этикетки с дорого товара на более дешевый. «Своему» экспедитору в партии дорого товара вывозится дешевый, охрана пропускает товар по количеству, а клиент склада обращается с претензией поставщику. В итоге, дорогой товар похищен, недостача дешевого товара покрывается «коллективной материальной безответственностью».

На складах, где работа с товаром проводится по бумажной технологии, т.е. все задания на перемещение товара и его набор сотрудники получают в печатном виде внутрискладского документа, возможно изготовление расхитителями поддельных накладных, которые они сами «рисуют» при помощи компьютера, текстового редактора и программы рисования. Товар вывозится по поддельной накладной, происхождение которой потом невозможно объяснить.

Организованные группы расхитителей как и несуны-одиночки часто используют и более примитивные схемы, основанные на сокрытии товара:

• Товар вывозится со склада, в пустой таре, или с отходами.
• Товар прячется в технических помещениях, межкоммуникационных пространствах, а впоследствии, разными способами выносится с территории склада, зачастую уже после списания.
• Блуждающая паллета (или коробка). Товар, который планируют похить тайно переставляют «мимо» учетной системы с надлежащего места хранения на любое другое свободное. В случае, если WMS дает задание на размещение на таком месте нового товара, то оператор погрузочно-разгрузочной техники или кладовщик, участвующие в схеме хищения, снова переставляют укрываемый товар на свободное место. В удобный момент товар вывозится со склада, чаще всего по схеме добавления этого короба к партии товара, «своего» экспедитора.
• Мелкий но ценный товар, укрывается в более крупногабаритном., так называемая «матрешка».

Это далеко не полный список способов совершения кражи со склада, который, увы, может продолжить каждый читатель статьи, имеющий опыт работы на складе. К сожалению, сколько не описывай способов воровства и хищений, вс е равно изобретаются новые. Согласитесь, что гораздо важнее пресечь саму возможность совершения преступления или, как минимум, затруднить действия расхитителей.

Как бороться с воровством?

Самый первый шаг специалиста по подбору кадров и руководителя склада подготовить так называемые «профили кандидата», включающие необходимые требования не только с позиций профессиональных, но личностных качеств. На этапе собеседования важно выявить и отсечь от работы с материальными ценностями кандидатов, для которых мотивация поиска/смены работы – это поиск новых мест для реализации своего криминального таланта. Необходимо тщательно изучать «трудовой» путь каждого кандидата с получением соответствующих рекомендаций с прежних мест работы. Управляющий складом и HR-специалист должны периодически проводить мониторинг психологического климата в коллективе, чувствовать настроение людей, сплачивать коллектив и правильно его мотивировать.

Мотивация сотрудников склада

Прежде всего, у каждого сотрудника склада должно формироваться ясное понимание неотвратимости раскрытия любого хищения. Сотрудник должен пройти через собеседование с представителями службы безопасности компании, которые разъясняют положения действующего законодательства (административного и уголовного) в отношении лиц, совершивших кражу или хищение. Работник должен понимать, что укрывание фактов воровства и хищений делает его соучастником преступления. Работник склада должен чувствовать свою защищенность и без опаски контактировать с руководством склада, представителями службы безопасности и отдала кадров. Необходимо предусмотреть и материальные формы мотивации- такие как премии и ценные подарки за добросовестный труд, внесение предложений, повышающих «кражеуствойчивость» технологий.

Коллективная материальная ответственность, по мнению авторов статьи, не является эффективным мотиватором, по соображениям которые описаны выше. Переходите от «коллективной» ответственности к «индивидуальной». Установите KPI по каждой «менеджерской» должности склада и мотивируйте руководителей по системе показателей отклонений от товарного учета и технологическим ошибкам.

Обязанности службы безопасности

• Анализ и обобщение опыта раскрытия краж и хищений.
• Оценка технологической защищенности процессов склада в отношении воровства на основе анализа применяемых криминальных схем.
• Мониторинг рынков и стихийных барахолок на предмет выявления товаров, находящихся на хранении на складе.
• Взаимодействие с МВД и прокуратурой по вопросам профилактики хищений и противодействию расхитителям.

В качестве «классических» зон ответственности службы безопасности упомянем:

• Входной контроль персонала и посетителей склада, в том числе через КПП склада;
• Проверка помещений склада и сотрудников на предмет сокрытия товара;
• Контроль доступом в помещения склада, включая систему хранения ключей;
• Контроль всех служебных и запасных входов;
• Контроль выноса мусора и отходов;
• Прослеживание мест перехода складской зоны в офисную и т.д.;
• Личный досмотр сотрудников;
• Участие в комиссиях по списанию товара, проведению инвентаризаций.

Успешная и эффективная работа службы безопасности немыслима без современных технических средств контроля и мониторинга.

Технические средства на борьбе с хищениями

Наиболее распространенным техническим средством контроля на складах является система видеонаблюдения в составе камер слежения и датчиков управления камерами, обычно на движение. Основными задачами такой системы является контроль охраняемой зоны склада, выявление несанкционируемых проникновений персонала и/или посторонних лиц в охраняемую зону и, что особенно важно, достоверная идентификация лиц, находящихся в зоне. Как известно большинство складских помещений не обладают достаточной освещенностью, позволяющей однозначно идентифицировать человека по его лицу, да еще часто камеры наблюдения расположены в верхних точках склада, дающими «картинку» под ракурсами, затрудняющими установку сотрудника. Чтобы облегчить задачу распознавания рекомендуем на спецодежду персонала нашить личные номера из светоотражающей ткани, по аналогии номеров футболистов, которые будут ярков выделяться на мониторе даже при минимальном освещении зоны. В технологию работы склада вноситься положение об обязательном ношении номерной спецодежды на территории склада и идентификации сотрудника по его личному номеру на мониторе видеонаблюдения. Для обеспечения выборочного наблюдения и контроля, например, за особо ценными товарами, возможно установка камер наблюдения с датчиками движения. При фиксации датчиком движущего объекта вблизи охраняемого груза происходит автоматическое включение камеры и запись происходящего. Камера может быть установлена в скрытом режиме и обеспечивать съемку лица крупным планом. Расхитители активно выявляют камеры слежения, тестируют их чувствительность и зоны контроля различными способами. Жизнь расхитителя затруднит установка камер-муляжей, при условии постоянной ротации активных камер и бутафории. Такие камеры создают ощущение непрерывного контроля и усиливают психологический барьер, препятствующий совершению кражи. При этом, даже если сотрудники знают что больше половины камер – муляжи, то мысль что «именно эта камера» настоящая – вс е равно не будет покидать работника, а, следовательно, страх будет сковывать его намеренья.

Если склад работает не круглосуточно, то на ночное время более рационально устанавливать тандем видеокамеры и датчика движения, дабы не расходовать электроэнергию и ресурсы компьютера. При этом видеокамера будет включаться каждый раз, как только на складе произойдет какое либо движение. Датчиков движения на сегодняшний момент на рынке превеликое множество, инфракрасные, ультразвуковые, микроволновые и т.д. Записи камер наблюдения должны архивироваться и храниться разумное время, обеспечивающее анализ всей цепочки движения товара в случае проводимого расследования. Стремительно удешевление средств хранения данных позволило снять острую проблему длительного хранения видеоархивов.

В качестве дополнительных средств могут применяться контактные датчики, срабатывающие в случае несанкционируемого снятия товара с места хранения, специальные средства маркирующие расхитителя несмываемой краской в случае попытки проникновения внутрь короба или паллеты.

Не будем раскрывать всех секретов использования технических средств, но заметим, что разработку такой системы для склада необходимо доверить соответствующим профессионалам.

Компьютерная безопасность

Широкое распространение электронных систем документооборота совмещенных с WMS-решениями предоставляет преступникам потенциальную возможность скрыть факт хищения за счет внесения не санкционируемых изменений в базы данных и/или электронные документы. В этой связи рекомендуется выносить серверные помещения за пределы зон доступа персонала склада, а если это невозможно обеспечить доступ к серверным только на основе авторизации и полного контроля. Часто расхитители для внесения корректировок используют чужие пароли авторизации в учетно-складских системах. Необходимо ввести в практику работы склада частую и непрогнозируемую систему смены паролей авторизации, естественно, исключив хранение личных паролей на стикерах, прикрепленных к мониторам и клавиатуре. Еще лучше, если это возможно, обеспечить каждого сотрудника смарт-картой авторизации не только компьютерных транзакций, но и перемещений по охраняемым зонам склада.

Технологии борьбы с воровством

Все вышеописанные способы противодействия и выявления хищений позволяют взять ситуацию под контроль за счет формирования осознания неотвратимости разоблачения и наказания: «украду-поймают-посадят». Однако не менее важно, как говорилось ранее исключить или, по крайне мере, существенно снизить, саму возможность воровства. Речь идет о комплексном подходе в разработке адаптивных бизнес процессов работы склада. Необходимо соблюдать несколько простых, но эффективных правил:

* Персонал без конкретного задания на работу с товаром не должен находиться в зоне хранения товара.

* Персонал склада удаляется с охраняемой зоны в случае общих перерывов на обед и/или «перекуров».

* Используйте, если возможно, динамическую систему адресного хранения, т.е. не «привязывайте» конкретный товар к постоянному месту хранения – так расхитителям его легко найти и отследить.

* Используйте динамический штрих-код идентификации товара на складе. Это защитит от хищений путем замены этикетки и, так называемой, «ошибки кассира».

* Применяйте, при возможности, контроль весо-габаритных характеристик товара при выдаче и приемке. Хищение по способу «матрешка» - сокрытие товара в более крупной таре и подмена товара становятся затруднительными.

* Предусмотрите статистические методы анализа расхождений в складском учете и случаев претензий ваших клиентов и/или коллег по фактам недовложений и пересортицы в отгрузках. Статистический контроль эффективно позволяет выявить преступные цепочки и определить уровень случайных и намеренных ошибок.

* Введите систему KPI с мотивацией на соблюдение технологий работы склада и точности выполнения операций.

* Разработайте систему контроля соблюдения технологий работы склада, используйте метод «фотографии рабочего дня» для детального планирования деятельности каждого сотрудника.

* Замените ежегодную инвентаризацию непрерывной. Опыт показывает, что в процессе непрерывной инвентаризации склада проверяется несколько раз за год, а время выявления отклонений от учета резко снижается, что позволяет эффективно противодействовать расхитителям.

* Введите правило перемещение некондиционного, неопознанного и/или списанного товара в специальные зоны хранения с контролем доступа.

* Используйте внешних аудиторов для проведения инвентаризации склада.

В заключение, хотелось бы отметить, что защита товара от хищений должна носить системный характер и включать в себя комплексную совместную разработку технологий:

Подбора и управления персоналом минимизирующих риски появления расхитителей.

Приема, хранения, комиссионирования контроля и выдачи товара с возможностью анализа исторической ретроспективы и авторизации каждого действия.

Личной ответственности руководителей по сбалансированным KPI.

Охраны объекта с мониторингом помещений и идентификацией персонала.

Информационных технологий, защищенных от несанкционированного вмешательства.

Основной целью управления качеством в складской деятельности является предотвращение путаницы и ошибок. Наиболее распространенные проблемы качества на складах это

Приемка негодной продукции сырья в качестве годной

Отгрузка негодной продукции потребителям и производству

Использование сырья и продукции с просроченным сроком годности

Отгрузка потребителям и производству ошибочных типов и партий продукции и сырья

Нарушение условий и сроков хранения и т.д.

На большинстве складов существуют следующие этапы деятельности :

1. Приемка материалов (продукции, сырья, комплектующих)
2. Проверка качества материалов (отбор проб, идентификация)
3. Хранение
4. Отгрузка потребителям или производству
5. Возврат материалов от потребителя и с производства

Несмотря на кажущуюся простоту деятельности, складские ошибки весьма распространены. Причина этому - очень большой поток материалов (товаров), проходящий ежедневно через склад. Ограниченное количество складских работников должно быстро обработать (принять, проверить, отгрузить, передвинуть) сотни единиц хранения (поддонов, упаковок, деталей и т.п.). теория вероятности работает против нас. Даже очень внимательный кладовщик раз в квартал обязательно ошибется, а если таких кладовщиков десятки?

Несмотря на всю сложность задачи, можно уменьшить и почти исключить вероятность ошибки, используя следующие инструменты:

Единица хранения и место хранения:

Первые ключевые понятия для любой складской деятельности - единица хранения и место хранения. Основная задача любого склада - знать, где хранится продукция и быстро её найти для отгрузки при необходимости.

Единицей хранения может быть отдельная упаковка или поддон с несколькими упаковками. Это может быть мешок весом в 25 кг или весом в тонну. Для склада это что-то, что обладает некими свойствами и подвергается транспортировке .

Единица хранения обычно находится в статусе (годен, не годен, в карантине)

Место хранения - это ячейка, ящик, выделенный бак или танк и т.п. Для склада это что-то, что обладает постоянным адресом и физическими границами.

Обратите внимание - цистерна с жидкостью, которую я двигаю с места на место, и содержание которой не меняется, является единицей хранения. Она в складском учете обозначается как «Метиловый спирт, 20 тонн, место хранения склад жидкостей, статус годен».

Та же цистерна, поставленная на прикол и получившая обозначение «склад-цистерна», становится местом хранения, в котором содержимое может меняться время от времени. Соответственно и запись будет другая - «метиловый спирт, 20 тонн партия №265, статус годен, место хранения склад-цистерна».

Подведем итог - единица хранения хранится в месте хранения. Единица хранения перемещается из одного места хранения в другое. И наоборот - место хранения содержит единицу хранения.

Я так долго и занудно объяснял эти факты, чтобы пояснить следующие важные понятия в складской деятельности:

Статусы.

Еще одним ключевым понятием для любой складской деятельности является понятие статуса. Статус позволяет нам визуально и виртуально (в базе данных, системе учета) обозначить свойства продукции для всех потенциальных пользователей и отделить места хранения для товаров, обладающих разными статусами

.Статус «карантин»

Принятая на склад и еще не проверенная (не допущенная к использованию / отгрузке) партия продукции (сырья) сразу получает статус «карантин». Этот статус обозначается обычно желтой этикеткой на каждой упаковке и отметкой о статусе принятой партии в журнале учета (в бумажном документе или компьютерной базе данных). Для любого работника предприятия статус карантин означает - «нельзя использовать». Для любого работника склада этот статус означает - «нельзя отгружать потребителю / производству». Не будем забывать, что этот статус существует и на упаковке и в системе учета. Таким образом, мы получаем двойной контроль:

Менеджер не даст приказ на отгрузку, видя в документации статус карантин

Кладовщик не отгрузит продукцию с желтыми этикетками, даже имея приказ на отгрузку (он обратится к начальнику с вопросом, почему отгружается непроверенная продукция).

Для снижения вероятности ошибок вся продукция в статусе «карантин» хранится в карантине в отдельно выделенном месте или складе. Таким образом, физическое разделение позволяет избежать ошибочной отгрузки.

Статус «годен»

Продукция, прошедшая контроль ОТК, обозначается статусом «годен». Обычно для визуального обозначения используются этикетки зеленого цвета, наклеиваемые на каждую единицу упаковки. Статус «годен» означает зеленый свет для отгрузки продукции, это тот статус, в котором продукция может быть использована для производства и отгрузки потребителям. В некоторых компьютерных системах по определению нельзя отгружать со складов продукцию, не имеющую статуса «годен».

Статус «не годен»

Продукция, не соответствующая требованиям к использованию, получает статус «не годен». Обычно каждая упаковка такой продукции обозначается красной этикеткой. Как и в случае с продукцией в статусе «карантин», данный цвет и статус говорят работникам предприятия - не трогать!

Обратите внимание на разницу между статусами «карантин» и «не годен». В первом случае речь идет о товаре, свойства которого еще не установлены, то есть он еще не годен ! Во втором случае речь идет о товаре, который уже не годен . Требования к хранению и допуску в производство продукции уже не годной намного жестче, чем еще не проверенной и не имеющей статуса.

Намного проще принять в производство непроверенное сырье (нам надо просто показать документально, что оно было проверенно позже, и соответствует требованиям), чем объяснять, как мы гарантируем качество готовой продукции, для производства которой мы использовали заведомо бракованное сырье.

Разумеется, организации могут устанавливать дополнительные статусы, например «экспериментальный», для сырья и продукции в процессах производства экспериментальной продукции (требования к таким материалам другие, чем к обычным материалам). Но основными для всех складских подразделений являются статусы «годен», «не годен» и «карантин».

Единицы учета

Как я уже отмечал ранее, единица хранения это упаковка. Более крупной единицей учета обычно является партия (серия). Партия состоит из упаковок / деталей / баулов и т.п., обладающими одинаковыми свойствами. На практике практически невозможно проверить качество всех упаковок / деталей в партии, поэтому партии проверяются выборочно (частично).

Все упаковки партии изначально получают единый статус. Менеджер во время отгрузки партии знает, что каждая упаковка партии, получившей статус «годен», так же обладает статусом «годен» и может быть отгружена.

На практике случается, что часть партии не соответствует требованиям или теряет статус «годен». Тогда необходимо отделить эту часть от годного материала как визуально (наклейки красного цвета, перемещение в место хранения бракованной продукции) так и в системе учета (деление на дочерние партии, смена номера забракованной части партии на другой номер).

Срок годности

Любая продукция / товар обладают определенными свойствами. Свойства гарантируются производителем продукции. Однако с течением времени свойства изменяются, поэтому обычно производитель гарантирует их соответствие только в течение определенного времени. Мы можем грубо поделить сроки годности на две категории

Дата, после которой продукт подлежит утилизации

Дата, после которой необходимо повторно проверить продукт и установить новый срок годности

Неудивительно, что срок годности тесно связан со статусом продукции. Продукция, срок годности которой завершился, автоматически переводится в статус «не годен» или «карантин», в зависимости от возможности новой проверки.

Идентификация

Идентификация материала / детали - это минимальный набор сведений, который позволяет использовать его / её в работе предприятия. Обычно этот минимальный набор состоит из:

Название / артикул материала / детали

Номер партии

Номер упаковки / детали

Срок годности

В зависимости от потребностей предприятия сюда могут добавляться название производителя, штамп ОТК и т.п. Как и в случае со статусом, снова речь идет об двойной идентификации - визуальной (этикетка) и в системе учета.

Прослеживаемость. Для установления причин брака, претензий и ошибок, для своевременной изоляции проблемных партий товара или своевременной разбраковки необходимо обеспечить полную прослеживаемость движения и хранения единиц продукции. То есть мы должны быть в состоянии взять любую упаковку / деталь продукции, отгруженную со склада, и быстро получить информацию о том, - когда она была отгружена складом (дата поставки, кто отгрузил, кто проверял правильность отгрузки)? - Где она хранилась? В каких условиях хранения? - Её перемещения на складе? - Когда она была принята на склад? - Кто поставщик? - Качество поставки? Понятно, что в большинстве случаев невозможно отследить индивидуальную упаковку или деталь. Мы обычно дело имеем дело с данными о группе товара (партия, часть партии, несколько упаковок, поддон и т.п.). Тем не менее этого достаточно для решения большинства проблем качества, которые могут возникнуть на складе.

Условия хранения

Еще одно важное понятие, тесно привязанное к статусу. Производитель каждого вида продукции обычно устанавливает, в каких условиях (температура, влажность, прямой солнечный свет) она должна храниться, чтобы гарантированно сохранять свои свойства до окончания срока годности. Одной из задач управления качеством в складской деятельности является предотвращение нарушений условий хранения и контроль условий хранения. Для этого обычно ведется мониторинг (отслеживание) условий хранения, то есть регистрация температуры и влажности.

Точки контроля качества на складах

Сама по себе информация о товаре и на товаре, находящемся на складе, не имеет никакой ценности без её проверки сотрудниками предприятия. Только за счет проверки данных на различных этапах складской обработки мы можем гарантировать отсутствие ошибок. Описываемые ниже действия могут выполняться как работниками склада, так работниками склада совместно со службой качества. Главное, в выполнении самих операций.

Приемка товаров на склад (контрольная точка)

Товары принимаются на склад по партиям. Каждая партия прибывает с сопровождающим документом качества (паспорт качества). Данный документ выдается производителем товара и гарантирует нам определенные свойства. Уполномоченный сотрудник склада или ОТК проверяет каждую упаковку и сверяет её целостность и правильность. То есть, если мы должны получить по накладным, скажем, активированный уголь фирмы «Василий Пупкин», имеющий артикул №45 и номер партии 12, то название производителя, название материала, его артикул и номер партии должны присутствовать на

Каждой упаковке

Проверяет его наличие в перечне входного контроля ОТК (который разрешает использовать на производстве и принимать на склад заранее установленный вид активированного угля определенного производителя и артикула)

Сверяет соответствие свойств угля с требованиями установленными спецификацией входного контроля для угля

Сверяет соответствие свойств пробы угля свойствам, заявленным производителем угля

Принятая на склад партия тем временем находится в статусе «карантин». Она отмечена специальным образом в базе учета товаров на складах и визуально (желтые этикетки на каждой упаковке или, в худшем варианте, на каждом поддоне).

После проверки ОТК, в случае отсутствия проблем, партия переводится в статус «годен». Теперь материал доступен к использованию.

Передача материала производству или на отгрузку потребителю (контрольная точка) осуществляется путем контроля в момент передачи

Проверяется название материала и номер партии

Проверяется статус материала в системе учета

Визуальное обозначение статуса на каждой упаковке

Срок годности

Целостность упаковки.

Обратите внимание, что проверять все эти данные должна как передающая, так и принимающая сторона. Таким образом, мы имеем двойной контроль и минимизируем возможность ошибок.

Возврат неиспользованных товаров на склад от потребителя или с производства (контрольная точка) часто увеличивает вероятность проблем. Возможно, неиспользованный материал был загрязнен или ошибочно промаркирован у потребителя или на производстве. Поэтому, даже несмотря на тот факт, что материал отгружался со склада в статусе «годен» и что еще не прошел срок годности, он автоматически переходит в статус «карантин» и проходит повторную проверку со стороны ОТК.

Люди в большинстве своем хорошо воспринимают визуальную информацию. Цветные ярлыки на поддонах большого размера, большие цветные этикетки на упаковках, Зоны складского хранения, обозначенные цветными полосами и вывесками. Все это способствует вниманию и контролю.

Обучение и инструктаж сотрудников склада, жесткое соблюдение правил контроля качества на складах является залогом успеха в складской деятельности.

Пренебрежение правилами, срочная отгрузка без проверки товара, срочная приемка «с колес» с нарушением правил контроля, без проверки идентификации приводит к ошибкам. Проблемная продукция проскакивает контрольную точку и может попасть к потребителю или в производство, причиняя брак и претензии.

Одним из показателей эффективной организации работы склада является обеспечение полной сохранности количества и качества всех товаров, поступающих на склад, хранятся там и отпускаются оптовым покупателям. Поэтому основными задачами складского учета товаров является правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверности данных по поступлению, хранению и отпуску товаров, а также контроль за сохранностью товаров в местах хранения и на всех этапах движения. При этом учет товаров и их движения в составе предоставляет коммерческой службе предприятия информацию для оценки качества выполнения договорных условий по оптовым закупкам и оптовой продаже товаров и принятия соответствующих коммерческих решений. Организация и непосредственное ведение учета товаров на складе и в бухгалтерии предприятия осуществляются под руководством главного бухгалтера предприятия.

Для обеспечения рациональной организации учета товаров необходимо:

> Установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

> Проводить в установленном порядке инвентаризации и выборочные проверки наличия товаров и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;

> Придерживаться норм и правил организации хранения товарно-материальных ценностей;

> Применять средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ с использованием программ складского учета.

Необходимыми предпосылками обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей на складах являются:

> Наличие надлежаще оборудованного склада (помещений) или специально об-оборудованных площадок для товаров "открытого хранения", проведение соответствующей специализации складов;

> Размещения товаров в соответствующих товарных секциях (отделах), а внутри них - в разрезе отдельных групп, типичных (сорто-) размеров (в штабелях, стеллажах, на полках и др.) С применением таких способов и приемов, чтобы обеспечить возможность быстрого их приема, отпуска и проверки наличия товаров; при этом к местам хранения каждого вида товара должны прикрепляться ярлыки с информацией о данном товаре;

> Обеспечение мест хранения товаров необходимыми весоизмерительными средствами (весами, измерительными приборами, мерной тарой), обеспечение их регулярного повиряння и клеймение;

> Определение круга лиц, ответственных за правильное и своевременное выполнение и оформление этих операций (заведующий складом, кладовщики, экспедиторы и т.д.) и за сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей на основе заключения с ними в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;

> Определение перечня должностных лиц, которым предоставляется право подписывать документы на получение и отпуск со склада товаров, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из состава материальных ценностей.

Все операции, связанные с приемом, хранением и отпуском товаров со склада, должны оформляться первичными документами, форма и содержание которых соответствуют требованиям действующего в Украине законодательства и обеспечивают учет товаров как в количественном, так и в стоимостном выражении. Формы первичных документов для применения их на складах конкретного предприятия определяются и устанавливаются администрацией предприятия с учетом применяемой системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций. При этом важно, чтобы все товары, поступающие на склад, были вовремя оприходованы, зато ни один товар не должен покинуть состав, если вместо него не остается документов о его отпуск, подписанных материально ответственными лицами, выдали и получили товар.

Товары, поступающие на склад от поставщиков, принимаются на основе товаросопроводительных документов, предусмотренных условиями поставки товаров и действующими правилами перевозок грузов, - накладной, товарно-транспортной накладной, транспортной железнодорожной накладной, счетом, счетом-фактурой и др.

При приеме товаров на склад материально ответственное лицо склада может заполнять накладную, в которой отражаются следующие данные: номер и дата выписки накладной; названия поставщика и покупателя; название и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с НДС). Накладная должна быть подписана материально ответственными лицами, сдали и получили товары, и заверенная печатями предприятий - поставщика и покупателя. Количество экземпляров накладной зависит от условий получения товаров покупателем, места передачи товаров, статуса поставщика и др. .

Для оприходования товаров, поступающих на склад, материально ответственное лицо обязано поставить подпись и скрепить его штампом на сопроводительном документе - товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах удостоверяющих количество или качество полученных товаров. При приеме товаров на склад необходимо проверить также наличие в комплекте документов на товары сертификата соответствия (качества, происхождения и т.д.).

Учет первичных документов, удостоверяющих получение товаров на склад, материально ответственные лица могут вести в Журнале учета поступления товаров. В этом журнале (произвольной формы) отображаются данные о названии приходных документа, его даты и номера, краткой характеристики документа, даты его регистрации и информация о полученных товарах.

Для оформления операций приемки товаров на складах могут заполняться также акты приема-сдачи товаров на хранение, акты о выявлении расхождений по количеству (качеству) при приеме товаров, приходные ордера и др.

Учет движения товаров на складах в разрезе каждого отдельного наименования осуществляется материально ответственными лицами в карточках учета товаров, которые заполняются на основании первичных документов в день завершения операции получения или отпуска товаров. При применении партийного способа хранения на складах оформляют партийные карты. Такие документы составляются на каждую партию товаров для контроля за поступлением и отпуском по количеству, массе, сортам, стоимостью товаров, полученных как отдельная партия по единому транспортному документу.

Отпуск товаров со склада осуществляется на основе заключенных договоров, нарядов, доверенностей и других соответствующих документов, подтверждающих право данного лица получать товары, и оформляется требованиями-накладными, накладными для отпуска товаров другим организациям, лимитно-заборным картам и тому подобное. Традиционно комплект товаросопроводительных документов, оформляются при отпуске товаров со склада, включая счет-фактуру (счет), отгрузочную спецификацию, комплект упаковочных листов на все тарные места, сертификат качества или сертификат соответствия, транспортную железнодорожную накладную (товарно-транспортную накладную) и другие. Для вывоза товаров с территории склада (предприятия) выписывается соответствующая пропуск; в отдельных случаях она может замещать один из экземпляров расходного документа.

Обобщенные итоги движения товаров на складе в течение определенного календарного периода приводятся в товарном отчете (отчете материально ответственного лица о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения), который подается в бухгалтерию и содержит записи по каждому приходных и расходных документа и остатках товаров на начало и конец отчетного периода. Все документы должны быть надлежащим образом оформлены и иметь соответствующие подписи.

Полнота и правильность ведения первичных документов проверяются работниками бухгалтерии предприятия способом проведения выборочных проверок наличия товаров и инвентаризаций. Результаты сверки подтверждаются подписями материально ответственного лица и работников бухгалтерии.

В случае компьютерной обработки данных первичных документов и карточек учета товаров на складе в компьютере создается специальная картотека, на основании которой регистрируются и анализируются данные об остатках, поступлении и отпуск товаров со склада и заполняется соответствующая статистическая отчетность

Вопросы для самоподготовки

1. Что понимают под торгово-технологическим процессом состава? Какие J факторы влияют на его рациональную организацию?

2. Каковы задачи организации процессов приемки товаров на складах торговых предприятий? Охарактеризуйте порядок организации приемки товаров по количеству и качеству на складах.

3. Какие требования предъявляются к организации размещения товаров на складах? Что понимают под условиями хранения? техникой хранения? Охарактеризуйте условия применения отдельных способов укладки товаров на хранение, их преимущества и недостатки.

4. Приведите перечень комплекса операций по отбору и отпуска товаров со склада оптового предприятия. Что служит основанием для отпуска товаров со склада? Какими методами и какими способами может проводиться отбор товаров для отпуска их со склада?

5. Каковы основные направления управления торгово-технологическими процессами на складах оптовых баз? Основные средства управления торгово-технологическим процессом состава целесообразно применять?

6. В чем заключается сущность направлений научной организации труда на складах торговых предприятий?

7. Какие первичные документы оформляются на складах торговых предприятий с целью организации оперативного учета и контроля движения товаров на складах?

ЦЕЛЬ ЗАНЯТИЯ:

Научиться документально оформлять движение товарно-материальных ценностей в приемном отделе и в отделах хранения аптечного склада. Строить логистические цепи по информационным и финансовым потокам с указанием их связи с определенными логистическими операциями.

1. Графы 2, 5–12 журнала регистрации поступающих грузов заполняются на основании данных транспортных документов (железнодорожной накладной, почтовой квитанции и т.д.). Графы 3 и 4 – на основании счета поставщика. Графы 17 и 19 заполняются после приемки товаров по количеству и качеству их в соответствующие отделы, причем, заполнение графы 19 «Номер приемного акта (накладной)» является подтверждением факта оприходования товара. Графы 20 – 23 заполняются при передаче приходных документов в бухгалтерию.

2. В приемном акте по форме № 787-АП в графе «Количество поступившее» показывается количество фактического товара, принятого материально-ответственными лицами отдела хранения склада, за минусом недостач, боя, брака и товара, сданного на анализ по акту отбора проб. При механизации учета движения товара медикаменты, сданные на анализ при поступлении, включаются по отделу в эту же графу.

3. Приемный акт формы № АП-78 (мех) оформляется при механизированной обработке движения товаров.

4. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара (форма № АП-2). Акт составляется приемной комиссией в тех случаях, когда установлена недостача, бой, брак и порча товаров. Все реквизиты акта должны быть заполнены четко и разборчиво, так как он является документом, на основании которого предъявляют претензию и иск о возмещении излишне уплаченных сумм. Акт составляется в 3-х экземплярах:

1-й - направляется в арбитражный суд или вышестоящую организацию;

2-й - прилагается к приемному акту;

3-й – предназначен для поставщика.

5. Акт проверки неоприходованных товаров . Составляется в приемном отделе склада по окончании отчетного месяца на основании проверки фактических остатков не принятых и не оприходованных грузов, данных журнала регистрации поступивших грузов и оплаченных счетов поставщиков. В разделе «А» записываются грузы, на оплату которых поступили счета поставщиков. В разделе «Б» показываются грузы, по которым счета поставщиков не поступили.

6. Акт на списание медтоваров при поступлении составляется при механизированном учете движения товаров на недостачу, порчу и бой (в 4-х экземплярах).

7. Журнал учета движения товаров по отделу аптечного склада, базы является копированием записей с карточек складского учета товаров.

8. Стеллажная карточка. Карточка составляется в отделах хранения склада, базы, в одном экземпляре на каждую поступившую партию медтоваров и служит контрольным документом за реализацией лекарственных средств по срокам годности.

9. Упаковочный вкладыш. Форма применяется при упаковке товаров в ящики, контейнеры, мешки и т.д., заполняется в 2-х экземплярах. Один экземпляр кладется в упаковку, второй – прилагается к накладной, которая остается у грузоотправителя.

10. Сопроводительный (упаковочный) лист составляется при отправке товаров почтой, железной дорогой, автомобильным, водным и воздушным транспортом или другими средствами транспортных организаций. Составляется в 2-х экземплярах, один из которых (первый экземпляр) передается транспортной организации, а второй экземпляр возвращается в отдел экспедиции вместе с квитанцией по отправке грузов.

Таблица 1