Приходный ордер в 1с 8.2. Приходный кассовый ордер

Все наличные деньги предприятия независимо от их происхождения и источника поступления в обязательном порядке должны проводиться через кассу предприятия – таково требование законодательства, за нарушение которого суровым санкциям подвергаются не только субъекты хозяйствования, но и их должностные лица. Для оформления движения наличных денежных средств предназначены соответствующие первичные документы: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и авансовый отчет. Как нетрудно догадаться, первый из них оформляется при поступлении денежных средств в кассу предприятия, второй – для выдачи их из кассы, а третий – для расчета с подотчетными лицами. Все остальные документы, которые могут фигурировать в кассовом учете (ордера на взнос наличными на счет в банке, копии чеков, прочие оправдательные документы) являются лишь приложением к первичным документам, и подтверждают происхождение или расходование денег (иначе говоря, они могут являться основанием для оформления первичного кассового документа).

Также в соответствии с действующим законодательством по каждой кассе в обязательном порядке должна вестись кассовая книга – документ, фиксирующий все движения денежных средств в кассе предприятия и показывающий остаток денег в кассе по окончании каждого кассового дня. Записи в кассовую книгу вносятся на основании кассовых ордеров и авансовых отчетов.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) – первичный учетный документ, отражающий факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия. В рассматриваемой конфигурации доступ к приходным кассовым ордерам осуществляется из раздела Финансы – для этого в панели навигации нужно щелкнуть на ссылке Приходные кассовые ордера. При этом отобразится окно списка сформированных ранее документов, изображенное на рис. 8.3.

Рис. 8.3. Список приходных кассовых ордеров

Все сформированные в программе приходные кассовые ордера автоматически попадают в этот список – независимо от того, были они проведены или только сохранены без проведения. Для каждого документа показываются все основные данные: дата формирования и номер, название организации и кассы, сумма и др.

Вы можете создавать приходные кассовые ордера как независимо, так и на основании других документов. В качестве документов-оснований можно использовать клиентские заказы или счета на оплату. Если в настройках параметров учета в разделе Оптовые продажи (см. рис. 3.7) включен параметр Использовать счета на оплату клиентам, то в окне списка ПКО будет присутствовать вкладка Счета к оплате. На ней представлен перечень счетов на оплату, которые могут использоваться в качестве оснований для формирования ПКО. Что касается самих счетов на оплату, то они создаются в разделе Оптовые продажи (переход из панели навигации по ссылке Счета на оплату). Если же в настройках параметров учета флажок Использовать счета на оплату клиентам снят, то в режиме работы с кассовыми ордерами вместо вкладки Счета к оплате появится вкладка Заказы к оплате. На ней будет представлен перечень клиентских заказов, которые можно использовать в качестве оснований для создания ПКО.

Чтобы сформировать ордер на основании счета на оплату или клиентского заказа, нужно открыть соответствующую вкладку, выделить документ-основание щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Оплатить. В результате на экране отобразится окно редактирования приходного кассового ордера, основные параметры которого будут заполнены в соответствии с документом-основанием. Вам останется лишь внести в документ правки (если это требуется) и сохранить документ либо провести его по учету.

Есть и другой способ формирования ПКО по документу-основанию. Он заключается в использовании соответствующей команды меню, которое открывается при нажатии на кнопку Создать на основании. Это меню имеется в окнах списка и редактирования многих документов конфигурации, и если на основании данного документа можно сформировать ПКО – то в этом меню нужно выбрать команду Приходный кассовый ордер.

Если же вы хотите создать ПКО независимо от других документов – выполните в подменю Все действия▸Создать команду, которая соответствует требуемому виду операции. Возможен выбор одного из следующих вариантов: Поступление ДС из банка, Поступление оплаты от клиента, Поступление ДС из другой кассы, Возврат ДС от подотчетника, Возврат ДС от поставщика и Прочее поступление ДС. После этого на экране откроется окно ввода и редактирования ПКО, содержимое которого зависит от выбранного вида операции. Если в окне списка нажать клавишу Insert, то окно ввода и редактирования откроется сразу – по умолчанию в программе предлагается вид операции Поступление оплаты от клиента (рис. 8.4).

Рис. 8.4. Оформление приходного кассового ордера

Вы можете в любой момент перевыбрать вид операции по документу – это делается в поле Операция, которое находится справа вверху окна. Также в верхней части окна находятся параметры, в которых указывается название кассы для оприходования денег, наименование плательщика (клиента, от которого они поступили), и сумма документа. В кассовых ордерах, формируемых по виду операции Возврат ДС от поставщика, в качестве плательщика указывается поставщик, от которого поступили деньги. Номер кассового ордера и дата его формирования заполняются автоматически – так же, как это осуществляется и в других документах конфигурации.

Далее нужно перейти в табличную часть документа и сформировать расшифровку платежа. В данном случае под расшифровкой подразумевается элемент документа, в котором указывается – кто, за что и на каком основании внес в кассу предприятия наличные деньги. Расшифровка должна включать в себя хотя бы одну позицию, но если вы хотите одним кассовым ордером оформить платеж сразу по нескольким счетам на оплату или клиентским заказам – для каждого из них введите отдельную позицию, используя кнопку Добавить. Для каждой позиции следует указать статью движения денежных средств, счет на оплату или заказ (необязательно), а также сумму по данной позиции.

В поле Принято от вводится ФИО физического лица, который внес деньги в кассу предприятия, в поле Основание – содержание хозяйственное операции, в поле В т.ч. НДС – ставка и сумма НДС. Кроме этого, в поле Приложение можно ввести перечень прилагаемых документов (товарно-сопроводительные документы, копии чеков, и др.). Кассир, который отвечает за движение, учет и сохранность денежных средств по данной кассе, указывается в поле Кассир.

Чтобы провести документ по учету, нажмите в верней части окна редактирования кнопку Провести и закрыть или Провести.

После того как документ сформирован и сохранен, его можно распечатать в виде приходного кассового ордера по форме № КО-1 (рис. 8.5). Для этого нужно сохранить и провести документ, а затем выполнить команду Печать▸Приходный кассовый ордер.

Рис. 8.5. Приходный кассовый ордер

Здесь представлена печатная форма приходного кассового ордера, формирование которого показано на рис. 8.4. Чтобы сразу отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры печати, нажмите Ctrl+P.

Мы рассмотрели порядок оформления приходного кассового ордера, которому назначен вид операции Поступление оплаты от клиента. Что касается других видов операций, то оформление ПКО строится во многом аналогичным образом – просто вместо одних параметров в окне могут присутствовать другие, порядок заполнения которых в любом случае интуитивно понятен.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) – первичный учетный документ, отражающий факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. В программе "1С Управление торговлей 8" доступ к расходным кассовым ордерам осуществляется из раздела Финансы – для этого в панели навигации нужно щелкнуть на ссылке Расходные кассовые ордера. При этом отобразится окно списка сформированных ранее документов, изображенное на рис. 8.6.

Рис. 8.6. Список расходных кассовых ордеров

Все сформированные в программе расходные кассовые ордера автоматически попадают в этот список – независимо от того, были они проведены или только сохранены без проведения. Для каждого документа показываются все основные данные: дата формирования и номер, название организации и кассы, сумма и др.

Вы можете создавать РКО как независимо, так и на основании других документов. В качестве документов-оснований можно использовать заявки на расходование денежных средств или распоряжения на перемещение денег внутри предприятия. Но если в настройках параметров учета (см. рис. 3.10) в разделе Финансы включен параметр Использовать планирование денежных средств, то сформировать РКО можно будет только на основании заявки или распоряжения.

Приходный кассовый ордер в 1С 8

Документ "Приходный кассовый ордер " (ПКО) предназначен для учета поступлений наличных денежных средств.

Для вызова документа выберите пункт главного меню Касса – Приходный кассовый ордер . Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия - Добавить).

В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым операциям.

Для добавления нового ордера нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. Далее выберите тип операции:

Оплата от покупателя
Прием розничной выручки
Возврат денежных средств подотчетником
Возврат денежных средств поставщиком
Получение наличных денежных средств в банке
Расчеты по кредитам и займам с контрагентами
Прочий приход денежных средств.

В случае оформления поступления денежных средств от покупателя или комиссионера документ "ПКО" может быть выписан на основании документов "Реализация товаров и услуг" или "Отчет комиссионера". При оформлении таких операций следует устанавливать вид операции "Оплата от покупателя".

В том случае, если с помощью приходного кассового ордера фиксируется предоплата, то на основании приходного кассового ордера можно выписать документ "Счет-фактура выданный" на авансовый платеж.

Для операции «Оплата от покупателя» возможно автоматическое разбиение суммы платежа на оплату и аванс, для этого необходимо указать счет учета аванса. По договорам в валюте и в условных единицах в налоговом учете отражаются курсовые разницы как внереализационные доходы или расходы.

Если необходимо оформить операцию получения денег от поставщика за возвращенные ему ранее позиции номенклатуры, то в приходном кассовом ордере устанавливается вид оплаты "Возврат денежных средств поставщиком".

В случае оформления операции по возврату неизрасходованных денежных средств подотчетником устанавливается вид операции "Возврат денежных средств подотчетником". При выборе данного вида операции внешний вид формы документа изменяется, на форме отображается поле для выбора подотчетного лица из списка работников организации.

С помощью документа «Приходный кассовый ордер" можно оформить операцию получения денежных средств с банковского счета в кассу компании. При этом в документе устанавливается вид операции "Получение наличных денежных средств в банке" и указывается расчетный счет, с которого сняты денежные средства.

При получении кредитов и займов наличными выбирается операция "Расчеты по кредитам и займам с контрагентами" .

Если необходимо принять розничную выручку с торговой точки, то устанавливается вид операции "Приём розничной выручки" .

В остальных случаях выбирается операция "Прочий приход денежных средств" .

На закладке "Печать" вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа, а именно: информация о том, от кого поступили денежные средства (поле "Принято от" в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу.

(1)

Интерфейс системы
	1.	Работа с главным меню и панелью инструментов	2:03	5	27156
	2.	Общая информация о формах	1:09	0	7117
Работа с формами
	3.	Работа с табличным полем	1:44	0	8307
	4.	Реквизиты формы	2:05	0	5498
Основные объекты конфигурации
	5.	Основные объекты конфигурации	2:26	0	7698
Начало работы с программой.
	6.	Заполнение сведений об организации	2:32	0	15012
	7.	Заполнение параметров учетной политики	2:34	0	13623
	8.	Планы счетов бухгалтерского учета	2:07	0	10078
	9.	Настройка аналитического учета запасов	2:01	0	6295
	10.	Заполнение сведений о деловых партнерах организации	2:30	0	5518
	11.	Заполнение сведений о товарах и услугах, приобретаем...	2:17	0	8803
	12.	Отражение хозяйственных операций с помощью документо...	2:02	0	8281
	13.	Ввод проводок вручную	2:24	0	12448
Учет банковских операций
	14.	Платежное поручение	3:20	1	18297
	15.	Выписка банка	2:29	0	26656
Учет кассовых операций
	16.	Приходный кассовый ордер	3:20	1	20473
	17.	Расходный кассовый ордер	3:15	0	12576
	18.	Авансовый отчет	2:46	0	16935
Покупка
	19.		3:29	0	17874
	20.	Возврат товаров поставщику, отчет комитенту о продаж...	3:07	0	5554
	21.	Акт сверки взаиморасчетов	3:15	0	21538
Продажа
	22.	Реализация товаров и услуг	3:37	0	15843
	23.	Отчет комиссионера о продажах	2:59	0	7757
	24.	Отчет комитенту о продажах	2:52	0	6702
	25.	Отчет о розничных продажах. Возврат товаров от покуп...	3:11	0	9320
Склад
	26.	Оприходование, перемещение и списание товаров на скл...	3:16	0	54190
	27.	Инвентаризация товаров на складе	2:09	1	15143
Производство
	28.	Требование-накладная	1:48	0	10565

Документы >> Управление запасами >>
или
Операции >> Документы >>

Документ "Приходный ордер на товары" предназначен для регистрации поступления товара на склад до занесения в информационную базу сопроводительных документов, под которыми понимается или «Поступление товаров и услуг» или «Авансовый отчет».
Данный документ удобно применять для оперативного оформления поступления, например, в случае, когда документы поставщика поступают позже самих товаров, или по каким-то причинам занесение этих документов в информационную базу удобнее отработать позже.
Этот документ может быть также использован для оформления поступления товаров, закупленных подотчетным лицом, до оформления им документа "Авансовый отчет".
Документ «Приходный ордер на товары» может быть оформлен по следующим видам операции.

• От поставщика . В этом случае в документе фиксируется факт поступления товаров от поставщика до момента оформления финансовых документов поступления. При этом документ может быть оформлен без указания контрагента-поставщика.
• От покупателя. В этом случае в документе фиксируется факт возврата товаров покупателем до момента оформления финансовых документов возврата. При этом документ может быть оформлен без указания контрагента-покупателя.
• От подотчетника . В этом случае в документе фиксируется факт поступления товаров от подотчетника до момента оформления авансового отчета.

Документ может быть оформлен с правом продажи товаров или без права продажи товаров. Это регулируется установкой флага «Без права продажи» .

• Если флаг «Без права продажи» не установлен, то товары поступившие по приходному ордеру, могут быть проданы оптом или в розницу, а также отданы в переработку.
• Если флаг «Без права продажи» установлен, то продажа таких товаров будет возможна только после того, как на основании приходного ордера будет оформлен документ «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя» или документ «Авансовый отчет».

При проведении документа «Приходный ордер на товары» увеличивается количество товаров на складе (регистр «Товары на складах») и количество товаров, которое зафиксировано для получения (регистр «Товары к получению»). Затем при оформлении документов «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя» или документа «Авансовый отчет» списывается количество товаров к получению.
При этом оформление сопроводительных документов «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя» или документа «Авансовый отчет» по приходному ордеру может быть зарегистрировано поэтапно, например, несколькими документами поступления от различных поставщиков.
Предусмотрена также возможность резервирования товаров при оформлении документа «Приходный ордер на товары». Та часть товара, которая должна быть зарезервирована при поступлении по приходному ордеру, оформляется с помощью документа «Приходный ордер на товары» с установленным видом операции «Без права продажи» . Эти товары дополнительно фиксируются в регистре «Товары в резерве на складах».
При этом, несмотря на то, что товары есть на складе, они не подлежат продаже. Право продажи эти товары приобретают только после того, как по ним будут зафиксированы документы «Поступления товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя» или документ «Авансовый отчет». Если в документе «Поступление товаров и услуг» будет указан заказ покупателя, то товары будут автоматически зарезервированы под указанный заказ покупателя.
При оформлении документа «Поступление товаров и услуг» в документе выбирается вид поступления «По ордеру», указывается документ "Приходный ордер на товары" с видом операции "от поставщика". В документе может быть зафиксирован один из видов: покупка, комиссия, в переработку, оборудование.
При оформлении документа "Возврат товаров от покупателя" в документе выбирается вид поступления "по ордеру" и указывается документ "Приходный ордер на товары" с видом операции "от покупателя"
Аналогичным образом оформляется документ «Авансовый отчет». При этом в качестве приходных ордеров могут быть указаны только те приходные ордера, которые имеют вид операции «от подотчетника». Информация о товарах, закупленных по приходному ордеру, заполняется на закладке«Закупка» в документе «Авансовый отчет».
Товары, поступившие по приходному ордеру, могут быть возвращены до момента оформления сопроводительных документов. Возврат таких товаров производится с помощью документа «Расходный ордер на товары», который может быть оформлен на основании приходного ордера.

Как мы уже отмечали ранее, в основе бухгалтерского учета лежит первичная учетная документация. Для оформления кассовых операций используются следующие документы:

□ Приходный кассовый ордер – для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия;

□ Расходный кассовый ордер – для отражения факта расхода (выдачи) наличных денежных средств из кассы предприятия;

□ Авансовый отчет – для списания выданных ранее из кассы наличных денежных средств (к авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств).

Кроме этого, в соответствии с действующим законодательством в бухгалтерии предприятия должна вестись кассовая книга, в которой отражаются все движения наличных денежных средств.

Кассовый ордер на приход денежных средств

Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса > Приходный кассовый ордер . Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса . Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Список приходных кассовых ордеров

Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:

□ Признак проведенного документа («птичка»). На рис. 2.1 все представленные в списке документы являются проведенными.

□ Дата и время формирования документа.

□ Номер документа.

□ Вид операции по документу.

□ Сумма документа.

□ Валюта документа.

□ Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу).

□ Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации)/

□ Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.

□ Произвольный комментарий.

Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия > Добавить или нажать клавишу Insert . При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Выбор вида операции по документу

ОК . Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 2.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя .

Рис. 2.3. Окно ввода и редактирования приходного кассового ордера

Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция Действия .

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер указывается номер текущего документа. Значение данного поля формируется программой автоматически после записи документа (для этого нужно нажать кнопку Записать , расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете вручную отредактировать номер документа: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).

Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от , которое расположено справа от поля Номер . Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа (это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать ) к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.

Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.

Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 «Касса»).

Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма . Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать .

Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 2.3. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать .

Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор . Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов. Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.

Расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в соответствующем справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов , которое находится справа от поля Договор , следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Очевидно, что заполнить поле Документ расчетов можно только при одновременном выполнении следующих условий:

□ Заполнение поля Договор ;

□ Ведение расчетов в рамках выбранного договора по расчетным документам.

В программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования приходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств : здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.

Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС . После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС .

В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать ).

В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части – оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.

Что касается вкладки Печать , то ее содержимое представлено на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Вкладка Печать

Здесь содержатся параметры, значения которых используются в печатной форме приходного кассового ордера. В поле Принято от указывается ФИО лица, от которого в кассу предприятия поступили наличные деньги (это может быть, например, доверенное лицо контрагента, указанного на вкладке Реквизиты платежа в поле Контрагент , или индивидуальный предприниматель, и др.).

В соответствии с Правилами бухгалтерского учета, каждый платеж должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Другими словами, любой платеж должен совершаться на основании чего-либо (договора, товарно-сопроводительного документа, и т.п.). На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа. Если, например, по данному приходному кассовому ордеру контрагент оплачивает отгруженные ему ранее товары, то в поле Основание вводится номер и дата соответствующего товарно-сопроводительного документа (накладной).

Если к документу имеется одно или несколько приложений, то их можно перечислить в поле Приложение .

После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать . Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер , или нажать кнопку Печать , и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер .

Внизу окна (под его вкладками) в поле Ответственный можно указать имя пользователя, ответственного за оформление данного кассового ордера. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, но вы можете его изменить (при наличии соответствующих прав доступа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать .

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Мы только что узнали, как выполняется ввод и редактирование приходного кассового ордера для вида операции Оплата от покупателя . Теперь рассмотрим характерные особенности кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа .

Если необходимо оформить приходным кассовым документом операцию приема розничной выручки с торговой точки, выбирается вид операции «Прием розничной выручки». Учтите, что для автоматизированных торговых точек проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не приходным кассовым ордером. Для неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флажок в окне ввода кассового ордера, и после проведения документа проводки по бухгалтерскому учету сформируются автоматически. Для вида операции Прием розничной выручки окно ввода и редактирования приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Оформление документа на прием розничной выручки

В данном окне на вкладке Реквизиты платежа в поле Склад нужно ввести название склада (места хранения), с которого был произведен отпуск оплаченных данным кассовым ордером ценностей. Чтобы заполнить поле, нажмите кнопку выбора или клавишу F4 , затем в открывшемся окне справочника складов (мест хранения)укажите нужный склад и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter .

В поле Счет операционной кассы из справочника счетов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается счет, на котором ведется учет денежных средств операционной кассы предприятия.

Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.

Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником . На вкладке Реквизиты платежа окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров – полей Подотчетник и Статья движения ден. средств (напомним, что управление отображением последнего поля осуществляется на вкладке Денежные средства окна настроек параметров учета, вызываемого с помощью команды главного меню Предприятие > Настройка параметров учета ). В поле Подотчетник указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter или кнопку Выбрать .

Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком . В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя .

Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия – довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке . Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Оформление документа на получение наличных денег из банка

Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги. Учтите, что для выбора предлагаются счета только той организации, которая ранее была указана в поле Организация .

В поле Счет учета указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 51 «Расчетный счет»). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Ну а порядок использования и заполнения поля Статья движения ден. средств мы уже неоднократно рассматривали ранее.

Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя – с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов .

Для вида операции Прочий приход денежных средств в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет находиться параметр Счет . В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета .

После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия > Результат проведения документа , которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 2.7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 2.3.

Рис. 2.7. Результат проведения документа

На данном рисунке видно, что в результате проведения документа программа сформировала бухгалтерскую проводку на сумму поступивших в кассу предприятия наличных денежных средств. В проводке корреспондируют счета, которые указаны в соответствующих полях окна редактирования приходного ордера.

Для отправки документа на печать нажмите в окне редактирования кнопку Приходный кассовый ордер или выберите аналогичную команду в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать .

Кассовый ордер на расход денежных средств

Расходный кассовый ордер – это первичный учетный документ, отражающий факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Здесь мы рассмотрим, как в программе «1С Бухгалтерия 8» ведется работа с расходными кассовыми ордерами.

Для перехода в режим работы с расходными кассовыми ордерами следует выполнить команду главного меню Касса > Расходный кассовый ордер , либо в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Расходный кассовый ордер . В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Список расходных кассовых ордеров

В данном окне содержится перечень сформированных ранее документов. В крайней слева колонке отображается признак проведенного документа («птичка»). На рис. 2.8 непроведенным является четвертый документ в списке.

В остальных колонках окна для каждой позиции списка показывается следующая информация: дата и время формирования документа, его номер, вид операции (например, Оплата поставщику ), сумма по документу, валюта документа, контрагент по документу (т.е. кому оплачены денежные средства), наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации), имя пользователя, ответственного за оформление данного документа, и произвольный комментарий.

Чтобы ввести новый расходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия > Добавить или нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться аналогичной командой контекстного меню или соответствующей кнопкой инструментальной панели). При этом на экране откроется окно выбора вида операции, изображенное на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Выбор вида операции по расходному кассовому ордеру

В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК . Отметим, что содержимое окна расходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 2.10 показано окно, соответствующее виду операции Оплата поставщику .

Рис. 2.10. Окно ввода и редактирования документа

Отметим, что вид операции вы можете изменить и в режиме ввода/редактирования расходного кассового ордера. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция , которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия . Позже мы рассмотрим порядок работы для всех остальных видов операций, а сейчас продолжим знакомиться с документом для вида операции Оплата поставщику .

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать расходный кассовый ордер в интерфейсах списка и выбора. В поле Номер указывается номер документа. Этот параметр формируется программой автоматически после записи документа, осуществляемой нажатием кнопки Записать . В случае надобности можно вручную отредактировать номер документа – так же, как это делается в режиме работы с приходными кассовыми ордерами (об этом мы говорили в предыдущем разделе).

В поле от вводится дата и время ввода расходного кассового ордера. В момент создания документа этот параметр генерируется программой автоматически – здесь отображается рабочая дата. После записи расходного кассового ордера с помощью кнопки Записать к рабочей дате добавляется время записи документа. Отметим, что значение поля от при необходимости можно отредактировать вручную.

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный расходный кассовый ордер.

Если расходный кассовый ордер необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то нужно установить флажок Отразить в налог. учете .

В поле Сумма с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, следует ввести сумму по данному документу. Значение данного поля может быть сформировано автоматически – когда расходный кассовый ордер формируется на основании какого-либо другого документа.

В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором ведется учет наличных денежных средств в кассе предприятия. По умолчанию в программе это счет 50.01 «Касса организации».

В нижней части окна в поле Ответственный указывается пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, однако при необходимости это значение можно изменить. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter .

Для фиксации поступления товара на склад до занесения в информационную базу сопровождающих документов, под которыми имеется ввиду либо «Поступление товаров и услуг» либо «Авансовый отчет»используется документ "Приходный ордер на товары".
Этот документ используют для оперативного фиксирования поступления, когда заполнение данных документов в информационную базу более удобно отработать в дальнейшем.
Данный документ имеет возможность быть также применен для фиксирования поступления товаров, закупленных подотчетником, до фиксирования им документа "Авансовый отчет".
Документ «Приходный ордер на товары» имеет возможность быть зарегистрирован по следующим видам операции.

· От поставщика . В таком случае в документе регистрируется факт поступления товаров от поставщика до мига фиксирования фин. документов поступления. В то же время документ имеет возможность быть зарегистрирован без определения контрагента-поставщика.

· От потребителя. В таком случае в документе регистрируется факт возврата товаров потребителем до мига фиксирования фин. документов возврата. В то же время документ имеет возможность быть зарегистрирован без определения контрагента-потребителя.

· От подотчетника . В таком случае в документе регистрируется факт поступления товаров от подотчетника до мига фиксирования авансового отчета.

· Перемещение. В таком случае в документе регистрируется факт поступления товара на склад-получатель, когда перемещение товаров на склад создается в два шага.

Установкой флажка «Без права продажи» . всех ситуациях, помимо операции перемещения, документ имеет возможность быть зарегистрирован с правом продажи товаров либо без права продажи товаров.

· Если флажок «Без права продажи» не выставлен, то товары, поступившие через приходный ордер, имеют возможность быть проданы оптом либо в розницу.

· Если флажок «Без права продажи» выставлен, то продажа подобных товаров будет возможна лишь после того, как на основе приходного ордера будет зарегистрирован документ «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от потребителя» либо документ «Авансовый отчет».

Во время проведения документа «Приходный ордер на товары» изначально становится больше количество товаров на складе (регистр «Товары на складах») и количество товаров, которое зарегистрировано для принятия (регистр «Товары к получению»), после во время оформления документов «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от потребителя» либо документа «Авансовый отчет» спишется количество товаров к получению.
Регистрация сопровождающих документов «Поступление товаров и услуг», «Возврат товаров от потребителя» либо документа «Авансовый отчет» через приходный ордер имеет возможность быть зафиксировано последовательно, к примеру, несколькими документами поступления от разных поставщиков.
Во время оформления документа «Приходный ордер на товары» релизована возможность резервирования товаров для этого в документе «Приходный ордер на товары» определяется флажок «Без права продажи» . Данные товары вспомогательно регистрируются в регистре «Товары в резерве на складах».
Продавать данные товары допустимо лишь после того, как по ним будут зарегистрированы документы «Поступления товаров и услуг», «Возврат товаров от потребителя» либо документ «Авансовый отчет».
Если в документе «Поступление товаров и услуг» будет определен заказ потребителя, то товары будут автоматом зарезервированы под заданный заказ потребителя.
Во время оформления документа «Поступление товаров и услуг» в документе задается вид поступления «По ордеру», выбирается документ "Приходный ордер на товары" с видом операции "от поставщика". Во время оформления документа "Возврат товаров от потребителя" в документе задается вид поступления "по ордеру" и выбирается документ "Приходный ордер на товары" с видом операции "от потребителя"
Так же создается документ «Авансовый отчет». В то же время в виде приходных ордеров имеют возможность быть заданы лишь те приходные ордера, которые имеют вид операции «от подотчетника».
На панели «Закупка» в документе «Авансовый отчет» заносится информация о товарах, закупленных через приходный ордер.
До мига фиксирования сопровождающих документов, товары, поступившие через приходный ордер, имеют возможность быть возвращены. Возврат подобных товаров выполняется при помощи документа «Расходный ордер на товары», который имеет возможность быть зарегистрирован на основе приходного ордера.