Пересортица при инвентаризации. Процедура пересортицы товаров при инвентаризации Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов в учете

Каждый индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, осуществляющие деятельность в сфере торговли, знакомы с понятием «Пересортица» . Причины ее возникновения могут быть различными. В каких случаях ее можно зачесть, как правильно оформить документацию и составить сличительную ведомость?

Что это такое и причины появления

Под пересортицей товара понимается избыток одной разновидности продукции и одновременно недостаток другого вида товаров .

Чтобы наблюдалось такое явление, как пересортица, необходимо, чтобы ТМЦ относились к одной и той же категории.

Чтобы было проще понять, приведем простой пример. По данным учета, на складе числится 7 бутылок газированного напитка «Дюшес» и 4 бутылки газировки «Лимонад».

Была проведена инвентаризация остатков, по результатам которой было выявлено фактическое наличие:

• 4 бутылок напитка «Дюшес»;
• 6 бутылок газировки «Лимонад».

При таком раскладе наблюдается пересортица, ведь получилось, что «Дюшеса» недостает, в то время как «Лимонада» переизбыток. При этом оба газированных напитка относятся к одной и той же категории товаров (безалкогольные газированные).

Приведем 6 основных причин , при которых возникает такое явление, как пересортица:

• кладовщик ненадлежащим образом оприходовал продукцию при ее поступлении на склад;
• при передаче ТМЦ со склада в торговый зал были допущены неточности;
• лицо, осуществляющее функции по надзору за складским документооборотом, некачественно исполнило свои должностные обязанности;
• кассир допустил ошибки при продаже товара конечному покупателю;
• маркировка продукции была проведена с нарушениями;
• халатность и безответственность сотрудников компании.

Исходя из буквального толкования нормативных положений Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Минфина РФ №49 , результаты инвентаризации могут быть следующими :

• соответствие фактических запасов продукции тем, что указаны в бухгалтерской отчетности;
• несоответствие показателей ТМЦ, находящихся на складе, с данными из документов, то есть пересортица.

Оформление пересортицы осуществляется согласно нормам п. 28 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ №34н от 29 июля 1998 года.

Следующие 3 фактора имеют ключевое значение для осуществления верного учета пересортицы при проведении инвентаризации:

1. Все излишки товаров, которые были выявлены в ходе плановой проверки, следует включать в финансовые результаты организации.
2. Убытки в пределах установленных норм учитываются как издержки.
3. Если ущерб превышает установленные лимиты издержек, разницу компенсирует лицо, виновное в причинении убытков.

Как происходит и в каком случае возможен взаимозачет

Взаимозачет недостатков и излишков возможно осуществить не во всех случаях. В Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина №49, указан исчерпывающий перечень оснований , при которых допускается взаимозачет пересорта.

Согласно вышеназванным Методическим указаниям, взаимозачет допускается в следующих случаях :

• если недостаток одного вида ТМЦ и избыток другого вида ТМЦ был обнаружен в одном и том же финансовом периоде;
• количество недостающей продукции равно количеству излишней продукции;
• за выявленный излишек и недостаток несет ответственность один и тот же работник;
• товары находятся в одной и той же категории (например, безалкогольные напитки).

Взаимозачет производится на основании письменного распоряжения от руководителя предприятия.

Пример. По результатам инвентаризации установлены:

• недостача муки высшего сорта – 100 килограмм (стоимость муки – 25 рублей за 1 кг);
• излишки муки 1-го сорта – 70 килограмм (стоимость муки – 20 рублей за 1 кг).

Виновным был признан кладовщик. Руководитель издал приказ о проведении взаимозачета. Получились следующие проводки :

Что делать, если пересортица обнаружена и признана

Если хотя бы одно из условий взаимозачета не соблюдается, производить его запрещено . В таком случае организация обязана осуществить следующие действия :

• списать тот товар, в отношении которого была выявлена недостача;
• оприходовать излишнюю продукцию.

Как только инвентаризация показала пересортицу, руководителю компании следует заняться документальным оформлением соответствующей процедуры.

Объяснительная от материально-ответственного лица

Виновными в появлении пересорта могут быть признаны следующие лица :

• кладовщик;
• бухгалтер по ТМЦ;
• продавец-кассир;
• начальник складского помещения;
• грузчик.

В силу ст. 193 ТК РФ , если сотрудника уличили в ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей, ему предстоит написать объяснительную . Документ составляется в письменном виде и подается ответственному работнику инвентаризационной комиссии в течение 2 рабочих дней .

Форма объяснительной – свободная, на бланке формата А4. Заполнение производится от руки. Если в организации утверждена унифицированная форма объяснительной, то следует использовать именно ее.

Сведения, которые обязательно должны быть в документе:

• ФИО объясняющегося и адресата, с указанием должностей;
• название документа – «Объяснительная» (выравнивание – по центру);
• в основной части – перечень ТМЦ, в отношении которых был выявлен пересорт;
• далее – причина, принятые меры по недопущению аналогичных ситуаций в будущем;
• предложение (просьба) о проведении взаимозачета;
• подтверждение достоверности указанной информации подписью ответственного лица;
• дата составления документа.

Предложение о зачете при инвентаризации

Просьбу о взаимозачете выносит на рассмотрение руководителю предприятия председатель комиссии по инвентаризации . Оформление просьбы осуществляется специальным документом – заключением о пересорте .

В заключение вносится следующая информация :

• сведения о проведенной инвентаризации остатков;
• данные о ТМЦ (количество, товарная группа), в отношении которых была допущена путаница;
• причины появления пересорта (должны совпадать с теми, которые указаны в объяснительной записке).

Руководитель рассматривает документ и выносит мотивированное решение. Если вердикт положительный, составляется приказ о взаимозачете.

Приказ и акт

Приказ о взаимозачете содержит в себе:

• дату проведения проверки, номер приказа;
• число излишков и недостатков ТМЦ;
• причина пересортицы;
• сведения о лицах, признанных виновными;
• ссылка на документ, содержащий распоряжение главбуху о проведении взаимозачета;
• перечень мер административного воздействия на виновных граждан.

Фиксация в сличительной ведомости

Как только руководитель издает приказ о взаимозачете, сразу же составляется сличительная ведомость.

Ведомость составляется по унифицированной форме – ИНВ-19 , в двух экземплярах. Документ может быть заполнен как от руки, так и при помощи машинописной техники. Ведомость подлежит хранению вместе с другой бухгалтерской документацией.

Дата признания и порядок отражения в бухгалтерском учете

Датой возникновения пересортицы считается дата проведения инвентаризации остатков и/или обнаружения соответствующих ошибок . Установить реальный день, когда товары перепутались, практически невозможно.

Основным документом, в котором фиксируется сверка фактического и документального количества товара, является опись по единой форме ИНВ-3 . В ней указываются все ТМЦ (по номенклатуре и по сортам), числящиеся по данным бухгалтерского учета.

Опись делается в двух экземплярах – один хранится у ответственного лица, другой передается в бухгалтерскую службу.

Особенности налогового учета

Глава 25 НК РФ , в отличие от бухучета, не предусматривает возможность взаимозачета излишков и недостатков.

Стоимость излишков в целях налогового учета относят к внереализационной прибыли (п. 20 ст. 250 НК РФ), недостатки же (убытки) относятся к внереализационным расходам (если виновные лица не были установлены).

Фрагмент семинара про пересортицу представлен ниже.

Пересорт товара - это случай одновременной недостачи и излишков товарно-материальных ценностей, которые имеют одно и то же наименование, но при этом относятся к различным сортам. Подобное часто происходит по ошибке кладовщиков торгового представителя или же сборщиков поставщика.

Как проявляется

Пример, демонстрирующий, что значит пересорт товара, выглядит следующим образом. По документам на складе должно оставаться муки высшего сорта 10 кг, и муки 1 сорта тоже 10 кг. Но при проверке было установлено, что на самом деле на складе осталось муки высшего сорта 9 кг, а муки 1 сорта - 11 кг. Если проанализировать итоги проверки, то можно сказать следующее:

• Проверялся остаток товара одного наименования - мука.
• Муки высшего сорта не хватает 1 кг. Такое положение относится к недостаче.
• Муки 1 сорта больше на 1 кг. Этот случай носит название излишков.

Следует отметить, что пересортицу можно выявить только тогда, когда на складе сохранились остатки товара одного наименования.

Законодательством не урегулированы действия работников в случае возникновения пересорта. В настоящее время это определяется Инструкцией по инвентаризации основных средств №69.

Как происходит

Причин возникновения пересортицы может быть несколько. Вот некоторые из них:

1. Работа с персоналом на низком уровне. То есть он не обучается. К самостоятельной работе допускается непрофессиональный персонал.
2. В период поступления товара кладовщик неправильно оприходовал товар.
3. Были неправильно выписаны накладные документы при выдаче товара со склада.
4. Слабый контроль над ведением делопроизводства на складе.
5. Нарушение инструкций, определяющих порядок хранения и учёта материально-товарных ценностей на складе.
6. Ошибки, допускаемые кассирами в торговых залах, при отпуске товара покупателям.
7. Нарушение порядка маркировки продукции.
8. Недобросовестное отношение к выполнению своих обязанностей работников, имеющих дело с материально-товарными ценностями.
9. Имеются случаи злоупотреблений материально ответственных лиц.
10. Документы оформлялись различными работниками. Так, приходный ордер может быть сделан начальником цеха, а накладную на отпуск со склада выписывает кладовщик. В эти документы может быть вписан товар одного наименования, но сорт указан другой или совсем не проставлен.
11. Некачественное расследование возникшей пересортицы. Виновные не выявляются, и на них не накладываются взыскания.

Последствия

Руководители не всегда обращают внимание на наличие пересортицы, не вникают в причины её возникновения. Многие считают, что не может принести больших убытков или же перекроется излишками незначительный пересорт товара.

Это далеко не так! Дело в том, что такой подход порождает злоупотребление отдельными материально ответственными лицами. А с другой стороны, при большом товарном обороте пересортица может привести к значительным убыткам. Исходя из этого, руководителю предприятия следует организовать контроль над перемещением материалов, а также разработать мероприятия, снижающие её размер.

Какие же опасности таит в себе пересорт товара? Это событие может провоцировать следующие проблемы:

• появляется недостача некоторых товаров, которую невозможно перекрыть образовавшимися излишками;
• может возникнуть ситуация, которая приведёт к большим убыткам;
• возникает путаница в бухгалтерских документах, и, чтобы её устранить, необходимы дополнительные людские ресурсы;
• может нарушиться система заказа товара, потому что она будет основываться на искажённых данных об остатках;
• могут возникать недоразумения с покупателями.

В названной ситуации составляется соответствующий документ. Образец акта пересорта товара мы предлагаем в статье.

Меры предотвращения

Практика показывает, что пересортица обычно возникает на предприятиях, где не уделяется внимание стандартизации торговых процессов. В результате пересортица может существенно снизить финансовую стабильность фирмы.

Многие задаются вопросом, а как можно минимизировать возникновение пересортицы? На каждом предприятии разрабатываются свои мероприятия по недопущению этого события. Однако имеются и общие действия, выполнение которых приводит к минимизации пересорта. К ним относятся:

1. Разработка местной нормативной документации, в которой отражаются правила учёта и выдачи материальных ценностей. Это могут быть различные технологические пособия, положения, должностные инструкции или стандарты.
2. Организация действенного контроля над выполнением всей нормативной базы на складах, а также на других участках и цехах, в которых осуществляется товарооборот.
3. Регулярное проведение разъяснительной работы с персоналом.
4. Внедрение автоматизированных процессов приёма и выдачи товара на базе специальных систем компьютерных технологий. Для этого широко следует внедрять персональные АВМ.
5. Привлечение для работы с автоматизированными системами учёта материальных ценностей специально обученного персонала. Желательно, чтобы для этих работ использовался только постоянный штат.
6. Организация частых мини-проверок наличия остатков товара.
7. Чаще проводить аттестацию сотрудников. Это способствует постоянному повышению их квалификации. Такие работники меньше допускают ошибок.

Таким образом, наличие пересортицы может привести к возникновению немалых проблем. Однако от неё полностью избавится невозможно. Как же следует учитывать и оформлять наличие пересортицы?

Как составляется акт о пересорте товара

Наличие пересортицы может быть выявлено в процессе приёма товара или во время инвентаризации. Если она была обнаружена при получении товара от поставщика, то материально ответственное лицо или комиссия, которая была организована на период приёма товара, составляет соответствующий документ.

Акт пересорта товара, бланк которого по унифицированной форме № М-7 носит название «Акт о приёме товара», должен утверждаться руководителем предприятия.

Если пересортица выявлена в период проведения инвентаризации, то специальная комиссия должна составить протокол, в котором отражаются все выявленные недостатки и излишки товара.

Перед тем как принять решение - зачесть или нет, необходимо установить природу появления недостачи. Если она образовалась не за счёт естественной убыли запасов, а за счёт материально ответственных, то следует установить, что это за лица.

После установки виновных в протоколе инвентаризационной комиссии описываются подробности того, как возник пересорт товара. Это значит, что с повинных в нем должны быть взяты объяснения, которые прилагаются к протоколу. Объяснения берутся как от материально ответственных лиц, так и, если это необходимо, от членов инвентаризационной комиссии.

Затем составленный протокол в течение пяти дней должен быть рассмотрен и утверждён руководителем предприятия.

Кроме составленного протокола, пересортицу следует обязательно отразить в бухгалтерских документах. В них делается зачёт как по излишкам, так и по недостаче товара. Такие проводки производятся по счёту 28. Если товар в излишке, то это фиксируется в дебетовой его части. Если в недостаче, то проводки делаются в кредитовой области счета.

Заключение

Таким образом, первичным документом, на основании которого итоги инвентаризации отражаются в бухгалтерском учёте, есть протокол заседания специальной комиссии. Этим документом устанавливаются причины пересортицы, виновные лица, определяются суммы недостач и излишков. К этому протоколу прилагаются все перечни товаров, объяснительные всех ответственных и расчёты стоимости недостающих материальных ценностей и излишков.

Пересортица или пересорт товара – это явление, нередко возникающее на крупных производствах, в строительстве, торговле, и проявляющееся при сплошном пересчете в неподтвержденном избытке одних позиций МЦ и недостатке других. Выявляется пересортица при инвентаризации материалов и запасов товаров. Причины ее различны и устанавливаются при рассмотрении итогов проведенных ревизий. Рассмотрим, какими документами оформляют пересорт товаров, как определяют возможности устранения несоответствий и зачета МЦ.

Что такое пересортица

Итак, пересортицей товаров признается избыток одного вида товара при одновременном недостатке другого обязательно внутри наименования МЦ одной товарной группы. К примеру, по учетным данным на складе числится 100 кг риса высшего сорта и 50 – первого. Инвентаризационной комиссией установлено фактическое наличие – 80 кг риса высшего сорта и 70 – первого. Основными причинами установленной пересортицы могут быть:

• Изначально неправильное оприходование товара работником склада;
• Не соответствующая сортаменту маркировка на товаре или в документах;
• Ошибки при отпуске товаров со склада;
• Ошибки кассира (в торговле) при проведении операции покупки через кассу;
• Отсутствие должного контроля складского документооборота.

Таким образом, виновным лицом в пересортице может быть любой из персонала склада (грузчик, кладовщик) либо бухгалтер, контролирующий и учитывающий оборот ТМЦ и их документальное оформление. Обнаруженный пересорт товара при инвентаризации датируется днем установления пересортицы, поскольку зачастую выяснить реальное время возникшей путаницы невозможно.

Как оформить пересортицу

Основным документом, фиксирующим результаты проверки склада, является инвентаризационная опись формы ИНВ-3 . В ней перечисляются все товары (по номенклатуре и сортам), числящиеся по данным бухучета. По ходу проведения проверки в опись вносятся сведения об имеющихся в наличии товарах на дату ревизии. Опись составляется в 2-х экземплярах – один остается у ответственного лица, другой передается в бухгалтерию. При выявлении несоответствий между учетными и фактическими остатками бухгалтер составляет сличительную ведомость по результатам инвентаризации формы ИНВ-19, в которой предусмотрено поле, где фиксируется пересортица – это графы № 18-23

С начала 2013 года унифицированные формы не являются обязательными к применению, поэтому вместо сличительной ведомости при обнаружении путаницы в сортах, предприятия заполняют более упрощенный вариант – акт пересортицы, образец которого может быть таким:

При механизированном учете, в частности в программе 1С, акт пересортицы составляется в автоматическом режиме. По итогам ревизии инвентаризационной комиссией подготавливаются предложения о регулировании расхождений между наличием МЦ и учетными данными, проведении зачета недостач за счет излишков, а затем эти сведения представляются на рассмотрение руководителю организации.

Когда возможен зачет товара

Глава фирмы вправе разрешить осуществить зачет по пересорту ТМЦ, если соблюдаются такие правила:

• Зачет проводится за один период;
• Товары принадлежат к одному наименованию в товарной группе;
• Зачитывается одинаковое количество недостающего и излишнего товара.

Подотчетное лицо, допустившее пересортицу, дает письменные объяснения, которые также прилагаются к пакету документов по инвентаризации.

Если по окончании операции недостача товаров все же превышает стоимость излишних, то их стоимостная разница должна быть отнесена на погашение ущерба виновником.

При невозможности установить виновное лицо, эта разница рассматривается как сверхнормативные потери и списывается на издержки обращения. В протоколах рассмотрения итогов инвентаризации должны быть досконально объяснены причины отсутствия виновных в возникновении пересортицы.

Рассмотрим пример отражения перекрытия недостачи излишками от пересортицы:

Инвентаризацией остатков товаров на складе фирмы установлены:

• Недостача муки в/с – 100 кг по 25 руб./кг;
• Излишки муки 1 с – 70 кг по 20 руб./кг.

Виновным лицом допущенной пересортицы является кладовщик. Руководитель фирмы разрешил провести зачет недостачи муки в/с 70 кг излишков муки 1 с. Проводки в учете такие:

Образ современной и стильной женщины невозможно представить без модного и разнообразного гардероба. Именно его и представляет компания «Balani». Женщина непредсказуема, но одежда должна отражать не только ее сиюминутные желания и настроения. Баланс классики, делового и спортивного стиля, романтичного настроения и домашнего уюта поможет составить компания «Балани».
Ассортимент обновляется ежедневно. Минимальные оптовые цены.

Что касается цен! Как и все международные закупки, привязаны к курсу валют и зависят от $, поэтому цены меняются вместе с курсом ежедневно! Фиксируется курс на момент оплаты организатором счета поставщику, а не на момент оплаты участником организатору, поэтому будьте готовы к перерасчету после вашей оплаты, как в меньшую, так и в большую сторону!

ВАЖНО!!! О наличии товара узнаю только после внесения мной предоплаты поставщику!!! Т.е. сначала вы оплачиваете мне, далее я делаю предоплату поставщику, и только после этого он приступает к сборке заказа.

Подписывайтесь на новости организатора:

Условия закупки:
1. Минималка: сбор БЕЗ РЯДОВ, нужно собрать всего 5 единиц любого товара для отправки поставщику.
2. СТОП - в указанную дату
3. Орг.сбор - 7%.
4. Склад подвижен! Поставщик не бронирует товар. Поэтому прошу сразу указывать возможную замену по цвету или модели. Если замена не нужна в комментарии пишем БЕЗ ЗАМЕН, в этом случае я верну вам деньги.
5. Транспортные расходы не включены в стоимость и составляют примерно 50-100 руб/ед (услуги курьера до Белгорода уже включены в стоимость, оплачивается только доставка по России ТК 500-700 руб на всех).
6. Если товара не окажется на складе у поставщика на момент отправки груза (О НАЛИЧИИ ТОВАРА СТАНОВИТСЯ ИЗВЕСТНО ТОЛЬКО ПОСЛЕ ВНЕСЕНИЯ МНОЙ ПРЕДОПЛАТЫ ПОСТАВЩИКУ!!!), возвращаю сумму заказа или по вашему желанию оставляю эту сумму на след. заказ.
6. После СТОПа отказы не принимаются!
7. Сроки доставки до организатора: примерно 2-3 недели

Оплата:
1. На карту СБ.
2. Оплата 100% в течение 2х дней после выставления счета.
После оплаты обязательно отмечайте: дату, время, сумму оплаты, последние 4 цифры номера карты и ФИО держателя карты (если оплата производилась с карты).
Чеки сохраняем до подтверждения оплаты организатором.

Раздача:
1. Самовывоз г.Тюмень (адрес сообщаю)
2. Работаю с регионами.
- Отправка почтой: По России от 7-14 дней (работа почты от меня не зависит!) посылка за ваш счёт. По умолчанию отправляю посылку без оценки, если нужна оценка, пишите в комментарии к заказу. Отправка ежедневно. За работу почты ответственность не несу!!! Не забываем оставлять ваши контактные данные: ФИО, индекс почтовый и точный адрес, куда отправлять посылку.
- Курьерская служба СДЭК: По России от 2-5 дней, отправка за ваш счет! Посылку оцениваю в 100 руб, если нужна сумма оценки больше, пишите об этом. Отправка заказов 2 раза в неделю. За работу СДЭК ответственность не несу!!! Не забываем оставлять ваши контактные данные: ФИО, телефон и адрес ПВЗ СДЭК куда отправлять посылку.

В закупке нет возврата. Не понравилось, не подошло - товар не меняю.

Покупая у меня товар вы соглашаетесь с моими условиями))

Учитывайте пожалуйста то, что фото имеет свойства не передавать оттенки цветов на 100%, цвета могут быть, как более, так и менее яркими, по фактуре (разные ткани одного и того же цвета, смотрятся по разному).
Хочу обратить ваше внимание, если вы делаете заказ оцените ваши возможности и следите за новостями выкупа. Не подводите других участников, чтобы не пришлось откладывать выкуп. Помните, что СП это не магазин, и Организатор не продаёт вам товар, а лишь помогает приобрести его у Поставщика. После объявления СТОПа Организатором отказаться от заказа нельзя. Оставляя заказ, Участник автоматически соглашается со всеми правилами СП и условиями данной закупки.

Инвентаризация – ответственный и серьезный процесс для предпринимателей, связанных с розничной торговлей. Практически каждый бизнесмен, занимающийся продажей товаров широкого ассортимента, сталкивался в своей работе с пересортицей.

• Что это за явление?
• Почему оно может возникать?
• Как минимизировать ее появление?
• А если она все же выявлена, как правильно отразить пересортицу в бухгалтерских и налоговых учетных документах?

Все вопросы, касающиеся пересортицы, поможем прояснить в этом материале.

Пересортица – что это такое?

Термин «пересортица» пришел к нам из советского наследия – он имеет отношение к товарам одного наименования, но различного сорта.

Официально он упоминается в бухгалтерских документах, но налоговое законодательство не дает ему строгого определения.

Пересортицей называют результат инвентаризации, обнаруживший расхождение между товарами разных сортов, имеющих одно и то же наименование, причем недостача одного сорта товара перекрывается излишком другого сорта.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Понятие «наименование товара» также не отражено в нормативной базе, поэтому его можно трактовать по-разному. Министерством финансов рекомендуется пользоваться данными Общероссийского классификатора продукции.

Например, по данным инвентаризационной комиссии мебельного магазина, по документам в остатке должно было числиться 10 стульчиков «Антошка» и 8 «Маша и Медведь», а на деле оказалось 8 «Антошек» и 10 «Маш»: таким образом, фиксируется излишек 2 стульчиков «Антошка» и одновременная недостача 2 единиц «Маша и Медведь». Это значит, что некоторые проданные стулья «Антошка» оказались оприходованными как «Маша».

Официальное регламентирование пересортицы

Во времена Советского Союза понятие «пересортица» употреблялось достаточно широко, являясь общеупотребительным, поэтому современные законодатели не сочли нужным вносить дополнительные коррективы в его регламентирование. Существует всего несколько нормативных актов, затрагивающих это явление.

1. Из нормативных документов, касающихся пересортицы, можно выделить Письмо Управления Федеральной Налоговой службы по г. Москва от 17 февраля 2010 г. № 16-15/016379 «Об учете в целях налогообложения прибыли остатков товара организацией, осуществляющей розничную торговлю», в котором дается официально действующее определение пересортицы, и перечисляются ее возможные причины.
2. Порядок проведения сверки материальных ценностей, в результате которого, в частности, может быть выявлена пересортица, действует с 13 июля 1995 года - именно тогда вступил в действие Приказ Министерства финансов РФ № 49, введший в силу «Методические указания по инвентаризации».
3. Бухгалтерское отражение пересорта товаров производится согласно п.28 Положения о бухучете, которое было утверждено Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 № 34н.

Возможные причины пересортицы

Ситуация, когда по документам был проведен один сорт товаров вместо другого, может сложиться при различных обстоятельствах:

• отсутствие или нарушение установленной процедуры приема, хранения и выдачи товара со склада;
• проблемы с ведением документооборота;
• недостаток внутреннего контроля динамики товаров;
• непреднамеренная ошибка того или иного сотрудника (кладовщика, завхоза, грузчика, продавца и других лиц, имеющих доступ к товарам);
• плохое выполнение материально ответственными лицами своих обязанностей (халатность или виновные действия).

Когда возможен взаимозачет?

Логика подсказывает, что при пересортице проще всего провести взаимозачет недостающих и излишних товаров. Но сделать это по закону (согласно Методическим указаниям) можно только при одновременном соблюдении ряда условий:

• несоответствие между товарами разных сортов выявлено в один и тот же учетный период (во время общей инвентаризации);
• ответственность и за недостачу, и за излишек возложена на одного человека;
• несовпадение товаров тождественно в количественном значении (излишки перекрывают недостачу, и наоборот).

Например, если излишек груш «Бера» обнаружен на одном складе, а на другом зафиксирован недостаток груш «Дюшес», это нельзя признать пересортицей и провести взаимозачет, так как за разные склады ответственны разные люди. Так же нельзя взаимозачесть, к примеру, недостаток тюбиков зубной пасты и такой же избыток мыла – это товары разных наименований.

Что делать, если пересортица обнаружена и признана?

Алгоритм при обнаружении в результате инвентаризации пересорта товаров заключается в следующих последовательных действиях.

1. Установление материально ответственного за данные товары лица. Сотруднику, материально отвечающему за участок, на котором была выявлена пересортица (например, кладовщику) нужно написать подробное объяснение для инвентаризационной комиссии. Оно составляется в форме объяснительной записки, в которой расписываются все данные, касающиеся несовпадающих товаров, указывается причина допущенного несоответствия (это может быть, к примеру, похожая упаковка), а также предложены меры по недопущению подобного в дальнейшем. Завершить текст может просьба о взаимозачете пересортицы.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если материально ответственное лицо будет признано виновным, то убытки должны быть возмещены за его счет путем внесения им денег в кассу организации.

2. Предложение о взаимозачете. Председатель инвентаризационной комиссии готовит документ, на основании которого пересорт может быть взаимозачтен. Этот документ адресуется руководителю организации. В нем содержатся сведения о результате учета товаров, подробные данные о пересортице, приводятся коды несовпадающих товаров по ОКП, цитируется объяснительная записка материально ответственного лица.
3. Издание приказа. Руководитель, в случае согласия с полученным предложением, оформляет соответствующий приказ главбуху о произведении зачета пересортицы товаров и дальнейших расчетов на основе уточненных данных. В приказе дублируется информация из текста предложения о наименовании и количестве перепутанных товаров.
4. Сличительные ведомости. Их оформляют сотрудники бухгалтерии (для них предусмотрена стандартная ). Один из 2 экземпляров предназначен для бухгалтерии, второй выдадут материально ответственному сотруднику. Заключение оформляется по сводной , в которой указывается, происходит ли взаимозачет, списываются ли недостачи либо убытки относятся на виновное лицо.

ВАЖНО! Датой пересортицы, указанной во всех документах, будет не реальное число, когда произошла ошибка (его чаще всего невозможно установить точно), а день, когда она была обнаружена, то есть дата инвентаризации.

Если это не пересортица?

В случае, когда хотя бы одно условие из вышеперечисленных не соблюдается, нельзя совершить взаимозачет как пересорт товаров. Закон предписывает действовать по следующей схеме:

• списать с баланса товары, которых недостает;
• излишек товара оприходовать отдельно.

Проводки по бухучету

В бухгалтерских документах зачет пересорта товаров происходит по следующей схеме:

• дебет 41 субсчет «Наименование излишнего товара», кредит 41 субсчет «Наименование товара с недостачей»: - сумма расхождения («Учтена недостача…»);
• дебет 94, кредит 41 «Товар с недостачей» - сумма («Отражена разница в стоимости товаров, обнаруженных при пересортице»);
• дебет 73, кредит 94 - сумма («Выявленная разница отнесена на виновное лицо»);
• дебет 50, кредит 73 - сумма («Указанная сумма внесена в кассу виновником недостачи»).

Акт пересортицы

В качестве шаблона для составления этого документа можно использовать , утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, которая предусматривает инвентаризационную опись по фактическому наличию товаров и по данным бухучета. 1 лист этой формы обязательно должен содержать такие сведения:

• наименование организации (структурного подразделения);
• коды ОКПО;
• основание для назначения инвентаризации;
• ее дата (начало и финал);
• номер акта и число его подписания;
• сведения о материальных ценностях, в отношении которых выявлено расхождение;
• объяснительная от материально ответственного лица;
• дата, когда были зафиксированы остатки товарных ценностей.

2 и 3 лист формы заполняются по приведенной схеме.

Данная форма не является утвержденной, а лишь рекомендованной, поэтому предприятию не возбраняется составлять акт по собственной схеме, утвержденной во внутренних документах.

Образец акта пересортицы

«Утверждаю»
Генеральный директор ООО «Фрукталино»
Генералов П.И.

Акт о зачете пересортицы у кладовщика склада № 3 Разводновской Р.Е.

г. Рязань 14.03.2017

Председатель постоянно действующей комиссии ООО «Фрукталино» Тарантасов В.П., рассмотрев материалы инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом № 156 от 02.02.2017 г. у кладовщика склада №3, материально-ответственного лица Разводновской Р.Е. по состоянию на 14.03.2017 г. установил следующее.

В ходе инвентаризации выявлена пересортица материальных ценностей, а именно:

1. Недостача изюма «Киш-миш» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по 200 гр. по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей;

2. Излишки изюма «Сабза» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по 200 гр. по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей.

Из объяснений кладовщика склада № 3 материально ответственного лица Разводновской Р.Е. следует, что пересортица произошла по следующим причинам:

1. Излишки товара «Изюм Сабза» в количестве 10 пакетов на сумму 6500 рублей и недостача товара «Изюм Киш-миш» в количестве 10 пакетов на сумму 6500 рублей возникли в результате хранения их на складе в соседних ячейках стеллажа и сходства по упаковке и размерам.
2. Жалоб от участков на указанную пересортицу не поступало, так как товары «Изюм Сабза» и «Изюм Кишмиш» являются взаимозаменяемыми.
3. Замечаний службы качества не поступало.

В ходе проверки доводов материально-ответственного лица Разводновской Р.Е., а также материалов инвентаризации, причины возникновения пересортицы подтвердились. В справке инженера-технолога Галчевского К.М. подтверждено, что недостающие товары «Изюм Киш-миш в пакетах» и излишки товаров «Изюм Сабза в пакетах» являются взаимозаменяемыми, о чем внесены дополнения в соответствующую документацию. Из заключения инженера-технолога Галчевского К.М. следует, что товар «Изюм Киш-миш» и товар «Изюм Сабза» имеют одинаковый код Общероссийского классификатора продукции (ОКП), а именно 91 6444.

Исходя из вышеизложенного и учитывая, что материально-ответственным лицом Разводновской Р.Е. приняты меры по недопущению подобных фактов в дальнейшем, считаю целесообразным зачесть в установленном порядке указанную пересортицу:

• недостача товара «Изюм Киш-миш в пакетах» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей;
• излишки товара «Изюм Сабза» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей.

Начальнику складского хозяйства Недбайлюку В.В. разработать контрольные мероприятия по сохранности материальных ценностей.

Председатель постоянно действующей комиссии

ООО «Фрукталино» /Тарантасов/ Тарантасов В.П.