Акт передачи тмц образец. Акт приема-передачи материальных ценностей. Зачем необходим акт приема-передачи материальных ценностей

Для правильного учета матценностей, переданных на хранение, важно знать нюансы и особенности соответствующего акта. При непонимании различных моментов работы с ним могут возникнуть существенные проблемы. В статье расскажем, как заполняется унифицированная форма МХ-1 (Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение ), какие ошибки могут возникнуть при оформлении документа.

Понятие акта приема-передачи ТМЦ и законодательство

Акт приема-передачи ТМЦ на хранение представляет собой документ первичного учета. Он оформляется лицом, представляющим интересы одной из сторон сделки – хранителя либо поклажедателя. За основу при этом принимается договор о принятии на хранение. В законодательстве для рассматриваемого документа предусмотрено сокращенное наименование – Форма МХ-1.

Можно выделить несколько нормативных актов, которые регулируют все аспекты работы с ней. Для простоты восприятия все они представлены в таблице.

Область применения документа

Основываясь на Указаниях, регламентирующих использование различных форм для первичного учета, выделяют две сферы применения бланка МХ-1:

1. принятие ТМЦ на хранение профессионалами;
2. бытовое хранение.

Профессиональными хранителями ценностей могут выступать любые организации, одним из направлений деятельности которых выступает хранение матценностей . Естественно, такие услуги компании предоставляют за определенную плату. Чаще всего профессиональными хранителями выступают кредитные организации, складские компании, гостиницы и ломбарды.

Порядок оформления формы акта МХ-1

Организация, принимающая на хранение ценности, несет полную ответственность за их сохранность. Она начинается с момента подписания акта МХ-1. Поэтому важно правильно оформить эту форму. В процессе заполнения акта по форме МХ-1 участвуют две стороны:

1. хранитель – организация либо гражданин, которые принимают на хранение определенные материальные ценности;
2. поклажедатель – физлицо или фирма, передающие принадлежащие им ценности на хранение.

Количество заполняемых экземпляров законодательно не установлено. Его можно определять в соответствии с необходимостью, определяемой конкретной ситуацией.

С целью более полного понимания правильности заполнения формы опишем в таблице данные, включаемые в каждую ее часть.

Акт по форме МХ-1 может быть оформлен на бумажном носителе, а также в электронном виде. Если требования законодательства подразумевают необходимость представить кому-либо экземпляр акта на бумажном носителе, фирма обязана оформить независимо от используемого типа документооборота. Если оригиналы документов подлежат изъятию, в организации должны сохраниться их копии.

Типичные ошибки при оформлении акта по форме МХ-1

В ходе оформления и использования акта передачи на хранение нередко допускается огромное количество ошибок. Важно знать, какие из них наиболее распространены, чтобы не допустить появления в учете.

Ошибка №1. Неверное оформление исправлений

Ошибка №2. Игнорирование полей формы

При неверном и неполном заполнении Акта МХ-1 у организаций могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. В этой связи не стоит игнорировать такие поля, как единица измерения, количество и стоимость ценностей. Последняя также важна для поклажедателя в случае необходимости возмещения убытков, возникших вследствие неправильного хранения.

Ошибка №3. Несвоевременное заполнение формы МХ-1

Ответы на часто задаваемые вопросы

В ходе ведения первичного учета неизбежно возникает огромное количество вопросов, связанных с отдельными нюансами составления документации. Поиск ответов на них в интернете нередко требует огромных временных затрат. Поэтому в представленной публикации далее приведены ответы на часто возникающие вопросы.

Вопрос №1. Каким образом в форме МХ-1 отражаются брак и недостача, выявленные при принятии на хранение?

В ходе принятия ценностей на хранение в обязательном порядке проверяется их целостность. Если при этом будут обнаружены какие-либо дефекты или брак, в интересах принимающей стороны отразить подобные факты при заполнении формы МХ-1. Для этого можно воспользоваться графой «особые отметки».

Указывать в рассматриваемом документе наличие недостачи нецелесообразно. В акт требуется заносить фактическое количество ТМЦ, принимаемых на хранение.

Вопрос №2. Можно ли внести изменения в форму МХ-1 для более удобного отображения информации?

Тем, кто использует в своей деятельности акт приема-передачи ценностей на хранение, следует иметь в виду, что эта форма является рекомендуемой. Поэтому с целью более удобного внесения в нее информации, а также дальнейшего ее использования, можно трансформировать бланк. С этой целью в форму можно вносить следующие изменения:

• вносить дополнительные столбцы и строки;
• самостоятельно установить ширину столбцов и строк;
• добавить листы.

Несмотря на то, что дополнять документ отдельными реквизитами можно, изменять и удалять те данные, которые имеются в утвержденном бланке запрещено. Таким образом, для ведения первичного учета важно своевременно и в необходимом объеме заполнять форму МХ-1. Это поможет избежать проблем при принятии или передаче на хранение различных ценностей.

Основной документ, удостоверяющий фактическую передачу товара от одной стороне другой, а также содержит характеристику этого товара – акт приема-передачи. В разных случаях форма бумаги может меняться, поэтому важно всегда понимать, как составить его. Образец акта и юридические особенности документа – обо всем этом прямо сейчас.

Законодательство не предполагает единой, строго определенной формы акта. Поэтому в каждом случае его вид может несколько отличаться. Существует 2 общепринятых образца таких документов:

• в верхнем углу или по центру обязательно указывается договор купли-продажи, к которому прикладывается этот акт (нужно прописать номер договора, дату заключения и наименования сторон);
• далее прописывается предмет акта аналогично предмету соответствующего договора (о том, что одна сторона передала другой определенные товары);
• затем следует таблица с подробным описанием товара и его стоимость с учетом и без учета НДС;
• после этого отражаются пункты о том, что покупатель не имеет претензий к качеству и комплектации товаров, которые он получил от продавца.

В каких случаях составляется

Когда происходит прием товаров одной стороной и передача другой, акт составляется практически всегда. При этом обмен ценностями происходит в разных ситуациях, каждая из которых имеет свои особенности:

1. Самый распространенный вариант – когда товарные ценности передаются покупателю со стороны продавца. Стороны могут участвовать при этом как лично, так и посредством сотрудников, которые имеют на это полномочия (подтверждаются доверенностью, заверенной у нотариуса). В случае с приобретением товара покупателю важно ознакомиться с возможными условиями возврата, обмена, а также осмотреть продукцию на предмет наличия дефектов.
2. Также документ оформляется, если товар передается на склад. В этом случае есть своя особенность – акт нужно составить в 3 экземплярах: 2 стороны и собственно сторона склада. При этом заключается также договор хранения, по тексту которого обязательно приводится ссылка на оформленный акт.
3. Случай, когда товары (или их часть) передаются на так называемое ответственное хранение (и составляется соответствующий договор), документ составляется по утвержденной форме МХ-1. Подпись ставит фирма или частное лицо, которое передает ценности, а также представители организации, обязующиеся хранить их. При этом в самом договоре дублируется информация о количестве товара, наименовании всех единиц, которые передаются на ответственное хранение, условия размещения, повторные поставки и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко количество экземпляров этого документа может увеличиться. Например, если дополнительные оригиналы понадобятся перевозчику, охране, которая будет сопровождать груз во время доставки. К тому же нередко услуги доставки и хранения осуществляются через посредников. Поэтому теоретически и практически количество экземпляров может увеличиться до 5-6 штук.

Юридические особенности

Нередко считается, что составление акта приема-передачи товара – это простая формальность, которой можно избежать. Тем не менее, такой документ имеет собственное юридическое значение. Именно в нем отражается факт того, что:

• продавец передал товар в необходимом количестве, с соблюдением заранее оформленного договора, а также с соблюдением требований к качеству товаров;
• покупатель принял этот товар и при этом не имеет каких-либо претензий к его качеству.

Чтобы документ обладал подобной юридической силой, нужно, чтобы одновременно были выполнены следующие условия:

1. Акт должен составляться как приложение к договору. Таким образом, без наличия самого договора сила утрачивается. К тому же важно сослаться на ранее оформленный договор купли-продажи, поскольку отсутствие ссылки также ведет к утрате силы акта.
2. Акт обязательно заверяется печатью и подписью лица, которое имеет на это право (уполномоченный сотрудник).
3. Документ всегда составляется в двух экземплярах (каждый из них – оригинал), при этом каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.

Таким образом, акт как документ не имеет самостоятельной силы. Он представляет составное приложение к ранее заключенному договору и без ссылки на него не может использоваться как полноценная бумага. Однако подписи и печати должны проставляться как в договоре, так и в самом акте. Только в этом случае документ имеет полное юридическое действие.

Даже если в акте напрямую не прописано утверждение о том, что покупатель не возражает против качества и комплектации товара, подписание документа автоматически означает его согласие и отсутствие претензий.

Кто может подписать

Такой документ составляется между любыми сторонами:

• двумя частными гражданами;
• частным лицом и фирмой, компанией (любым юридическим лицом);
• двумя юридическими лицами.

Таким образом, акт приема-передачи подписывается и физическими, и юридическими лицами в момент получение товаров:

1. Если его подписывает гражданин, он указывает ФИО и паспортные данные. Печать с его стороны в таком случае не предусматривается.
2. Если акт подписывает частная компания, она указывает свое полное или сокращенное название, а также реквизиты.

Акт подписывается по факту получения товара, причем важно сделать это в тот же рабочий день. Допускается составить и подписать документ в самом конце дня, когда весь товар будет принят (чтобы не составлять несколько разных бумаг).

Какие сведения обязательно отражаются в документе

Вне зависимости от сторон, оформляющих акт, а также самих товаров, во время их приема-передачи необходимо отразить все сведения, приведенные ниже:

• название, дата и место оформления акта;
• реквизиты или ФИО лиц, подписавших акт;
• сведения о договоре, к которым прилагается документ: название, дата составления и номер;
• все товары простым перечислением по списку, которые передаются продавцом и одновременно принимаются покупателем;
• количество экземпляров каждого вида товара;
• наличие/отсутствие конструктивных, механических, внешних дефектов у товаров;
• наличие/отсутствие соответствующих претензий покупателя (если претензии есть, стороны могут не передавать поврежденные товары или же прописать прямо в акте претензии, способы и сроки их устранения);
• стоимость с НДС и без (указывается исключительно в рублях, даже если договор был подписан между отечественным и иностранным контрагентами);
• подписи, расшифровки подписей, печати.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Акт приема-передачи составляется как для отдельно взятого товара (единицы), так и в том случае, если передается целая группа наименований. При этом общее количество единиц в этом перечне не имеет значения – теоретически список может быть сколь угодно большим.

Документы вместо акта: есть ли альтернативные варианты

Если договор купли-продажи – это обязательный документ, который удостоверяет соглашение сторон, определяет их права, обязанности, порядок возможного досудебного урегулирования разногласия и другие важные моменты, то вместо акта можно составить товарную накладную . По сути, документ должен содержать те же самые сведения:

• сведения о сторонах;
• сведения о товаре;
• даты, ФИО, наименования организаций, подписи.

Таким образом, факт передачи товарных ценностей от одной стороны другой может подтверждаться одним из двух документов (на выбор самих сторон) – либо актом, либо накладной. В юридическом смысле они выполняют сходные роли.

Нередко полагается, что акт можно составить и вместо основного договора купли-продажи, что является заблуждением. На самом деле договор – это основная бумага, подтверждающая условия соглашения, предмет, права и обязанности и т.п. Акт является только приложением к договору, т.е. неотъемлемой его частью, но никак не может заменить базовое соглашение.

Далеко не все организации могут себе позволить содержание собственного склада. Если возникла необходимость в хранении материалов, оборудования или готовой продукции. Таким компаниям приходится пользоваться услугами складских организаций, и в этом случае необходимо правильно организовать хранение ценного имущества. Для его передачи на склад оформляется форма МХ-1. Этот документ позволяет вести учет и контроль, чтобы не допустить пропажи.

Требования к заполнению документации

При передаче товарно-материальной ценности на краткосрочное или длительное хранение между организациями составляется договор, правила его заключения прописаны в 47 главе Гражданского кодекса. К этому договора прикладывается специальная форма, которая подтверждает, что ценности были переданы и приняты на хранение. Договор должен составляться между любыми организациями, передающими и принимающими ТМЦ вне зависимости от того, занимается ли компания хранением профессионально.

Госкомстат РФ в 1999 году утвердил специализированную форму МХ-1, она представляет собой акт приема и передачи материальных ценностей между организациями. В дальнейшем эта форма перестала быть обязательной для заполнения: компании могут разрабатывать свои варианты этого документа, в которых должна присутствовать та же информация.

Однако до сих пор большинство предприятий выбирают унифицированную форму МХ-1, так как она содержит всю необходимую информацию.

Правила заполнения акта

Форма МХ-1 должна заполняться стороной, принимающей ценности на хранение. Компания, передающая ТМЦ, должна предоставить он них полную подробную информацию в соответствии с сопроводительными документами. В акте должны быть зафиксированы следующие сведения:

• Информация о предприятии-хранителе. Прописывается наименование фирмы и ее контактные данные.
• Информация о компании, передающей ценности. Также указывается название, контактные данные и ФИО уполномоченного лица.
• Данные о договоре хранения, заключенном между сторонами.
• Информация о ценностях, переданных на хранение. Указывается название ТМЦ, количество, вес, стоимость и другие параметры.
• Условия хранения. В акте должно быть указано, что продукция требует специальных условия хранения, в этом случае фирма должна обеспечить выполнение требований.
• Особые отметки о товаре или материалах, если это необходимо.
• ФИО и подпись передающего лица.
• ФИО и подпись принимающего лица.

Читайте также Россияне смогут приобретать облигации федерального займа для физлиц

Обычно составляется два экземпляра – для передающей и принимающей стороны. Документы скрепляются подписями уполномоченных лиц.

Что дает заполнение формы?

Документальное оформление договора хранения и заполнение специальной формы по всем правилам предотвращает неприятные ситуации, связанные с пропажей товара на складе. После ее подписания на принимающую сторону ложится материальная ответственность за сохранность товара, ему должны быть обеспечены необходимые условия на складе. Хранитель принимает на себя все риски на случай утраты или порчи.

Если товар по каким-либо причинам был утерян или поврежден во время хранения на складе, его владелец вправе получить компенсацию причиненного материального ущерба. Документы станут основанием для подачи заявления в суд, если сторонам не удастся договориться между собой о размере неустойки.

Если же акт не был составлен или при его заполнении были допущены ошибки, передающая компания не сможет доказать факт передачи товара на хранение и потребовать компенсации за утерю. Заполнение документа гарантирует честное сотрудничество и предотвращает материальный ущерб.

Материальные ценности - один из основных видов предприятия. За ними, как и за любыми другими ценностями, должен быть организован надлежащий контроль. Обеспечивается он в том числе тем, что все хозяйственные операции с материальными ценностями оформляются документально. Например, путем составления акта приема-передачи. Приведем пример формы акта приема-передачи материальных ценностей (образец простой) в нашей консультации.

Какую форму акта использовать?

Унифицированной формы акта приема-передачи материальных ценностей нет. Но даже если бы она существовала, организации были бы не обязаны использовать именно ее (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Поэтому форму акта приема-передачи организация может разработать самостоятельно. При этом важно помнить, что в любом первичном учетном документе должны быть обязательные реквизиты. К ним относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

В качестве основы для разработки акта приема-передачи материальных ценностей организация может использовать, к примеру, акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66). Эту форму организации нужно будет доработать с учетом своих потребностей и особенностей оформления. Разработанную форму акта, а также цели, для которых такая форма будет использоваться, необходимо закрепить в .

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей сотруднику (образец)

Приведем форму акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица (МОЛ). Предположим, МОЛ увольняется. Соответственно, закрепленное за ним имущество необходимо передать другому лицу. Напомним, что при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В ней участвуют и «старый», и «новый» МОЛ. Акт инвентаризации составляют в 3-х экземплярах. Старый МОЛ расписывается в передаче ценностей, а новый - в их получении (п. 2.10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Акт материальной ответственности (бланк) на возврат ценностей от «старого» МОЛ и на передачу их «новому» можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. За основу для разработки такого акта можно взять, к примеру, унифицированную форму № ОП-18 (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132).

В то же время передача ТМЦ материально-ответственному лицу от одного к другому может быть оформлена через третье лицо - организацию-работодателя, которая принимает ценности от «старого» МОЛ и затем передает их «новому». В этом случае акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении, составляется, как минимум, в двух экземплярах (для работодателя и работника) и будет подтверждать возврат всего переданного имущества и отсутствие имущественных претензий к увольняющемуся МОЛ со стороны работодателя. А затем уже оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей уволившегося МОЛ от организации к новому материально ответственному лицу.

Приведем форму актов, которыми также можно оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Этим актом можно оформить, к примеру, передачу основных средств от одного МОЛ другому. При этом, как указывали выше, оформляются, как минимум, по 2 экземпляра актов: «”старый” МОЛ -> организация» и «организация -> “новый” МОЛ».

Ответственное хранение обусловлено вмененными обязанностями поставщиком товара его получателю в обеспечении условий сохранности доставленной продукции. Такая мера применяется при поставке продавцом объекта покупки, не устраивающего по качеству покупателя, который выразил свое желание оформить его возврат или замену. Какие нюансы процедуры, и как она может быть оформлена?

Ответственное хранение

Сущность мероприятия

Процедура принятия товара на ответственное хранение регламентирована нормами правового акта, уточняющего условия, при которых она может быть реализована. Операция оформляется при отказе в приемке продукции покупателем, ввиду несоответствующих характеристик доставленного объекта заявленным параметрам, или по личным соображениям получателя.

Сущность процедуры заключается в возложении обязанностей на покупателя сохранить продукцию, за которую им еще не были внесены денежные средства, и обеспечить поставщику условия возврата товара в соответствующем состоянии.

Основной целью операции является соблюдение интересов сторон договора. Покупатель вправе отказаться от объекта покупки, однако соблюдение его интересов не должно ущемлять права поставщика в возврате продукции в виде и в количестве, в котором она была отправлена.

Поскольку в сложившейся ситуации хранение является непредвиденным обстоятельством, то оно осуществляется на внедоговорных условиях. Такая позиция свидетельствует о безвозмездном характере услуги. Понесенные в ходе ее обеспечения расходы не подлежат компенсации. Ввиду сложившихся обстоятельств оформить стандартный договор хранения в такой ситуации не возможно, поэтому фиксирование обязательств производится через акт передачи на ответственное хранение, образец которого можно найти в интернете.

Зачем необходимо оформление процедуры

При неблагоприятном стечении обстоятельств, обусловленных необходимостью возврата товара, он передается актом на хранение в случае, если продавец не имеет возможности сразу же его забрать. Причиной его нерасторопности могут быть:

• • проблемы транспортировки;
  • отсутствие средств или времени на организацию обратной доставки;
  • неготовность склада продавца для принятия товара обратно.

В таких ситуациях актуально оформление акта на хранение. Согласно ему, участники первоначального договора, приходят к соглашению, что товар, подлежащий возврату до момента требования его передачи, будет находиться на складе покупателя, который берет на себя обязанность обеспечить соответствующее хранение продукции и ее сохранность.

Закон определяет право покупателя на возврат товара после заключения сделки и выполнения продавцом обязательств по доставке объекта покупки только при условии сохранения им количественных и качественных характеристик.

После оформления товара на хранение, получатель должен обеспечить сохранность его количественных и качественных показателей. Продавец обязуется освободить склад покупателя не позже установленных договоренностью сторон сроков.

Если поставщик не укладывается в сроки, то ему необходимо переговорить с получателем об их продлении. В праве покупателя не согласиться на такое предложение и распоряжаться по своему усмотрению товаром. В случае его возврата поставщику им должны быть компенсированы все расходы, понесенные получателем на транспортировку.