Кадровый учёт в рамках организации предполагает большое количество документов, систематизировать которые просто необходимо для обеспечения слаженной работы подразделения и сохранности информации.

Журнал регистрации трудовых договоров относится к рекомендуемой учётной документации.

Его ведение окажет работодателю неоценимую услугу при проверках трудовой инспекцией и головными предприятиями, а также послужит ярким доказательством законности оформления трудовых отношений в случае судебного разбирательства.

Срок хранения журнала обозначался в 75 лет.

Фиксация договоров в регистрационной книге (Приказ Главного Архивного Управления №33 «Государственная система ДОУ» 1988/25/05 п.3.2.1.2) усиливает юридически трудовые соглашения/контракты (проставляется дата и номер регистрации).

По этой причине журнал может служить аргументом в трудовых спорах между работником и руководителем.

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Ведение журнала регистрации – дело добровольное. Учётная книга не определена как обязательный документ Приказом Минкультуры №558 2010/25/08 редакция 2016/16/02, который указывает на необходимость сохранения трудовых договоров (п.657), не акцентируя внимания на способе их учёта и сбережения.

Журнал регистрации трудовых договоров чрезвычайно удобен и полезен для самого работодателя:

• внесение записей в хронологической последовательности, что облегчает поиски нужной информации (например, при выдаче справки увольняющемуся сотруднику);
• при регистрации договор приобретает юридическую силу (регистрационный номер и дата);
• указание папки (номера дела), где хранится зарегистрированный договор;
• дублирование информации, что усиливает гарантию её сохранности.

Журнал регистрации может служить аргументом в суде в случае обвинения в нарушении законодательства (например, ТК ст.67 об обязательности заключения договора в 3-дневный срок) и доказательством законопослушности нанимателя.

Графы, трудности с нумерацией

Журнал регистрации может быть традиционным и электронным. Бумажный вид более популярен и надёжен (невозможно изменить информацию). Перед началом использования он должен быть прошит и пронумерован постранично. Содержание журнала не определено ни одним нормативным документом.

• порядковый номер записи/сотрудника;
• номер договора, дата подписания;
• отделение и должность;
• номер приказа о приёме на работу и дата;
• номер приказа о расторжении договора и дата;
• основание расторжения;
• тип договора (бессрочный, срочный с конкретизацией);
• тип занятости (основная работа или совместительство);
• выдача 2го экземпляра на руки (две подграфы: дата и подпись работника);
• дополнительные соглашения (номер документа, число и номер приказа);
• примечания.

Графы и их расположение могут меняться. Целесообразно включить графу «Номер дела для подшивания документа» либо использовать с этой целью графу «Примечания».

Во избежание путаницы с нумерацией следует помнить что «номер п/п» означает только номер записи.

Номер договора и номера допсоглашений вписывают в отдельные графы, которые можно поместить рядом, что облегчит поиск нужной информации и снизит нагрузку на глаза.

Либо в примечаниях (рядом с графой допсоглашений) вписывать фразу «к договору №ХХ». Иногда ведение различных журналов по договорам и по допам становится оптимальным решением.

Как вариант, нумерацию регистрируемых договоров можно каждый год начинать заново, что сократит количество цифр в первой графе и поможет избежать ошибок и путаницы.

Наличие регистрационного журнала в электронном виде упрощает его ведение, но повышает риск внесения исправлений и сомнительных фактов.

Следует заранее позаботиться о блокировании функции корректирования информации, что исключит стороннее вмешательство и подтасовку сведений.

Как заполнить?

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (ч. 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:

• если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
• если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

Примерную форму книги учета трудовых договоров

Образец заполнения книги учета трудовых договоров

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.

Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.

Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2020 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.

Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:

• если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
• если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.

Когда требуется и обязательно ли

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.

Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.

Кто занимается ведением

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.

Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.

В приказе требуется указать:

• сотрудник, который ответственен за журнал;
• способ заполнения журнала, выбранный вариант;
• форму регистрации внутренней документации.

Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.

Главными требованиями являются:

• жесткая, долговечная обложка любого цвета;
• использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
• на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
• все страницы нумеруются;
• первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
• на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
• каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
• в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.

Форма бланка

При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

• в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
• в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.

Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Как правильно заполнять журнал и его образец

Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.

Образец заполнения можно:

На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.

Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:

• порядковый номер;
• ФИО полностью;
• должность;
• время действия документа;
• приказ или уведомление о выпуске журнала;
• подпись ответственного сотрудника.

Основные ошибки

Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.

В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.

Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.

Срок хранения

Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.

ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.

Как внести изменения

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

• изменения условий трудоустройства;
• увольнение;
• перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

• контроль документов;
• конфиденциальность;
• срочный поиск и формирование копий документов и справок;
• быстрое распечатывание прошлой документации.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет . Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным .

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, . То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу . Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала . Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

• номер по порядку;
• период времени;
• ФИО ответственного;
• должность лица;
• основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

• Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
• Второй – дата заключения договора.
• Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
• Фамилия и инициалы работника.
• Пятый столбик – его профессия или должность.
• Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
• Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
• В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
• Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
• Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет . Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

• более быстрый поиск в документе;
• оптимизация работы;
• соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
• конфиденциальность журнала;
• меньше времени уходит на его ведение;
• упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал . В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Многие компании регистрируют трудовые договоры, заключаемые с сотрудниками, в специальном журнале. О нюансах и тонкостях заполнения журнала регистрации трудовых договоров, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Условия, которые нужно включить в трудовой договор

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Итак, работодатель самостоятельно определяет будет ли он вести специальный журнал регистрации ТД или нет. Ведение таких журналов носит рекомендательный характер, а не обязательный.

Обращаем внимание, что унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому каждая организация может разработать такой документ с учетом практической необходимости.

Рекомендуем также помимо журнала, в котором будут регистрироваться непосредственно ТД вести отдельную регистрационную форму для учета договоров о материальной ответственности работников. Напомним, что для того, чтобы возложить на работника полную материальную ответственность с ним должен быть заключен отдельный ТД.

И для того, чтобы вести надлежащий учет таких ТД и понадобится специальная форма.

Журнал регистрации трудовых договоров: срок хранения

Как мы уже отметили, журнал учета ТД носит рекомендательный характер. Работодатель на свое усмотрение принимает решение о необходимости ведения такого документа. Между тем, если такой журнал ведется в организации, необходимо соблюдать срок его хранения .

Такой срок установлен пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Такой журнал должен храниться в организации в течение 75 лет.

Поскольку, как мы уже отметили выше, унифицированной формы журнала нет, работодатель может самостоятельно определить структуру документа. И включить в него внесение той информации, которую он посчитает актуальной.

Также следует предусмотреть специальный раздел, в котором будет указываться информация, о сотруднике, ответственном за ведение этого журнала.