Нужно ли списывать в дело электронные документы. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт). Просмотр и редактирование карточки документа

Отчеты бухгалтеров, первичная учетная документация, а также регистры проведенного бухгалтерского учета хранят 5 лет и более. Точные сроки приведены в Законе о бухгалтерском учете (17 статья 1 пункт).

Наши сотрудники, которые принимают во внимание действующие нормативные акты, помогут с максимальной точностью определить сроки хранения документации, ее списания. Именно в нормативных актах зафиксированы точные сроки, в течение которых можно хранить определенные документы. При этом особого значения не имеет тот факт, хранятся ли бумаги в компании, в муниципальном либо государственном архиве.

Период хранения документации

Все документы по сроку хранения распределены на две специальные категории:

1) Документы, которые могут храниться в течение определенного срока.

2) Документация, которую необходимо хранить постоянно. Такие бумаги списывать не нужно.

Период временного хранения документации определяется именно в годах (5 лет, 1 год, иное). И такие сроки используются всеми организациями и компаниями. В том случае, если срок закончился, можно приступить к списанию бумаг. В обязательном порядке в процессе составляется Акт списания документации.

Особенности процесса списания документации

Данная процедура включает ряд этапов:

1. Оценка ценности документации экспертами. Этим процессом занимается специально созданная комиссия. Члены комиссии осуществляют отбор, классификацию, подготовку и оформление документов для постоянного, продолжительного хранения. Они же выполняют списание документации, архивирование бумаг. Для того чтобы точно установить потребность в процессе списания, члены комиссии используют различные информационные источники (федеральный закон, основные требования, нормы).
2. Подготовка акта для последующего списания документации, которую не нужно постоянно хранить. Данный акт имеет определенную форму. В этот акт входят только те бумаги и дела, которые с первого января хранить не нужно. Кстати, составление акта осуществляется в тот период, когда сохранять документы уже не нужно. В таком акте обязательно должна присутствовать подпись специалиста, который выполнял оценку. Дополнительно должны подписать остальные члены комиссии, собственник фирмы или руководитель организации.
3. Утверждение составленного акта. Этот процесс проводится в государственном архиве.
4. Конфиденциальное списание и уничтожение документов. Выполняется оно разными способами. Чаще всего используют:
   • Термический способ (сжигание).
   • Шредирование (разрезание документов на небольшие кусочки).
   • Химические составы.
   • Перемещение списанных документов в пункт, где осуществляется вторичная переработка сырья. В этом случае обязательно составляется соответствующий акт о передаче документов.

Важные моменты:

• Стандартные акты обязательно включают такую фразу: «Описи дел постоянного хранения за ___ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ____________________ (протокол от __________ №___)». Данное предложение необходимо лишь в том случае, если документация передается на хранение государству. Во всех остальных случаях использовать ее не нужно.
• Еще одна фраза, присутствующая в документе «Документы количестве _____ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______». Компании, которые осуществляют списание, уничтожение бумаг собственными силами, обязательно заменяют ее другой, представленной в образце. Заполнение полей обязательно, если к данному процессу привлекаются сторонние компании. Фраза может входить в акт, соглашение или накладную.
• Хранились ли документы в государственном архиве или нет, неважно. В любом случае утверждение составленного акта руководителем компании выполняется только после проведение всех мероприятий, согласования. Далее осуществляется регистрация акта.
• Акт обязательно согласовывается со всеми членами комиссии, которые выполняли экспертную оценку.

Как заказать списание документации в Москве?

Списанием и уничтожением документации должны заниматься специалисты, поскольку эти мероприятия включают немало важных моментов. В нашей организации «АйТи Решения» работают только квалифицированные работники, имеющие соответствующее образование, немалый опыт. Поэтому они без особых сложностей смогут выполнить оценку представленной документации, выделить бумаги, срок хранения которых подошел к концу, а также подготовить акт на списание тех дел, которые хранить не нужно. Кроме того, мы сможем выполнить обработку документов, систематизировать их, подготовить опись, которая необходима для последующей передачи их в муниципальный или государственный архив.

Структура хранения документов в делах двухуровневая:

1. согласно Номенклатуре дел , заводятся дела (тома)
2. в дела (тома) помещаются документы

В одной позиции номенклатуры их может быть множество:

И в каждом деле может быть множество документов. Каждый документ может одновременно входить только в одно дело; для прикрепления к делу заполняется соответствующий реквизит документа:

Из карточки дела доступны печать Описи, Обложки, Карты-заместителя и Листа-заверителя:

На основании дела можно создать документы - Уничтожение и Передача:

Передача дел в архив - это документ, в котором заполняются закрытые дела за текущий год по указанной организации:

После проведения документа, дела отмечаются соответствующей ссылкой:

Переданные в архив дела не видны в общем списке дел - Том 2 виден, а заархивированный Том 1 нет:

Вопрос 10.32 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Дела (тома) располагаются в разделе:

1. Документы и файлы.
2. Совместная работа.
3. Нормативно-справочная информация.
4. Настройка и администрирование.

Правильный ответ первый:

Вопрос 10.53 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Справочник "Дела (тома)" предназначен для:

1. регистрации дел и гомов, используемых для хранения бумажных версий документов
2. регистрации дел и томов, используемых для хранения электронных версий документов
3. данный справочник в системе отсутствует

Верный ответ первый. Для электронного документооборота тома не нужны.

Вопрос 10.54 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Дела (тома) создаются пользователями в соответствии с:

1. номенклатурой дел
2. системой учета на предприятии
3. организационной структурой

Правильный ответ первый. ***

Вопрос 10.46 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Дела (тома) связаны с номенклатурой дел следующим образом:

1. по заголовку дела номенклатуры дел может быть заведено несколько дел (томов)
2. одно дело (том) может соответствовать нескольким заголовкам дел номенклатуры дел
3. по заголовку дела номенклатуры дел может быть заведено одно дел (том)

Верный ответ первый, см. выше.

Вопрос 10.47 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для отражения факта передачи дел в архив служит:

1. обработка "Передача дел в архив"
2. документ "Передача дел в архив"
3. справочник "Передача дел в архив"
4. верны ответы 1 и 2

Верный ответ второй.

Вопрос 10.14 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Если дело закрыто, позволит ли программа списывать в него документы?

Правильный ответ второй - не позволит.

Вопрос 10.15 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Если дело закрыто (установлен соответствующий флажок в карточке дела), то в списке дел оно отображается:

1. с картинкой замка
2. с картинкой двери
3. не отображается

Правильный ответ первый:
Вопрос 10.16 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Отразить факт помещения документа в дело можно:

1. заполнив поле "Помещен в дело" в карточках внутреннего, входящего или исходящего документа.
2. введя документ "Поместить в дело"
3. запустив обработку "Поместить в дело"
4. установив флаг "Помещено в дело".

Правильный ответ первый, см. выше.

Вопрос 10.17 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Если размер текущего тома дела приближается к максимальному, то для учета поступающих документов следует создать новый том?

1. Можно не создавать, если это указано в настройках

Верный ответ первый, рекомендованный размер тома - до 200 листов.

Вопрос 10.18 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. В документе "Передача дел в архив" при подборе или выборе дел будут ли отображаться дела (тома), у которых не установлен флажок "Дело закрыто"?

Верный ответ второй - в архив передаются только закрытые дела.

Вопрос 10.19 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Отображаются ли в карточке дела (тома) сведения о передаче дела в архив?

Верный ответ первый, отображаются - см. скриншот выше.

Вопрос 10.33 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для дела (тома) предусмотрена печать:

1. обложки дела.
2. внутренней описи.
3. листа-заверителя, карты-заместителя.
4. верны варианты 1 и 2.
5. верны варианты 1, 2 и 3.

Верный ответ пятый, все опции доступны.

Вопрос 10.34 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для дела (тома) можно создать на основании:

1. передача дел в архив.
2. уничтожение дела.
3. процесс.
4. верны варианты 1 и 2.
5. верны варианты 1, 2 и 3.

Правильный ответ четвертый, см. выше.

Порядок уничтожения электронных документов достаточно интересен многим сотрудникам как небольших, так и крупных компаний: дело в том, что несмотря на широкое распространение компьютерных технологий, и, в частности, электронных архивов, информационные устройства всё ещё остаются весьма непривычными для многих сотрудников.

Не все должным образом подготовленны

Кадры, не имеющие прямого отношения к IT-отделам, зачастую очень слабо представляют себе механизмы действия электронного документооборота, а потому весьма часто случаются разнообразные курьёзы или, что намного хуже, серьёзные ситуации, наносящие ущерб компании.

Рассмотрим порядок уничтожения документов в электронном виде

Первое, что необходимо чётко понимать - это то, что даже после перемещения документа в корзину и её очистки, документ никуда не делся. Он всё ещё лежит жестком диске вашего компьютера, но размечен как свободное место. Проще говоря - если вы снимете вывеску со здания, это ещё не значит, что здание будет снесено. Сейчас, когда вы читаете этот текст, на вашем жестком диске, скорее всего, ещё хранятся документы, которые вы удаляли год или два назад.

Просто представьте, что грамотный it-специалист может найти на вашем компьютере

Первое правило: обычное удаление не работает.

Порядок уничтожения документов в электронном виде таков: поверх того места, где находился ваш файл (объявленного свободным) записывается «цифровой мусор», то есть случайный массив информации. Однако даже после 4-5 циклов такой записи по так называемому «магнитному эху» всё ещё реально восстановить ваши данные. Стандарт гражданской документации подразумевает 8 циклов перезаписи определёнными массивами, а стандарт Пентагона - 50 циклов. Такой процесс медленный и не совсем удобен, но документация не попадёт в третьи руки.

Однако есть другой вариант

Второй вариант уничтожения документов в электронном виде - это физическое уничтожение носителя: с помощью химических средств (кислоты), с помощью электромагнитного излучения (только магнитные носители), с применением многочисленных физических деформаций (серии разрушающих ударов), с помощью сверхвысоких температур. Этот способ куда более надёжен и применяется корпорациями для тех данных, стоимость которых многократно превышает стоимость носителей.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
• перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Списание и уничтожение документов

Удаление движения экземпляра документа

В режиме корректировки реквизитов движения можно производить удаление ошибочно зарегистрированных движений экземпляра документа. Операция удаления доступна только для последнего зарегистрированного движения, причем общее число движений экземпляра должно быть больше одного, а сам экземпляр не перерегистрирован.

Для удаления движения экземпляра документа следует «щелкнуть» по кнопке «Удалить движение», после чего будет произведено удаление движения экземпляра документа из базы документов.

Режим предназначен для записи в базу данных номера дела и даты списания документа в дело. Запуск режима осуществляется с помощью клавиши «F4» или по команде «Операции/Списание в дело» из режима просмотра карточек документов. На экране появится диалоговое окно «Списание экземпляра документа» (рис. 2.34.), в поля которого следует внести: дату возврата документа, количество листов документа и приложения, описание приложения, номер и дополнительный индекс дела, в которое списывается документ, дату списания.

Рис. 2.34. Окно списания экземпляра документа в дело

Для ускорения ввода информации часть полей заполняется значениями по умолчанию при открытии окна.

В строке «Сортировка по» имеются два поля (номер для сортировки и дата для сортировки), в которые вводятся значения критериев сортировки документов в деле. Критерии сортировки определяются видом сортировки документов в деле, зависящим от номера дела и устанавливаемым при формировании справочника индексов дел. В ТКЗ «Канцелярия» заданы четыре вида сортировки:

· по регистрационному номеру. В этом случае поля в строке «Сортировка по» недоступны;

· по дате документа. В строке «Сортировка по» доступна для редактирования дата сортировки (по умолчанию заполняется датой документа);

· по исходящему номеру документа. В строке «Сортировка по» доступно для редактирования поле номера для сортировки (по умолчанию заполняется номером документа);

· общий. В строке «Сортировка по» доступны для редактирования поля номера и даты сортировки. В поле номера по умолчанию заносится исходящий номер документа. В поле дата заносится: для исходящих документов - дата отправки сторонним корреспондентам и для входящих документов - дата документа.

Поля в строке «Сортировка по» могут редактироваться пользователем для изменения позиции документа в описи документов в досье.

При заполнении полей «Номер дела» и «Дополнительный индекс» с помощью клавиши «F2» можно вызвать на экран «справочное окно», в котором будет выведен справочник существующей номенклатуры дел. После окончания заполнения полей для записи информации в базу, необходимо щелкнуть по кнопке «Сохранить». Если часть полей при регистрации списания можно пропустить, то для быстрого перехода к кнопке «Сохранить» можно воспользоваться клавишей «PageDown».

Для выхода из окна «Списание экземпляра документа» используется кнопка «Отмена» в нижней части окна или клавиша «Esc».

Отмену операции списания экземпляра документа можно сделать, выбрав пункт меню «Операции/Отмена операции». На экране появится предупреждение (рис. 2.35.).

Рис. 2.35. Отмена операции списания экземпляра документа

После нажатия кнопки «Оk» операция списания документа будет отменена и в окне просмотра регистрационной карточки документа отобразится последнее предшествующее списанию движение экземпляра документа.

При попытке изменить листаж документа или приложения в режиме «Коррекция движения» для уже списанного документа на экране появится запрос «Производить корректировку листажа в списании?». При утвердительном ответе на запрос все внесенные изменения в листаже будут внесены во внутреннюю опись.