Многие компании отправляют своих сотрудников в командировки, для похождения семинаров, для заключения новых контрактов, для решения проблем, связанных с деятельностью компании.

У кадровых специалистов, так же как и бухгалтеров в связи с этим возникает очень много вопросов, касающихся оформлением командировки, ее расчетом и налогообложением. Данная статья поможет вам решить эти проблемы и предоставит ответы на все ваши вопросы.

Кадровое сопровождение служебной командировки

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В случае нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняется его средний заработок и место его работы. Оформление командировок оговорено в в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 “О служебных командировках в пределах СССР” .

Согласно данной инструкции при направлении сотрудника в служебную командировку руководитель отдела, к которому относится сотрудник (его непосредственный руководитель) заполняет для него «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», в котором указывается цель командировки, задачи которые необходимо решить во время этой поездки, название компании, в которую командируется сотрудник, дата поездки. «Служебное задание» по форме № Т-10а должен утвердить руководитель компании. Затем на основании данного документа кадровиком составляется «Командировочное удостоверение» по форме № Т-10. В котором указывается название компании, город в которые командируется сотрудник, а так же непосредственно даты командировки. Согласно этим датам сотрудник делает отметку у себя в компании в отделе кадров, что он убывает в день направления в командировку, по приезду на место командирования сотрудник отмечает в отделе кадров компании дату приезда, далее в день отъезда он делает пометку выбывает из места командирования и в день прибытия на свое рабочее место в своей компании ему делает последнюю отметку-день прибытия. Все отметки должны быть подтверждены подписями и печатями должностных лиц. Обоснованность расходов, понесенных в командировке и возмещенных компанией подтверждаются соответствующими документами, в том числе командировочным удостоверением.

После оформление служебного задания и командировочного удостоверения работник идет в бухгалтерию, где ему выдают аванс на суточные расходы, на оплату проезда, оплату проживания, а так же на расходы, которые работодатель готов погасить за счет компании. Все эти нюансы можно утвердить во внутреннем локальном акте компании или в положении об оплате труда. Суточные в пределах норм, сумма которых не будет облагаться такими налогами как НДФЛ и страховые взносы установлены п.3 ст. 217 НК РФ в размере 700 рублей в сутки за время нахождения в командировке на территории РФ, 2500 рублей в сутки за время нахождения в командировке заграницей. Суточные считаются за каждый день нахождения в командировке, включая праздничные и выходные дни.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Командировочные расходы учитываются на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами” (План счетов бухгалтерского учета ФХД организации, утвержденный Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). Все расходы, понесенные и документально подтвержденные учитываются по Кт счета 71. Выдача под авансовых средств выдается сотруднику, только в случае полного отчета и возврата не потраченных средств по предыдущей командировке. По приезде из командировки командировочное лицо должно в течении 3 дней отчитаться перед бухгалтерской службой за авансовые деньги, а так же понесенные расходы. Для этого он самостоятельно составляет авансовый отчет с приложениями всех чеков, билетов, счетов и актов, а так же прикладывает командировочное удостоверение.

Бывают случаи, когда сотруднику пришлось потратить больше средств, чем ему выдали в кассе компании. В таком случае компания обязана возместить ему данную сумму через кассу или банк на его личный счет. Если же сотрудник потратил меньше, чем ему выдали под отчет, то разницу он должен вернуть в кассу бухгалтерии. Если в течении 1 месяца данная сумма от такого сотрудника не поступила, то бухгалтерия по согласованию с руководителем и сотрудником имеют право удержать ее из заработной платы сотрудника. Но в данном случае необходимо иметь в виду, тот факт что сумма удержаний не должна быть более 20% от суммы заработной платы или 50% от этой же суммы, если на сотруднике уже имеются 2 или более исполнительных документа. Если же вам не удалось получить согласие сотрудника, то вы сможете решить эту проблему в судебном порядке.

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены невозвращенные денежные средства в установленные сроки

Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы невозвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Налогообложение командировочных расходов

Ндс, который выделен в счетах за услуги проживания в гостинице можно принять к вычету, если на данный счет выдана счет-фактура и имеется кассовый чек, в котом НДС выделен отдельной строкой или на основании бланков строгой отчетности. При чем специально для гостиниц Минфин разработал бланки строгой отчетности (Приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121). Этими документами являются счет № 3-Г или № 3-ГМ. Если при приобретении электронного авиабилета до места командировки и обратно отдельной строкой выделен НДС, то его так же можно учесть к вычету. Данный ответ предоставил нам Минфин РФ Письмом от 10 января 2013 г. N 03-07-11/01.

Налоговый учет командировочных расходов по налогу на прибыль регулируется статьей 25 НК РФ. Для того, чтобы принять все эти расходы для исчисления налога на прибыль необходимо, чтобы они все отвечали определенным требованиям, а именно были экономически обоснованные, документально подтвержденные, а так же произведены для целей повышения бизнеса компании. Расходы, связанные с командировкой относятся к прочим расходам и относятся ко времени утверждения авансового отчета.

Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 ), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.

А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.

Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.

То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.

Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой ( «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.

Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в , а сейчас такого указания нет.

Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы ( Положения № 749).

Вычет НДС по командировочным расходам

Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.

Билеты: как их отразить в учете

Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.

Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.

Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.

Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).

Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности ( приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России ).

Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.

Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Рассмотрим пример.

Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.

Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).

Работник отдыхает в месте проведения командировки

Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?

Учет командировочных расходов: как все сделать по правилам

Как прямо записано в Налоговом кодексе, суммы суточных учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они включаются в состав затрат в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами компании, приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. Иными словами, для целей налогообложения прибыли суточные не нормируются.

Часто, чтобы с суточных не удерживать НДФЛ, организация устанавливает их в размере, не превышающем в день 700 руб. по России и 2500 руб. по заграничным командировкам. Но подчеркнем, что для целей исчисления размер суточных может быть в любом размере. Кроме того, предельный размер необлагаемой суммы суточных не установлен и для взносов во внебюджетные фонды. Суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19).

При методе начисления суточные признаются в составе расходов на дату утверждения авансового отчета командированного работника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При кассовом методе для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче работнику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно, только после того как сотрудник представит авансовый А значит, расходы нужно признавать не ранее даты утверждения авансового расчета (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Размер суточных для командированных сотрудников компания определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Суточные сотрудникам выплачивают:

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
• за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Размер суточных за время пребывания сотрудника в командировке подтверждается документами, которые оформляются при его направлении в поездку (например, командировочным удостоверением). Подтверждать, на что именно сотрудник расходовал суточные, не нужно. Такой вывод поддерживают и контролирующие ведомства (письмаМинфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если же транспортное средство отправляется после 0 часов - следующие сутки.

Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день оплачивают в полном размере.

Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства. Если речь идет о командировке по России, то суточные ему не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации.

При этом он должен учесть:

• удаленность места командировки от места жительства сотрудника;
• условия транспортного сообщения;
• характер выполняемого задания;
• необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

Такие требования предусмотрены пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачивают по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь нужно применять норму для командировок по России. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами нужно платить по нормам той страны, в которую направлен сотрудник. Такой порядок устанавливаетпункт 18 Положения № 749.

Пример

Компания, расположенная в г. направляет экономиста А. С. Константинова в служебную командировку в г. Дюссельдорф (Германия). Время вылета из Москвы - 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Брянска 7 апреля в 18 часов 35 минут.

Обратный самолет, на котором Константинов возвращается из Дюссельдорфа, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.

Первым днем командировки следует считать 7 апреля. За этот день сотруднику должны выплатить суточные по нормам, установленным для командировок в пределах России. При вылете в Дюссельдорф Константинов пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в по норме, установленной для командировок в Германию.

При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.

В Брянск Константинов прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.

Средний заработок за время командировки

За время командировки за штатным сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок по командировке выплачивается за все дни работы сотрудника по графику, установленному для него. В том числе за дни, когда командированный находится в пути или вынужденно задерживается (п. 9 Положения № 749).

Обратите внимание: если работник находится в командировке, выплачивать ему за эти дни обычную зарплату нельзя. На время командировки за работником сохраняется именно средний заработок.

Конечно, выплачивать работнику за время командировки обычную заработную плату проще. Не нужно делать сложных вычислений, которыми богат расчет среднего заработка. Однако в своем письме от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0 специалисты Роструда, апеллируя к нормам трудового законодательства, однозначно выступили против оплаты времени командировки исходя из оклада.

Действительно, согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в командировку за ним сохраняется именно средний заработок. Поэтому «выплата работнику… заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса». Именно такой вывод сделали в Роструде.

Таким образом, просто выплачивать работнику оклад за тот месяц, когда он уезжал по служебным делам, нельзя. Впрочем, как правило, средний заработок несколько выше текущей заработной платы, поскольку включает в себя в том числе и премии, выплаченные работнику в расчетном периоде. Так что такой порядок даже работнику, который ездил в командировку. Если же средний заработок, сохраняемый на время командировки, окажется ниже оклада сотрудника за этот период, организация вправе компенсировать эту разницу.

В статье 167 Трудового кодекса РФ сказано, что за время нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также ему возмещаются расходы, связанные со служебной поездкой. То есть положения данной статьи гарантируют работнику минимальный размер выплат за дни его нахождения в командировке (средний заработок), но не устанавливают при этом верхнюю границу таких выплат.

Кроме того, Трудовой кодекс РФ запрещает ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим законодательством (ст. 8, 9 ТК РФ). А улучшать положение работников организация вправе на свое усмотрение.

Поэтому компания может компенсировать сотруднику разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период. Главное - предусмотреть такую доплату в коллективном (трудовом) договоре. Оформить ее можно, например, как материальное поощрение по итогам работы за месяц.

Сумму среднего заработка, выплаченную работнику за время командировки, можно учесть при расчете налогооблагаемой прибыли. Нюанс: эти затраты проходят не по статье «прочие расходы», а по статье «расходы на оплату труда».

Расходы на проживание (наем жилого помещения) в командировке

Документально подтвержденные расходы на наем жилья командированным работником учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1. ст. 264 НК РФ).

Помимо затрат на оплату помещения при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:

• с обслуживанием работника в барах и ресторанах;
• дополнительным обслуживанием в номере;
• пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако если питание предоставляется в столовой или кафе, то оно под перечисленные исключения не подпадает. К такому же выводу пришел ФАС Московского округа в постановлении от 7 ноября 2012 г. № А40-112186/ 11-20-455.

На практике также часто возникает вопрос: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость услуг по бронированию мест в гостинице? Да, оплату услуг по бронированию номера можно включить в состав расходов на командировку как дополнительные услуги, оказываемые гостиницами (абз. 3 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148).

Подтверждают эту точку зрения некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Волго-Вятскогоокруга от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15).

Обратите внимание: при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются.

Расходы по найму жилого помещения в командировке работник может подтвердить:

• бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);
• кассовыми чеками.

Очень часто бухгалтеры задают и такой вопрос: какими документами можно подтвердить оплату проживания в командировке, если сотрудник оплатил услуги гостиницы корпоративной картой через Интернет?

Здесь нужно учитывать следующее. При оплате услуг гостиницы с помощью карты необходимы документы:

• подтверждающие использование карты сотрудником (слипы электронных терминалов, квитанции банкоматов, выписка по счету корпоративной карты, предоставленная учреждением);
• свидетельствующие об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег (кассовый чек или иной документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности).

Такие выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 10 ноября 2011 г. № 03-03-07/51 и ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876.

В рассматриваемой ситуации у сотрудника не будет слипов электронных терминалов или квитанции банкомата, поскольку оплата производится через Интернет. Поэтому следует запросить у банка выписку по счету корпоративной карты.

При оплате проживания через Интернет гостиница не сможет предоставить сотруднику кассовый чек. Вместо него она вправе выдать сотруднику бланк строгой отчетности (счет или квитанцию) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.). При этом допускается использовать только бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556, от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплату проживания подтвердит счет или квитанция, выданные гостиницей и оформленные в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету корпоративной карты.

Минфин России считает, что если возмещение расходов на VIP-услуги предусмотрено локальным актом компании, то такие затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Основание - положения статьи 168 Трудового кодекса. В частности, чиновники не против учета следующих затрат:

• на пользование залом официальных делегаций (письма от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45215 и от 15 августа 2013 г. № 03-04-06/33238);
• проезд в такси, но только если компания может доказать экономическую целесообразность таких затрат (письма от 14 июня 2013 г. № 0303-06/1/22223 и от 11 июля 2012 г. № 03-03-07/33).

Чтобы снизить налоговые риски, компания в положении о командировках может прописать, какой класс комфортабельности при направлении в командировку положен тем или иным сотрудникам.

На практике также часто возникает вопрос: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы сотрудника на такси до аэропорта, из которого он вылетал в командировку?

Да, можно. Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственное требование: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По Трудовому кодексу РФ организация обязана возместить сотруднику все расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). В этот документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339.

Прочие расходы на командировки

При направлении сотрудников в загранкомандировки в состав дополнительных расходов могут включаться:

• расходы на оформление и выдачу загранпаспортов, виз, ваучеров, приглашений и других аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Это прямо следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Частным случаем дополнительных расходов на командировку могут быть, например, затраты на курьерскую доставку визы и смс-оповещение о получении визы. Несмотря на то что такие затраты прямо не поименованы в подпункте 12пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и пункте 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, их можно учесть при налогообложении прибыли в составе расходов на командировку. При условии, что эти дополнительные затраты:

• предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом компании;
• подтверждены соответствующими первичными документами.

Аналогичный вывод следует из пункта 24 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и письма ФНС России от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756.

На практике также часто возникает вопрос: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на медицинскую страховку во время пребывания работника в загранкомандировке? Да, можно. Многие государства не разрешают въезд в страну без оформления медицинской страховки. Поэтому расходы на ее получение при направлении сотрудника в командировку экономически обоснованны. Подтвердить их можно страховым полисом и справкой о том, что страховка является обязательным условием выдачи въездной визы.

Если эти условия выполнены, расходы на оформление медицинской страховки можно включить в состав командировочных расходов и учтите при налогообложении прибыли. Основание - подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Учет командировочных расходов сотрудников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры

Инспекторы настаивают, что в командировку можно отправлять только тех, с кем заключен трудовой договор. Такую точку зрения подтверждает и Минфин России в письмах от 19 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/844 и от 13 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/755. На наш взгляд, командировку сотрудникам, которые в штате не состоят, лучше не оплачивать: инспекторы наверняка расценят это как ошибку со всеми вытекающими отсюда последствиями. Хотя справедливости ради отметим, что на этот счет есть арбитражная практика в пользу например постановление ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. № А72-5629/05-6/435. В нем судьи указали, что расходы, понесенные в командировке исполнителями гражданско-правовых договоров, по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки работников, с которыми заключены трудовые договоры. Следовательно, такие затраты можно учитывать при расчете налога на прибыль. Однако повторим: поступать так следует только в том случае, если компания готова отстаивать свою точку зрения в суде.

Поэтому, если же возникла необходимость направить в служебную поездку сотрудника, с которым не заключен трудовой договор, это следует просто иначе оформить. Заключая гражданско-правовой договор, можно предусмотреть один из трех вариантов:

• компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения (то есть выплачивается в составе вознаграждения по гражданско-правовому договору);
• компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно;
• организация оплачивает все или часть расходов, связанных с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (например, напрямую перечисляет деньги гостинице, в которой будет проживать внештатный сотрудник, направленный в служебную поездку).

Александр Елин,

Компании "АКАДЕМИЯ АУДИТА"