Тема: учет движения товаров в отделах аптечного склада. Построение логистических цепей. Как построить систему контроля товародвижения на складе (20900)

ЦЕЛЬ ЗАНЯТИЯ:

Научиться документально оформлять движение товарно-материальных ценностей в приемном отделе и в отделах хранения аптечного склада. Строить логистические цепи по информационным и финансовым потокам с указанием их связи с определенными логистическими операциями.

1. Графы 2, 5–12 журнала регистрации поступающих грузов заполняются на основании данных транспортных документов (железнодорожной накладной, почтовой квитанции и т.д.). Графы 3 и 4 – на основании счета поставщика. Графы 17 и 19 заполняются после приемки товаров по количеству и качеству их в соответствующие отделы, причем, заполнение графы 19 «Номер приемного акта (накладной)» является подтверждением факта оприходования товара. Графы 20 – 23 заполняются при передаче приходных документов в бухгалтерию.

2. В приемном акте по форме № 787-АП в графе «Количество поступившее» показывается количество фактического товара, принятого материально-ответственными лицами отдела хранения склада, за минусом недостач, боя, брака и товара, сданного на анализ по акту отбора проб. При механизации учета движения товара медикаменты, сданные на анализ при поступлении, включаются по отделу в эту же графу.

3. Приемный акт формы № АП-78 (мех) оформляется при механизированной обработке движения товаров.

4. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара (форма № АП-2). Акт составляется приемной комиссией в тех случаях, когда установлена недостача, бой, брак и порча товаров. Все реквизиты акта должны быть заполнены четко и разборчиво, так как он является документом, на основании которого предъявляют претензию и иск о возмещении излишне уплаченных сумм. Акт составляется в 3-х экземплярах:

1-й - направляется в арбитражный суд или вышестоящую организацию;

2-й - прилагается к приемному акту;

3-й – предназначен для поставщика.

5. Акт проверки неоприходованных товаров . Составляется в приемном отделе склада по окончании отчетного месяца на основании проверки фактических остатков не принятых и не оприходованных грузов, данных журнала регистрации поступивших грузов и оплаченных счетов поставщиков. В разделе «А» записываются грузы, на оплату которых поступили счета поставщиков. В разделе «Б» показываются грузы, по которым счета поставщиков не поступили.

6. Акт на списание медтоваров при поступлении составляется при механизированном учете движения товаров на недостачу, порчу и бой (в 4-х экземплярах).

7. Журнал учета движения товаров по отделу аптечного склада, базы является копированием записей с карточек складского учета товаров.

8. Стеллажная карточка. Карточка составляется в отделах хранения склада, базы, в одном экземпляре на каждую поступившую партию медтоваров и служит контрольным документом за реализацией лекарственных средств по срокам годности.

9. Упаковочный вкладыш. Форма применяется при упаковке товаров в ящики, контейнеры, мешки и т.д., заполняется в 2-х экземплярах. Один экземпляр кладется в упаковку, второй – прилагается к накладной, которая остается у грузоотправителя.

10. Сопроводительный (упаковочный) лист составляется при отправке товаров почтой, железной дорогой, автомобильным, водным и воздушным транспортом или другими средствами транспортных организаций. Составляется в 2-х экземплярах, один из которых (первый экземпляр) передается транспортной организации, а второй экземпляр возвращается в отдел экспедиции вместе с квитанцией по отправке грузов.

Таблица 1

Одним из показателей эффективной организации работы склада является обеспечение полной сохранности количества и качества всех товаров, поступающих на склад, хранятся там и отпускаются оптовым покупателям. Поэтому основными задачами складского учета товаров является правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверности данных по поступлению, хранению и отпуску товаров, а также контроль за сохранностью товаров в местах хранения и на всех этапах движения. При этом учет товаров и их движения в составе предоставляет коммерческой службе предприятия информацию для оценки качества выполнения договорных условий по оптовым закупкам и оптовой продаже товаров и принятия соответствующих коммерческих решений. Организация и непосредственное ведение учета товаров на складе и в бухгалтерии предприятия осуществляются под руководством главного бухгалтера предприятия.

Для обеспечения рациональной организации учета товаров необходимо:

> Установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

> Проводить в установленном порядке инвентаризации и выборочные проверки наличия товаров и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;

> Придерживаться норм и правил организации хранения товарно-материальных ценностей;

> Применять средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ с использованием программ складского учета.

Необходимыми предпосылками обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей на складах являются:

> Наличие надлежаще оборудованного склада (помещений) или специально об-оборудованных площадок для товаров "открытого хранения", проведение соответствующей специализации складов;

> Размещения товаров в соответствующих товарных секциях (отделах), а внутри них - в разрезе отдельных групп, типичных (сорто-) размеров (в штабелях, стеллажах, на полках и др.) С применением таких способов и приемов, чтобы обеспечить возможность быстрого их приема, отпуска и проверки наличия товаров; при этом к местам хранения каждого вида товара должны прикрепляться ярлыки с информацией о данном товаре;

> Обеспечение мест хранения товаров необходимыми весоизмерительными средствами (весами, измерительными приборами, мерной тарой), обеспечение их регулярного повиряння и клеймение;

> Определение круга лиц, ответственных за правильное и своевременное выполнение и оформление этих операций (заведующий складом, кладовщики, экспедиторы и т.д.) и за сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей на основе заключения с ними в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;

> Определение перечня должностных лиц, которым предоставляется право подписывать документы на получение и отпуск со склада товаров, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из состава материальных ценностей.

Все операции, связанные с приемом, хранением и отпуском товаров со склада, должны оформляться первичными документами, форма и содержание которых соответствуют требованиям действующего в Украине законодательства и обеспечивают учет товаров как в количественном, так и в стоимостном выражении. Формы первичных документов для применения их на складах конкретного предприятия определяются и устанавливаются администрацией предприятия с учетом применяемой системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций. При этом важно, чтобы все товары, поступающие на склад, были вовремя оприходованы, зато ни один товар не должен покинуть состав, если вместо него не остается документов о его отпуск, подписанных материально ответственными лицами, выдали и получили товар.

Товары, поступающие на склад от поставщиков, принимаются на основе товаросопроводительных документов, предусмотренных условиями поставки товаров и действующими правилами перевозок грузов, - накладной, товарно-транспортной накладной, транспортной железнодорожной накладной, счетом, счетом-фактурой и др.

При приеме товаров на склад материально ответственное лицо склада может заполнять накладную, в которой отражаются следующие данные: номер и дата выписки накладной; названия поставщика и покупателя; название и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с НДС). Накладная должна быть подписана материально ответственными лицами, сдали и получили товары, и заверенная печатями предприятий - поставщика и покупателя. Количество экземпляров накладной зависит от условий получения товаров покупателем, места передачи товаров, статуса поставщика и др. .

Для оприходования товаров, поступающих на склад, материально ответственное лицо обязано поставить подпись и скрепить его штампом на сопроводительном документе - товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах удостоверяющих количество или качество полученных товаров. При приеме товаров на склад необходимо проверить также наличие в комплекте документов на товары сертификата соответствия (качества, происхождения и т.д.).

Учет первичных документов, удостоверяющих получение товаров на склад, материально ответственные лица могут вести в Журнале учета поступления товаров. В этом журнале (произвольной формы) отображаются данные о названии приходных документа, его даты и номера, краткой характеристики документа, даты его регистрации и информация о полученных товарах.

Для оформления операций приемки товаров на складах могут заполняться также акты приема-сдачи товаров на хранение, акты о выявлении расхождений по количеству (качеству) при приеме товаров, приходные ордера и др.

Учет движения товаров на складах в разрезе каждого отдельного наименования осуществляется материально ответственными лицами в карточках учета товаров, которые заполняются на основании первичных документов в день завершения операции получения или отпуска товаров. При применении партийного способа хранения на складах оформляют партийные карты. Такие документы составляются на каждую партию товаров для контроля за поступлением и отпуском по количеству, массе, сортам, стоимостью товаров, полученных как отдельная партия по единому транспортному документу.

Отпуск товаров со склада осуществляется на основе заключенных договоров, нарядов, доверенностей и других соответствующих документов, подтверждающих право данного лица получать товары, и оформляется требованиями-накладными, накладными для отпуска товаров другим организациям, лимитно-заборным картам и тому подобное. Традиционно комплект товаросопроводительных документов, оформляются при отпуске товаров со склада, включая счет-фактуру (счет), отгрузочную спецификацию, комплект упаковочных листов на все тарные места, сертификат качества или сертификат соответствия, транспортную железнодорожную накладную (товарно-транспортную накладную) и другие. Для вывоза товаров с территории склада (предприятия) выписывается соответствующая пропуск; в отдельных случаях она может замещать один из экземпляров расходного документа.

Обобщенные итоги движения товаров на складе в течение определенного календарного периода приводятся в товарном отчете (отчете материально ответственного лица о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения), который подается в бухгалтерию и содержит записи по каждому приходных и расходных документа и остатках товаров на начало и конец отчетного периода. Все документы должны быть надлежащим образом оформлены и иметь соответствующие подписи.

Полнота и правильность ведения первичных документов проверяются работниками бухгалтерии предприятия способом проведения выборочных проверок наличия товаров и инвентаризаций. Результаты сверки подтверждаются подписями материально ответственного лица и работников бухгалтерии.

В случае компьютерной обработки данных первичных документов и карточек учета товаров на складе в компьютере создается специальная картотека, на основании которой регистрируются и анализируются данные об остатках, поступлении и отпуск товаров со склада и заполняется соответствующая статистическая отчетность

Вопросы для самоподготовки

1. Что понимают под торгово-технологическим процессом состава? Какие J факторы влияют на его рациональную организацию?

2. Каковы задачи организации процессов приемки товаров на складах торговых предприятий? Охарактеризуйте порядок организации приемки товаров по количеству и качеству на складах.

3. Какие требования предъявляются к организации размещения товаров на складах? Что понимают под условиями хранения? техникой хранения? Охарактеризуйте условия применения отдельных способов укладки товаров на хранение, их преимущества и недостатки.

4. Приведите перечень комплекса операций по отбору и отпуска товаров со склада оптового предприятия. Что служит основанием для отпуска товаров со склада? Какими методами и какими способами может проводиться отбор товаров для отпуска их со склада?

5. Каковы основные направления управления торгово-технологическими процессами на складах оптовых баз? Основные средства управления торгово-технологическим процессом состава целесообразно применять?

6. В чем заключается сущность направлений научной организации труда на складах торговых предприятий?

7. Какие первичные документы оформляются на складах торговых предприятий с целью организации оперативного учета и контроля движения товаров на складах?

Кирилл Толмачев

Генеральный директор ООО "Концепт Лоджик"

Журнал "Склад и Техника", № 1, 2010

Возможность украсть создает вора.

(Фрэнсис Бэкон)

Хищения и кражи, к сожалению, постоянные спутники любого склада. Это общая головная боль и управляющего складом, и руководства службы безопасности, и специалистов по подбору кадров, и бухгалтеров, отвечающих за учет. Известно много попыток раз и навсегда покончить с воровством на складах с применением самых разных методов и способов, но, к сожалению, ни один из них не дает стопроцентного результата. Даже если обнести весь склад высоким забором с колючей проволокой и обеспечить полный досмотр персонала. Ведь основная проблема, которая не позволяет раз и навсегда покончить с воровством и хищениями, заключается в том, что в 95% случаев преступником, совершающим кражу, является работник фирмы в процессе своей трудовой деятельности. И лишь малые 5% хищений остаются на долю тех, кто проникает в склад, когда там никого нет. То есть воруют в основном «изнутри».

Убытки, которые при этом несет компания, могут варьироваться в довольно большом диапазоне. Ведь объектом кражи может быть как бутылка воды, стоимостью 20 рублей, так и дорогостоящие медицинские препараты или же сложная вычислительная техника, бытовая аппаратура и техника стоимостью несколько тысяч долларов.

В данной статье описаны основные типичные схемы воровства на складах, а также способы контроля за товарно-материальными ценностями с целью снижения случаев краж. Именно снижения, ведь полностью искоренить воровство практически невозможно (разве что оставить на складах одних только роботов, которыми будет управлять сам хозяин бизнеса) и каждый раз преступники будут выдумывать все новые и новые способы обойти систему безопасности. Однако задача каждого управляющего складом видеть проблему и быть на шаг впереди.

Почему и зачем воруют?

О причинах воровства можно рассказывать бесконечно. Перед написанием статьи данный вопрос был детально изучен на многочисленных ресурсах Интернета. И вот что было выявлено в глобальной паутине благодаря обмену опытом, психологическому анализу экспертов, а также показанию самих преступников - воруют потому что:

• маленькая зарплата, не доплачивают;
• не хватает на жизнь;
• хочется повысить свой социальный уровень;
• привычка;
• зависимость от алкоголя, наркотиков или азартных игр;
• есть обида на руководителя/отдел /фирму;
• человек психологически неуравновешен;
• недостаточно развиты нравственные представления и воля.

И это лишь малая часть всех причин. Но в итоге все это сводится к следующему образу мыслей – почему бы и не украсть, если

• А – есть возможность,
• Б – никто не узнает.

Таким образом, уровень краж и хищений значительно уменьшается, если снизить саму возможность воровства за счет четко прописанных и, что самое главное, четко исполняемых технологий работы склада с материальными ценностями, а также дать понять человеку, что о его преступлении все равно узнают, и он понесет неотвратимое и заслуженное наказание. Многие руководители считают, что не столько важна проблема воровства, сколько система компенсации ущерба компании за утраченные ценности. В основу логики таких руководителей положен тезис о «самоликвидации» воровства при введении материальной ответственности работников склада за выявленные утраты материальных ценностей, т.е. считается, что в условиях материальной ответственности воровство становится экономически не выгодным. Ведь «сколько пропало со склада, столько и вычтут из зарплаты». Как показывает практика, организаторы хищений на складах – это сильные и волевые личности, зачастую теневые лидеры в коллективе, ворующие без утайки от своих коллег, а те, чтобы не иметь «проблем» малодушно выплачивают из своей зарплаты свою долю материальной ответственности. Воруют единицы, а за похищенное платят все. И пока сумма «дани» за чужие грехи не превышает психологически комфортный для человека уровень – он молчит. А когда превышает- то, как то ни странно, стремится либо компенсировать «вычеты» хищениями, либо меняет работу.

Где и как воруют?

Как говорят следователи, чтобы поймать преступника, надо думать как преступник. Поэтому перед тем как рассматривать системы предупреждения воровства, необходимо проанализировать, каким образом возможна кража со склада.

Преступление можно совершить в одиночку, либо в сговоре с сотрудниками компании. При этом способов кражи в одиночку не так много и все они довольно примитивны. Вор-одиночка – это типичный «несун». Он «берет то, что плохо лежит», выносит товар на себе, если речь идет, например, о складе с одеждой или обувью или «в себе», если «трудится» на складе продовольствия или фармацевтики. Здесь фантазия порой превосходит все ожидания – зачастую такие расхитители используют для маскировки своей деятельности «легальные» товарные излишки. Например, если в компании установлены, нормы «естественной убыли», то «кладовщик-несун» проявит недюжие способности по бережливому хранению товара, а в нужный момент на списание «под естественную убыль» пойдет совершенно кондиционная продукция. «Несун-одиночка» может подменить товар на выдаче или в зоне упаковки, т.е. искусственно создать «недовложение» или «пересортицу», отводя подозрение на наборщика или контролера. Для выноса товара со склада «несун» использует тайные карманы в одежде. Например, однажды мне довелось увидеть у сотрудника склада-холодильника «дизайнерскую» куртку с пристроченными к спине карманами по всей длине одежды для выноса мороженой рыбы и мяса. Другой расхититель умудрялся сворачивать текстильные изделия в небольшие мячи размером с теннисные и проносил такие заготовки под мышками, смело подвергая себя поверхностному досмотру. В качестве контейнеров для выноса похищенного несуны используют не только тайники в одежде, но и корпуса от мобильных телефонов и коммуникаторов. Однако все эти способы, как уже было сказано, в своей основе довольно просты и способы их пресечения также не отличаются особой сложностью, а требуют методичности в работе от службы безопасности и менеджеров склада. В отличие от «несунов», хищения, совершенные в сговоре, зачастую имеют довольно сложную организацию и высокотехнологичную систему исполнения.

Наиболее типичными являются следующие преступные цепочки сговора:

• «водитель поставщика – приемщик товара»;
• «приемщик товара – работник зоны хранения»;
• «наборщик – контролер»;
• «экспедитор – водитель доставки».

В более криминализированных случаях цепочки удлиняются и могут пронизывать весь технологический процесс от приема до выдачи товара с участием сотрудников охраны склады. Как же действуют такие «бандформирования» на складе? Наименее рискованным для расхитителей является участок отгрузки товара (для собственных товаропотоков) или выдачи его клиентам (для складов ответственного хранения). Отгрузка/выдача товара клиенту является завершающей в цепочке склада, и риск разоблачения хищения в момент его совершения минимален. Наиболее типичным является совершение крупных хищений по следующей схеме.

Пример 1.

Оператор погрузочной техники получает задание на вывоз товара в зону контроля. По факту в зону контроля вывозится товара больше, чем указано в документе на перемещение. Контролер просчитывает товар и «не замечает» излишка. Экспедитор принимает товар «по правильному счету» и вывозит излишки. В зависимости от технологии работы склада в схему могут быть вовлечены сотрудники отдела охраны, контролирующие загрузку автотранспорта и кладовщик зоны хранения товара. Описанная схема является базовой и варьируется в зависимости от изобретательности и криминального таланта исполнителей.

Например, если в технологии используется контроль перемещений ценностей по штрих-коду (штрих-код одинаковый для товаров одного наименования), то участники преступной группы вместо того, чтобы сканировать каждую коробку (паллету или единицу товара), могут сканировать только единственную товарную единицу нужное количество раз. Кстати, такой способ мошенничества используют недобросовестные кассиры в супермаркетах, сканируя упаковку товара большее количество раз. Покупатель оплачивает лишний товар, а задача расхитителей по «списку кассы» вывезти оплаченный товар со склада магазина.

В том случае, если охрана склада контролирует выдачу товара по количеству, то воры могут использовать замену этикетки штрих-кода (или других атрибутов товара) с более дорого на более дешевый. В этой схеме кладовщик или подборщик заказов производит замену этикетки с дорого товара на более дешевый. «Своему» экспедитору в партии дорого товара вывозится дешевый, охрана пропускает товар по количеству, а клиент склада обращается с претензией поставщику. В итоге, дорогой товар похищен, недостача дешевого товара покрывается «коллективной материальной безответственностью».

На складах, где работа с товаром проводится по бумажной технологии, т.е. все задания на перемещение товара и его набор сотрудники получают в печатном виде внутрискладского документа, возможно изготовление расхитителями поддельных накладных, которые они сами «рисуют» при помощи компьютера, текстового редактора и программы рисования. Товар вывозится по поддельной накладной, происхождение которой потом невозможно объяснить.

Организованные группы расхитителей как и несуны-одиночки часто используют и более примитивные схемы, основанные на сокрытии товара:

• Товар вывозится со склада, в пустой таре, или с отходами.
• Товар прячется в технических помещениях, межкоммуникационных пространствах, а впоследствии, разными способами выносится с территории склада, зачастую уже после списания.
• Блуждающая паллета (или коробка). Товар, который планируют похить тайно переставляют «мимо» учетной системы с надлежащего места хранения на любое другое свободное. В случае, если WMS дает задание на размещение на таком месте нового товара, то оператор погрузочно-разгрузочной техники или кладовщик, участвующие в схеме хищения, снова переставляют укрываемый товар на свободное место. В удобный момент товар вывозится со склада, чаще всего по схеме добавления этого короба к партии товара, «своего» экспедитора.
• Мелкий но ценный товар, укрывается в более крупногабаритном., так называемая «матрешка».

Это далеко не полный список способов совершения кражи со склада, который, увы, может продолжить каждый читатель статьи, имеющий опыт работы на складе. К сожалению, сколько не описывай способов воровства и хищений, вс е равно изобретаются новые. Согласитесь, что гораздо важнее пресечь саму возможность совершения преступления или, как минимум, затруднить действия расхитителей.

Как бороться с воровством?

Самый первый шаг специалиста по подбору кадров и руководителя склада подготовить так называемые «профили кандидата», включающие необходимые требования не только с позиций профессиональных, но личностных качеств. На этапе собеседования важно выявить и отсечь от работы с материальными ценностями кандидатов, для которых мотивация поиска/смены работы – это поиск новых мест для реализации своего криминального таланта. Необходимо тщательно изучать «трудовой» путь каждого кандидата с получением соответствующих рекомендаций с прежних мест работы. Управляющий складом и HR-специалист должны периодически проводить мониторинг психологического климата в коллективе, чувствовать настроение людей, сплачивать коллектив и правильно его мотивировать.

Мотивация сотрудников склада

Прежде всего, у каждого сотрудника склада должно формироваться ясное понимание неотвратимости раскрытия любого хищения. Сотрудник должен пройти через собеседование с представителями службы безопасности компании, которые разъясняют положения действующего законодательства (административного и уголовного) в отношении лиц, совершивших кражу или хищение. Работник должен понимать, что укрывание фактов воровства и хищений делает его соучастником преступления. Работник склада должен чувствовать свою защищенность и без опаски контактировать с руководством склада, представителями службы безопасности и отдала кадров. Необходимо предусмотреть и материальные формы мотивации- такие как премии и ценные подарки за добросовестный труд, внесение предложений, повышающих «кражеуствойчивость» технологий.

Коллективная материальная ответственность, по мнению авторов статьи, не является эффективным мотиватором, по соображениям которые описаны выше. Переходите от «коллективной» ответственности к «индивидуальной». Установите KPI по каждой «менеджерской» должности склада и мотивируйте руководителей по системе показателей отклонений от товарного учета и технологическим ошибкам.

Обязанности службы безопасности

• Анализ и обобщение опыта раскрытия краж и хищений.
• Оценка технологической защищенности процессов склада в отношении воровства на основе анализа применяемых криминальных схем.
• Мониторинг рынков и стихийных барахолок на предмет выявления товаров, находящихся на хранении на складе.
• Взаимодействие с МВД и прокуратурой по вопросам профилактики хищений и противодействию расхитителям.

В качестве «классических» зон ответственности службы безопасности упомянем:

• Входной контроль персонала и посетителей склада, в том числе через КПП склада;
• Проверка помещений склада и сотрудников на предмет сокрытия товара;
• Контроль доступом в помещения склада, включая систему хранения ключей;
• Контроль всех служебных и запасных входов;
• Контроль выноса мусора и отходов;
• Прослеживание мест перехода складской зоны в офисную и т.д.;
• Личный досмотр сотрудников;
• Участие в комиссиях по списанию товара, проведению инвентаризаций.

Успешная и эффективная работа службы безопасности немыслима без современных технических средств контроля и мониторинга.

Технические средства на борьбе с хищениями

Наиболее распространенным техническим средством контроля на складах является система видеонаблюдения в составе камер слежения и датчиков управления камерами, обычно на движение. Основными задачами такой системы является контроль охраняемой зоны склада, выявление несанкционируемых проникновений персонала и/или посторонних лиц в охраняемую зону и, что особенно важно, достоверная идентификация лиц, находящихся в зоне. Как известно большинство складских помещений не обладают достаточной освещенностью, позволяющей однозначно идентифицировать человека по его лицу, да еще часто камеры наблюдения расположены в верхних точках склада, дающими «картинку» под ракурсами, затрудняющими установку сотрудника. Чтобы облегчить задачу распознавания рекомендуем на спецодежду персонала нашить личные номера из светоотражающей ткани, по аналогии номеров футболистов, которые будут ярков выделяться на мониторе даже при минимальном освещении зоны. В технологию работы склада вноситься положение об обязательном ношении номерной спецодежды на территории склада и идентификации сотрудника по его личному номеру на мониторе видеонаблюдения. Для обеспечения выборочного наблюдения и контроля, например, за особо ценными товарами, возможно установка камер наблюдения с датчиками движения. При фиксации датчиком движущего объекта вблизи охраняемого груза происходит автоматическое включение камеры и запись происходящего. Камера может быть установлена в скрытом режиме и обеспечивать съемку лица крупным планом. Расхитители активно выявляют камеры слежения, тестируют их чувствительность и зоны контроля различными способами. Жизнь расхитителя затруднит установка камер-муляжей, при условии постоянной ротации активных камер и бутафории. Такие камеры создают ощущение непрерывного контроля и усиливают психологический барьер, препятствующий совершению кражи. При этом, даже если сотрудники знают что больше половины камер – муляжи, то мысль что «именно эта камера» настоящая – вс е равно не будет покидать работника, а, следовательно, страх будет сковывать его намеренья.

Если склад работает не круглосуточно, то на ночное время более рационально устанавливать тандем видеокамеры и датчика движения, дабы не расходовать электроэнергию и ресурсы компьютера. При этом видеокамера будет включаться каждый раз, как только на складе произойдет какое либо движение. Датчиков движения на сегодняшний момент на рынке превеликое множество, инфракрасные, ультразвуковые, микроволновые и т.д. Записи камер наблюдения должны архивироваться и храниться разумное время, обеспечивающее анализ всей цепочки движения товара в случае проводимого расследования. Стремительно удешевление средств хранения данных позволило снять острую проблему длительного хранения видеоархивов.

В качестве дополнительных средств могут применяться контактные датчики, срабатывающие в случае несанкционируемого снятия товара с места хранения, специальные средства маркирующие расхитителя несмываемой краской в случае попытки проникновения внутрь короба или паллеты.

Не будем раскрывать всех секретов использования технических средств, но заметим, что разработку такой системы для склада необходимо доверить соответствующим профессионалам.

Компьютерная безопасность

Широкое распространение электронных систем документооборота совмещенных с WMS-решениями предоставляет преступникам потенциальную возможность скрыть факт хищения за счет внесения не санкционируемых изменений в базы данных и/или электронные документы. В этой связи рекомендуется выносить серверные помещения за пределы зон доступа персонала склада, а если это невозможно обеспечить доступ к серверным только на основе авторизации и полного контроля. Часто расхитители для внесения корректировок используют чужие пароли авторизации в учетно-складских системах. Необходимо ввести в практику работы склада частую и непрогнозируемую систему смены паролей авторизации, естественно, исключив хранение личных паролей на стикерах, прикрепленных к мониторам и клавиатуре. Еще лучше, если это возможно, обеспечить каждого сотрудника смарт-картой авторизации не только компьютерных транзакций, но и перемещений по охраняемым зонам склада.

Технологии борьбы с воровством

Все вышеописанные способы противодействия и выявления хищений позволяют взять ситуацию под контроль за счет формирования осознания неотвратимости разоблачения и наказания: «украду-поймают-посадят». Однако не менее важно, как говорилось ранее исключить или, по крайне мере, существенно снизить, саму возможность воровства. Речь идет о комплексном подходе в разработке адаптивных бизнес процессов работы склада. Необходимо соблюдать несколько простых, но эффективных правил:

* Персонал без конкретного задания на работу с товаром не должен находиться в зоне хранения товара.

* Персонал склада удаляется с охраняемой зоны в случае общих перерывов на обед и/или «перекуров».

* Используйте, если возможно, динамическую систему адресного хранения, т.е. не «привязывайте» конкретный товар к постоянному месту хранения – так расхитителям его легко найти и отследить.

* Используйте динамический штрих-код идентификации товара на складе. Это защитит от хищений путем замены этикетки и, так называемой, «ошибки кассира».

* Применяйте, при возможности, контроль весо-габаритных характеристик товара при выдаче и приемке. Хищение по способу «матрешка» - сокрытие товара в более крупной таре и подмена товара становятся затруднительными.

* Предусмотрите статистические методы анализа расхождений в складском учете и случаев претензий ваших клиентов и/или коллег по фактам недовложений и пересортицы в отгрузках. Статистический контроль эффективно позволяет выявить преступные цепочки и определить уровень случайных и намеренных ошибок.

* Введите систему KPI с мотивацией на соблюдение технологий работы склада и точности выполнения операций.

* Разработайте систему контроля соблюдения технологий работы склада, используйте метод «фотографии рабочего дня» для детального планирования деятельности каждого сотрудника.

* Замените ежегодную инвентаризацию непрерывной. Опыт показывает, что в процессе непрерывной инвентаризации склада проверяется несколько раз за год, а время выявления отклонений от учета резко снижается, что позволяет эффективно противодействовать расхитителям.

* Введите правило перемещение некондиционного, неопознанного и/или списанного товара в специальные зоны хранения с контролем доступа.

* Используйте внешних аудиторов для проведения инвентаризации склада.

В заключение, хотелось бы отметить, что защита товара от хищений должна носить системный характер и включать в себя комплексную совместную разработку технологий:

Подбора и управления персоналом минимизирующих риски появления расхитителей.

Приема, хранения, комиссионирования контроля и выдачи товара с возможностью анализа исторической ретроспективы и авторизации каждого действия.

Личной ответственности руководителей по сбалансированным KPI.

Охраны объекта с мониторингом помещений и идентификацией персонала.

Информационных технологий, защищенных от несанкционированного вмешательства.

Контроль должен быть направлен на «процесс» - его начало и завершение с привязкой к конкретному лицу. При этом нельзя уповать на «коллективную материальную ответственность», у каждого процесса на складе должен быть свой «хозяин». Физически контролировать все процессы на складе бывает просто невозможно, поэтому в логистике принято обращать внимание только на «отклонения» от норм и планов, ранее установленных.

Контроль - это основа управления любой системы, любой организации, в том числе и склада.
На первый взгляд может показаться, что достаточно «поставить» на складе хороший товарный учёт или купить хорошее ПО с WMS - компьютерную программу управления складом и проблемы с контролем и управлением исчезнут сами собой.
Да, частично, всё это, способствует решению вопроса о контроле, в качестве средства, инструмента.
Но алгоритм, он нужен даже при настройке и внедрении WMS. Хотя в ней уже заложено множество функций и сценарием их исполнения.
Алгоритм системы контроля товародвижения (СКТ) на складе всё же придётся создавать и выстраивать вам под ваш конкретный склад. Иначе, не избежать «конфликтов» с «чужеродной» системой управления и с сотрудниками.

Итак, как построить систему контроля товародвижения (СКТ) на складе, чтобы она помогала работать, а не осложняла работу сотрудников излишними функциями, снижая при этом их мотивацию и производительность труда.

Прежде всего нужно понимать, что система контроля - это дополнительные затраты, а контролировать «всё и вся» просто невозможно.
Поэтому необходимо выделить только наиболее важные «контрольные точки».
Но что мы контролируем и как?
Логистическое управление отличае тся от административного тем, что контролировать нужно в большей мере «процессы», чем людей.
Именно через управление процессами в логистике происходит и управление сотрудниками, мотивированными на выполнение этих процессов, операций, действий.
Соответственно контроль должен быть направлен на «процесс» - его начало и завершение с привязкой к конкретному лицу. При этом нельзя уповать на "коллективную материальную ответственность", у каждого процесса на складе должен быть свой "хозяин процесса". Физически контролировать все процессы на складе бывает просто невозможно, поэтому в логистике принято обращать внимание только на «отклонения» от норм и планов, ранее установленных. Такой алгоритм системы контроля процессов возможен только, если выстроена процессорная модель работы склада. В модели вся работа склада разделена на отдельные «процессы», простые «операции», элементарные «действия». На них должны быть разработаны регламенты и нормативы, которые принимаются, как «план» в сравнении с «фактом».
То есть СКТ в автоматическом режиме должна проводить план-фактный анализ по контрольным точкам, выявляя отклонения.
Работа логистического склада с полной материальной ответственностью сотрудников и сложным товарным учётом не возможно построить без чёткой системы контроля товарных перемещений с индивидуальной ответственностью за объективные результаты качества выполненных процессов и операций.
Цена складских ошибок высока, так как на складе сконцентрированы огромные оборотные и основные средства компании в размере нескольких миллионов долларов. Поэтому важность контроля товародвижения сложно переоценить.
Для типовой торговой компании со стандартной цепочкой поставок можно применить следующий алгоритм системы контроля товародвижения (СКТ):
Процесс, складского товародвижения начинается ещё до прихода товара на склад , а именно на стадии оперативного планирования прихода.
Приёмка товара - это первая контрольная точка , в которой материальная ответственность переходит на склад. Контроль - это план-фактный анализ в точке, поэтому для сравнения в качестве «плана» принимается «план приходов» с конкретными «заявками на поставку». В них отражается информация - когда, от кого, что и в каком количестве должно поступить на склад. Задача приёмщика, как «хозяина процесса», при приходе фуры с товаром, проверить соответствие фактического прихода, плановому заказу от отдела закупок. Но сама приёмка товара происходит только на основании товаросопроводительных документов поставщика, а не «заявки на поставку». В случае расхождений, приёмщик должен принимать адекватные решения, ранее определённые в инструкции, действуя в соответствии утверждённому регламенту.
В результате, приёмщик должен оформить:
- товаросопроводительные документы от поставщика
- Акт о приёмке ТМЦ
- Акт о расхождениях по количеству и качеству, если таковые имеются
- Акт о браке, если он обнаружен
Товар приобретает статус «Принят на склад». С этого момента менеджер по закупкам считает, что товар поступил и снимает его со своего контроля.
Передача товара из зоны приёмки в зону хранения - это вторая контрольная точка , которой часто не уделяется внимание. Но эта точка важна, так как фиксирует факт перехода материальной ответственности от приёмщика к кладовщику зоны хранения и изменение статуса и нахождения товара. Товар перемещается из зоны приёмки в «ячейку» зоны хранения и приобретает статус «Принят на хранение», т. е. поступает в продажу.
Приёмо-передача в этой точке происходит по накладной «Внутреннее перемещение», сделанной приёмщиком на основании «Акта о приёмке ТМЦ».
С этого момента менеджер отдела продаж «видит» товар в своей БД и может его продавать.

Отбор товара сборщиком из «ячейки хранения» - это третья важнейшая контрольная точка.
Почему? Потому что по ней ведётся контроль складских остатков, проводятся контрольные сверки и выборочные плановые инвентаризации.
Необходимо обратить особое внимание на промежуток времени, который происходит между моментом фактического отбора товара сборщиком из ячейки и моментом его списания из ячейки в ПО. Если эти «моменты» не совпадают, то вам никогда не удастся качественно проконтролировать остатки на складе.
Правильные остатки товара на складе являются базовой информацией практически для всех структур компании. Без этой информации компания просто не сможет эффективно работать.
За остатки на складе должен отвечать «хозяин процесса» хранения - кладовщик.
Только подтверждение кладовщика в «листе отбора» может служить основанием перехода материальной ответственности за отобранный товар от кладовщика сборщику. А также, это подтверждение может служить основанием для списания товара из зоны хранения в ПО.
При этом товар приобретает статус «отобран».

Сборщик сдаёт собранную часть заказа клиента комплектовщику и контролёру зоны комплектации и контроля заказов.
Это четвёртая точка контроля.
Полного контроля всего заказа клиента на основании «листа комплектации», контролёром, именно в этой точке должны отсекаться все «пересорты» и другие ошибки, так как дальше заказ передаётся «по местам» упаковок на основании упаковочных листов.
В этой точке происходит последовательно три операции - консолидация всех частей заказа, контрольный пересчёт всего товара в заказе и его упаковка.
«Хозяин процесса» - контролёр, от него зависит, что в результате получит клиент.
При этом заказ приобретает статус «собран и проверен», а материальная ответственность за товар переходит от сборщика к контролёру на основании «листа отбора».

Проверенный, маркированный и упакованный заказ передаётся «по местам» на основании «листа комплектации» из зоны комплектации и контроля заказов в зону хранения заказов.
Это пятая точка контроля.
В этой точке материальная ответственность переходит от контролёра к кладовщику зоны хранения заказов, а заказ приобретает статус «готов к отгрузке». Не нужно недооценивать важность пятой точки контроля, так как при большом непрерывном потоке заказов бывает легко запутаться и долго искать заказ приехавшему клиенту. В этой точке можно легко контролировать, сколько времени собранный заказ пролежал в ожидании отгрузки. Не редкость, что менеджер по продажам злоупотребляют, нарушая регламент, и собранные заказы пылятся на стеллажах неделями в ожидании, когда клиенты оплатят их. А это очень серьёзные дополнительные складские издержки и создание искусственного дефицита товара на складе.

Заказ клиента при предъявлении отгрузочных документов передаётся из зоны хранения заказов в зону отгрузки для приёмо-передачи клиенту или экспедитору.
Это шестая точка контроля.
В этой точке материальная ответственность переходит от кладовщика зоны хранения заказов к клиенту, а заказ приобретает статус «отгружен». Это точка, в которой товар физически покидает пределы склада.
Зачем она нужна не вызывает ни у кого сомнения, так как часто это последняя точка контроля.

Но всё чаще товар клиенту доставляется собственным транспортом компании. Товар со склада, принимает водитель-экспедитор «своего» транспортного отдела.
Не редки случаи, когда доставка заказа клиенту по различным причинам срывается. Водитель-экспедитор «своего» транспортного отдела вынужден возвращать товар на склад поздним вечером, когда все административные и торговые отделы компании не работают.
В этой ситуации часто возникают проблемы с основанием и контролем приёмо-передачи заказа назад от водителя-экспедитора на склад.
Вот здесь появляется седьмая точка контроля.
Она вроде бы, как бы не относится к складу, а является связующей, заканчивающей процесс товародвижения от компании к клиенту. Поэтому желательно использовать эту точку контроля.
Если заказ доставлен к клиенту, то на основании отметки в товарной накладной в возвратном экземпляре, заказ приобретает статус «доставлен». «Хозяином» этого процесса часто бывает оператор склада или диспетчер транспортного отдела, находящийся на складе. В этом случае в седьмой точке контроля материальная ответственность переходит от водителя-экспедитора к клиенту.
Если заказ не доставлен к клиенту, то на основании отметки в товарной накладной в возвратном экземпляре, заказ приобретает статус «не доставлен».
При этом заказ возвращается на ответственное хранение в зону хранения заказов.
А утром по информации из седьмой контрольной точки в офисе начинается разбор причин, и принимаются решения о дальнейшей «судьбе» заказа. Может быть команда на повторную доставку клиенту или на разборку - разукомплектацию заказ и возвращение товара в зону хранения.

Контролировать всего семь точек на складе можно и нужно вообще без всякого ПО, а можно и с ПО в виде WMS-системы не иметь контроля.
Логистическое управление отличается системным подходом, тогда, когда административные авторитарные методы уже неэффективны.
Построить качественный учёт на складе без системы контроля товародвижения сомнительно, так же как и систему контроля без учёта. Система учёта и система контроля - это две взаимодополняющие системы.
Может возникнуть вопрос:
«А зачем нам всё это?»
Мол, жили не тужили, и бизнес развивался не плохо!
Затем, что темп жизни с каждым годом ускоряется, всё меньше времени остаётся на принятие решений, исправление ошибок. Конкурентная среда стала более жёсткой и ориентированной на поиск путей снижения затрат.
В таких условиях система контроля товародвижения становится жизненно необходимой. Сейчас уже нельзя обойтись в спешке снятым заводским цехом для «свалки» товара, назвав всё это складом. Склад начинает занимать в компании первостепенное и почётное место в качестве высокотехнологичного механизма по обслуживанию всё растущих потребностей клиентов.
За таким «механизмом» нужен качественный контроль всех его элементов.
Начните с малого, с системы контроля товародвижения, и у вас появится ещё один шанс выжить в этом бурном море бизнеса.

Как производится контроль остатков на складах? Остатки контролируются по каждому складу, по всем складам или по каждой конкретной организации?

Контроль остатков для склада

Контроль остатков организаций

Контроль остатков при отгрузке товаров настраивается отдельно для склада и для организаций. Контроль остатков, который применяется на складе, указывается в карточке склада.

Резервировать на складе . Производится контроль остатка с учетом ранее зарезервированного товара на текущую дату.

Резервировать к дате отгрузки . Производится контроль остатка в соответствии с графиком движения товаров с учетом ранее зарезервированных товаров и товаров, запланированных к поступлению.

К обеспечению или О беспечивать обособленно . Контроль остатков не производится, эти товары планируется заказывать.

Контроль остатков по организации зависит от определенной в программе схемы «Интеркампани». Для того чтобы остатки контролировались в разрезе организаций, в настройках параметров учета следует установить флажок Контролировать остатки товаров организаци й (Администрирование – Организации и денежные средства ).

При оперативном проведении документа (проведение документа текущей датой) будет контролироваться остаток организации на текущую дату. Если мы корректируем и перепроводим документ, который был создан ранее, то дополнительно к оперативному контролю остатков будет производиться дополнительный контроль остатков. Контроль остатков будет зависеть от выбранного вида контроля остатков: остаток будет дополнительно контролироваться на конец того дня, датой которого оформлен документ, или на конец месяца, в котором был оформлен документ. При отмене документов поставки товаров производится дополнительный контроль оперативного остатка товаров. Документ поставки нельзя будет отменить, если остатка товаров не хватает на текущую дату. Если в программе настроена схема «Интеркампани» (см. «Как ограничить список тех организаций, которые имеют право продавать чужой товар (товар, принадлежащий другой организации)?»), то контроль остатков производится по совокупности остатков товаров тех организаций, которые включены в схему «Интеркампании». Например, в соответствии со схемой, введенной в демонстрационную базу, при продаже

Для склада нужно определить будет или нет производиться контроль остатков при оформлении документов. Если остатки надо контролировать, то следует установить флажок К онтролировать обеспечение . Список тех позиций, по которым не надо контролировать остатки на данном сладе, можно внести в отдельный список (Исключения ). Контроль остатков на складе производится при проведении документов товародвижения следующим образом. При проведении документов отгрузки (Реализация товаров и услуг, Внутреннее потребление товаров и т.д.) контролируются свободные остатки товаров на складе с учетом ранее зарезервированных товаров. Остатки контролируются на текущую дату. При проведении заказов (заказов клиентов, заказов на внутреннее потребление и т.д.) контроль остатков зависит от установленного варианта обеспечения (графа Действия ) для конкретной позиции номенклатуры.

Оформление передачи при отключенном контроле остатков организаций

товаров от имени организации ПБОЮЛ «Предприниматель» будет контролироваться совокупный остаток двух организаций: ПБОЮЛ «Предприниматель» и «Торговый дом Комплексный». Если контроль остатков организаций отключен, то программа будет контролировать только наличие остатков товаров на складах. В этом случае программа позволит отгружать товар от имени любой организации. При этом будут автоматически регистрироваться отрицательные остатки товаров в случае продаж товаров других организаций. В дальнейшем на основании этих данных можно будет оформить документ передачи товаров между организациями. Такой документ оформляется вручную. В документе предусмотрен сервис заполнения табличной части отрицательными остатками другой организации (Заполнить –П одобрать по отрицательным остаткам организации ).