Как отправить трудовую книжку по почте. Отправление трудовой книжки через почтовое отделение Отправить трудовую по почте

Если работник после увольнения прислал письменное заявление с просьбой отправить его трудовую книжку по почте, в течение какого срока мы должны это сделать?

Для начала вспомним нормы трудового законодательства, которые регулируют данный вопрос.

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Так как работник прислал свое заявление с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте, то, полагаем, днем обращения работника с данной просьбой будет являться день получения работодателем этого заявления. День получения работодателем письма и в данном случае день обращения работника с просьбой можно определить следующим образом:

• при получении заказных или ценных писем с уведомлением о вручении дата получения письма проставляется работодателем (полномочным сотрудником работодателя) на уведомлении о вручении, которое было прикреплено к письму и которое потом возвращается на адрес отправителя (в данном случае работнику),
• при получении заказных или ценных писем без уведомления о вручении дату получения работодателем письма можно узнать из уведомления, которое почтовые работники приносят получателю. Именно в нем проставляется дата получения заказного письма, когда письмо выдается на почте,
• при получении обычного письма дату его получения работодателем можно узнать, если работодатель зарегистрирует у себя это письмо как входящую корреспонденцию. Как правило, входящая корреспонденция у работодателя регистрируется в соответствующем журнале, например, в журнале входящей корреспонденции. Если же такая регистрация у работодателя не предусмотрена, то дату получения простого письма с требованием выслать трудовую книжку по почте работник никак не узнает (неизвестно же, когда работодатель вынимает корреспонденцию из почтового ящика). Заметим, что ТК РФ не обязывает работодателя регистрировать входящую корреспонденцию, но на локальном уровне он может завести у себя такой порядок.

От даты получения работодателем заявления работника с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте и следует исчислять срок, установленный в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. Повторимся, что работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (в данном случае отправить ее в этот срок по почте) .

Дата последней редакции: 04.09.2018

Это настольная книга для каждого работодателя. В ней подробно рассматривается множество вопросов заполнения трудовых книжек, исправления записей, учета трудовых книжек, приводятся образцы записей на самые разные случаи. Если Вы когда-либо встречали более полную книгу по этой теме, сообщите нам, пожалуйста. Мы не встречали...

Материалы книги бесплатно доступны подписчикам

Увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ). Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, т.к. это обязанность работодателя, установленная законом. Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье.

Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя

Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием , даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п. КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб. Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст. 84.1 ТК РФ). О том, как составить такое уведомление мы рассказывали в нашей статье ранее, а здесь рассмотрим, каким должно быть заявление на возврат трудовой книжки по почте от работника.

Составляем заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении

Если бывший работник не может (или не хочет) прийти за трудовой, он направляет работодателю письмо с просьбой направить документ ему по почте, выражая свое согласие на пересылку. Единой формы такого заявления нет, оно составляется произвольно, но определенная информация в нем должна содержаться обязательно.

В письме бывший работник должен указать следующее:

наименование и адрес организации – работодателя (ФИО и адрес работодателя - ИП);

свои данные (ФИО, адрес, телефон для быстрой связи);

основная часть должна содержать фразу, что бывший работник дает согласие на то, чтобы отправить трудовую книжку по почте;

также нужно указать точный почтовый адрес, по которому работодателю следует выслать документ.

Написать заявление можно как от руки, так и на компьютере. В конце необходимо поставить собственноручную подпись и дату написания. Заявление отправляется по почте на адрес работодателя (лучше заказным письмом с уведомлением о получении) или передается иным образом (лично, курьером и т.п.).

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой - образец

ЗАЯВЛЕНИЕ

на пересылку трудовой книжки почтой

В ответ на ваше Уведомление № 25 от 05 сентября 2018 г., я, Павлов Илья Семенович, сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте.

Прошу направить трудовую книжку ценным письмом по следующему адресу:

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45, Павлову И.С.

14.09.2018 г. Павлов

Как забрать трудовую книжку по почте?

Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте. Работники почтового отделения выдадут письмо с трудовой книжкой на руки.

Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте

Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.

Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки. Таким подтверждением служит опись, в которой указано наименование отправляемого документа – трудовая книжка конкретного лица, и стоит почтовый штемпель с датой отправки.

Трудовая книжка - главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам.

Стандарты трудовой книжки

Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.

Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ ).

Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

• отсутствует или не подписан обходной лист;
• не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:

• грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ );
• приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ ).

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:

• отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
• отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. - все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.

Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу. Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.

Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.

Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?

Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.

До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.

Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения

Типичной ошибкой многих руководителей организаций является пересылка трудовой книжки в день увольнения, если уволенный гражданин отсутствовал и по каким-либо причинам ее не забрал. Здесь руководитель грубо нарушает трудовое законодательство. Подобные действия недопустимы.

Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение. Тогда его действия будут признаны законными.

Еще одна распространенная ошибка - когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.

Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению

Сотрудник правового отдела В. Д. Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку. Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:

• невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
• причину неявки;
• просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
• свой адрес для пересылки;
• дату увольнения и написания заявления.

Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения. 11.10.2016 В. Д. Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков.

Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение

Н. И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.

Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку.

Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку. Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены. Отправление законно.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени?

Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания. Если, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования. Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).

Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения?

Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель?

Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку. Бывшему сотруднику высылается уведомление с требованием забрать документ или согласиться на его отправку через почтовое отделение. Если реакции не последует, документ оставляют на хранение.

Вопрос №5. Может ли человек забрать свою трудовую после увольнения через личного представителя?

Такой вариант допустим, если личный представитель будет действовать на основании доверенности, заверенной нотариусом. В ней должно быть отмечено право представителя получить трудовую и выполнить необходимые для этого действия (например, расписаться и т. д.).

Трудовая книжка – это главный документ, где отображаются все трудовые записи сотрудника. Формуляр на момент труда хранится в собственности организации. Однако, при аннулировании договора, бумагу тут же возвращают его обладателю. Если же работник при увольнении не имел случая самостоятельно взять трудовую книжку, то произойдёт отправка документа по почте.

Наёмник вправе полноправно использовать нормы, допускающие отправление трудовой книжки хозяину при увольнении, пересылкой почтовым отделением.

Если сотрудник официально потребовал вернуть формуляр, то работодатель обязан выполнить просьбу, неважно как.

Отправка бланка заполнения через почту разрешается, когда сотрудник:

• живёт в другой отдалённой местности;
• уволен во время командировки, стажировки в дальнем регионе;
• уехал в отпуск, но при этом оставил заявление о последующем увольнении;
• не имеет шанса лично забрать формуляр.

Правильное оформление заявления на отправку работником

В тот день, когда трудовой договор прекратился, наёмник должен тут же расплатиться с работником. Выплатить зарплату до копейки, также компенсацию за отпуск, если его не использовали. Обязательно в тот же день вернуть документ.

По инициативе сотрудника целесообразно вручить заверенные ксерокопии документов, которые связаны с трудовой деятельностью. К ним относятся: приказ о принятии на работу, приказ о назначении на иное место труда, и о прекращении активной деятельности, выписки из формуляра, справки о зарплате, и иные копии.

Если, для получения документов, которые связаны с трудом, работнику нужно обращаться к работодателю письменным образом, то возвращение формуляра при увольнении происходит моментально. Значит, совершенно не обязательно для этого писать заявление о выдаче бумаги.

Бывают такие моменты, если на время прекращения деятельности, работник не получил документ по своей вине, например, он отсутствовал на работе в день увольнения, или он по каким-то обстоятельствам не хочет принять документ. Тогда, при увольнении возврат трудовой книжки уволившемуся сотруднику возможен по почте, придерживаясь всех правил пересылки.

Форма

В заявке сотрудник описывает просьбу, где обозначается дата, когда наёмник обязан отправить ему на действительный адрес формуляр письмом. Заявка оформляется аккуратно и ясным почерком или же с помощью компьютера обычным шрифтом.

Что пишем

Заявление разрешается писать свободным образом, так как таковой установленной формы не существует. Однако если организация имеет свой определенный образец, тогда обязательно придерживаются этого варианта заполнения, при этом обратившись в отдел кадров. Необходимо соблюсти все их требования для написания заявления.

Внимание! Нужно учесть, что заявление принимают только в отделе кадров, и если сотрудник согласен, то с его разрешения делают копию данного заявления. Также в бумагу обязательно ставится печать и роспись нанимателя.

В заявке указывают следующее:

• ФИО сотрудника;
• адрес места прописки и действительный адрес проживания;
• все данные организации или ИП, который должен направить уведомление: наименование организации или ФИО для ИП, адрес и так далее;
• исходящий номер и дату заполнения;
• время, которое доказывает прекращение трудового соглашения;
• информацию подтверждающую, что ранее документ никому не вручался никаким способом;
• при необходимости указать согласие на пересылку трудовой книжки почтой или же собственноручно;
• адрес, куда должен направиться документ;
• данные сотрудника, подписавшего письмо, печать с места бывшей работы.

Согласие на отправление

Это такой вид документации, который предусматривает правильные нормы хранения, также передачи. Необходимо придерживаться установленному порядку, благодаря чему пересылка разрешается однозначно с согласия хозяина.

Важно! Данное согласие получают только письменным образом с соответствующей формулировкой, где ясно объясняется о том, что хозяин просит переслать документ туда, как указано на адресате.

Обычно просьба выражается в следующем:

1. Отдельно вписывают формулировку в заявлении об уходе с места работы.
2. Пишут отдельное заявление, помимо заявления об уходе с работы. Дополнительное заявление прилагается к основному.
3. Передают телеграммой с подтверждением подписи отправителя оператором телеграфа.

Правила, по которым разрешается отправить формуляр по почте:

1. Необходимо составить уведомление, оно обязательно подписывается работником.
2. Далее уведомление нужно передать служащему почты, чтобы его заверить. В конверт должны положить опись, а оригинал должен находится у заявителя с почтовой пометкой о принятии. Нужно заполнить уведомление о его получении. Форма передачи должна быть заказной.
3. Прежде чем отправить формуляр, нужно заплатить госпошлину для пересылки.
4. Когда письмо прибыло и было получено представителем работодателя, то уведомление должно вернуться на почту, или же на адрес работника с пометкой о вручении.

Получить письмо в другом городе

Если работник находится в другом городе и самостоятельно забрать формуляр он не может, то существует несколько способов это сделать:

• через почту должно быть направлено заявление о передаче формуляра туда, где находится бывший сотрудник;
• в нотариусе выписать доверенность и заверение на вручение документа у нанимателя.

Письмо уведомление

Самым верным решением станет отправка письма с уведомлением при помощи почты. Таким образом гражданин будет информирован о том, где находится отправленное его письмо. Когда извещение будет получено, гражданин будет об этом оповещён.

Необходимо выбрать способ отправки письма, лучше всего, если это будет уведомление, при этом нужно указать ценность этого письма. Нужно будет тогда заплатить за ценное уведомление.

Законодательная база

Нормативная база имеет полную информацию, как проводится передача бланка через почту России, так же там прописана форма-уведомление о согласии на передачу формуляра: инструкция №69 от 2003 г, которая утверждена министерством РФ; трудовой кодекс РФ.

Принятые правила, имеющиеся в своде законов нужны, чтобы права сотрудников соблюдались правомерно. На деле никакой наниматель не желает бегать по отделениям почты, и ещё просить отправить формуляр. Необходимо ценить не только своё время, но и время других. Не забывать забирать свой документ вовремя.