Договор поставки продукции и спецификация. Образец спецификации к договору поставки оборудования или продукции Шаблон спецификации к договору поставки

Первого и последующего листов спецификации согласно ГОСТ 2.108-68. Шаблоны представляют собой листы формата А4, с изображенными на них таблицами с графами «Формат», «Зона», «Позиция», «Обозначение», «Наименование», «Количество» и «Примечание». В нижней части листа должна располагаться основная надпись, в которой будет указана фамилия разработчика, проверяющего и другие о документе.

Заполните основную надпись. Укажите фамилию разработчика, проверяющего, а также того, кто будет утверждать спецификацию. Проставьте порядковый номер листа и укажите количество листов документа. Не забудьте последним листом приложить лист регистрации изменений, шаблон которого можно найти в ГОСТ 2.503-90. В этом листе указываются изменения, которые будут вноситься в документ в течение всего его существования. Если вся спецификация умещается на двух листах, то лист регистрации изменений не прилагается. Если количество листов спецификации равно трем или более, то добавляется лист регистрации. Таким образом, в графе «Листов» основной надписи не может стоять цифра «3» (либо «2», без листа регистрации, либо «4» с листом регистрации).

Подпишите спецификации. Названия разделов в графе «Наименование» и подчеркиваются тонкой линией. Разделы спецификации идут в следующем порядке: «Документация», «Комплексы», «Сборочные единицы», «Детали», «Стандартные изделия», «Прочие изделия», «Материалы», «Комплекты».

В разделе «Документация» напишите обозначения и названия конструкторских документов, которые выпускаются на изделие. Первым, как правило, идет сборочный чертеж, затем прочая сопроводительная документация, например ведомость спецификаций, технологических документов, инструкции и т.д.

Внесите в разделы «Комплексы», «Сборочные единицы» и «Детали» наименования и обозначения соответствующих узлов или деталей, входящих в изделие. Располагать их рекомендуется в алфавитном порядке, а при одинаковом сочетании букв в обозначении – в порядке увеличения регистрационного номера.

Не забывайте указывать позицию (номер, под которым стоит деталь или сборочная единица на чертеже), формат листа, на котором изображен чертеж соответствующей детали. На сборочные единицы в спецификацию вводятся обозначения их спецификаций, поэтому для них в графе «Формат» проставьте «А4».

Заполните остальные разделы спецификации. В разделе «Стандартные изделия» запишите изделия, изготовленные по межгосударственным, государственным и отраслевым стандартам (например, крепежные изделия). В разделе «Прочие изделия» записываются изделия, примененные по техническим условиям (резисторы, конденсаторы и т.д.). В разделе «Материалы» указываются все примененные в изделии материалы и их количество (бумага, кабели и т.д.).

Статья 429.1 Гражданского кодекса РФ разрешает заключать рамочный договор (договор, устанавливающий общие условия отношения сторон, которые затем конкретизируются в иных документах). Эта форма отношений удобна для длительных договоров поставки партиями.

В качестве документа, конкретизирующего условия договора, нами предлагается спецификация к договору поставки . Это краткое соглашение, являющееся частью рамочного договора. В нем обязательно предусматривается состав партии поставки (количество, ассортимент, цена товара), иногда другие условия (адрес склада грузополучателя, срок поставки и др.)

Конечно, можно предусмотреть в договоре, что предмет согласуется в товарных накладных и счетах-фактурах. Однако эти документы передаются непосредственно при исполнении обязательств по конкретной партии, а значит, лишают контрагентов возможности переговоров, заставляя покупателя принимать товар «как есть», а продавца - ждать оплаты в «разумный срок».

Примеры договоров поставки, условия которых рекомендуется конкретизировать спецификациями:

• контрагенты - крупные компании, подразделения которых (а значит, грузоотправитель и грузополучатель по договору) разбросаны по стране или миру;
• важны требования к качеству, а описать их одной фразой (с целью указания в накладной или рамочном договоре) затруднительно, например, для образца договора поставки оборудования со спецификацией ;
• цена на товар зависит от рынка и постоянно «скачет».

Форма спецификации для договора поставки: скачать бланк бесплатно

Спецификация - документ, родившийся на практике. Его содержание обусловлено назначением. Так, в спецификации обязательно указывается:

• частью какого рамочного договора она является (позволяет применить к данной партии товара правила договора поставки);
• состав партии товара.

Документ подписывается обеими сторонами и хранится вместе с договором.

Скачать образец спецификации можно по этой ссылке: Образец спецификации к договору поставки продукции .

Таким образом, образец спецификации к договору поставки разрабатывается вместе с типовым договором и является удобным инструментом согласования предмета, сроков, адресов поставки для отдельной партии товара.

В наши дни, когда стремительно развиваются рыночные отношения и требуется все больше знаний по поводу некоторых юридических нюансов все больше входящих в нашу повседневную жизнь. Даже рядовому гражданину, достаточно далекому от мира бизнеса, практически на каждом шагу приходится сталкиваться с теми или иными видами отношений, которые оформляются посредством договоров, соглашений, контрактов.

И практически в каждом из них присутствует один документ – спецификация, важность роли и особенности которой следует рассмотреть далее.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Что это такое

Прежде всего, в экономическом и правовом смысле она является обязательным письменным приложением, оформленном в двух оригинальных экземплярах, которые прилагаются к договору поставок или иным аналогичным документам.

Спецификация обычно имеет стандартный вид таблицы и характеризуется следующими позициями:

• Ссылка на договор, к которому она прилагается и порядковый номер, так как спецификаций может быть несколько.
• Перечисление позиций согласно с пунктами пронумерованного списка.
• Точное описание каждой позиции в соответствии с общепринятой номенклатурой и техническими показателями.
• Единицы измерения, количество, цена одного экземпляра и сумма по каждой позиции.
• В обязательном порядке должно быть итоговое суммовое выражение по спецификации без НДС, а затем с НДС.
• Подписи уполномоченных должностных лиц сторон, участвующих в договоре, заверенные мокрыми печатями.

Несмотря на кажущуюся простоту и легкость составления, спецификация является одним из документов, регулирующих долгосрочные договорные отношения.

Особенности договора поставки

Обычно бизнесмены, которые настроены на долгую и продуктивную деятельность на рынке, предпочитают работать по хорошо проверенным схемам. К чему приводит отсутствие прочных договорных связей в рыночной среде:

1. Самые разные поставщики сырья и комплектующих для производства, товаров для дальнейшей мелкооптовой и розничной торговли и других сфер деятельности приводят к тому, что промышленные мощности перестают ритмично работать, а торговлю начинает лихорадить.
2. В свою очередь спонтанные поставки приводят к тому, что крупные покупатели с солидной репутацией начинают искать других поставщиков, а сам бизнес начинает приходить если не в упадок, то терпеть солидные потери доходов и прибыло в конечном итоге.

Однако всех этих проблем можно избежать, следуя проверенной генеральной линии менеджмента, направленной на длительное сотрудничество с традиционными проверенными контрагентами. Долгосрочные договоры – вот исключительно надежный путь к достижению высоких финансовых результатов и приобретению хорошей репутации.

Подавляющее большинство бизнеса основано на долгосрочных, буквально рассчитанных на несколько лет договорах поставки. При этом очень выгодно заключать один документ с пропорциональным делением на календарные периоды.

При этом роль прилагаемой к договору спецификации в следующем:

• Представляет собой документ, по которому производится единичная сделка, где указан ассортимент или перечень предназначенной продукции.
• Ей четко оговорен срок и мельчайшие условия для осуществления поставки.
• В этом документе четко определены формы расчетов, методика, сумма, валюта и период, в течение которого должны поступать платежи.
• Если самый тщательно прописанный договор поставки содержит исключительно общие позиции, то посредством спецификаций он конкретизируется. В ней указаны виды транспортной доставки и место разгрузки.
• Договор поставки, как и остальные приложения, в том числе и спецификации, остаются недействительными, пока все документы не подписаны всеми участниками сделки.
• Поставка, совершающаяся на основании одного только договора, является незаконной, то есть осуществляемой в нарушение комплекса условий, прописанных в документе.
• Договор поставки, начинающий работать без спецификации является нарушенным по всем условиям. В правовом поле это расценивается как неисполнение договорных условий в полной мере и чревато определенными последствиями в виде нарушений налогового законодательства.

Какие виды документа могут быть

Как было сказано выше, спецификации являются обязательным документом, который необходим практически к каждому договору. Она обладает юридической силой и является неотъемлемым приложением к договору. Тип этого документа зависит исключительно от вида договора, к которому он прилагается.

Отечественная правовая система проводит операции по нескольким видам договоров, где обязательным документом является спецификация:

• Договор предоставления имущества в залог.
• Договорные документы по процедуре дарения.
• Тип предварительных соглашений и договор по купле-продаже.
• Контрактные документы государственного назначения.
• Финансовая аренда или лизинг, оформленный договорами.
• Рента и получение рентных платежей.

Несмотря на разнообразие договоров, спецификации к каждому из них являются сугубо индивидуальными и составляются по конкретному плану.

Форма

На сегодняшний день единой формы государственного образца, по которой формируется спецификация, нет. Поэтому в Договоре прописывается условие присутствия такового документа и его образец. Как было сказано ранее, это табличная форма, содержащая главные показатели и технические особенности товара, который будет продан.

При этом следует учитывать, что по форме спецификация полностью идентична накладной ф.ТОРГ-12. Основным различием является разница в стоимости, в товарной накладной она ниже, так как следует предусматривать фактические отклонения по некоторым позициям договорных поставок.

Что в ней указывается

Помимо наименования, единиц товара и его количества, цены товарной единицы, стоимости и суммы с НДС и без него, в документе должны содержаться следующие позиции:

1. Наименования, юридические названия, адреса поставщика и покупателя.
2. Номер и дата подписания договорных обязательств поставок.
3. Налоговые и банковские реквизиты участников сделки.
4. Подпись каждой из сторон, расшифровка подписей и оттиски печатей сторон – участников.

Дополнительными данными являются срок, условие поставок товарных ценностей, качественные гарантии, условия ответственности при невыполнении условий. Здесь же уточняются отклонения от идеального количества, веса и размеров товаров.

Правила заполнения

Согласно с позициями нормативных документов, которые на сегодняшний день приняты для бухгалтерского, финансового, экономического и товарного учета существуют строго определенные правила по ее заполнению.

Необходимо учитывать наличие всех требуемых реквизитов, перечисленных выше, их точное воспроизведение и соответствие фактическим данным. Кроме этого, особенно важно точно указывать полное номенклатурное название товара, его технические параметры, присутствующие в нем.

Названия или их фрагменты, которые в ассортиментной номенклатуре выполнены на иностранном языке или в латино буквенной аббревиатуре, переносятся в спецификацию в оригинальном виде. Никоим образом переводить их нельзя. Рекомендации и указания по заполнению можно найти на сайтах специализированной тематики – http://allcontract.ru/ и др.

Суть технической спецификации

Инженерная практика достаточно далека от сферы торговли, однако и здесь очень часто встречается термин технической спецификации. Этот сопроводительный документ значительно отличается от того, о чем написано выше.

Техническая спецификация представляет собой следующее:

• Является перечнем характеристик и технических нюансов, присущих конкретным предметам, оборудованию, объектам.
• На предприятиях она является основанием для составления технического пакета документов при изготовлении сложных конструкции.
• Для сборочных чертежей документ полезен тем, что предоставляет полное описание отдельных узлов, деталей и составляющих фрагментов.
• Позволяет получить информацию о наименованиях, комплектации и количестве единиц.
• Содержит информацию о ценах на изделие и объемах при возможности поставок.

Этот документ является сугубо техническим, однако он широко используется маркетологами при формировании заявок на приобретение необходимого ассортимента товаров, сырья, деталей, единиц основного промышленного и вспомогательного оборудования.

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

ФАЙЛЫ

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Что это за документ в рамках 44-ФЗ

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его можно предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы, а также тендерную документацию и извещение о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это был электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик должен направить контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). Далее у поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Последний также в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Ведь госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то готовится образец спецификации на услуги. Он может выглядеть, например, так:

Кто составляет

Предполагаем, что в первом случае образец спецификации к договору поставки товара 2019 года должен заполнить заказчик, а во втором — поставщик. Однако закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Но, как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, можно выделить пункты:

1. Порядковый номер.
2. Наименование товара, работы или услуги.
3. Технические характеристики.
4. Количество.
5. Единица измерения.
6. Цена за единицу.
7. Общая стоимость по каждой позиции.
8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг будет иметь аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно можно прописать .

Подобные документы обязательно должны быть подписаны всеми сторонами сделки и составлены в том же количестве экземпляров, что и контракт.