Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.  

Учет объема документооборота  

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.  

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.  

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов , учет объема документооборота.  

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов.  

СОСТАВ И УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА  

В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.  

Как производится учет объема документооборота  

Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.  

Документооборот включает следующие этапы прием и обработка документов распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация документов контроль за исполнением документов формирование дел передача дел на архивное хранение уничтожение документов.  

Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов . В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности.  

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.  

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета в зависимости от целей может приниматься как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения) в этом случае количество выражается простой дробью, числитель которой обозначает количество документов, а знаменатель - количество его копий.  

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала , а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала , так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.  

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях . Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.  

Подразделение по приему и отправке корреспонденции принимает, отправляет и доставляет получателю корреспонденцию готовит сводки для руководства учреждения об объеме документооборота при ежедневном учете документов.  

Доставка документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В учреждениях I категории - с крупными структурными подразделениями и большим объемом документооборота - за каждым курьером закрепляются два и более маршрутов. График в учреждениях II и III категории составляют с учетом кольцевой курьерской связи, чтобы курьер смог доставлять документы в структурные подразделения и забирать их в один маршрут.  

Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения.  

Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения . Количество доставок документов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и служб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии. Экспедиция, как правило, является начальным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут.  

Для своевременного получения первичных документов по движению материальных ценностей и основных фондов (средств), документов по начислению заработной платы и работе транспортных средств , строительных машин и механизмов, актов и ведомостей объемов выполненных строительно-монтажных работ и др. главным (старшим) бухгалтером строительной организации с участием главного инженера и других начальников отделов разрабатывается график документооборота . Этим графиком предусматривается равномерное поступление в бухгалтерию и другие отделы первичных документов в течение всего месяца, что способствует своевременному отражению в учете хозяйственных операций строительных организаций и составлению в срок установленной отчетности.  

Объем информации, необходимой для организации производства и управления им, зависит от объемов выпуска и номенклатуры изделий , структуры и организации управления предприятием , системы подготовки, планирования и учета производства, системы документооборота и отчетности, форм документации и технического оснащения всех видов работ по управлению производством.  

Основанием для отражения в оперативном учете Заказчика выполненных объемов строительных и монтажных работ , затрат на приобретение оборудования, прочих работ и затрат служат первичные учетные документы , которые в порядке и сроки, установленные Агентским договором между Обществами и ОАО ЦУП Стройнефть, должны быть переданы Заказчику в составе отчета Агента . Отделы и службы Заказчика, контролирующие и курирующие в рамках документооборота затраты и работы, связанные со строительством объектов (акты проведения экспертизы , документы по отводу земель и др.), в срок не позднее 2-х дней с момента подписания направляют их службу капитального строительства для проверки, формирования отчета и передачи в бухгалтерию.  

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов , по документопото-кам, по структурным подразделениям и т.п.  

Предположим, аудитор планирует получить доказательства правильности отражения в операций по расчетному счету . Проще всего сделать это, проверив сплошным методом или выборочно все операции по этому счету на предмет правильности их отражения в учетных регистрах . Возможен и другой вариант. Аудитор выясняет, что контировкой операций занимается достаточно опытный сотрудник. Существуют специально разработанные письменные указания, регламентирующие порядок действий сотрудника. Ежемесячно (например, при перенесении данных из журнала-ордера № 2 в Главную книгу) происходит сверка расчетов , что подтверждается подписью уполномоченного проверяющего сотрудника. Если аудитор считает более эффективным опереться на данные средства контроля и при анализе системы бухгалтерского учета и документооборота оценивает надежность этих средств контроля как высокую или среднюю, он должен кратко описать эти средства контроля в бланке (приложение 3.8, п. 7.1) и указать, каким образом возможно проверить данные средства. Кроме того, для подтверждения средней оценки аудитор выборочно проверяет последовательность выполнения трех операций из данного раздела учета в разные периоды. Он должен оценить, что при отражении отобранных операций в регистрах бухгалтерского учета применялись все средства контроля, на которые планируется полагаться при формировании выводов. Объективность выводов, полученных по результатам изучения документов, может быть подкреплена визуальными наблюдениями и результатами устных опросов сотрудников экономического субъекта . Если при проведении сквозных тестов ошибки не обнаружены, то можно считать средний уровень надежности подтвержденным. Если же были обнаружены ошибки, то надежность полагается низкой. Поэтому при описании средств контроля целесообразно указывать оценку надежности до и после тестирования. Такая информация может быть полезна при планировании последующих аудитов. Полученные результаты рисков1 средств контроля можно подставить в бланки приложений 2.10 и 2.11 к главе 2 при определении объема аудиторских выборок.  

Внедрение ЕГСД в конкретном учреждении обусловливало необходимость учета его специфики, функций, масштаба деятельности, объема внешних связей, общей численности служащих , объема документооборота и др.  

Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях на складе, в отделе сбыта , бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами . Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов , каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.  

Подсчет документооборота целесообразно (особенно при больших объемах документов) проводить раздельно по каждому структурному подразделению , а внутри подразделений - по системам (группам) документации, как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и итоговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.  

Методы обеспечения адаптивности автоматизированных систем управления в принципе применимы к любым системам (АСУП, ОАСУ, АСУНО, АСПР, системам программирования , пакетам прикладных программ , системам автоматизации проектирования и др.), однако на практике в достаточно полном объеме они обычно реализуются в системах длительного и многократного пользования, таких, как операционные системы , системы управления базами данных, системы автоматизации проектирования АСУ и др. Обычно в АСУ разного назначения адаптивность отчасти обеспечивается за счет. использования элементов проектирования АСУ. Как правило, специфических адаптивных свойств при разработке АСУ не предусматривается. Они связаны со спецификой объекта управления . -К таким свойствам относятся структура объекта управления , система документооборота, объемы информации, используемые методы планирования , учета я анализа, сложность выпускаемой продукции, взаимоотношения с поставщиками и потребителями продукции, характер производства, длительность

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

Сами документы бывают:

1. Входящими - поступают от других учреждений.

2. Исходящими - отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними - создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью - горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства - оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях - секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Хранение

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно - до 10 лет.

2. Временно - от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

Подсчет объема документооборота производиться на основе данных учета документов на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации, так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (протоколы, переписка, приказы, отчеты, обращения граждан и др.).

Стандартная методика подсчета документооборота представлена в выражении его объема дробью, где в числителе указывается количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Как бы то ни было полученный исход будет некорректным - так как многие документы оформлены на нескольких страницах, что при таком методе не отразится в общем результате. Главный принцип подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства циклично (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных производиться анализ объема документооборота. Такие данные дают возможность установить определенные закономерности состояния и роста документооборота, а так же его изменений. Как показывает практика, плотность документооборота значительно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков сильно возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Более того, учет документооборота позволяет:

Измерить загрузку организации в целом, в том числе ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

Установить соответствие маршрутов движения тех или иных документов функциям и задачам структурных подразделений или должностных лиц;

Разработать планы по совершенствованию процессов обработки документов или их отдельных операций;

Определить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для работы аппарата управления;

При организации документооборота в определенной организации необходимо учесть ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (децентрализованная, централизованная, смешанная), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации, структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота).

Централизованная форма делопроизводства подразумевает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе документационного обеспечения и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации, учета документов, хранения дел и др.).

Децентрализованная форма подразумевает, что в структурных подразделениях учреждения ведется отдельное делопроизводство (прием, регистрация, обработка, и др.). Как правило, такая методика делопроизводства резонна только в случае территориальной раздробленности компании, удаленные от центрального офиса подразделения. Тем не менее, при смешанной форме часть делопроизводственных функций осуществляет служба документационного аппарата управления, часть - подразделения компании. В целом, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе документационного аппарата управления (чаще это документы, исходящие от руководства и поступающие руководству), а другая часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (документы по вопросам, решение которых в компетенции подразделений).

В основном движение исходящих документов заключает следующие этапы:

Подготавливание исполнителем проекта документа.

Согласование (визирование) проекта документа.

Доработка проекта документа по замечаниям.

Повторное согласование документа.

Подписание документа руководителем.

Регистрация документа.

Передача документа в службу документационного аппарата управления (если документ подписан руководителем подразделения учреждения).

Отправка документа адресату и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или на следующий день, но не позже.

контрольная работа

1.2 Учет объема документооборота. Правила подсчета документов

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.

Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.

Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.

Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается только один раз. За единицу подсчета принимается сам документ. Копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем, может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.6 Величина документооборота также нужна для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

1.3 Организация работы с документами

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.7

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов - контроль за исполнением;* - информационно-справочная работа; - исполнение документов и отправка.8

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. (приложение2)

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами - с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Схема движения документов

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов . 2.1 Постановка документов на контроль При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом)...

Анализ организации контроля исполнения документов

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации...

Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

На каждый документ системы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившего копию...

Деятельность структурного подразделения железной дороги

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком...

Документирование и документооборот в организации

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации...

Документооборот организации. Виды бланков документов

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др...

Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства...

Организационная структура и управление персоналом в ОАО "Сибтранснефтепродукт"

Начальник документооборота назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам...

Организационные документы в системе управления предприятием

документ реквизит бланк организационный Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6...

К нерегистрируемым документам (документам, не подлежащим регистрации), относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты...

Организация делопроизводства в государственном учреждении

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, а также рационального распределения документопотоков...

Организация деятельности предприятия ООО "Р.И.К." кафе "Луиза"

Документооборот -- сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему...

Основы обеспечения документооборота

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 - 2003). 08 - Наименование организации...

Оформление управленческих документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно...

Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения (на примере ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова)

В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация...

11 Дайте определение понятия «Объем документооборота». Опишите методику подсчета объема документооборота

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии

12 Дайте определение понятию «Регистрация документов». Опишите правила регистрации документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

13 Дайте характеристику применяемым в настоящее время формам регистрации документов. Обоснуйте рациональность применения каждой из них

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· справочные, контрольно-справочные;

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность...

Любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют...

Делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного...

Значение. Экономическая сторона бухгалтерского учета дает возможность оценить эффективность хозяйственных процессов, юридическая - законность их осуществления. В этом проявляется взаимосвязь между экономикой и правом в процессе хозяйственной деятельности. Для обеспечения систематического и взаимосвязанного отражения хозяйственных средств и процессов в бухгалтерском учете используются присущие...