Калорийность: Не указана Время приготовления: Не указано Для домашней...
1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.
Инструкция по делопроизводству - ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение - государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.
ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013);
ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации . Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.
РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.
Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):
1. Общие положения.
2. Термины и определения.
3. Требования к оформлению документов.
4. Организация работы с документами.
5. Особенности работы с электронными документами.
6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.
7. Оформление и отправка исходящих документов.
8. Организация выполнения документов и поручений.
9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.
ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ
Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать - вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.
Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» - с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.
Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.
АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ
Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).
Проект инструкции - это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.
Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.
Введение инструкции в действие - это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.
КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Утвержденная директором инструкция по делопроизводству - результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.
Создаем навигацию
Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация , и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.
Добавляем гиперссылки
Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно - тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.
Вводим полнотекстовый поиск
Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.
«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное - сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:
Не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;
Акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;
Интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения - отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией - о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.
РЕЗЮМЕ
1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.
2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.
3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.
Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»
Сфера действия
Рассматривая сферу действия новой инструкции, хотелось бы напомнить, что в соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 20 мая 2004 г., 15 марта, 14 ноября, 23 декабря 2005 г.) в систему федеральных органов исполнительной власти входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Существующая в настоящее время структура федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649 (с изменениями от 28 июля, 13 сентября, 11 октября, 18 ноября, 1 декабря 2004 г., 22 июля, 5 сентября, 3 октября 2005 г.), имеет подразделение на три группы:
I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации.
Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 06.08.2004 № 1363/1001 (с изменениями от 23 сентября, 25 октября, 10 декабря 2004 г., 26 августа, 19 октября 2005 г.).
Изменения в системе федеральных органов власти объясняют и тот факт, что если в 2000 г. Типовая инструкция принималась Росархивом, то теперь она утверждена Минкультуры России, поскольку Росархив в статусе федерального агентства перешел в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и нормотворческими функциями не обладает.
Назначение
Назначение Типовой инструкции раскрывается в ее разделе «Общие положения», в котором сказано, что Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.
В Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.1) определено, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством.
В качестве примера ведомственных инструкций по делопроизводству, действующих в настоящее время, можно назвать следующие:
Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена приказом Минобороны России от 23.05.1999 № 170 (с изменениями от 27.05.2004);
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (утверждена приказом Минюста России от 28.06.2001 № 191);
Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утверждена приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160);
Инструкция (временная) по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (утверждена приказом Рособразования от 04.02.2005 № 38).
Следует отметить, что в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.2) говорится и о других инструкциях по делопроизводству. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство РФ, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ.
Структура
Структура Типовой инструкции претерпела ряд изменений, в основном технического и редакционного характера. Притом что общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов.
Новая Типовая инструкция имеет следующую структуру:
I. Общие положения
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
2.5. Бланки документов
2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.7.1. Приказ, распоряжение
2.7.2. Положение, правила, инструкция
2.7.3. Протокол
2.7.4. Служебные письма
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.2. Организация доставки документов
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.6. Учет количества документов
3.7. Работа исполнителей с документами
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.2. Организация поисковой системы по документам
V. Контроль исполнения документов
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
6.1. Составление номенклатур дел
6.2. Формирование и оформление дел
6.3. Организация оперативного хранения документов
VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
7.1. Экспертиза ценности документов
7.2. Подготовка и передача документов в архив
В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:
Приложения
Количество приложений в новой инструкции увеличилось с 15 до 26. В нее было включено 12 новых приложений (обозначены в перечне курсивом) и исключено 3 приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:
Приложение № 1. Образец оформления законопроекта
Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации
Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы
Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства
Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства
Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства
Приложение № 8. Образец оформления положения
Приложение № 9. Образец оформления полного протокола
Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола
Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства
Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства
Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства
Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства
Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства
Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства
Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства
Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства
Приложение № 19. Форма справки о документообороте
Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение № 23. Форма листа – заверителя дела
Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
В новую Типовую инструкцию не попали следующие приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:
Приложение № 4. Образец оформления письма
Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов
Новая Типовая инструкция опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами и не вводит каких-либо принципиально новых требований в области делопроизводства. Так, в ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 09.07.2002, 30.06.2003), Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, с изменениями от 11.12.1997, 06.11.1998, 11.02.1999, 30.09.2002).
Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции.
В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно:
– Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД.
Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4), «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (№ 263597-4), «О персональных данных» (217352-4), «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 217354-4) и др.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового?
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного университета управления
В статье А.Ю. Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:
раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;
подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;
подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».
В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых.
К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов». В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:
8.1. Организация контроля исполнения
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера.
Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции
Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции. Этот раздел имеет следующую структуру:
II. Правила подготовки документов.
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации.
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти.
2.5. Бланки документов.
2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти.
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
2.7.1. Приказ, распоряжение.
2.7.2. Положение, правила, инструкция.
2.7.3. Протокол.
2.7.4. Служебные письма.
Подразделы 2.1–2.4 подготовлены на основании инструкций по делопроизводству и правил оформления документов, действующих в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе, а также с учетом соответствующих положений названных выше типовых регламентов. Но по сравнению со старой новая Типовая инструкция не всегда точно передает требования по подготовке законопроектов, проектов указов и распоряжений Президента РФ, проектов нормативных правовых актов Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти. Нужно отметить, что правила подготовки законодательных и иных нормативных правовых актов сами по себе достаточно сложны, и прежде всего с точки зрения изготовления документов (шрифты, интервалы, абзацные отступы, оформление текста, приложений и др.); тем более досадно, что эти требования, изложенные в новой Типовой инструкции, нередко противоречат положениям нормативных актов, приведенных в сноске. Приведем такой пример. В новой Типовой инструкции (п. 2.1.2) говорится «Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации, устанавливается, что «проект федерального конституционного или федерального закона… печатается на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman Cyr № 14».
Такое же несоответствие отмечается и в разделе о правилах подготовки проектов актов Президента РФ (п. 2.2.2). В новой Типовой инструкции говорится: «Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента РФ, устанавливается: «Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт».
Аналогичные несоответствия отмечены и в подразделе 2.3: согласно Новой типовой инструкции проект нормативного акта Правительства РФ печатается шрифтом № 14. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Российской Федерации устанавливает, что текст проекта акта Правительства печатается шрифтом № 13. Отметим, что в старой типовой инструкции ошибок подобного рода не было.
Новая Инструкция и ГОСТ 6.30-2003
В подразделах 2.5 и 2.6 новой Типовой инструкции есть целый ряд новых положений, конкретизирующих положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а в ряде случаев - отличных от положений ГОСТа, хотя в подразделе 2.6 Инструкции провозглашается, что «при подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003…».
■ В пп. 2.5.3 и 2.5.4 подчеркивается, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются по заказам федеральных органов исполнительной власти полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету, для чего на гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Напоминаем, что в ГОСТ Р 6.30-2003 отсутствуют какие-либо положения относительно способов изготовления бланков документов.
■ В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят, в частности, следующие: код федерального органа исполнительной власти, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет и код формы документа. В подстрочном примечании к соответствующим пунктам новой Типовой инструкции отмечается, что перечисленные реквизиты указываются в бланках по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
■ Важное пояснение содержится в п. 2.6.5 Типовой инструкции, в котором речь идет об обозначении на бланке документа наименования федерального органа исполнительной власти: «Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся». Следовательно, если руководство федеральной службой или агентством осуществляют Президент РФ или Правительство РФ, на бланке указывается только наименование этой службы или агентства (полное и, если оно имеется, сокращенное); если же федеральная служба или федеральное агентство подведомственны федеральному министерству, на бланке указывается наименование соответствующего министерства, а ниже – наименование службы или агентства.
■ Пункт 2.6.9 содержит положения о порядке датирования документов, в частности, здесь дается такое указание: «Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года». Если учесть, что бланки документов изготовлены типографским способом, а сами документы готовятся на компьютере с последующей распечаткой документа на принтере, становится понятным, что совсем непросто напечатать месяц и год таким образом, чтобы они точно попали в место на бланке, отведенное для даты. Приведенное в п. 2.6.9 правило действовало в то время, когда документы печатались на пишущей машине. С появлением компьютерной техники в практике делопроизводства давно пришли к тому, что дату документа проставляет специалист службы делопроизводства, регистрирующий документ после его подписания руководителем. При этом, конечно, служба ДОУ должна четко соблюдать правило: регистрировать документ в день его подписания.
■ Новая Типовая инструкция предусматривает только два формата написания даты в документах: цифровой – 14.03.2005 и словесно-цифровой – 14 марта 2005 г. ГОСТ Р 6.30-2003, как известно, дает еще один формат написания даты: 2005.03.14.
■ Требует комментария и п. 2.6.13 «Адресат». В целом все предусмотренные новой Типовой инструкцией варианты оформления реквизита «Адресат» при направлении документа в организацию соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Вопрос возникает в связи с оформлением этого реквизита при адресовании документа физическому лицу. Сравните два примера, приведенные в Типовой инструкции:
Адресование документа руководителю организации:
объединения «Ростекстиль»
В.Д. Иванову
Адресование документа физическому лицу:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
Москва, 117574
В первом случае инициалы перед фамилией, во втором – после фамилии. Почему? Есть ли в этом какая-либо логика? Чтобы понять, в чем тут дело, достаточно вспомнить некоторые факты.
В ГОСТ Р 6.30-97, действовавшем до принятия ГОСТ 2003 г., в реквизите «Адресат» инициалы во всех случаях ставились после фамилии. Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, которое было принято постановлением Госстандарта от 21.01.2000 № 9-ст и введено в действие с 1 апреля 2000 г., изменило этот порядок. Буквально в изменении № 1 говорилось следующее: «Пункты 3.14, 3.16. В примерах инициалы указать перед фамилией». Таким образом, получалось, что при оформлении трех реквизитов – «Адресат», «Гриф утверждения» и «Резолюция» – с 2000 г. инициалы во всех случаях без исключения следовало ставить перед фамилией лица (и должностного, и физического). Однако при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003 разработчики стандарта допустили ошибку, не внеся правку в пример оформления грифа «Адресат» в примере адресования физическому лицу (в стандарт 2003 г. вошел пример из стандарта 1997 г. без соответствующей правки). Естественно, что у многих работников организаций, готовящих документы и руководствующихся стандартом на оформление, возникает в связи с этим вопрос: почему такая разница при оформлении одного и того же реквизита, разница, не имеющая никакого логического объяснения? К большому сожалению, эта ошибка теперь узаконена еще и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
■ Важное положение содержится в новой Типовой инструкции в п. 2.6.20 «Подпись». Это положение касается оформления подписи в том случае, если руководитель отсутствует и документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель (очевидно, речь идет о ситуациях, когда заместитель наделен правом подписывать определенные документы вместо руководителя в период его временного отсутствия). Сформулировано это положение следующим образом: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». К этому следовало бы добавить еще, что исправлению подлежит также и расшифровка подписи должностного лица, поскольку на подготовленном документе обозначена фамилия руководителя, так как роспись и расшифровка фамилии должны соответствовать друг другу. На практике уже давно закрепилось такое правило: под расшифровкой фамилии руководителя лицо, подписывающее документ, от руки проставляет собственные инициалы и фамилию. Это можно делать и специальным штампом. Многие организации изготавливают такие штампы всем заместителям руководителей, которые имеют право подписывать документы за отсутствующего руководителя.
■ Следует отметить еще одно положение новой Типовой инструкции, касающееся удостоверения документов печатью. Напомним, что ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит каких-либо указаний о том, где проставляется печать. Вопрос этот обычно возникает у работников делопроизводства, поскольку ранее в стандартах на оформление документов было положение: оттиск печати должен захватывать наименование должности лица, подписавшего документ. В определенном смысле «недоговоренность» стандарта была компенсирована Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, где говорилось: «Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте». Расположение печати на документе имеет большое значение, поскольку печать – это способ дополнительного удостоверения документа (наряду с подписью). Действительно, оттиск печати должен быть, во-первых, легко читаем, во-вторых, не должен закрывать подпись должностного лица.
В п. 2.6.22 новой Типовой инструкции говорится: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ», то есть Типовая инструкция фактически вернулась к норме, существовавшей до 1997 г. Хотелось бы при этом, чтобы в тексте инструкции было уточнение: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, но не захватывал роспись должностного лица». К сожалению, такого уточнения в новой типовой инструкции нет.
Похожая информация.
Новая страница 1
В статье А.Ю. Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:
раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;
подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;
подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».
В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых.
К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов» . В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:
8.1. Организация контроля исполнения
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера.
Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции
Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции. Этот раздел имеет следующую структуру:
II . Правила подготовки документов.
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации .
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти.
Приложение к приказу НПФ "_____________" "__"___________ ____ г.
ИНСТРУКЦИЯ
(типовая)
по делопроизводству в НПФ "_____________"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила делопроизводства в НПФ "________________" (далее по тексту Фонд) и направлена на рационализацию и совершенствование работы в аппарате НПФ.
1.2. Документы Фонда являются его собственностью, вопросы работы с ними регулируются настоящей Инструкцией, Уставом НПФ "_____________________".
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Фонда единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на руководителей структурных подразделений Фонда.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Фонда возлагаются на их руководителей.
1.5. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.6. Работники структурных подразделений Фонда несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается руководителю Фонда.
1.7. Передача документов, их копии работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Фонда.
1.8. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.9. Права, обязанности и ответственность сотрудников Фонда
определяются должностными инструкциями, оговорены в контрактах.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в Фонде создаются следующие служебные документы:
Приказы (распоряжения);
Инструкции;
Договоры (контракты);
Протоколы;
Письма и факсы;
И другие.
2.2. Документы, подготовленные структурными подразделениями Фонда, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, отредактированы и при необходимости согласованы с другими структурными подразделениями, юристом.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
2.3. Бланки организационно - распорядительных документов.
Все виды организационно - распорядительных документов в Фонде печатаются на бланках установленного образца:
Бланк распоряжения;
Бланк приказа;
Общий бланк Фонда.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления.
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование документа.
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Фонда, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечание прилагается".
Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в Фонде, ниже подписи на левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Внешнее согласование осуществляется со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы.
2.6. Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем Фонда или вышестоящими органами Фонда, в компетенцию которых в соответствии с Уставом входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
2.7. Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документ, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.
Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения.
2.8. Отметка о наличии приложения.
Приложения документов могут быть трех видов:
Приложение, утверждаемое или вводимое в действие соответствующими распорядительными документами;
Приложение, поясняющее или дополняющее содержание основного документа;
Приложение, являющееся самостоятельным документом, направляемое с сопроводительным письмом.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.
2.9. Подпись документов.
Документы, направляемые Фондом в вышестоящие органы власти, подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.
2.10. Резолюция.
В резолюции даются указания по исполнению документов. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, этот исполнитель указывается первым).
2.11. Печать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать (факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами).
2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ.
Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дела не подшиваются.
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Фонда, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.
3.2. Приказы.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.
Приказы оформляются на бланке Фонда, должны иметь название, дату и номер.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказы подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.
3.3. Протоколы.
Документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятых решений.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема - передачи документов и т.п.).
Акты оформляются на общем бланке Фонда. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес Фонда.
Акт подписывается председателем и членами комиссии.
3.5. Договор.
Основной правовой документ во взаимоотношениях между юридическими (физическими) лицами. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в договоре.
Составными частями договора являются:
Название вида и заголовок документа (договор купли - продажи);
Дата, место составления, номер;
Наименования сторон;
Предмет договора;
Условия и сроки поставки, перевоза, транспортировки, хранения и т.п.;
Условия и сроки оплаты;
Порядок сдачи - приема выполненных работ;
Ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
Гарантии, страхование и форс - мажорные обстоятельства;
Переход права собственности;
Порядок разрешения споров;
Юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, Nо. телефонов, факсов);
Подписи должностных лиц;
3.6. Письма, факсы.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
3.7. Должностные инструкции.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника Фонда.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с сотрудником Фонда.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
Общие положения;
Функции;
Должностные обязанности;
Ответственность.
3.8. Документы по личному составу.
Трудовые правоотношения Фонда с сотрудниками регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей КЗоТ в Фонде должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
Трудовые контракты;
Приказы по личному составу;
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т-2;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Порядок приема, обработки и прохождения поступающей в Фонд корреспонденции.
Вся поступающая в Фонд корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
После рассмотрения руководством Фонда документы с резолюциями направляются исполнителям через секретариат под роспись. Передача другому исполнителю оформляется через секретариат.
4.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции.
Документы, подписанные руководством Фонда и предназначенные для отправки, передаются в секретариат, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в дела Фонда.
5. ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Контролю подлежит исполнение всех видов документов, имеющих поручение руководства Фонда.
5.2. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
5.3. Организация контроля исполнения.
Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
6. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Руководители структурных подразделений Фонда обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.3. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
7.1. Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Фонде, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексация дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел утверждается руководством Фонда.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Фонда, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
7.2. Формирование дел.
Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
Раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
7.3. Оперативное хранение документов и дел.
С момента заведения и до передачи в архив Фонда дела хранятся по месту их формирования.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
8.1. Экспертиза ценности документов.
Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Фонде создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Фонда путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.2. Составление описей дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
8.3. Передача дел на хранение.
Документы, образовавшиеся в деятельности Фонда, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Передача дел производится по описям.
9. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
9.1. Печати и штампы Фонда, бланки распоряжений, приказов, командировочные удостоверения, а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.
9.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом по Фонду.
9.3. Учет печатей и штампов ведется в журнале. Выдача печатей, штампов и бланков лицам, ответственным за их хранение и использование, производится под расписку в соответствующих журналах.
9.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10. ПРИЛОЖЕНИЯ
Прилагаются образцы заполнения документов, применяемых Фондом, на соответствующих бланках.
Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.
ГОСТы по делопроизводству 2019
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
- Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
- Реквизит документа — элемент оформления документа.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)
