Что такое тендерная документация. Подготовка тендерной документации. Что нужно для участия в тендерах: подготовка документации, банковская гарантия, сопровождение Подготовка документации к тендеру

Заключить солидные контракты и договора на поставку продукции в современных реалиях невозможно без участия предприятий, индивидуальных предпринимателей в тендерных закупках. Для предприятий осуществляющих закупку проведение тендера необходимо для того, чтобы выбрать поставщика, предлагающего продукцию по наименьшей цене и с наиболее приемлемыми сроками и условиями поставки. Для поставщиков это шанс в честной конкурентной борьбе заключить выгодный для себя контракт. Тендерные закупки проводят предприятия как государственной, так и частной формы собственности. Предполагаемым поставщикам для участия в тендерах необходимо соблюсти ряд условий.

Информация о проводящихся тендерных закупках размещается на специализированных сайтах, иногда публикуется в СМИ. Для участия в тендерах поставщики продукции должны соответствовать определенным критериям, требования для участия в тендере прописываются заказчиком в конкурсной документации.

Общий порядок участия в тендере таков:

1. Заявка на участие в тендере (оформить соответственно требованиями конкурсных документов).
2. Заявление претендента с согласием принять и соблюдать выдвинутые заказчиком условия торгов.
3. Заказчиком установлен крайний срок, до которого принимаются тендерные предложения. Документы нужно подать до истечения этого срока, претенденты в этот период могут отозвать свои предложения или внести в них изменения.
4. Участие в тендере может принимать предприятие, индивидуальный предприниматель не находящееся в стадии ликвидации. Обычно претендент должен являться производителем закупаемой продукции или , официальным представителем завода-изготовителя.
5. Вскрытие конвертов с предложениями может происходить в присутствии претендентов, если таковые изъявили желание при этом присутствовать. Рекомендация: присутствовать на этой процедуре не обязательно, но полезно. Претендент будет владеть информацией о цене конкурентов, что позволяет гибко реагировать в последующем на возможное изменение условий закупки (цена, сроки поставки). Практика проведения заказчиком переговоров по снижению цены — обычное явление для тендерных закупок.
6. Обязательно прописывать в заявлении срок действия конкурсного предложения (обычно от 30 до 90 дней).

Пакет документов, необходимых для тендера

Документы, необходимые для участия в тендере, указываются заказчиком. Их перечень может отличаться, требования заказчиков к претендентам разнятся. Но существуют общие требования к предоставляемому пакету документов для тендера, вот их перечень:

1. Свидетельство государственной регистрации (заверенная печатью копия).
2. Извещение о присвоении номера налогоплательщика (копия).
3. Копия Устава (обычно достаточно первой страницы).
4. Справка из обслуживающего банка, подтверждающая финансовую состоятельность претендента.
5. Справка из налоговых органов об отсутствии задолженности.
6. Бухгалтерский баланс за предыдущий год и на дату, предшествующую подаче конкурсного предложения.
7. Обеспечение заявки. Иногда заказчик требует предоставить банковскую гарантию в размере, составляющую до 5% от суммы предполагаемого контракта.
8. Свидетельство дилера или официального представителя предприятия-изготовителя (к поставке предлагаются товары не собственного производства).
9. Сертификаты, декларации соответствия (если товар подлежит обязательной сертификации).
10. Опись предоставляемых документов, заверенная подписью руководителя и печатью предприятия.

Тендер обычно проводится в несколько этапов. Представленные выше документы необходимы для прохождения первого этапа (квалификационный отбор). Участникам, прошедшим первый этап, заказчик может направить письмо с вопросами, требующими уточнения и более подробного толкования их конкурсного предложения. Потребуется подтвердить опыт поставок закупаемого оборудования (предоставить список контрактов на поставку подобной продукции за последние несколько лет с указанием предприятий и контактных телефонов лиц, осуществлявших закупку).
Для подтверждения технического потенциала претендента нужно предоставить данные о наличие сервисного центра по гарантийному и после гарантийному обслуживанию поставляемой продукции. На третьем этапе участникам тендера будет предложено рассмотреть возможность снижения цены, улучшения условий оплаты (расчет за поставляемую продукции по факту отгрузки в течение какого-то времени), уменьшение сроков поставки. Предложения по улучшению условий поставки направляются претендентами на факс или электронную почту заказчика.

Если представитель от предприятия претендента непосредственно присутствует на процедуре снижения цены, при себе необходимо иметь доверенность на участие в тендере, в которой прописаны полномочия на право принятия такого решения. Доверенность должна быть с печатью и подписями уполномоченных лиц предприятия. В случае победы в тендере подписывается контракт (договор поставки).

Обучение и помощь в участии в тендере

Существуют организации, которые на платной основе осуществляют услуги по сопровождению и участию в тендерах (мониторинг финансового состояния заказчика, цена подобных закупок в предыдущие периоды). Торговые площадки, на которых размещаются тендерные закупки, регулярно проводят семинары по обучению правилам участия в тендерах. Потенциальным поставщикам рекомендуется направлять на такие семинары своих представителей. Это поможет избежать отстранения заказчиком заявок претендентов на участие в тендерах по причине неправильно оформленного пакета конкурсных документов.

Как правильно написать бизнес план для Центра занятости:

1. Внимательно изучить требования заказчика и в соответствии с ними оформить конкурсное предложение.
2. Реально оценить свой финансовый и экономический потенциал. Не стоит подавать заявки, предлагая совершить предоплату продукции, если заказчик готов рассмотреть поставку только при оплате с отсрочкой платежа (по факту отгрузки).
3. Взвешенно подходить к ценообразованию.
4. Не искажать данные о технических и качественных характеристиках. В случае победы в тендере при поставке продукции, не соответствия ее заявленным характеристикам, кроме отказа в приемке поставщика ожидают крупные штрафные санкции.

Видео об участии в тендерах:

Полезные статьи

Полезные статьи:

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Тендерная документация - это комплект документов, состав которых зависит от предмета торгов и определяется тендерным комитетом в соответствии с поручением организатора или заказчика торгов.

Требования заказчика, включаемые в тендерную документацию, должны быть одинаковыми для всех без исключения претендентов. С этой целью тендерная документация должна разрабатываться с использованием общепринятых обозначений, так, чтобы все участники однозначно понимали информацию, содержащуюся в ней. Разработка тендерной документации осуществляется тендерным комитетом с возможным привлечением инженерно-консультационных или проектных организаций и фирм и оплачивается заказчиком за счет средств, предусмотренных в сводных сметных расчетах стоимости строительства целевому назначению. Комплект тендерной документации передается, как правило, за плату: порядок и условия ее выкупа определяются тендерным комитетом и сообщаются в объявлении о проведении торгов, публикуемом в печати или в приглашении для участия в торгах. При этом цена на тендерную документацию устанавливается в зависимости от окупаемости затрат на ее разработку, распространение, проведение экспертизы и анализа предложений оферентов, подведение итогов конкурса и выявление победителя. В отдельных случаях тендерная документация может передаваться бесплатно. Состав тендерной документации следующий: приглашение для участия в торгах; форма заявки претендента; информация об объекте и предмете торгов; техническая часть (проектная документация); инструкция оферентам; условия и порядок проведения торгов; проект контракта.

Рассмотрим более подробно содержание документов, входящих в состав тендерной документации.

В разделе «Сведения об объекте и предмете торгов» приводятся наименование объекта, его адрес; даются общая характеристика и количественные параметры предмета торгов (освоенные и будущие объемы работ, даты и сроки их выполнения). Указываются также заказчик и организатор торгов, условия и порядок посещения строительной площадки и другие общие сведения, характеризующие предмет торгов.

В разделе «Техническая часть» содержится пояснительная записка с обоснованием намечаемого строительства, основными технико-экономическими показателями и характеристиками продукции. Приводятся генеральный план и схемы инженерных сетей, основные архитектурно-строительные, конструктивные и технологические решения, сведения об инженерное оборудование зданий и сооружений, основные положения по организации строительства, данные о сроках строительства и особых технических условий. В проекте документации дается также информация о системе измерений, действующих нормах и правилах, стандартах, инструкциях и другие данные, характеризующие инвестиционный проект.

В разделе «Инструкция оферентам» тендерный комитет определяет состав, содержание и формы представления информации.

Кроме заявки на участие в торгах и копию платежного документа, подтверждающего внесение первого задатка, состав документации, доставляется претендентом, входят поручения в форме гарантийного обязательства банка, справка о заключенных за последний год контрактах с указанием основных условий и перечнем субподрядчиков, иностранных партнеров, а также оферта как формальное предложение о заключении сделки с указанием всех необходимых условий.

В оферте, как наиболее важному документу, предъявляются особые требования. Во-первых, в ней должны быть приведены подробные сведения о претенденте: полное наименование и адрес, реквизиты, заверенные копии регистрационных и уставных материалов, профилирует направление деятельности и лицензии на определенные виды работ, данные о структуре организации (наличие филиалов, дочерних фирм, перечень субподрядчиков) и ее производственной мощности - годовые объемы работ за ряд последних лет, состав и квалификация административно-управленческого, технического и производственного персонала, перечень производственных помещений и оборудования для выполнения рассматриваемых работ. Приводятся также данные о финансовом положении и. платежеспособности претендента, подтвержденные уполномоченным банка, и сведение о судебные и арбитражные процессы, на которых претендент выступал как ответчик, обвиняемый в нарушении установленного уровня качества СМР и договорных сроков. Кроме того, приводятся данные об опыте и стаже работы претендента в области, определяемой предметом торгов, а также подтверждающие это документы (фотографии, книги, статьи, отзывы заказчиков и другие документальные свидетельства).

Во-вторых, при разработке оферты претендент должен учесть требования заказчика к структуре цены на строительную продукцию или предмет торга, а также условия и возможный порядок пересмотра цен; условия, виды и методы внесения платежей в зависимости от уровня цен, предлагаемые формы оплаты, порядок финансирования и условия кредитования работ. Кроме того, необходимо учитывать срок действия оферты, условия, порядок прекращения и продления ее действия, а также условия, при которых оференту предоставляется возможность представить альтернативный вариант предложений, и условия, при которых возможно отклонение предложений участников торгов или прекращение торгов.

В-третьих, устанавливаются правила оформления и представления материалов оферты.

В разделе «Условия и порядок проведения торгов» обычно даются ссылки на действующее законодательство и соглашения, юрисдикция которых распространяется на проведение торгов, а также приводятся: дата и место вскрытия конвертов с офертами и сведения о том, будет ли этот процесс открытым; описание процедуры вскрытия конвертов с офертами; основные критерии оценки предложения оферента и сроки; методика выбора победителя и порядок утверждения результатов торгов; порядок оповещения оферентов о результатах торгов; предупреждение о непринятии обязательства мотивировать и объяснять причины отклонения оферт; указания о способе уведомления победителя торгов; условия и порядок внесения второго задатка; уведомление о том, какой документ подписывает победитель торгов (контракт или протокол о проведении переговоров); порядок проведения переговоров с победителем торгов. Одним из важнейших документов тендерной документации является проект контракта между заказчиком (инвестором) и победителем торгов. Информация, необходимая для его подготовки, содержится в соответствующих разделах тендерной документации (предмет контракта, сроки выполнения работ, порядок и условия расчетов и платежей, обязательства сторон, сведения о производстве и приемке работ, условия и порядок расторжения контракта и др.). В проекте может быть указана стартовая цена проекта торгов (инвестиционного проекта), рассчитанная в соответствии с «Порядком определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию», или согласно других документов. В проекте контракта могут содержаться и другие требования инвестора, отражающих и учитывающих специфику предмета торгов. Определяющим условием является соответствие всех приведенных положений действующему законодательству.

11.6. Порядок разработки и заключения договоров подряда (контрактов)

Контракт - это письменный договор, соглашение с взаимными обязательствами для договаривающихся сторон. Работа с контрактом является составной частью процесса управления строительными инвестиционными проектами и охватывает ряд этапов: выбор потенциальных партнеров для реализации проекта, подготовку контрактной документации, проведение переговоров и

подписания контракта, а также внесение изменений в контрактную документацию, контроль за ходом выполнения и претензионную работу, рассмотрение исков и судебное разрешение споров, завершение работ по контракту и его закрытие.

С целью повышения экономической заинтересованности участников инвестиционного процесса, укрепления договорной дисциплины, а также эффективного использования финансовых средств правительство страны утвердило основные положения порядка заключения и исполнения контрактов (договоров подряда) на строительство объектов для федеральных государственных нужд, в которых определяется, что государственные организации размещают заказы на строительство, что опять начинается, на конкурсной основе, включая подрядные торги.

Контракт с победителем торгов заключается после того, как последний, получив уведомление тендерного комитета, в установленный срок внесет второй задаток на расчетный счет заказчика. В случае невнесения задатка организатор торгов может отменить присуждение заказа.

С момента объявления торгов заказчик не имеет права вести переговоры по предмету торгов с его участниками иными лицами до момента заключения контракта. Однако, если в ходе переговоров победитель торгов выдвигает условия, противоречащие содержанию тендерной документации, то тендерный комитет по согласованию с заказчиком вправе начать переговоры с претендентом, занявшим второе место.

Время подготовки контракта, как правило, не должно превышать тридцать дней.

Контракт заключается на весь период реализации инвестиционного проекта на основании исходных условий (стоимости, сроков, и других показателей). Образцы договорной документации приведены.

Типовой договор должен содержать следующие основные разделы: предмет договора; стоимость работ и порядок расчетов; взаимные обязательства сторон; ответственность сторон; прочие условия и реквизиты сторон.

Предмет договора определяется в составе тендерной документации. Срок строительства (реализации ИСП) в целом устанавливается на основе исходных условий и может быть уточнен по результатам торгов, же сроки приемки отдельных очередей, пусковых комплексов, зданий и сооружений определяются сторонами.

Стоимость проекта (цена договорная) также определяется в пределах исходных условий, содержащихся в тендерной документации. По способу установления цены подряда различают контракты с твердой ценой, и с возмещением расходов. Уточнение стоимости, вызванное объективными причинами в ходе строительства, производится по договоренности сторон. Объемы подрядных работ и необходимых финансовых средств определяются в контракте с разбивкой по календарным периодам в соответствии с планом строительства и сроками ввода в действие мощностей и объектов.

Порядок расчетов также определяется в договоре. Как правило, заказчик выделяет подрядчику в установленном порядке аванс, обеспечивает своевременное и непрерывное финансирование строительства. Размер, сроки перечисления аванса, порядок его погашения, а также условия промежуточных расчетов за выполненные работы в пределах 95% их стоимости устанавливаются при заключении контракта. Окончательный расчет производится в месячный срок после принятия объекта. Если допущена задержка в перечислении аванса, оплате выполненных работ и окончательном расчете, подрядчику возмещаются убытки, включая затраты по уплате процентной ставки за кредит.

Заказчик несет также ответственность за своевременную передачу для монтажа, если это обязательство по контракту возложено на него. Если в результате недопоставок оборудования происходит остановка строительства более чем на месяц, срок окончания строительства продлевается на период остановки производства работ. Размер санкций за несвоевременную передачу и монтаж оборудования устанавливается при заключении контракта.

При нарушении условий контракта по вине подрядчика последний несет ответственность. Так, подрядчик обязан устранить допущенные по его вине дефекты, обнаруженные в течение 12 месяцев со дня приемки объекта в эксплуатацию, если в контракте не установлен иной срок.

Контрактом могут предусматриваться различные меры имущественной ответственности за невыполнение условий договора - штраф, за несоблюдение сроков - пеня, за ненадлежащее исполнение условий договора - неустойка, а также взыскание убытков в полном размере.

При заключении контракта в особых условиях к нему могут быть предусмотрены иные взаимные обязательства, вытекающие из действующего законодательства, строительных норм и правил, проектов, конкретных условий строительства, а также санкций за невыполнение обязательств.

В условиях рыночных отношений особое внимание уделяется вопросам обеспечения качества, поэтому в контракте могут предусматриваться конкретные льготы, а также условия, стимулирующих своевременное и качественное выполнение работ.

Вопросы, связанные со страхованием возможных рисков, также могут найти отражение в тексте контракта.

Уважаемые клиенты, в данном разделе нашего сайта мы ознакомим Вас со стоимостью, условиями и преимуществами ГК "Тендерные решения" в области подготовки тендерной документации по 44 ФЗ для поставщиков и заказчиков.

Подготовка тендерной документации для Поставщика.

Как Вы могли увидеть из таблицы, мы предоставляем полный перечtнь услуг по подготовке всех видов тендерной документации . 50-процентная скидка в данном случае не является игрой слов, так как наша стратегия состоит в формировании пула постоянных клиентов, именно поэтому мы предоставляем гарантии возврата всех уплаченных средств и скидки при первом обращении, таким образом мы покупаем Ваше доверие и лояльность.

Условия и стоимость подготовки аукционной документации для Заказчика.

Тендерные закупки уже стали неотъемлемой частью современных экономических реалий. Их проведение выгодно обеим сторонам, ведь заказчик получает возможность выбрать поставщика товаров или услуг, предлагающего наиболее оптимальные условия сотрудничества. А поставщику дается шанс получить выгодный контракт в условиях открытой конкурентной борьбы. Процедура проведения мероприятия не отличается простотой, особое значение приобретает .

Порядок проведения торгов

Информация о проводимых тендерах открытого типа является общедоступной и размещается на специальных ресурсах в интернете или СМИ. Подготовка документов к тендеру начинается с подачи заявки, порядок оформления которой определяется конкурсной документацией. Подача заявки автоматически означает безоговорочное и полное согласие предприятия на все условия, озвученные заказчиком торгов. Претендентами на участие в тендере, как правило, становятся предприятия, являющиеся производителями определенных товаров или услуг, а также дилеры или официальные представители. Главное требование заключается в том, чтобы юрлицо или частный предприниматель не находились в стадии ликвидации.

Подготовка документов на тендер должна быть завершена до окончания установленного заказчиком крайнего срока, на протяжении которого осуществляется прием предложений от претендентов. Если же организация передумает насчет своего участия в тендере, то она вправе до завершения процесса приема предложений отозвать поданную заявку.

На завершающем этапе торгов заказчик вскрывает конверты, содержащие предложения от участников. Претенденты по своему усмотрению могут принимать участие в этой процедуре или проигнорировать ее. Но практика показывает, что присутствие представителя от участника очень желательно:

1. Он сможет узнать условия, которые были предложены его конкурентами. А это, в свою очередь, позволит предприятию проявлять максимальную гибкость в вопросах ценовой политики и спектра предоставляемых услуг.
2. Довольно часто заказчик инициирует переговоры, направленные на понижение стоимости предложения, в котором принимают участие присутствующие представители от участников торгов.

Какие документы нужно подать для участия в тендере

Подготовка документов для участия в тендере предполагает подачу комплекта бумаг, перечень которых определяется заказчиком в зависимости от специфики его деятельности. Но в то же время, определенные позиции являются общими для всех случаев. Так, заинтересованное в участии в тендерных закупках лицо должно предоставить заказчику заверенные копии таких документов:

Кроме того, иногда необходимо еще подать гарантию от банка в размере пяти процентов от суммы договора. Все необходимые копии подаются вместе с сопроводительным письмом, в котором имеется подробная опись приобщенных документов.

От знания того, как правильно подготовить документы для тендера, часто зависит дальнейшее участие заинтересованного лица в торгах. Поэтому, к оформлению заявки необходимо подойти очень тщательно, грамотно составив предложение и приобщить все необходимые документы, подтверждающие соответствие заявителя квалификационным критериям.

Перед тем, как подготовить документы на тендер, необходимо внимательно ознакомиться со всеми предъявляемыми заказчиком требованиями. И если экономический потенциал или финансовое состояние явно не соответствуют необходимому уровню, то от подачи заявки рекомендуется воздержаться. Кроме того, крайне нежелательно подавать неправдивую информацию о качественных или технических параметрах предлагаемого товара или услуги. Ведь это в конечном итоге приведет к потере репутации организации или частного предпринимателя в деловом мире.

Если вы начали подготовку к торгам, но поняли, что не справляетесь, не беда - вы можете подключить на любом этапе и выбрать именно те процедуры, помощь в которых вам необходима.

Этапы проведения тендера

Подготовка к тендеру документов считается только первоначальным этапом в процессе проведения закупок. Его целью является квалификационный отбор среди претендентов, которые подали заявки. На следующем этапе заказчик уточняет у участников все интересующие его вопросы, в частности, о наличии технической базы, а также сервисного центра, позволяющего осуществлять гарантийное обслуживание поставляемого товара.

Подлежит подтверждению имеющийся у предприятия опыт в сфере поставок определенной продукции или предоставления услуг. С этой целью заказчику подается перечень заключенных за последние годы контрактов с указанием контактных данных контрагентов. На завершающем этапе заказчик проводит переговоры, направленные на оптимизацию процесса поставки, в том числе о снижении цены и сокращении сроков выполнения контракта.

Если осуществляется на каждом этапе профессионалами – это гарантирует лучший результат. Согласитесь, шанс на победу многократно возрастает, когда над каждым шагом работают специалисты.

Тендерное сопровождение

Тендерное сопровождение – это услуга, направленная на обеспечение процесса участия предприятия в тендере. Главная цель тендерного сопровождения – создать все условия (на правовом уровне) для того, чтобы клиент-участник одержал победу в конкурсе.

Тендерное сопровождение особо актуально, если вы:

• не имеете большого опыта или вовсе не принимали участие в государственных конкурсах;
• не хотите рисковать и действовать наобум;
• не хотите допустить осечку на ответственном тендере.

Знаете ли вы, что 90% участников тендеров не допускаются к торгам из-за недочетов в документации или неправильно оформленной заявке? Если вы не профессионал, допустить ошибку в документах – проще простого. В таком случае поможет только тендерное сопровождение.