Организация системы документооборота в логистике

Организация системы документооборота в логистике

Общая система документооборота логистического предприятия включает несколько отдельных подсистем (блоков, модулей):
. Блок общеуправленческого делопроизводства, обеспечивающий регистрацию, обработку и архивирование традиционной организационно-распорядительной, входящей и исходящей документации;
. Блок финансового делопроизводства, включающий работу с бухгалтерскими документами и управление денежными потоками (бюджетирование);
. Блок кадрового делопроизводства, предназначенный для документального обеспечения кадрового учёта и управления кадрами;
. CRM-модуль, позволяющий автоматизировать процессы взаимодействия с контрагентами предприятия (поставщиками, клиентами, учредителями и т.п.);
. Аналитический блок, на основе документов которого принимаются основные управленческие решения.
От того, насколько слажено функционируют указанные блоки, во многом зависит не только оперативность и эффективность различных деловых процессов, но и конкурентоспособность предприятия на рынке логистических услуг.
Инструменты комплексной автоматизации делопроизводства в логистической сфере
Поскольку рутинные ручные способы ведения документации на предприятиях разных видов деятельности остаются в прошлом, на первый план выходит задача поиска доступного и функционального системного решения, позволяющего максимально полно решать различные виды деловых задач логистического предприятия в рамках одного программного продукта.
Разработчики компании «Дабл Би» (Москва) предложили свой оригинальный подход к комплексной автоматизации делопроизводства в логистике. Так, программный продукт , созданный на базе ECM-платформы bb workspace, является специальным отраслевым изданием, адаптированным к потребностям предприятий, который занимаются логистикой и транспортными перевозками.
Отдельные визуальные слои системы позволяют решать любые задачи из блоков системы делопроизводства, а интеграция рабочих оболочек между собой, а также с офисным пакетом Microsoft и программой 1С обеспечивает комплексный подход к работе с документацией.

Преимущества модной Системы bb workspace

Решающие факторы при взаимодействии с контрагентами

Зачастую результаты работы и прибыль предприятия зависят не только от правильно принятых «больших» решений, но и от технически правильного их сопровождения. Зато игнорирование казалось бы незначительных мелочей способно нанести урон деловой репутации и свести «на нет» проделанную ранее работу.

Особенно важен учёт нюансов при построении взаимоотношений между представителями различных организаций. Какие же факторы оказываются при этом решающими:

1. Обязательность и дисциплина. Принятые обязательства необходимо выполнить полностью и к указанной дате. Если в ходе работы возникли непредвиденные обстоятельства, влияющие на сроки, вопрос возможных задержек следует обсудить с контрагентом.

2. Чёткость и оперативность. Переговоры, деловая переписка, принятие решений должны быть быстрыми и понятными для обеих сторон.

3. Уважительное отношение. Часто в условиях жёсткой конкурентной борьбы решающей оказывается не только экономическая выгода от делового партнёрства, но и «выстроенные» на межличностном уровне взаимоотношения. «Секретным оружием» вашей организации могут оказаться детальное выявление потребностей клиента, поздравление руководителя заказчика с днём рождения или корпоративным праздником, актуальная картотека «ключевых» представителей вашего контрагента.

4. Сохранение конфиденциальности, защита базы данных. Конкретные детали договорных взаимоотношений, а также информация о ваших контрагентах должны быть надёжно защищены от возможной «утечки» к конкурентам, а сама база - от «исчезновения» вместе с одним из ваших сотрудников, отвечающим за её ведение.

Эти требования несложно выполнить в маленькой организации с небольшим числом контрагентов. А если вы - лидер рынка, и у вас сотни, а то и тысячи партнёров? В таком случае лучшим выходом станет с поставщиками и заказчиками. Например, комплексная bb workspace не только обобщает информацию о каждом контрагенте, но и отслеживает стадии выполнения договоров, «увязывает» воедино управленческие и финансовые документы. С её помощью любой работник компании всегда вовремя найдёт необходимую информацию, а руководитель предприятия сможет проконтролировать любой этап взаимодействия с партнёрами и принять эффективные управленческие решения.

Оперативный логистический план - это пошаговое достижение долговременных стратегических целей логистической системы. Он составляется на период не больше бюджетного года (обычно рассчитывается по месяцам на год).

Логистическая стратегия в данной компании выступает в роли связующего звена, благодаря которому основные задачи компании выполняются путем бесперебойной поставки необходимых продуктов конкретно ИТ инфраструктуры. Я принимал участие в разработке логистических планов по многим вопросам, в том числе это выбор надежных поставщиков, а также непосредственный контроль на приемке прибывшего груза.

Планирование документооборота и контроль по необходимой документации материального потока в рамках участка логистической системы

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В компании АО «Открытие - финансовые решения» ведение правильного документооборота является одним из основных и успешных инструментов работы. Правильное движение документов важно для корректного ведения бухгалтерского и налогового учета.

В деятельности организации документооборот складывается из:

• Ш Запрос согласования того или иного действия со стороны ИТ специалиста выше стоящему руководству бизнеса
• Ш Распоряжение, приказ, служебная записка, дополнительное соглашение и др
• Ш Первичная бухгалтерская документация
• Ш Транспортные накладные
• Ш Счет-фактуры от поставщиков
• Ш Бухгалтерская маркировка пришедшего груза

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

• - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления);
• - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
• - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
• - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении);
• - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);
• - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
• - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
• - снижение уровня подписания документов;
• - исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т. д.);
• - максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Учет документооборота в компании осуществляется при помощи электронной системы 1С бухгалтерия. Программа обеспечивает строгий учет документации, в которой отражаются все текущие изменения и недостатки по документам.

					УТВЕРЖДАЮ
(наименование предприятия, организации, учреждения)					(руководитель предприятия, организации, учреждения)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000		№ 00			(подпись)		(Ф.И.О.)
Структурное подразделение:	Отдел логистики
Должность:	Менеджер по логистике
					00.00.0000

1. Общие положения

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по логистике.

Менеджер по логистикеотносится к категории руководителей.

Менеджер по логистикеназначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника отдела логистики.

Взаимоотношения по должности:

1.4.1	Прямое подчинение	Начальнику отдела логистики
1.4.2.	Дополнительное подчинение	Директору предприятия.
1.4.3	Отдает распоряжения
1.4.4	Работника замещает	лицо, назначенное директором предприятия
1.4.5	Работник замещает

1. Квалификационные требования менеджера по логистике:

2.1.	Образование	Высшее профессиональное (техническое или экономическое)
	опыт работы	и стаж работы по управлению логистикой не менее2 лет; 3 лет;
	знания	Федеральные законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие осуществление коммерческой деятельности. Принципы прогнозирования в логистике и планирования логистики. Основы проектирования логистических систем. Принципы проектирования и построения логистических систем, формирования логистических связей. Логистические информационные системы и их функции. Методы математического моделирования и формализации задач, разработки алгоритмов, математического и логического анализа. Основы технической кибернетики. Основы экономической кибернетики и экономики. Основы менеджмента, маркетинга, организации производства, современных бизнес-технологий, финансового управления. Основы таможенного и транспортного законодательства. Принципы планирования производства. Экономику и организацию перевозок грузов на всех видах транспорта. Методы и порядок планирования запасов и управления ими. Принципы организации складского хозяйства. Конъюнктуру рынка, методы изучения спроса на продукцию. Принципы распределения продукции. Порядок разработки бизнес-планов, договоров, соглашений, контрактов. Требования к оформлению снабженческой, транспортной, складской, сбытовой и финансовой документации. Структуру управления предприятием. Этику делового общения. Основы социологии, психологии и мотивации труда.
	навыки
	дополнительные требования	дополнительное (ую) образование; подготовку по направлению «Логистика»

1. Документы, регламентирующие деятельность менеджера по логистике

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (начальника отдела логистики); Положение об отделе логистики, Должностная инструкция менеджера по логистике, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности менеджера по логистике

Менеджер по логистике:

4.1. Управляет логистикой (обеспечивает составление логистических прогнозов и планов; координирует проведение работ по проектированию логистических систем и внедрению их на предприятии; рассчитывает затраты на логистику, разрабатывает бюджет на логистику и обеспечивает его соблюдение; организует работы по созданию и внедрению логистических информационных систем.

4.2. Управляет материально-техническим снабжением и закупками (разрабатывает планы закупок; координирует поиск поставщиков; руководит анализом условий договоров поставок и надежности поставок; обеспечивает составление и своевременное размещение заказов у поставщиков; координирует заключение договоров с поставщиками; принимает участие в определении видов и сроков платежей по заключенным договорам; организует взаимодействие с поставщиками; обеспечивает составление отчетов; анализирует выполнение заказов и результаты поставок.

4.3. Принимает участие: в планировании производства продукции; в управлении производственными процессами; в обеспечении качественного и своевременного производства продукции; в разработке и внедрении мер по сокращению производственного цикла и оптимизации затрат на производство; в проведении организационных мероприятий по сертификации и регистрации продукции.

4.4. Управляет запасами (анализирует планы производства и отчеты по их выполнению; планирует объемы запасов, необходимых для непрерывного производства с увязкой с затратной базой на хранение и обслуживание запасов; координирует работы по расчетам затрат на формирование и хранение запасов, расходов на приобретение, на эксплуатацию мест хранения (аренда, платежи за энергоснабжение, пр.), текущее обслуживание (хранение, инвентаризация, внутреннее перемещение), страхование; оценивает затраты и издержки на запасы; проектирует и применяет системы управления запасами; моделирует схемы управления запасами; разрабатывает методы учета, оценки и моделирования запасов; координирует инвентаризацию запасов; контролирует состояние запасов.

4.5. Организует складскую деятельность (определяет типы, месторасположение и размер складов, необходимых для хранения материально-технических ресурсов и готовой продукции; определяет виды складского оборудования и производит расчеты его оптимального количества; рассчитывает затраты на складскую деятельность; координирует складской технологический процесс (поступление материально-технических ресурсов и продукции на склады, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу ресурсов и продукции на склады, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складах); оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции внутри предприятия; разрабатывает методические указания по организации складского учета.

4.6. Управляет распределением продукции (разрабатывает и организует каналы распределения; организует расчеты эффективности использования каналов распределения; определяет условия отгрузки продукции (из цехов, с производственных складов, складов готовой продукции, пр.); управляет продажами (координирует работы по составлению прогнозов и планов продаж, принимает заказы на поставки, пр.); осуществляет контроль за выполнением необходимых объемов, сроков и условий поставок, а также за качеством обслуживания потребителей; координирует работы по приемке и размещению возвращаемой продукции, отправки ее на доработку.

4.7. Управляет транспортировкой товаров, определяет перевозчика грузов, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта (в соответствии со стандартами на условия транспортировки отдельных видов грузов), транспортных тарифов, технико-эксплутационных, экономических и стоимостных показателей перевозки; определяет методы и схемы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов; обеспечивает заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов; разрабатывает планы перевозок; организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль за доставкой грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ); обеспечивает документооборот транспортно-технологического процесса; анализирует качество перевозки и своевременность доставки грузов.

4.8. Организует таможенное оформление и растаможивание товаров (выбирает виды таможенных режимов; обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации; обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров; определяет пункты растаможивания (на границе, на внутренней таможне); разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание; осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания; обеспечивает уплату таможенных платежей.

4.9. Управляет рисками в логистике (обеспечивает страхование оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков; организует мероприятия по обеспечению сохранности грузов при транспортировке, продукции при хранении и внутреннем перемещении.

4.10. Управляет логистическим персоналом (организует подбор и обучение персонала; знакомит персонал с основами логистики; ставит задачи перед персоналом по отдельным направлениям; оценивает работу персонала.

1. Права менеджера по логистике

Менеджер по логистике имеет право:

5.1. Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с контрагентами, органами государственной власти и местного самоуправления по коммерческим вопросам.

5.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений предприятия и специалистов необходимые информацию и документы.

5.3. Проверять деятельность логистических и иных подразделений предприятия в рамках логистического контроля и давать обязательные для исполнения указания по исправлению имеющихся недостатков.

5.4. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, иных документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

5.5. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы, издавать за своей подписью распоряжения по предприятию по вопросам логистического управления.

5.6. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия, а также иными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.

5.7. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия:

5.7.1. Представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей подчиненных работников.

5.7.2. Предложения: о поощрении отличившихся работников, о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

1. Ответственность менеджера по логистике

Менеджер по логистике несет ответственность:

Документооборот является неотъемлемой составной частью информационных потоков в логистике. Любая транспортная операция сопровождается оформлением и передачей большого количества документов, при этом документы, относящиеся к транспортировке, играют роль и в обеспечении сделки купли-продажи товара, его промежуточного складского хранения, выполнения таможенных процедур и т.д.

Все множество транспортных документов, следуя К. И. Плужникову и Ю. А. Чунтомовой, можно классифицировать следующим образом:

• - документы планирования и организации перевозок;
• - документы договора перевозки;
• - документы фрахтования транспортных средств;
• - документы экспедиторского и агентского сервисов;
• - претензионные документы;
• - документы на парцельные перевозки и на перевозки грузов с объявленной ценностью;
• - внеотраслевые документы.

Краткая характеристика состава указанных групп документов приведена в табл. 8.1.

В данном параграфе дана более подробная характеристика документов договора перевозки и экспедиторских документов.

Документы договора перевозки

Заключение договора перевозки подтверждается оформлением соответствующего документа - коносамента или накладной. Требования по составу позиций, включаемых в обязательном порядке в перевозочные документы, определяются международными конвенциями или национальными законами. Иногда соответствующими нормативными правовыми актами устанавливается и форма документа. Если она не установлена законодательно, то ее разрабатывают транспортные ассоциации или сами транспортные операторы.

Таблица 8.1. Основные группы транспортных документов

Группа документов	Документы, относящиеся к данной группе
Документы планирования и организации перевозок	Договоры об организации перевозок, товаросопроводительные документы (счета-фактуры, спецификации, упаковочные листы, сертификаты происхождения, качества, соответствия, карантинные и санитарные сертификаты, декларации об опасных грузах и т.д.), документы краткосрочного планирования перевозок (заявки на перевозку, учетные карточки и т.д.)
Документы договора перевозки	Накладные и коносаменты различных видов транспорта, документы мультимодальной перевозки
Документы аренды транспортных средств и оборудования	/[оговоры аренды транспортных средств, контейнеров, полуприцепов
Складские документы	Складские расписки, складские квитанции
Документы экспедиторского и агентского сервисов	Поручения экспедитору, экспедиторские расписки, экспедиторские сертификаты перевозки и т.д.
Претензионные документы	Коммерческие акты, акты общей формы, акты экспертизы и т.д.
Документы на парцельные перевозки и на перевозки грузов с объявленной ценностью	Парцельные квитанции, описи на перевозку грузов с объявленной ценностью
Внеотраслевые документы	Страховые полисы, грузовые таможенные декларации и т.д.

Перевозочные документы выполняют следующие основные функции:

1) подтверждение заключения договора перевозки. Накладная (или коносамент) подтверждает, что указанные в ней грузоотправитель и перевозчик заключили договор перевозки на условиях, определенных данным документом. Наличие соответствующего экземпляра транспортного документа позволяет сторонам предъявлять претензии по исполнению обязательств по договору перевозки. Указанный в документе получатель имеет право на получение груза от перевозчика; перевозчик получает основание для оплаты оказанных услуг. Часто общие условия договора перевозки, установленные соответствующей международной конвенцией, законом или правилами, воспроизведены типографским способом на оборотной стороне бланка коносамента или накладной.

Перевозочный документ может выдавать как фактический перевозчик, т.е. оператор, который для выполнения обязательств по договору использует собственные или находящиеся в его распоряжении транспортные средства, так и договорный перевозчик - экспедитор или логистический провайдер, который организует исполнение договора перевозки, привлекая для этой цели субконтракторов;

• 2) подтверждение отгрузки товара. Надлежащим образом оформленный коносамент или накладная служат свидетельством выполнения продавцом его обязательств по договору купли-продажи, подтверждая дату отгрузки, характер и состояние товара, его вес, количество грузовых мест и другие условия поставки, выполнение которых необходимо для оплаты товара покупателем. В определенных случаях могут быть сделаны важные для сделки купли-продажи оговорки о состоянии товара при погрузке. При оплате сделок с использованием документарного аккредитива (см. ниже) банки должны доверять данным, внесенным в транспортные документы. Таким образом, данные транспортных документов, отражающие отношения между отправителем и перевозчиком, самым непосредственным образом затрагивают интересы третьей стороны - получателя (покупателя);
• 3) распоряжение товаром. Эту функцию выполняют только так называемые оборотные, или товарораспорядительные, транспортные документы. Наиболее распространенным оборотным транспортным документом является морской коносамент (см. врезку 8.1 "Морской коносамент"). Товарораспорядительной функцией обладают также мультимодальный коносамент Р1АТА и некоторые документы, выдаваемые экспедиторами (см. ниже).

Оборотный транспортный документ символизирует право собственности на товар и является ценной бумагой, используемой в торговом обороте (отсюда название). Пока товар находится в процессе транспортировки, выданный на него перевозчиком оборотный документ может быть продан, заложен или переуступлен, что юридически эквивалентно соответствующим операциям с товаром. Эта функция оборотных документов широко используется в цепях поставок, позволяя их участникам осуществлять коммерческие операции, не дожидаясь завершения транспортировки. Иногда, прежде чем получатель реально получит товар, находящийся в процессе транспортировки, оборотный документ перепродается несколько раз, что характерно, например, для торговли сырьевыми товарами.

Благодаря сочетанию перечисленных функций значимость перевозочных документов выходит далеко за пределы отношений по договору перевозки. Они играют важную роль не только в обеспечении процессов транспортировки, но и в системе товародвижения в целом.

Перевозочные документы оформляются в нескольких экземплярах. Минимальное количество экземпляров и их распределение между участниками перевозки устанавливаются соответствующими нормативными документами. Как правило, изготавливается и определенное количество копий документов, которые не имеют юридической силы, но необходимы перевозчикам, терминальным операторам, экспедиторам, таможенным органам, другим участникам цепи поставок для целей учета и отчетности.

Врезка 8.1. Морской коносамент

Морской коносамент (BUI ojlading, B/L) - один из старейших и наиболее важных документов, используемых в мировой торговле. Первые упоминания о коносаменте относятся к XVI п., когда он был приложением к чартеру и представлял собой расписку капитана в приеме груза на борт. В начале XIX в. появились услуги почтовых пароходов, что позволило доставлять документы в порт назначения до прихода судна с грузом, и покупатель стал производить оплату не против получения товара, а против получения коносамента, счета и страхового полиса. В свою очередь, покупатель мог продать или передать коносамент третьему лицу, которое становилось, таким образом, держателем коносамента и получало право на получение товара по прибытии судна. В XIX в. функция коносамента как оборотной ценной бумаги была зафиксирована торговым законодательством большинства развитых стран, что сделало его важнейшим документом, применяемым в международной торговле.

В соответствии со ст. 145 КТМ в коносамент должны быть включены следующие данные:

• 1) наименование перевозчика и место его нахождения;
• 2) наименование порта погрузки и дата приема груза перевозчиком:
• 3) наименование отправителя и место его нахождения;
• 4) наименование порта выгрузки согласно договору морской перевозки груза;
• 5) наименование получателя, если он указан отправителем;
• 6) наименование груза, необходимые для идентификации груза основные марки, указание в соответствующих случаях на опасный характер или особые свойства груза, число мест или предметов и масса груза или обозначенное иным образом его количество. При этом все данные указываются так, как они представлены отправителем:
• 7) внешнее состояние груза и его упаковки;
• 8) фрахт в размере, подлежащем уплате получателем, или иное указание на то, что фрахт должен уплачиваться им;
• 9) время и место выдачи коносамента;
• 10) число оригиналов коносамента, если их больше чем один;
• 11) подпись перевозчика или действующего от его имени лица.

По соглашению сторон в коносамент могут быть включены иные данные и оговорки. Добросовестный перевозчик обязан внести в коносамент оговорки о видимом повреждении груза или упаковки. Отправитель заинтересован в получении так называемого чистого коносамента (Clean B/L), который таких оговорок не содержит.

Коносамент может быть выдан:

• - на имя определенного получателя (именной коносамент - Straight B/L), по которому выдается в порту назначения лицу, указанному в коносаменте. Передать именной коносамент другому.ищу можно лишь на основании сделки, оформленной с соблюдением правил, установленных для уступки требования;
• - приказу указанного лица (ордерный коносамент - Order B/L, Negotiable B/L). Приказ в данном случае - это указание о том, кто получает груз по прибытии его в порт назначения. Ордерный коносамент может быть передан третьему лицу на основе внесенной в коносамент передаточной надписи лица, "приказу" которого он составлен;
• - на предъявителя (бланковый коносамент - Blank B/L), Такой коносамент может передаваться посредством простого вручения.

Бортовой коносамент (Board B/L) удостоверяет, что принятые к перевозке грузы фактически погружены на судно. Если груз принят на складе перевозчика и будет находиться в ожидании погрузки, в коносаменте делается оговорка "получено для отгрузки" (погрузочный коносамент -Received for Shipment B/L).

Если груз следует в порт назначения с перегрузкой в промежуточном порту или с перевалкой па другой вид транспорта, морской перевозчик может выдавать так называемый сквозной коносамент (Through B/L), выступая в качестве экспедитора.

По желанию отправителя ему может быть выдано несколько экземпляров (оригиналов) коносамента, при этом в каждом из них отмечается число имеющихся оригиналов. После выдачи груза на основании первою из предъявленных оригиналов коносамента остальные его оригиналы теряют силу. Могут быть также изготовлены дополнительные экземпляры (копии) коносамента, которые не могут использоваться в торговом обороте.

Помимо коносаментов, за которыми стоят международные соглашения или общепризнанные правила (морской коносамент, мультимодальный коносаментР1АТА)г существуют также так называемые домашние коносаменты (House B/L). Домашний коносамент может выдаваться экспедитором в соответствии с его собственными правилами. Обычно он используется в следующих случаях:

• - экспедитор, организующий морскую перевозку, оказывает клиенту дополнительные услуги, которые не осуществляет судоходная линия. Домашний коносамент охватывает весь набор услуг, а экспедитор взаимодействует с линией на основе морского коносамента;
• - дата выдачи морского коносамента фактическим перевозчиком не устраивает клиента. Домашний коносамент может быть выдан раньше;
• - экспедитор не заинтересован в том, чтобы грузоотправитель и фактический перевозчик знали друг о друге. Домашний коносамент позволяет разграничить сферы циркуляции коммерческой информации.

Домашний коносамент признается судом наряду с морским коносаментом или коносаментом FIATA, но, в отличие от них, он не описан никакими общими правилами и не всегда акцептуется банками.

На рисунке ниже приведен образец морского коносамента (сквозной коносамент морского перевозчика па перевозку груза в контейнере из порта Мумбаи (Индия) до г. Лагуш (Португалия) через порт Лиссабон).

1 наименование и адрес отправителя; 2 наименование и адрес получатели; 3 наименование и адрес перевозчика; 4 наименование лица, которое перевозчик должен информировать о доставке груза в порт назначения; 5 - отметка об отсутствии повреждений; 6 - название судна; 7 наименование порта погрузки; 8 - наименование пункта приема груза; 9 - номер коносамента; 10 - наименование порта выгрузки; 11 - наименование конечного пункта перевозки; 12 - место доставки груза; 13 - количество выданных оригиналов коносамента; 11 - маркировка груза; 15 - число грузовых мест; 16 - описание груза; 17 - вес груза; 18 - объем груза; 19 - отметка о погрузке на борт судна и уплате фрахта; 20 - номер контейнера; 21 - код услуги; 22 - лицо, организующее доставку на конечном участке маршрута; 23 подпись уполномоченною должностного лица перевозчика и дата выдачи коносамента

Особенностью логистических компаний является жесткая регламентация процессов обеспечения финансовых и материальных потоков. Такая регламентация обусловлена, в первую очередь, требованиями законодательства. К тому же эти потоки напрямую связаны с прибылью компании.

Потоки документации регламентированы не так строго, несмотря на то, что являются ресурсоемкими. В их число входят документы на груз, по оплате, нормативная, распорядительная, транспортная документация, договоры, отчеты. Из меньшей формализованности вытекает вытекает меньший уровень автоматизации. Однако эта данность в корне неверна – нуждается в автоматизации не меньше других составных бизнеса, поскольку в этих процессах заложен большой объем ответственности. К “недооцененным” процессам следует отнести:

• формирование документов, изготовление отчетов;
• хранение в электронном и бумажном виде актуальных и архивных документов;
• поиск документов, доступ;
• обеспечение группового использования, в том числе для географически распределенных структур;
• поддержание актуальности, контроль;
• своевременное обновление документов;
• согласование документов, обеспечение выполнения поручений по ним.

При подсчете временных затрат, направленных сотрудниками на подготовку и обработку документации, обеспечивающей коммерческую деятельность предприятия, выходит, что в транспортной логистике способна существенно повысить эффективность компании в целом.

Документация в процессах управления

Основные блоки, обеспечивающие работу логистической организации – , оказание услуг, . Вкратце, задача управленческого блока заключается в воздействии на остальные блоки на основании анализа полученной информации о деятельности предприятия. То есть эффективность деятельности предприятия, любого из отделов, находит отражение в плановой и отчетной документации, которая направляется в блок управления. При этом, блок управления должен направлять определенный набор документов, в которых содержатся корректирующие пояснения, директивы, рекомендации, предложения, устанавливаются показатели эффективности, чтобы осуществить управляющие функции. Значит, что это двусторонняя связь с энным количеством итераций, а значит с растущими рисками потери и искажения информации.

Поскольку в управлении одну из наиболее важных ролей играет фактор времени, а именно предоставление в срок необходимых объемов информации, документооборот выступает как часть системы информационного обеспечения логистики. Управленческий блок отвечает за контроль выполнения определенных заданий в заданные сроки, что возможно оптимизировать с помощью автоматизированного документооборота. Наиболее актуальными проблемами для логистической компании в части обеспечения потоков документов являются:

• большие объемы первичных документов;
• действия, выполняемые вручную при подготовке и на дальнейших стадиях жизненного цикла документа, то есть ответственные вручную контролируют траекторию движения документов;
• отсутствие возможностей удобного доступа и поиска актуальных и архивных документов;
• далекие от оптимальных способы контроля выполнения поручений по документам;
• отсутствие консолидированных данных, справочников по заданиям, сотрудникам, подрядчикам и клиентам;
• отсутствие баз знаний, агрегированных кейсов;
• отсутствие средств удаленного доступа;
• отсутствие возможностей отслеживания эффективности деятельности департаментов и отдельных сотрудников на основе контроля поручений.

Автоматизация документооборота – повышение эффективности компании

Чтобы добиться повышения производственной эффективности логистической компании, необходимо решить ряд задач:

• сокращение объема ручного труда за счет его автоматизации, что позволит не только снизить стоимость, но и сократить влияние человеческого фактора;
• строгая регламентация внутрикорпоративных правил;
• выработка алгоритмов деятельности сотрудников при выполнении поставленных задач.

Автоматизировав документооборот в логистике, вы не только избавитесь от рисков, которые несет в себе бумажный документооборот, но и снизите потребность в огромном штате, работающем на неэффективное делопроизводство.

Для автоматизации мы предлагаем рассмотреть решение для управления логистикой на базе Comindware Business Application Platform. Данное решение позволяет автоматизировать как логистические бизнес-процессы, так и сопутствующий документооборот, и привести уровень логистического сервиса в соответствие мировым стандартам.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.