Как отправлять письма от организации по почте. Виды писем почты россии

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

• трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
• чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
• при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
• Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
• Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

• обратный адрес отправителя;
• фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

Заполняем графы таблицы

1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

• закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
• снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

Я часто отправляла письма в другие города, когда была маленькая. Я очень любило это дело. Но потом у меня появился интернет, который заменил конверт, марку и почтовый ящик. Я, как и большинство других людей, начала пользоваться электронной почтой. Но иногда так хочется отправить письмо по старинке. Если вы уже забыли, как это делать, то я вам сейчас напомню.

Как отправить письмо по почте России

Если вы хотите отправить письмо, то вам нужен не только конверт с маркой, но и точный адрес получателя . Вы же хотите, чтобы оно дошло до нужного человека! Чем точнее вы укажете все данные, тем быстрее оно дойдёт до адресата.

Вы можете отправиться на почту, чтобы не только купить там конверт, но и сразу же отправить ваше письмо. Если вам не нравится такой вариант, то можно опустить его в почтовый ящик, который стоит на улице. Я бы не советовала вам последний способ, ведь его могут вытащить хулиганы.

Вам нужно будет подобрать конверт, размер которого будет зависеть от веса вашего письма. Стандартные уже продаются с марками, поэтому вам не придётся покупать их отдельно. На почте можно взвесить письмо, чтобы узнать его точный вес. Если оно весит больше 20 грамм, то придётся отдельно заплатить за дополнительную марку.

Как правильно заполнять конверт

Я делала это такое количество раз, что у меня на это уходит буквально пару минут. Прочитайте, что вам нужно будет написать на конверте. Итак:

• ФИО адресата;
• улицу и номер дома, корпуса, квартиры;
• полное географическое название населённого пункта.

Пишите все данные разборчивым почерком, используя любые чернила. Ограничения касаются только красной, жёлтой и зелёной пасты. Я предпочитаю пользоваться чёрной шариковой ручкой.

Будьте внимательны, ведь никакие загрязнения и зачёркивания не допускаются.

Не забудьте написать индекс, который состоит из шести цифр. Его можно узнать в почтовом отделении или в интернете.

Вы можете заполнить аналогичные данные про себя, если вам это нужно. Делать это не обязательно.

Что класть в конверт

Вы можете положить в конверт не только само письмо, но и фотографии или вырезки из газет (журналов). Нельзя класть:

• пластиковые карточки;
• денежные средства;
• документы.

Если в конверте лежит выпуклый предмет, то его могут повредить на почте, когда будут ставить печати. Лучше следовать всем рекомендациям, чтобы ваши старания не оказались напрасными.

Пожалуй лучший вариант(и доступный по стоимости)-это отправление первым классом. Как работник почтовой сортировки с многолетним стажем скажу так- у отправлений первого класса сейчас все приоритеты, за ними строжайший надзор и особые условия пересылки для сохранности, их всегда обрабатывают первыми, отложив просто заказные письма или письма с уведомлением. На другой конец страны дойдет за 3-4 дня. В труднодоступные регионы доставка может быть затруднена нелтной погодой.

Сложно ответить на вопрос, так как иногда совершенно непонятно, как работает почта. Отправишь обычным письмом, дошло быстро, отправишь ускоренной почтой - письмо письмо придет позже, чем ожидаешь.

Из опыта скажу, что заказные письма точно идут дольше, ведь к ним особое отношение,почта следит за ним особенно, что тормозит весь процесс, получается идет дольше.

самый лучший вариант это воспользоваться курьерской службой, но это далеко не всем по карману.

Так что стоит все письма отправлять заранее, чтоб не переживать, успеет или нет. А если действительно очень надо и что-то важное, то не пожалейте денег, время и нервы дороже.

оптимальнее всего отправить письмо не обычной почтой, а курьерской. тогда оно дойдет быстро и будет вручено лично в руки (если сделаете отметку об этом). Но готовтесь, что данное отправление обойдется вам достаточно дорого. Так, например, почт.отправление из Москву до Якутска весом 0,5 кг будет доставлена за 1-4 дня (в зависимости от тарифа: супер-экспресс, экспресс и т.д.) и будет стоить от 760 рублей за данный вес по минимальному тарифу. Расчет производился на сайте курьерской компании ПОНИ-экспресс.

Чтобы быстро дошло, надо воспользоваться ящиком для писем, который находится непосредственно в отделении связи. Там выемка писем производится строго по графику, указанном на ящике. В противном случае письмо может задержаться в пути и из-того, что долго пролежало в каком-нибудь забытом почтовиками ящике.

Чтобы письмо дошло до получателя в кратчайшее время, можно заказать заказное письмо. Оно стоит дороже, но дойдет намного быстрее, причем вас уведомят о том, что ваше письмо получатель получил. Но коме этого можно вот о чем задуматься, не бросать письма в почтовые ящики, расположенные на улице, а лучше дойти до почтового отделения и уже там найти почтовый ящик. В отделениях почтовые ящики проверяют чаще. Да и с письмом в почтовом ящике на улице может что-нибудь случиться. Например хулиганы могут содрать или того хуже поджечь почтовый ящик. А вы потом будете винить в этом почту России, не ведая даже о том, что ваше письмо главпочтампт не получил его для отправки.

Никаких гарантий в том, что Ваше письмо дойдет быстро, Вам никто не даст. Даже (а я бы сказала: Тем более!) Почта России.

Времена, когда почтовая корреспонденция доходила в пункт назначения за считанные дни, канули в лету.

В дореволюционной России почта на лошадях быстрее доставляла почтовые отправления, нежели современная высокотехнологичная стратегическая отрасль экономики.

Советский период тоже отличался более-менее отлаженным механизмом доставки почтовой корреспонденции. Для сравнения: обычное письмо из Белгорода в Москву доходило за сутки. К слову, доехать на поезде из того же Белгорода в Москву можно за одну ночь.

То, что творится сейчас в этой отрасли хозяйства, является полным отражением той бесхозяйственности, безалаберности, безответственности, безнаказанности и пр., и пр., и пр., что царит в России практически во всм.

В качестве иллюстрации привожу пример, когда письмо с объявленной ценностью и с заказным уведомлением, отправленное из Белгорода в Москву, было вручено адресату через (Внимание!) 29 дней после отправки. За такой срок до Москвы можно было бы и пешком дойти!

Отличный просто вопрос)

Почитал ответы, посмеялся и выражаю большое спасибо тем, кто здесь нашутил)) Теперь собственное мнение.

Наша почта - это как тот муравейник(забрали, отправили, а ты иди к гадалке и она, если не ошибтся, точно скажет когда там кто-то получит что-то).

Посмотрите, что по этому поводу пишет вся Россия:











И наконец самая точная картина , которая олицетворяет нашу почту:



Теперь ответ на вопрос. Максимально быстро через почту России не получится.. Пошлите текст по мылу через Гугл и вложите в него нужные сканы тех документов, которые нужны + скан квитанции с почты, что заказное письмо с доками принято и отправлено.

Вс остальное - как Бог пошлт ..)

Быстрее всего дойдет письмо 1-класса. Медленнее всего - заказное или ценное письмо. Узнать подробности, а также отправить письмо, не выходя из дома можно через сервис ВконВерте.рф

Стоимость услуг практически равна себестоимости (своему походу на почту) 🙂

Отправлять что то почтой России это всегда лотерея, вам никто не гарантирует что письмо придт быстро но можно выгадать более удачное время для отправки письма. Так например не стоит отправлять не срочную корреспонденцию ближе к новому году, там у них каждый год аврал.

Для того, чтобы ускорить доставку письма/бандероли почтой России , нужно воспользоваться услугой Отправления первого класса , что является ускоренным на 25-30% способом доставки традиционной почтовой корреспонденции. Корреспонденция первого класса включает в себя:

• простые письма
• заказные письма
• письма с объявленной ценностью

а также бандероли.

О тарифах и контрольных сроках отправлений первого класса можно узнать вот здесь.

Заказное письмо – почтовое отправления, предназначенное для ведения личной переписки, пересылки документов, открыток, бумаги. В отличие от простого письма заказное вручается лично в руки адресата или его законного представителя. При отправке заказной письменной корреспонденции можно воспользоваться услугой «уведомление о вручении» или «СМС-уведомление», которые проинформируют отправителя о вручении, отправленного им письма.

Заказное письмо в отличие от простого является регистрируемым почтовым отправлением, которому присваивается индивидуальный трек-номер (или по-другому почтовый идентификатор). С помощью трек-номера на сайте Почты России можно производить отслеживание движения письма от момента его приема и первичной обработки до момента выдачи. Информация, а точнее статус состояния письма, при отслеживании может отображаться с некоторой задержкой и неточностями. Поэтому полностью полагаться на эту информацию не стоит.

Письменная корреспонденция, как и другие виды отправлений почтой, имеет ряд ограничений :

Как отправлять

Отправить заказное письмо можно в любом подразделении Почты России. Отправка осуществляется через оператора.

1. Купите подходящего размера конверт, вложите в него предназначенные к отправке документы, запечатайте и укажите на нем адрес, индекс и ФИО адресата и отправителя.
2. Если необходимо уведомлением о вручении — возьмите в отделении бесплатный бланк ф. 119 и заполните его.
3. Передайте конверт (и бланк) оператору, указав, что желаете отправить заказное письмо. После этого почтовым работником будет произведено взвешивание отправления и регистрация в системе.
4. Оплатите услугу доставки и заберите чек, в котором будет указан уникальный почтовый идентификатор для отслеживания.

Отправлять заказные письма можно в любом конверте вне зависимости от того, какая литера (буква) на нем нанесена. Литера – это особый знак почтовой оплаты, является аналогом почтовой марки.

Если вы отправляете заказную письменную корреспонденцию тяжелее 20 грамм в конверте с литерой D, либо письмо весом до 20 грамм в конверте с литерой А – то на него оператор доклеит марки на нужную сумму, либо оставшуюся часть суммы занесёт через систему. Производить отправителю какие-то самостоятельные действия по наклеиванию марок не обязательно.

Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении

Уведомление о вручении – это специальный документ, который проинформирует отправителя письма о том, что оно доставлено и вручено адресату или его законному представителю. В документе будет стоять подпись получателя, указано время и дата вручения. Уведомления бывают простые и заказные. Первое будет опущено в почтовый ящик, второе вручается лично в руки.

Уведомление о вручении представляет собой бланк (форма 119), который переправляется вместе с письменной корреспонденцией, а после вручения ее направляется по обратному адресу.

Чтобы отправить заказное письмо с уведомлением, отправителю необходимо самостоятельно заполнить бланк ф 119. Форму можно взять в любом отделении Почты России абсолютно бесплатно и там же ее заполнить. После заполнения документ вместе с письмом передается оператору.

Образец заполнения:

На лицевой стороне формы указываются данные именно отправителя письма, который в последующем станет получателем этого уведомления.

Помимо письменного информирования о вручении у почты есть услуга СМС-информирования . Чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо заполнить специальный бланк, который можно спросить на почте. Стоимость одного СМС-сообщения – 10 рублей.

Заказное письмо можно отправить 1 классом – это ускоренный вид доставки (авиапересылка). За ускоренную доставку самолетом необходимо будет доплатить, цена зависит от веса, расстояния пересылки и места (региона РФ) отправки. «Первый класс» наиболее актуален для населенных пунктов, между которыми предусмотрено авиасообщение. Как отправить заказное письмо 1 классом? Сообщите о своем намерении оператору. Дополнительные документы и бланки заполнять не требуется.

Отправка заказного письма с описью вложения

Опись вложения – это специальный документ, в котором указывается перечень вложений в почтовое отправление и их ценность. Письмо или посылка с таким сопроводительным документом по желанию адресата в момент получения может быть вскрыто в присутствии сотрудника почты с целью сверки содержимого с описью. В случае утери или повреждения одного из предметов или почтового отправления в целом – Почта России выплачивает компенсацию, которая напрямую зависит от объявленной ценности.

Отправить заказное письмо с описью вложения – нельзя! Данная услуга доступна только для ценной письменной корреспонденции.

Ценное письмо представляет собой абсолютно тоже самое, что и заказное, с единственным отличием – для ценной письменной корреспонденции указывается объявленная ценность, а стоимость его отправки становится выше.

Для отправки ценной письменной корреспонденции с описью вложения необходимо заполнить два бланка ф. 107. Один пересылается вместе с почтовым отправлением, второй остается у отправителя. Бланки выдаются бесплатно в отделениях связи, также их можно заполнить онлайн на официальном сайте Почты России и после этого распечатать.

Образец:

Отправка письменной корреспонденции с объявленной ценностью осуществляется в любом отделении почтовой связи через оператора. На конверте с письмом нужно указать его ценность. Если отправление с описью вложения, то конверт необходимо передавать в открытом виде. Сотрудник должен произвести сверку содержимого с предметами, которые отправитель укажет в форме 107.

Цена на отправку заказного письма и дополнительные услуги

Цена на отправку заказной письменной корреспонденции зависит от веса. Стоимость первых 20 грамм составляет 50 рублей без НДС и 60 рублей с НДС. За каждые последующие полные/неполные 20 грамм веса придется доплатить 3,00 или 3,60 рублей соответственно наличию НДС.

НДС – налог на добавленную стоимость, в России с 1 января 2019 года он равен 20%. Почтовое отправление, оплаченное марками, налогом на добавленную стоимость не облагается. То есть, оплачивая марками, можно сэкономить 20%.

Марки на конверт можно наклеить самостоятельно или это сделает оператор. Работа последнего платная.

Оплата «уведомлений о вручении» марками с 2019 года отменена. Поэтому для всех категорий пользователей актуальным является тариф с НДС.

Если необходима опись вложения, то в обязательном порядке потребуется «проверка соответствия вложения описи вложения», за что также нужно будет заплатить.

Цена на некоторые дополнительные услуги Почты России зависит от субъекта РФ. Ниже в таблице представлены тарифы, действующие в 2019 году в крупнейших городах нашей страны.

Как отправить заказное письмо: инструкция

Инструкция

Для того, чтобы отправить по почте, нужно знать точный адрес получателя. От точности указанного адреса зависит, дойдет ли письмо, и как быстро. Чем точнее адрес (написание , сопутствующая информация), тем быстрее письмо дойдет до адресата. Также конечный пункт зависит от вида конверта, количества и стоимости отправления.

Если гарантия доставки письма для вас очень важна, следует выбрать отправление ценным или заказным письмом. В этом случае процедура регистрации и отправки письма будет проходить дольше, заплатить придется немного больше, чем за обычное письмо, однако вероятность такого отправления минимальна.

Видео по теме

Обратите внимание

В обычных письмах деньги, пластиковые карточки и ценные документы пересылке не подлежат.

Полезный совет

Если в письме предполагается пересылка документов, то отправление обязательно нужно посылать в виде ценного или заказного.

Источники:

• марки для писем по россии

– самый традиционный и привычный вид отправления, которое можно совершить по почте. Письма бывают нескольких видов: простые, с объявленной ценностью и заказные. В письме нельзя пересылать ничего, кроме бумажных документов и посланий.

Вам понадобится

• конверт, марки

Инструкция

На почте вам нужно приобрести конверт, заполнить адрес и выбрать тип отправления. Простые письма доставляются проще всего – их опускают в почтовый ящик адресата. Если письмо вытащили хулиганы, не несет за это никакой ответственности, а вы никогда не сможете проверить, произошло ли это на самом деле или письмо потерялось . Заказное письмо отличается тем, что его отдадут адресату только при предъявлении удостоверения личности. Письмо с объявленной ценностью будет оплачено в случае потери во время пересылки. Бывают также регистрируемые отправления – такие, для которых составляется опись, и перед запечатыванием конверта сотрудник почты проверяет истинность сведений, указанных в описи.

В зависимости от размера письма вам нужно будет подобрать конверт. Они бывают нескольких размеров. Самые популярные это 110х220 мм и 114х162мм, самые большие допустимые почтой России конверты имеют размер 229х324мм. Конверты стандартных размеров, как правило, имеют марки, так что дополнительно приобретать их не нужно. Следует помнить, что марка оплачивает письмо весом 20г. Так что если ваше письмо тяжелее, оно , чтобы вы его доплатили. Поэтому лучше сразу взвесить конверт , если вы сомневаетесь. Если вы не укажете обратный адрес, то за дополнительные марки придется доплатить адресату.

Заполняйте адрес очень внимательно, потому что большинство проблем и задержек с связаны именно с тем, что отправитель либо не пишет индекс, либо пишет его неправильно, а иногда и вообще ошибается с адресом или он неразборчив.

Чтобы отправить простое письмо, положите его в любой почтовый ящик. Для того чтобы гарантировать надежность попадания письма к почтовым службам, кладите его в ящик для только в . Заказные и с объявленной ценностью письма можно отправить лишь на почте. Все письма из города отправляются на главпочтамт, поэтому чтобы ускорить доставку на 1-2 дня, можете сразу отнести письмо туда.

Обратите внимание

В письмах запрещено пересылать деньги, ценные документы и пластиковые карточки. Документы рекомендуется пересылать как заказные письма.

Полезный совет

Несмотря на то, что вероятность потери письма при пересылке крайне маленькая, отправляйте важные письма как заказные – ведь обычные письма чаще всего пропадают именно из почтовых ящиков. Они несколько дороже, но вы будете уверены в доставке. К тому же, каждое такое письмо получает собственный номер, по которому вы можете отслеживать его маршрут.

Источники:

• Внутренняя письменная корреспонденция

Несмотря на то, что современные в основном общаются посредством электронной почты, социальных сетей, sms, в конце концов, обыкновенные бумажные письма актуальности своей не утратили. Итак, как отправить послание в конверте в столицу нашей Родины?

Инструкция

Письмо в Москву отправляется так же, как и в любой другой регион России. Особых правил для столицы нет. Весить письмо должно не больше 20 граммов. За каждые последующие 20 г. нужно доплатить. Если не уверенны, взвесьте конвертик перед тем, как отправить его в синий ящик. Если нужно - доклеиваете еще марок. В противном случае письмо вернется к вам через пару дней и доплатить все равно придется.

Адрес нужно заполнять правильно и аккуратно. Для начала - индекс. Его наличие на почтовом отправлении значительно ускоряет доставку письма адресату. Если уж совсем не знаете - не придумывайте от себя. К тому же в любом почтовом отделении есть соответствующий с перечнем всех индексов в любом городе. В интернете такая информация тоже есть. Лучше всего заполняйте индекс по приведенному на конверте образцу - сортировка все-таки неручная. Адрес , начиная с названия улицы. Если что-то в нем вы укажете неверно, письмо могут . К тому же, очень часто письма даже не в пределах почтовых служб, а уже в вашем доме, подъезде.
А вот если вы написали верно все, но забыли указать номер дома, то письмо вам вернут.

Письма бывают разными по степени важности и ценности отправления. Рядовая переписка - это обычные письма. Заказные лучше использовать для пересылки документов, бланков, к тому же этот вид отправления дойдет быстрее и с большей гарантией. Если же пересылаются ценные документы, то и само письмо можно оформить как ценное с объявленной стоимостью. А вот деньги, пластиковые карты пересылать письмом нельзя. Тем более, если оно где-то затеряется, хотя вероятность этого невелика, не несет ответственности.

Видео по теме

Полезный совет

Чтобы письмо дошло быстрее, опускайте его в ящики возле почтовых отделений. А еще лучше на главпочтамте.

Бумажные письма с возникновением интернета практически потеряли свою актуальность. Однако иногда приходится пользоваться Почтой России для отправки официальной или просто важной корреспонденции.

Индексы , поэтому если индекс записан неверно, письмо может отправиться в совершенно произвольном направлении.

Тщательно проверяйте номер дома и корпуса или строение, узнайте, записываются эти данные. В некоторых случаях из-за неправильного формата записи письмо может затеряться или просто очень долго идти.

От конечного пункта и вида корреспонденции зависит количество марок, вид конверта, стоимость отправления.

Виды почтовых отправлений

К простым письмам относят почтовые отправления, которые принимаются без расписок и квитанций. К ним относятся поздравительные открытки, извещения, частная переписка. Письмо должно весить не более двадцати грамм, если оно тяжелее, за каждые двадцать грамм лишнего веса придется доплатить (наклеить дополнительные марки). Простые письма отправляются в стандартных конвертах, толщина которых не может быть больше пяти миллиметров. По правилам в простом письме не может быть пластиковых карт, денег или ценных документов.

На почте или в интернете можно узнать, обойдется доставка письма до нужного населенного пункта, и приобрести нужное количество марок. Простые письма можно опускать в обычные почтовые ящики на улице, не отправляясь в почтовое отделение, конечно, если у вас есть нужное количество марок.

Разнообразные квитанции, бланки, документы, отчеты и другие бумаги, которые требуют гарантированной доставки, нужно отправлять заказным письмом. Такая корреспонденция регистрируется в почтовом отделении, после чего отправителю на руки выдается квитанция. Адресату письмо с распиской о получении. Вес письма не может превышать ста грамм. Если оно тяжелее, то будет отнесено к бандеролям.

Если вам нужно, чтобы письмо дошло максимально быстро, отправляйте его с , поскольку из районных отделений после сортировки все письма в любом случае отправляются туда, на что уходит определенное время.