Образец план работы на год. Учимся составлять план

Т атьяна С коробогатова, Москва

Условно процесс разработки отделом кадров оперативных мероприятий можно разделить на три этапа. На первом из них необходимо собрать следующие статистические данные: постоянный состав и структура персонала, потери времени в результате простоев, прогулов и по болезни, уровень текучести кадров, количест­во рабочих смен, сведения о средней заработной плате и предоставляемом социальном пакете.

На втором этапе составляется план дейст­вий, который должен содержать перечень мероприятий для достижения каждой намеченной цели с определением сроков (желательно с указанием точной даты – числа и месяца), промежуточных результатов и используемых ресурсов. При этом целесообразно вести учет необходимых организационных ресурсов – человеческих, материальных и финансовых. При разработке перспективного плана мероприятий отдела кадров должны быть учтены задачи, удовлетворяющие требованиям трудового законодательства, а именно:

• обязательность заключения трудовых договоров (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации);
• составление графика отпусков на следующий год (ст. 123 ТК РФ);
• разработка локальных нормативных актов (ст. 40, 86, 189 ТК РФ);
• ведение табеля учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
• учет работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени (ст. 97, 99 ТК РФ);
• гарантии работнику при временной нетрудоспособности (ст. 183 ТК РФ);
• гарантии и компенсации работникам, направляемым работодателем на обучение для повышения квалификации (ст. 187 ТК РФ);
• оформление письменных договоров о полной материальной ответственности работников (ст. 244, 245 ТК РФ);
• проведение медицинских осмотров работников (ст. 69, 185, 213, 266 ТК РФ).

Некоторые мероприятия можно планировать в любом месяце календарного года, например проверку наличия документов в личном деле, повышение квалификации, разработку нормативных локальных актов организации. Однако лучше не откладывать их на декабрь из-за возможного дефицита времени в этот период. Руководителям подразделений стоит вовлекать в разработку детального проекта находящихся в его подчинении сотрудников. Хорошо известно, что если роль работника не сводится к пассивной, он глубже вникнет в проблему, будет готов принять обоснованные выводы и рекомендации руководителя, а также вложит больше усердия в достижение намеченных целей. Следует помнить и о том, что на содержание и структуру кадрового планирования существенно влияют рынок труда, экономическая ситуация, спрос на производимую продукцию и услуги.

Третий этап – заключительный, он предполагает утверждение и согласование кадрового плана, а также поддержку стратегической линии организации и систематический контроль в течение года за выполнением мероприятий.

В приложении представлен организационный план мероприятий отдела кадров на первый квартал, который охватывает такие сферы кадровой деятельности, как подбор и адаптация новых сотрудников, ведение кадрового делопроизводства, работа с военно-учетным столом, развитие и обучение, подготовка документов для сдачи в архив и т.д. По окончании отчетного периода (в данном случае первого квартала) в колонке «Отметка о выполнении» проставляется оценка результативности каждого мероприятия в процентах (25, 50, 75, 100%). На основе такого анализа можно будет скорректировать и стабилизировать действия в следующем отчетном периоде.

Полностью эффективным кадровое планирование является лишь в том случае, если оно согласуется с общим процессом работы в организации. В этом случае его положительное влияние очевидно.

• Совершенствуются процедуры приема на работу, т.к. планирование является источником информации о потребности организации в персонале. Это позволяет минимизировать издержки и избежать кризисных ситуаций, связанных с нехваткой рабочей силы.
• Оптимизируется использование кадров, поскольку выявляется невостребованный потенциал работников с помощью расширения должностных обязанностей и реорганизации производственных процессов на основе новых технологий.
• Тщательная разработка обучения и профессионального развития персонала позволяет обеспечить необходимую квалификацию сотрудников и добиться результатов с наименьшими потерями.
• Сокращаются общие издержки на рабочую силу благодаря продуманной, последовательной и активной кадровой политике организации на внутреннем и внешнем рынке труда.

Выделите цель плана работ. План работ пишется по разным причинам. Чтобы вы могли правильно подойти к делу, заранее обозначьте цели. Имейте в виду, что большинство рабочих планов рассчитаны на определенный период времени (например 6 месяцев или 1 год).

• На рабочем месте, рабочий план помогает вашему начальнику знать, над чем вы будете работать в течение нескольких следующих месяцев. Такой план всегда составляется сразу после ежегодного отчета о результатах или перед тем как команда приступает к большому проекту. Рабочий план может также быть результатом сессии стратегического планирования, которую ваша организация проводит в начале календарного или фискального года.
• В академической сфере рабочий план может помочь студентам создать рабочее расписание для большого проекта. Он также может помочь преподавателям спланировать материалы курса на семестр.
• В личном проекте рабочий план поможет вам описать, что нужно делать, как вы планируете это делать и к какой дате вы планируете закончить. Персональный рабочий план, хоть это и не обязательно, поможет следить за его/ее целями и достижениями.

В последнее время во многих организациях встал вопрос о планировании текущей деятельности подразделений в соответствии с общей стратегией так, чтобы она была направлена на успешное решение актуальных задач. При этом стоит провести анализ деятельности за прошедший год: продумать все недочеты, проблемы и внести предложения по улучшению на всех участках кадровой работы. Перечень будущих мероприятий может быть составлен на определенный период - месяц, квартал, год.

Ну и одним из подразделений, безусловно является отдел кадров.

Условно процесс разработки отделом кадров оперативных мероприятий можно разделить на три этапа. На первом из них необходимо собрать следующие статистические данные: постоянный состав и структура персонала, потери времени в результате простоев, прогулов и по болезни, уровень текучести кадров, количест-во рабочих смен, сведения о средней заработной плате и предоставляемом социальном пакете.

На втором этапе составляется план дейст-вий, который должен содержать перечень мероприятий для достижения каждой намеченной цели с определением сроков (желательно с указанием точной даты - числа и месяца), промежуточных результатов и используемых ресурсов. При этом целесообразно вести учет необходимых организационных ресурсов - человеческих, материальных и финансовых. При разработке перспективного плана мероприятий отдела кадров должны быть учтены задачи, удовлетворяющие требованиям трудового законодательства, а именно:

• обязательность заключения трудовых договоров ();
• составление графика отпусков на следующий год ();
• разработка локальных нормативных актов ( , );
• ведение табеля учета рабочего времени ();
• учет работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени ( , );
• гарантии работнику при временной нетрудоспособности ();
• гарантии и компенсации работникам, направляемым работодателем на обучение для повышения квалификации ();
• оформление письменных договоров о полной материальной ответственности работников ( , );
• проведение медицинских осмотров работников ( , ).

Некоторые мероприятия можно планировать в любом месяце календарного года, например проверку наличия документов в личном деле, повышение квалификации, разработку нормативных локальных актов организации. Однако лучше не откладывать их на декабрь из-за возможного дефицита времени в этот период. Руководителям подразделений стоит вовлекать в разработку детального проекта находящихся в его подчинении сотрудников. Хорошо известно, что если роль работника не сводится к пассивной, он глубже вникнет в проблему, будет готов принять обоснованные выводы и рекомендации руководителя, а также вложит больше усердия в достижение намеченных целей. Следует помнить и о том, что на содержание и структуру кадрового планирования существенно влияют рынок труда, экономическая ситуация, спрос на производимую продукцию и услуги.

Третий этап - заключительный, он предполагает утверждение и согласование кадрового плана, а также поддержку стратегической линии организации и систематический контроль в течение года за выполнением мероприятий.

В приложении представлен организационный план мероприятий отдела кадров на первый квартал, который охватывает такие сферы кадровой деятельности, как подбор и адаптация новых сотрудников, ведение кадрового делопроизводства, работа с военно-учетным столом, развитие и обучение, подготовка документов для сдачи в архив и т.д. По окончании отчетного периода (в данном случае первого квартала) в колонке «Отметка о выполнении» проставляется оценка результативности каждого мероприятия в процентах (25, 50, 75, 100%). На основе такого анализа можно будет скорректировать и стабилизировать действия в следующем отчетном периоде.

Полностью эффективным кадровое планирование является лишь в том случае, если оно согласуется с общим процессом работы в организации. В этом случае его положительное влияние очевидно.

• Совершенствуются процедуры приема на работу, т.к. планирование является источником информации о потребности организации в персонале. Это позволяет минимизировать издержки и избежать кризисных ситуаций, связанных с нехваткой рабочей силы.
• Оптимизируется использование кадров, поскольку выявляется невостребованный потенциал работников с помощью расширения должностных обязанностей и реорганизации производственных процессов на основе новых технологий.
• Тщательная разработка обучения и профессионального развития персонала позволяет обеспечить необходимую квалификацию сотрудников и добиться результатов с наименьшими потерями.
• Сокращаются общие издержки на рабочую силу благодаря продуманной, последовательной и активной кадровой политике организации на внутреннем и внешнем рынке труда.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Порой дела наваливаются одновременно и некогда выделить время для отдыха. Это признак того, что человек, к сожалению, не умеет правильно организовывать свою работу. А ведь все, что для этого нужно – знать, как составлять план на день.

Зачем знать, как составить план

Прежде всего, стоит усвоить, что называют «планом» . Это некая инструкция к действию, в которой отводится место всем необходимым делам по степени их значимости. Список предстоящей работы составляют в хронологическом порядке, устанавливая примерные сроки выполнения каждого запланированного дела.

Для того чтобы работа продвигалась успешно, необходимо выполнить всего 2 действия: составить план и неукоснительно ему следовать. Кстати, таким образом, можно не только добиться организации рабочего дня, но и составить план тренировок, отдыха, посещений родственников и т.д.

В этом случае всегда можно заглянуть в него и убедиться, что все идет в соответствии с протоколом. Конечно, не так сложно составить план тренировок, как ему следовать.

Если человек будет постоянно хвататься за подвернувшуюся работу и не учитывать семейные обстоятельства, возможность болезни или первоочередность задачи, никакой список не поможет справиться с навалившимися проблемами. Поэтому для каждого важного дела нужно отводить время с небольшим запасом и строго придерживаться выбранного ритма работы.

Как составить план работы на предстоящий день или всю жизнь

Чтобы список получился эффективным, следует придерживаться нескольких правил:

• Неважно, что требуется, как составить план на календарный год или на ближайшие сутки, важно сделать это самостоятельно. Только сам человек в состоянии реально оценить собственные возможности и распределить все предстоящие дела в наиболее удобном хронологическом порядке;
• Составляя план жизни, следует учесть, что это достаточно глобальный проект, который должен занять, по крайней мере, несколько десятилетий. Поэтому и обдумывать его нужно с максимальным вниманием, учитывая возможности саморазвития. Впрочем, даже список работы на предстоящие сутки потребует в первое время усердия и тщательного продумывания каждой детали. Однако по мере привыкания к подобной деятельности, план подготовки будет занимать все меньше времени. Как правило, человеку, привыкшему к подобной деятельности, достаточно вечером уделить 15-20 минут, чтобы оптимально организовать рабочее время;
• Так как держать список дел на календарный год или предстоящие сутки желательно под рукой, не стоит использовать для перечня хронологического порядка дел обрывки газет или листочки, вырванные из школьной тетради. Намного удобнее завести специальный ежедневник. Кстати, хорошо оформленная записная книжка поможет в большей степени прочувствовать важность планируемых событий и относиться к их выполнению с возросшей ответственностью.

Советов, помогающих правильной организации собственной жизни, немного, но все они относятся к разряду практичных и проверены многими людьми. Недаром все политики, общественные люди, бизнесмены придерживаются очередности дел, зафиксированных в их ежедневниках.

Технология составления плана

Чтобы понять, как составлять план на год или сутки, можно рассмотреть детально простейший порядок действий:

1. Нужно расчертить листок бумаги на 4 части, составляя что-то вроде таблицы;
2. В первую графу заносят все дела, которые потребуют исполнения в течение рабочего дня;
3. Во вторую входит работа, выбранная из первой колонки, которая является срочной и наиболее важной;
4. Третья колонка посвящена важным делам, с исполнением которых можно немного «потянуть» ;
5. В четвертую колонку заносят работу, которая хоть и должна быть выполнена в этот день, особо срочной и важной не является.

Соответственно, придя утром в офис, день начинают с максимально срочных дел, зафиксированных во второй колонке. Закончив их, приступают к исполнению работы, перечисленной в третьей колонке и после их завершения, уделяют время работе не слишком важной и не слишком срочной.

Подобным образом можно попытаться добиться совершенствования личности, так как, составив план саморазвития и строго его придерживаясь, человек способен достичь определенных высот в выбранном деле, не растрачивая понапрасну свои силы на излишнюю суету.

Однако рано рассуждать о планах на совершенствование личности и мастерства, пока человек не усвоил несложную науку организации трудового дня и не прожил по данной методике хотя бы год.