В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этап их проверки является весьма трудоемким, однако однообразие операций упрощает процедуры проверки. Изучив фактическое наличие денежных средств и ценностей, хранящихся в кассе, а также обследовав кассовое хозяйство, проверяющий сосредоточивается на кассовых операциях, применяя, как правило, сплошной способ проверки. Он обращает внимание на порядок ведения учета денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе, соблюдение кассовой дисциплины, достоверность и законность операций с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте. Прежде всего, следует определить, применяются ли в организации для оформления кассовых операций унифицированные формы первичной учетной документации и заполнены ли все ее обязательные реквизиты. Анализ сведений, содержащихся в учетных регистрах по счету 50 «Касса», позволяет установить объем и характер кассовых операций по поступлению денежных средств и их расходовании за проверяемый период.

Затем изучаются:

а) сохранность чеков и корешков к ним в чековых книжках;

б) правильность определения остатков денег в кассе, переноса их да следующий день по кассовой книге и подсчета в ней итоговых сумм по приходу и расходу за отчетный период;

в) полнота отражения в кассовой книге и отчетах кассира всех операций с денежным средствами, их взаимное соответствие;

г) использование полученных из банка наличных денег по целевому назначению;

д) своевременность и полнота возврата в банк неиспользованных денежных средств;

е) соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе;

ж) использование кассовой выручки на текущие нужды в пределах установленных норм.

Одной из задач проверки является определение правильности оформления документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денежных средств.

Все кассовые приходные и расходные ордера (Приложение А), другие документы должны быть заполненью четко, ясно, без помарок (никакие подчистки и исправления в этих документах не допускаются), а приложения, являющиеся основанием для приема или выдачи денег, -- погашены штампами «Получено» или «Оплачено», датированы и подписаны кассиром.

Факты отсутствия штампов погашения необходимо отразить в рабочем документе, так как это создает условия для повторного использования документов.

На платежных ведомостях должны стоять разрешительные подписи на выплату денег получателям с указанием срока выплаты, а также подписи лиц, получивших денежные средства, или отметка «Депонировано», если деньги не получены.

Проверяющему следует убедиться в том, что кассовые приходные и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и были выписаны в бухгалтерии в момент совершения операции.

Наряду с этим изучаются наличие и подлинность подписей должностных лиц и получателей денег на кассовых ордерах и других денежных документах, законности произведенных из кассы выплат денежных средств.

Выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими и выдачи кассиру незаполненных чеков для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Необходимо проверить достоверность приходных и расходных кассовых ордеров. Известно, что недобросовестные кассиры могут осуществлять кассовые операции на основании подложных документов или повторно использовать кассовые ордера.

Следует установить, кто производит регистрацию выписанных кассовых ордеров в организации. В соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь приходные и расходные кассовые ордера заполняются и еще до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходные и расходных кассовых ордеров. По усмотрению руководителя и главного бухгалтера организации таких журналов может быть два (отдельно на приходные и расходные ордера) или один общий журнал.

Если регистрация осуществляется посредством технических средств, необходимо установить, имеется ли в выходной форме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях», составляемой за соответствующий день, информация для учета движения наличных денег по целевому назначению. Проверяющий должен ознакомиться с документооборотом по кассовым операциям, с системой кодов, содержанием входной, промежуточной и выходной информации, порядком бухгалтерской обработки кассовых документов.

В каждой чековой книжке (в том числе неиспользованной) подсчитываются листы и проверяется, нет ли дефектов в переплете и креплении отдельных листов. Исследованию подвергаются вклеенные в чековую книжку испорченные чеки, изучается последовательность их номеров. Это позволяет выявить злоупотребления -- замену корешка или испорченного чека новым из другой чековой книжки. Ведение кассовой книги должно осуществляться в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

В организации разрешается открывать только одну кассовую книгу, и она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Проверяется регулярность ведения кассовой книги и составления отчета кассира.

Следует иметь в виду, что при совершении операций на общую сумму от трех и более базовых величин оплаты труда отчет должен составляться ежедневно, а менее указанной суммы -- за период три -- пять дней.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления должны заверяться подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его замещающего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег отдельно по каждому приходному или расходному ордеру.

В период выдачи наличных денег на оплату труда, для выплаты стипендий и т.п. остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам. По строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда, выплату стипендий и т.п. расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе:

Таблица 1 - Бухгалтерские записи по кассовым операциям ОАО «Белшина» за 02.12.2009г.

Дебет счета	Кредит счета		Хозяйственная операция
50 «Касса»	52 «Валютный счет в российских рублях»
50 «Касса»	52 «Валютный счет в евро»		Получены денежные средства в кассу по ПКО № 0052973 от 04.11.2009
71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в российских рублях»	50 «Касса»
71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в евро»	50 «Касса»		Выданы денежные средства из кассы на выплату командировочных расходов за ноябрь 2009 года

Если процесс ведения кассовой книги компьютеризирован, то необходимо установить, как обеспечиваются сохранность кассовых документов и защита программных средств от несанкционированного доступа, проверить наличие выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» (Приложение В, С), которые должны составляться одновременно на конец рабочего дня, иметь одинаковое содержание и все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги на этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Необходимо проверить, печатается ли в последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц (год) общее количество листов кассовой книги за период и установить их наличие, узнать, сдается ли форма «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листе кассовой книги». Вкладные листы кассовой книги должны храниться кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке, общее количество их листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и кассовая книга опечатывается.

Проверка подсчета в кассовой книге итоговых сумм оборотов кассовых операций по каждой странице и за день, а также правильности переноса их на другую страницу обусловлена распространенными случаями ошибочного или умышленного искажения в оборотах и перекосах сумм с одной страницы на другую.

Наряду с этим изучается соответствие записей в кассовой книге данным отчета кассира и документов, на основании которых производились записи.

Сверка приложенных к кассовым ордерам оправдательных документов с отчетом и кассовой книгой, позволяет обнаружить возможные противоречия между ними по приходным и расходным операциям.

Полноту отражения в кассовой книге и кассовом отчете документов по приходу и расходу наличных денег проверяющий устанавливает, сопоставляя приходные и расходные кассовые ордера и приложенные к ним оправдательные документы с данными кассовой книги и отчета кассира. Это позволяет выявить факты неполного оприходования наличных денег, полученных по чекам в учреждении банка и от работников организации за оказанные услуги, а также факты неполного списания их в расход.

После проверки правильности ведения кассовой книги определяют реальность и достоверность записей об остатках денег в книге и в отчетах кассира на начало и конец изучаемого периода.

Остатки денежных средств на отдельные даты устанавливают, используя данные учетных регистров по счету 50 «Касса», Главной книги и балансов:

Таблица 2 - Остатки по кассе ОАО «Белшина» на 02.12.2009г

Для того чтобы убедиться, что в организации не практикуется списание в расход денег по кассе на основании документов, изъятых из архива, проверяющий обращает внимание на цвет бумаги кассовых документов, однородность чернил, однообразие почерка, даты -- число, месяц и год составления документов, а при возникновении сомнений выясняет причины значительного расхождения между датами кассовых ордеров в приложенных к ним документов.

Факты пропуска в нумерации кассовых ордеров или отсутствия на них подписей должностных лиц либо отдельных исполнителей являются поводом, чтобы потребовать от кассира и бухгалтера объяснений.

После этого производится исследование документов, приложенных к кассовым ордерам, по существу отраженных в них операций. По всем сомнительным операциям делаются рабочие записи, чтобы более детально их проверить в период изучения соответствующих разделов финансово-хозяйственной деятельности организации.

Проверка документов по существу отраженных в них операций предполагает установление адекватности хозяйственных операций действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, утвержденным нормативам и прогнозным показателям, а также определение их хозяйственной целесообразности.

Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь лимит остатка наличных денег в кассе, порядок и сроки сдачи наличных денег, норма использования выручки на неотложные нужды устанавливаются учреждениями банка, в котором открыты расчетный и валютный счета.

Вся денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в банк для зачисления на счет:

Таблица 3 - Бухгалтерские записи по инкассации наличных денежных средств сверх установленного лимита остатка кассы

Срок сдачи наличных денежных средств считается ежедневным, лимит остатка кассы -- нулевым, а не сданные в банк наличные денежные средства -- сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и на оформление разрешения на расходование наличных денежных средств из выручки, поступившей в кассу в срок, установленный обслуживающим банком.

Наряду с этим юридические лица имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы на срок не более трех рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, органов местного управления и самоуправления, расположенных в сельской местности, -- не более пяти рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки.

По истечении этого срока (т.е. на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег должны быть депонированы и сданы в обслуживающий банк.

Для проверки соблюдения указанного порядка используются данные кассовой книги, учетные регистры по счету 50 «Касса», коллективный договор (в нем указываются дни выплаты заработной платы), разрешение банка на определенный лимит остатка денежных средств.

Соблюдение лимита проверяется сопоставлением его с фактическими остатками наличных денежных средств в кассе.

Сумму оборотов по кассе можно уточнить по учетным регистрам, сверяя при этом одновременно остатки па начало и конец месяца с данными кассовой книги или Главной книги. В случае обнаружения неоднократного несоблюдения остатков денежных средств в кассе проверяющий составляет накопительную ведомость нарушений, установленных при проверке.

Факт использования денежных средств не по целевому назначению устанавливается сличением данных на корешках чеков в чековой книжке с информацией об их расходовании в отчетах кассира, журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также в учетных регистрах по дебету и кредиту счета 50 «Касса». Результаты оформляются в соответствующей таблице.

В ходе исследования кассовых операций проверяются полнота и своевременность оприходования денежных средств в кассу, полученных со счетов организации в банке. Сопоставляются суммы, отраженные на корешках чеков или в квитанциях на взнос наличными, в кассовых приходных и расходных ордерах, отчетах кассира, выписках банка, учетном регистре по счету 50 «Касса»:

Таблица 4 - Проверка правильности и своевременности отражения по кассе получения наличных денежных средств ОАО «Белшина»

Все операции с наличными денежными средствами учреждение банка отражает в выписках под специальным шифром (кодом). С учетом этого необходимо обращать внимание на наличие исправлений, подчисток, случаи обведения шифров операций с наличными денежными средствами чернилами, шариковой ручкой или на принтере (копировальном аппарате). Одновременно сверяются номера чеков, указанные на корешках и в выписках учреждения банка.

Наряду с этим можно сличить остатки денег в кассе на первое число месяца с показателями баланса, а также обороты по приходу и расходу счета 50 «Касса» Главной книги с данными о месячных оборотах по дебету и кредиту этого счета. Исходная информация для определения месячных оборотов содержится на корешках чеков (дебет) и в квитанциях на взнос наличными (кредит). Результаты проверки соответствия данных обслуживающего банка записям в кассовой книге оформляются специальной таблицей. Отдельно изучается правильность использования и соблюдения порядка выдачи наличных денег под отчет. Объектом внимания проверяющего является срок, на который выдаются подотчетные суммы: иногда он может свидетельствовать о незаконном авансировании работников организации: Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь руководители организаций вправе распоряжаться выдачей наличных денежных средств под отчет на предстоящие расходы, но сроки, на которые выдаются средства, ограничиваются:

Не более 3 рабочих дней -- на расходы, производимые в месте нахождения организации;

Не более 10 рабочих дней -- на расходы, производимые вне места расположения организации;

До 30 рабочих дней -- в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства.

Проверка документов на взнос в кассу подотчетным лицом сумм неизрасходованных авансов производится во взаимной связи с операциями, характеризующими сумму утвержденного авансового отчета.

Сопоставлением данных авансовых отчетов подотчетных лиц с данными приходных кассовых ордеров, кассовой книги и отчета кассира проверяется правильность и реальность поступивших в кассу денежных средств:

Таблица 5 - Проверка правильности отражения поступления неизрасходованных подотчетных сумм за 02.12.2009г. в российских рублях

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одному лицу другим запрещается.

Для проверки этих операций исследуются записи в учетном регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в котором ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами:

Таблица 6 - Бухгалтерские записи по кассовым операциям ОАО «Белшина» за 02.12.2009г.

Соответствующие записи внесены в кассовую книгу, а также отражены в Журнале-ордере и Ведомости по счету 50 «Касса» за декабрь 2012 года.

При проверке кассовых операций отдельно осуществляется контроль по расходу наличных денежных средств, списываемых на издержки производства и другие счета без последующего представления отчетов и оправдательных документов об использовании денежных средств

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам организации за наличный расчет. Проверяющему целесообразно исследовать не только приходные кассовые ордера, но и документы, характеризующие отпуск материальных ценностей на сторону (накладные, счета, товарно-транспортные накладные и др.). Одновременно проводится сопоставление оборотов по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности».

Проверка документов на поступившую выручку в кассу за выполненные работы и услуги начинается с анализа приложенных к кассовым ордерам расчетов, характеризующих объем выполненных работ или услуг, обоснование цены и общей стоимости. Это могут быть калькуляции выполненных работ, счета-фактуры, справки бухгалтерии, финансового и планового отделов, другие документы. Проверяющий обращает внимание на законность выполнения данных работ или предоставления услуг, объективность причин для выполнения операций, правильность составления сметно-финансовых расчетов или калькуляций, обоснованность цен на материалы и услуги. В необходимых случаях производится обследование объекта и контрольный обмер выполненных работ или оказанных услуг. При этом важно оценить качество работ, количество и качество израсходованного материала, объем трудовых затрат. По результатам обследования объекта и проведения контрольного обмера составляется соответствующий акт.

В условиях использования ПЭВМ сопоставляются данные машинограмм о поступлении денег в кассу и об отпуске товарно-материальных ценностей со склада, а также их реализации па сторону.

Расхождения показателей говорят о возможности отпуска сырья, материалов и других ценностей без оплаты либо о присвоении выручки.

Следует проверить отчеты о движении товарно-материальных ценностей и записи по счетам их учета и реализации.

Дебетовые записи по счету реализации сверяются с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации -- с дебетовыми записями по счету кассы. Наличные денежные средства за проданные населению товарно-материальные ценности должны вноситься в кассу организации, а отпуск со склада материалов производиться только при наличии накладной со штампом кассы «Оплачено».

Особого внимания проверяющего заслуживают операции по выплате заработной платы.

Источниками для проверки обоснованности списания денежных средств в расход по кассе служат расчетно-платежные ведомости, документы по промежуточным расчетам в случаях увольнения или ухода в отпуск, выплатам внеплановых авансов и т.д. При исследовании расчетно-платежных ведомостей проверяющему следует убедиться в наличии и достоверности подписей в получении денег, правильности подсчета итогов сумм выданной и депонированной заработной платы. Достоверность подписей можно установить их сличением с подписями на аналогичных документах, либо в ведомостях прошлых месяцев, либо на документах отдела кадров. В отдельных случаях производится опрос получателей денежных средств.

По ходу проверки кассовых операций, связанных с выплатой заработной платы, целесообразно делать рабочие пометки, чтобы вернуться к возникшим вопросам и основательно изучить их при проверке организации труда и заработной платы.

Сверка расчетно-платежных документов с данными отдела кадров показывает обоснованность включения в ведомости отдельных работников. Выборочным способом по табелям учета рабочего времени устанавливаются лица, работающие в организации и внесенные в расчетно-платежные ведомости на основании приказов о зачислении па работу и увольнении. В платежных ведомостях также проверяются итоги в графе «К выдаче на руки».

Ошибки и злоупотребления могут допускаться путем увеличения итога без изменения сумм, отраженных построчно, и с их изменением, т.е. когда искусственно увеличивается сумма одному из получателей денежных средств.

Проверяя документы на выдачу наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе, важно изучить возможные отметки в расходном кассовом ордере, наименование и другие реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя (номер, кем и когда выдан). При необходимости проверяющий принимает меры по установлению места жительства получателей денежных средств и выясняет у них возникшие вопросы.

В процессе исследования кассовых операций по выплате заработной платы временным работникам и совместителям обращается внимание на достоверность документов, подтверждающих количество отработанного времени, правильность оформления трудовых соглашений, реальность факта выполнения работ, обоснованность применяемых расценок. Уточняется объективная возможность выполнения работ данным лицом с учетом его квалификации и места нахождения в период, когда данные работы производились. Проверяющий должен установить, не получают ли штатные работники денежные средства по расходным кассовым ордерам за выполнение разовых работ, которые непосредственно входят в круг их должностных обязанностей.

Особого внимания требуют операции по депонированным суммам заработной платы и прочей кредиторской задолженности.

Следует проверить наличие штампа или записи «Депонировано» в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших заработную плату, убедиться, что реестр депонированных сумм составлен и все суммы в кого записаны. Проверяются также правильность ведения книги депонированной заработной платы и своевременность отражения в ней соответствующих сумм.

Для выявления случаев повторных выплат заработной платы и выплат депонентской задолженности подставным лицам целесообразно провести встречную проверку: сопоставить платежные ведомости, по которым была депонирована сумма, с книгой учета депонентских сумм, расходными кассовыми ордерами на выдачу депонентской задолженности, а также с дебетовыми записями в лицевых счетах работников проверяемой организации.

Аналогичные действия производятся, если к расходному кассовому ордеру приложены квитанции, подтверждающие перечисление депонентской задолженности почтовыми переводами, либо есть подозрения, что почтовый перевод выписан подставному лицу, а перечисленная сумма отражена в книге учета депонентских сумм как погашение задолженности. В таких случаях для проверки достоверности, перечисленной получателю суммы делаются письменные запросы или организуется посещение лиц, за которыми числилась депонентская задолженность, или осуществляется встречная проверка в отделениях связи по корешкам почтовых переводов. Особое внимание проверяющий должен уделить соответствию корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Это осуществляется па основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах с целью выявления хозяйственных операций с неправильной корреспонденцией счетов, которые ведут к искажению учета и отчетности или списанию похищенных сумм.

В завершение проверки кассовых операций необходимо изучить корреспонденцию счетов по каждой кассовой операции, полноту отражения сумм на соответствующих счетах, правильность подсчета итогов построчно и в каждой графе соответствующих регистров бухгалтерского учета по счету 50 «Касса, взаимосвязь с корреспондирующими счетами, отражаемыми в других регистрах.

Каждая итоговая сумма учетного регистра сопоставляется с итогами по приходу и расходу денег соответствующего кассового отчета, затем проверяется правильность разноски операций из отчета кассира в учетные регистры по корреспондирующим счетам. В случае обнаружения нарушений кассовой и расчетно-платежной дисциплины проверяющий составляет накопительную ведомость.

Типичные ошибки и недостачи учета, встречающиеся в процессе проверки кассовых операций:

Расчеты с населением осуществляются без применения контрольно-кассовых машин;

Отсутствует договор с кассиром о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

Документы, являющиеся основанием для приема или выдачи денег, не погашены штампами «Получено» или «Оплачено» с указанием даты;

Превышен лимит остатка кассы;

Превышен предельно допустимый размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами;

Отсутствуют документы, подтверждающие факт инвентаризации кассы;

Движение наличных денежных средств отражается в кассовой книге за несколько дней на одном листе;

В приходных (расходных) кассовых ордерах не указаны основания получения наличных денежных средств;

Отсутствует журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

Кассовая книга не прошита, ее листы не пронумерованы;

Наличные денежные средства выдаются из кассы под отчет при отсутствии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу;

Не указан документ, удостоверяющий личность получателя при выдаче наличных денежных средств из кассы;

Отсутствуют подписи лиц, получивших наличные денежные средства из кассы;

Отсутствуют доверенности на получение денежных средств из кассы;

Особенности проверки кассы и кассовых операций в условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета и пути их совершенствования

Развитие и рационализация бухгалтерского учета характеризуются совершенствованием применяемых форм учета. Необходимость перехода от одной формы бухгалтерского учета к другим, более совершенным, обуславливается развитием предприятия. Применение персональных компьютеров в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных. Кроме того, появляется возможность совершенствовать проведение экономического анализа. Этим самым создается информационная база для принятия эффективных управленческих решений.

Использование персональных компьютеров позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. Пользователь производит ввод данных первичных документов, которые затем с помощью специальных программ группируются и обобщаются непосредственно на компьютере. В результате можно получить различную информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета, и использовать ее многократно.

При автоматизированной форме учета технологический процесс делится на четыре этапа:

Сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на компьютере;

Ввод данных первичных документов в компьютер;

В течение отчетного периода формирование регистров оперативного учета в виде машинограмм или отображения требуемой информации на экране монитора;

Получение результатов за отчетный период в виде регистров синтетического и аналитического учета, справок по бухгалтерским счетам, аналитических таблиц, бухгалтерского баланса и других форм отчетности в зависимости от возможностей конкретного программного комплекса.

Выходные данные могут быть представлены в виде различных регистров по форме журналов-ордеров, ведомостей и др. и отличаться в зависимости от конкретной программы автоматизированной обработки информации («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.). Различны также и приемы ввода первичных данных. Вместе с тем, всех их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, инвентаризации, счетов, двойной записи на счетах, оценки и калькуляции, баланса, отчетности. В ОАО «Белшина» применяется журнально-ордерная и автоматизированная форма учета.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Как налоговики теперь будут проверять ККТ и кассу

Комментарий к регламентам контроля за полнотой учета наличной выручки и за соблюдением правил применения ККТ

Приказы Минфина от 17.10.2011 № 132н , № 133н

Проверки ККТ и кассовой дисциплины не относятся к налоговым, хотя и проводят их налоговые инспекции. Поэтому на кассовый контроль не распространяются установленные НК правила и сроки проведения проверок. Однако собственных правил у него до сих пор не было (если не считать внутренних указаний налоговой служб ыПисьмо ФНС от 08.06.2007 № ШТ-6-06/458@ ). Из-за этого инспекторы могли проводить «кассовые» проверки так, как им заблагорассудится, и столько, сколько им удобно.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Проверки ККТ и полноты учета выручки налоговики могут проводить хоть каждый день. Ведь на них не распространяются ограничения, установленные Законом о защите прав юрлиц при проведении госконтроля.

Теперь Минфин утвердил два регламента: один - для проверок ККТАдминистративный регламент, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н (далее - Регламент 132н) (начал действовать 5 февраля этого года), другой - для проверок полноты учета выручк иАдминистративный регламент, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н (далее - Регламент 133н) (действует с 19 февраля).

Это две разные проверки, которые могут проходить как одновременно, так и отдельно друг от друга. Но даже если инспекторы совмещают их проведение, они должны составить отдельный акт по итогам каждой из них.

Общее у проверок ККТ и полноты учета выручки

Проверка начинается с предъявления поручения на проверку. Пока вам не предъявят этот документ, вы можете не общаться с инспекторами. Поручение должно быть подписано руководителем инспекци ипп. 19 , 28 Регламента 132н ; пп. 19 , 23 Регламента 133н .

За воспрепятствование законной деятельности проверяющих инспекция может оштрафоват ьч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ :

• организацию - на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
• директора или предпринимателя - на сумму от 2000 до 4000 руб.

Если же из-за ваших действий оказалось вовсе невозможным провести или завершить проверку, то штраф будет больше: от 20 000 до 50 000 руб. и от 5000 до 10 000 руб. соответственн оч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ .

При проверке у инспекторов есть прав оп. 7 Регламента 132н ; п. 7 Регламента 133н :

• получить доступ к фискальной памяти и контрольным лентам ККТ или к системе, формирующей БСО;
• получить от вас любые документы, связанные с применением ККТ и БСО, а также с учетом денег (последние - только при проверке полноты учета выручки);
• требовать от вас объяснения и сведения по предмету проверки.

Оба Регламента предписывают инспекторам проводить осмотр и инвентаризацию, а также привлекать сторонних специалистов для проведения экспертиз ып. 40 Регламента 132н ; п. 35 Регламента 133н .

У вас есть право присутствовать при проведении проверки. А что, если директор (другой законный представитель организации) или предприниматель отсутствует и поэтому не может ознакомиться с поручением на проведение проверки и подписать его? Тогда инспекторы должны сделать об этом отметку в поручении и начать проверку без нег оп. 29 Регламента 132н ; п. 24 Регламента 133н .

Все ваши объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки, лучше оформлять письменно - тогда инспекторы должны будут приложить их к материалам проверки.

В конце проверки, когда налоговики составят акт, вам нужно прочитать его и поставить там отметку о вашем согласии или несогласии с результатами проверки, а также с действиями или с бездействием инспекторов. Возражения можно вписать в сам акт или оформить отдельным документом. Акт инспекторы должны составить в двух экземплярах, подписать сами, предложить подписать директору (предпринимателю) и затем передать ему один экземпляр.

Срок проведения проверки устанавливает руководитель инспекции. Он не может быть больше 20 рабочих дней с даты предъявления вам поручения на проверку полноты учета выручки и 5 рабочих дней - с даты выписки поручения на проверку применения ККТ.

Как и какие документы у вас могут потребовать

Инспекторы вправе требовать у вас только те документы и сведения, которые относятся к предмету проверк ип. 35 Регламента 132н ; п. 30 Регламента 133н . Поэтому если к вам пришли проверять только применение ККТ, то не должны требовать документы по учету наличных (ПКО, РКО, кассовую книгу и т. д.)подп. 2 п. 7 Регламента 132н ; подп. 2 п. 7 Регламента 133н .

Если инспекторы хотят ознакомиться с документами прямо у вас на месте, проще дать им оригиналы. А вот если просят принести документы в инспекцию, лучше сделать копи ип. 35 Регламента 132н ; п. 30 Регламента 133н . Не забудьте составить опись передаваемых документов и получить на ней штамп инспекции о приеме. Если же инспекторы изымают у вас оригиналы в качестве доказательств нарушения, то они должны составить протоко лч. 5 ст. 27.10 КоАП РФ .

В Регламентах не сказано, должны ли инспекторы составить письменный запрос на необходимые им документы. Но по устному требованию лучше документы не давать - всегда просите список требуемых бумаг.

Не определен и срок представления документов. Так что, скорее всего, его проверяющие установят вам по своему усмотрению. И если в этот срок вы не уложитесь, то налоговики, возможно, попытаются вас оштрафоват ьст. 19.7 КоАП РФ . Правда, для этого их требование о представлении документов должно быть письменным, а не устным.

Обратим ваше внимание на некоторые неоднозначные ситуации, которые могут возникнуть.

Тексты комментируемых регламентов можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

В ходе проверки полноты учета выручки инспекторы могут запросить у спецрежимников и предпринимателей на ОСНО книги учета доходов и расходов. Далеко не все заполняют такую книгу ежедневно. Что, если на момент проверки в ней нет записей о принятых за последнее время суммах, которые вовремя отражены в кассовой книге? Штрафа за неполное оприходование наличной выручки в этом случае не должно быть. Ведь такую выручку учитывают по приходным ордерам сначала в кассовой книге, а уже из нее суммы попадают в перечисленные книги учета. А нарушения в их ведении являются предметом совсем другой проверки - налоговой.

Регламент 133н предписывает инспекторам при проверке полноты учета выручки посмотреть и ваш приказ (распоряжение) о лимите остатка наличных в кассе. Но тут Минфин сам себе противоречит. Дело в том, что этот приказ не имеет отношения к предмету проверки - полноте учета наличной выручки, поскольку касается уже следующего этапа - расходования наличных из кассы. А, как мы уже сказали, документы, не имеющие отношения к предмету проверки, требовать недопустим оп. 35 Регламента 132н ; п. 30 Регламента 133н . Но на деле лучше приказ о лимите все же представить, иначе инспекторы попытаются вас оштрафоват ьст. 19.7 КоАП РФ и вам придется оспаривать штраф в суде.

Проверки полноты учета выручки

Инспекторы буду тпп. 35- 40 Регламента 133н :

• сопоставлять данные кассовых документов с суммой наличных, находящихся в ящике ККТ;
• сопоставлять данные различных кассовых документов между собой (например, ПКО с кассовой книгой и с книгой учета доходов и расходов);
• изучать правильность оформления кассовых документов.

Кстати, из всех требований к ведению кассовых операций налоговики вправе проверять соблюдение только одного: полноту оприходования наличной выручк ип. 1 ст. 7 Закона от 21.03.91 № 943-1 . Но для этого инспекторам придется изучить большинство связанных с ведением кассы документов. По ним инспекторы могут обнаружить и иные кассовые нарушения. И это будет законным поводом для штрафа за ни хп. 1 ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ .

Проверки ККТ

Последовательность действий проверяющих такова.

ЭТАП 1. Инспекторы проверяют, выдаете ли вы кассовые чеки, БСО или, по требованию покупателя, документ, подтверждающий прием денежных средств за ваши товары (товарный чек, квитанцию и т. п.). Результат фиксируют в акте проверк ип. 25 Регламента 132н .

То, что проверочную (контрольную) закупку налоговики проводить не вправе, давно подтвердил ВАСПостановление Президиума ВАС от 16.06.2009 № 1988/09 . Однако Минфин в Регламенте 132н указал, что проверка выдачи кассовых чеков включает в себя приобретение товаров (работ, услуг) за наличные и их оплату. Между тем такие полномочия инспекторам могут быть предоставлены только законом, а ведомственного нормативного акта (каким является Приказ Минфина об утверждении Регламента) для этого недостаточно. Поэтому штраф по результатам контрольной закупки по-прежнему можно оспорить в суде. А инспекторы вправе лишь наблюдать, как вы выдаете чеки другим покупателям, и вести при этом видео- или аудиозапис ьп. 23 Регламента 132н .

Другой предписанный Регламентом 132н способ выявления случаев невыдачи чеков - «аналитические процедуры». Их проводят еще до того, как предъявят вам поручение на проверку. Поэтому речь идет, видимо, о ситуациях, когда к инспекторам попали кассовые чеки, выбитые от имени вашей организации (предпринимателя). Тогда они по своим данным проверят, зарегистрирована ли на вас такая ККТ. А если выяснят, что зарегистрирована, то позже, уже после того, как предъявят вам поручение, посмотрят, есть ли данные об этих чеках в фискальной памяти ККТ.

ЭТАП 2. Вместе со служебными удостоверениями налоговики предъявляют вам поручение на проведение проверки и предлагают его подписать. Если директора (предпринимателя) на месте нет или он отказывается ставить подпись, делают об этом отметку в поручении.

ЭТАП 3. Налоговики запрашивают документы. Получение документов фиксируют в акте проверк ипп. 34 , 37, 38 Регламента 132н .

Обратите внимание, если вы на ЕНВД и не используете ККТ и БСО, то по Регламенту инспекторы вправе требовать у вас документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денег за товары и работы. Не ясно, что за документы тут имеет в виду Минфин. Обязанности хранить у себя копии товарных чеков и квитанций и как-то их регистрировать у вмененщиков нет. Проверка наличия пустых бланков этих документов инспекторам ничего не даст - их отсутствие не является нарушением. Впрочем, вероятность того, что инспекторы придут с проверкой полноты учета выручки к вмененщикам, невелик аПисьмо ФНС от 21.12.2011 № АС-4-2/21794@ .

ЭТАП 4. Инспекторы проверяют соблюдение порядка и условий регистрации ККТ и ее применения. Результат фиксируют в акте.

Что в результате

По всем нарушениям инспекторы могут принять от вас письменные объяснения (замечания, возражения) и сделать об этом запись в акте проверки.

По почте отправить акт налоговики могут, только если директор (предприниматель) на тот момент отсутствует или уклоняется от подписания акта.

Если инспекторы нашли нарушения, то акт послужит основанием для составления протокола и наложения штрафа. За что могут оштрафовать?

Штраф - от 40 000 до 50 000 руб. для организаций и от 4000 до 5000 руб. для должностных лиц и предпринимателе йпримечание к ст. 2.4 КоАП РФ - возможе нч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :

• за неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных;
• несоблюдение порядка хранения свободных (сверхлимитных) наличных;
• накопление в кассе наличных сверх лимита;
• расчеты наличными с организациями или предпринимателями на сумму больше 100 000 руб. по одному договор уп. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У .

А оштрафовать на сумму от 1500 до 2000 руб. продавца-кассира, от 3000 до 4000 руб. - директора (ИП) и от 30 000 до 40 000 руб. - организацию инспекторы могу тч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ :

• за неприменение ККТ или БСО;
• применение техники, которая не соответствует предъявляемым к ККТ требованиям;
• применение ККТ с нарушением порядка работы с ней и ее регистрации;
• применение БСО с нарушением требований к ним;
• невыдачу чека, БСО (если вы вправе выдавать их вместо кассовых чеков) или иного документа об оплате по требованию покупателя (если вы вправе не использовать ККТ и БСО).

| Бухгалтер | 1 679 | голосов: 0

ФНС России дала пояснения по вопросам периодичности и сроков проведения проверок полноты учета выручки денежных средств организациями и индивидуальными предпринимателями, а также по вопросу ведения кассовой книги обособленными подразделениями организации.

С текущего года действует новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П . Данный порядок распространяется как на юрлиц, так и на индивидуальных предпринимателей. Пояснения, касающиеся соблюдения Положения предпринимателями, ФНС России давала ранее в Письме от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@ . В комментируемом Письме рассмотрены вопросы длительности и периодичности проверки кассовой дисциплины, а также ведения кассовой книги обособленными подразделениями.

Периодичность и сроки проведения проверок кассовой дисциплины

Контроль и надзор за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей осуществляют налоговые инспекции (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Длительность такой проверки не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления организации (предпринимателю) поручения руководителя налогового органа (его заместителя) на проведение проверки (п. п. 19, 23 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н).

ФНС России указала, что проверка кассовой дисциплины не относится к выездным проверкам, поэтому положения налогового законодательства в данном случае не применяются.

Так, действующими нормативными правовыми актами не ограничена периодичность проведения проверок полноты учета выручки. Соответственно, инспекция может проводить такие ревизии несколько раз в год.

Следует отметить, что налоговые органы в ходе проверки кассовой дисциплины вправе затребовать распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег, кассовую книгу, авансовые отчеты и другие документы (п. 29 Регламента). Если в рамках налоговой проверки затребованные инспекцией документы в срок не представлены, то налогоплательщика могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ . Однако поскольку, как указала ФНС России, нормы Налогового кодекса РФ не применяются при проверке кассовой дисциплины, то привлечь к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление каких-либо документов в ходе такой проверки инспекция не вправе.

Кроме того, из комментируемого Письма следует, что законодательством не определен период, который может быть охвачен проверкой кассовой дисциплины. Для налоговых проверок такой период не может превышать трех лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ), но, как разъяснила ФНС России, это требование на проверки полноты учета выручки не распространяется. А значит, инспекторы могут проверить любой период. Однако привлечь к ответственности за нарушения, выявленные при такой проверке, не всегда получится в связи со следующим.

Как напомнила ФНС России, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций является административным правонарушением. Так, согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. для юрлиц и от 4 000 до 5 000 руб. для предпринимателей (в силу ст. 2.4 КоАП РФ они приравниваются к должностным лицам) установлен, в частности, за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. В ст. 4.5 КоАП РФ определены сроки давности привлечения к ответственности за совершение административного правонарушения. Несоблюдение кассовой дисциплины не относится к нарушениям законодательства о налогах и сборах, поэтому срок давности привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ составляет два месяца со дня совершения правонарушения. Соответственно, если инспекторы при проведении проверки полноты учета выручки денежных средств установят превышение лимита остатка, допущенное более двух месяцев назад, то в силу п. 6 ст. 24.5 КоАП РФ за такие правонарушения штраф по ст. 15.1 КоАП РФ на организацию или предпринимателя не может быть наложен. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме УФНС России по г. Москве от 23.04.2008 N 09-10/039388@.

Ведение кассовой книги обособленными подразделениями организации

ФНС России со ссылкой на Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255 указала, что содержащееся в Положении требование о ведении кассовой книги 0310004 должно соблюдаться каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции. При этом неважно, открыт ли подразделению банковский счет для совершения указанных операций.

При получении или выдаче наличных денег кассир осуществляет записи в кассовой книге 0310004 по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 или расходному кассовому ордеру 0310002 (п. 5.2 Положения). В соответствии с п. 5.6 Положения для контроля соблюдения лимита остатка кассы обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает юрлицу лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня. Такие листы подбираются и брошюруются организацией по каждому обособленному подразделению (п. 2.5 Положения).

Следует отметить, что организации (предприниматели) определяют лимит остатка наличных денег самостоятельно в соответствии с формулой, приведенной в приложении к Положению. Если у обособленных подразделений нет собственных расчетных счетов, то организация определяет такой лимит с учетом наличных денег, хранящихся в подразделениях (п. 1.3 Положения). Обособленные подразделения, имеющие банковские счета, для совершения кассовых операций отдельно устанавливают размер предельного остатка денег в кассе (п. п. 1.2, 1.3 Положения).

О правилах проведения проверки кассовой дисциплины говорится в законодательстве России. Опишем основные особенности выполнения своих обязательств налоговыми органами при осуществлении контроля за проверяемыми предприятиями в 2019 году.

Если на предприятии используется ККМ, оно обязано выполнять соответствующие нормы и законы, которые регулируют данный вопрос.

За этим пристально следят уполномоченные органы, и в случае обнаружения нарушения определяют меру наказания. Проводятся специальные проверки, о которых далее и пойдет речь.

Основные моменты

Рассмотрим, что понимают под кассовой дисциплиной и на какие нормативные акты стоит ссылаться.

Необходимые определения

При ведении деятельности хозяйственного типа предприятия могут применять различные виды расчетов. Проводимые операции являются кассовыми.

Их регистрируют в учете в соответствии с описанными в законодательстве правилами. Правительством также установлены ограничения по работе с наличными средствами.

Кассовая дисциплина организована и сформулирована так, чтобы нарушения свидетельствовали об умысле, а не ошибке.

Назначение осуществляемого мероприятия

Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговой инспекцией и обслуживающими банковскими учреждениями. С кассой могут работать кассиры, бухгалтеры и руководство предприятия.

Не существует ограничения по количеству проверок – налоговая инстанция вправе проверять кассу фирмы хоть ежедневно ().

Такие проверки не считаются выездными, а значит, к ним не могут применяться правила, отраженные в Налоговом кодексе. Работники налогового органа считают средним показателем периодичности проведения проверок кассовой дисциплины год.

Уполномоченными структурами составляется план, в соответствии с которым компания будет проверяться. Если вы не попали в такой список, то проверка возможно только в случае предоставления жалоб.

Перечислим ситуации, когда проверка кассы может быть чаще, чем раз в году:

1. Если было зафиксировано нарушения ранее.
2. Если кто-либо подаст (в том числе и о не предоставлении чеков).
3. Если подана жалоба о получении неофициальной заработной платы или о занижении налоговой базы.
4. Если деятельность предприятия является убыточной.

Компания должна в обязательном порядке соблюсти ограничения остатков кассы. Руководство ежегодно подает расчеты лимитов в банковское учреждение. Бланки для этого выдаст банк.

Если у фирмы имеется несколько расчетных счетов, можно подать расчеты в один банк, а в остальные представить ксерокопии. Если необходимая документация не будет подана до нового года, то лимит будет равен 0.

Стоит также осуществлять контроль за расходованием наличности, о чем стоит договориться с работниками банковского учреждения.

Следует также придерживаться лимита по расчетам между юрлицами, контролировать ведение кассовой документации, применение ККТ.

Правовая база

С начала 2012 года вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций, что было утверждено .

В феврале того же года начали действовать такие регламенты:

• относительно проверки ККТ;
• относительно проверки кассовой дисциплины.

Руководствоваться также можно:

1. и т. д.

Порядок проверки ККМ налоговыми органами

Финансовый директор и главбух должны строго контролировать выполнение операций, учитывая локальные изменения.

Кассиры не имеют права:

• работать без контрольных лент, клеить их в месте обрывов;
• разрешать посторонним лицам входить в помещение кассы, подходить к кассовым машинам (это может только директор, его замы, бухгалтер, старший кассир и техспециалисты, проверяющие органы);
• выходить из кассовой кабины без предупреждения начальства, не отключая кассовый аппарат, не закрывая на ключ кассу;
• вносить коррективы в программы по работе кассовых терминалов;
• держать в кассе свои средства, что не учтены через кассовый аппарат.

Контроль за деятельность кассира может быть таким:

Если контроль осуществляется налоговым органом, стоит помнить о следующих правилах.

Сроки проверки налоговой кассовой дисциплины отражены в Административном регламенте:

При установлении сроков исполнения госфункций относительно проверяемых объектов	До 20 дней с момента представления проверяемым объектам поручений
При предъявлении поручений на выполнение государственным органом своих полномочий	2 дня после вручения постановления
При рассмотрении документации	До 28 дней с того момента, как представлено поручение
При проверке того, правильно ли ведется учет денег	30 дней после передачи поручения
При оформлении результата проверки, при составлении	30 дней
Жалобы, что поданы в ФНС от проверяемых лиц	Будут рассмотрены в течение 30 дней после регистрации. Иногда такие сроки могут продлеваться, но не больше чем на 30 дней

За какой период нужны данные?

В административном регламенте ничего не говорится о том, какой период может быть охвачен проверкой. В говорится, что постановление о нарушении административного характера может выноситься на протяжении 2 месяцев с момента его фиксации.

Можем предположить, что налоговая служба при проверке ограничится 2 месяцами. Но есть мнения, что проверка может охватить и более длительные периоды – до 3 лет, что предшествуют году, когда проверка проводится.

Что обычно проверяют?

Проверка налоговой кассы должна осуществляться в присутствии должностного лица проверяемой организации. При этом соблюдаются нормы законодательства.

Если проводится проверка правильности использования ККМ (расчеты с населением, правильность исчисления налоговых платежей):

Устанавливается организационно-правовая форма компании, его название, выявляется факт предоставления услуг или продажи товара населению, проверяются ценники, выясняется, используется ли ККТ, выдаются ли чеки	Если покупатель даст добро, будет просмотрено чек – проверяется полнота и четкость реквизитов и фирменного знака. Осуществляются контрольные закупки, что будут оформлены соответствующими актами
Руководству будет предъявлено документ	Который подтвердит право проведения проверки.Будет проверено: лицензии, позволяющие реализовать подакцизный товар; документацию, что подтвердит право собственности на здание, земельный участок; удостоверения личности каждого продавца (работника), а также справки, что подтвердят их принадлежность к данной организации; справки о регистрации фирмы и постановке ее на учет в Налоговой инспекции и т. д.
Если проверяющий орган не обнаружит лицензию, будет определено и зафиксировано размер выручки	Что получена при ведении деятельности, чтобы в дальнейшем взыскать незаконно полученную прибыль

На что налоговые работники обратят внимание, и как будут действовать:

При проведении проверки устанавливается	Есть ли в компании кассовая техника, является ли она зарегистрированной
Проверяется	Есть ли техническая документация и регистрационные карточки на кассовые аппараты
Сверят сведения компании	Что отражены в книге учета ККМ в налоговой инстанции, с документацией, что была подана руководством. Будет рассмотрено, совпадают ли сведения (номера паспортов, заводские номера кассовой техники, номера счетчиков, места установок аппаратов). Если данные не совпадают, инспектор будет искать причину, а результат проверки отразит в акте. Компании же будет предложено устранить неточности
Будет проверено, правильно ли эксплуатируется ККТ	Четко ли отражаются сведения на чеках. Если чеки будут иметь ненадлежащий вид, налоговики приложат к документам и такие чеки
Проверяются ленты	Будет обращено внимание – есть ли порядковый номер, дата, время проведения операции, количество гашения счетчика и особенности его проведения
Пересматриваются нулевые чеки	Количество, время, когда прибыли (если на протяжении 1 смены, то какова причина)
Осуществляется выборочная проверка соответствия стоимости на продукцию, что отражена в накладных на поступление товара, стоимость, что отражена на ценниках	Работник налоговой обратит внимание, есть ли на ценниках подписи ответственных лиц, что заверяются печатями. Название, сорт, марта должны быть одинаковыми

Если будет обнаружено ККМ, что не прошла регистрацию в налоговой службе, стоит проверить, не эксплуатируется ли такой аппарат скрыто.

Для этого налоговые представители запрашивают паспорт на такую технику, документацию о ее покупке, данные суммирующего счетчика, контрольную ленту по таким устройствам.

При проверке ремонтных работ ККМ обращают внимание:

• есть ли ;
• ведутся ли записи в ;
• регистрируются ли выполненные работы в форме 30 Типового порядка по использованию ККТ.

Если компания имеет право использовать бланки строго отчетности, они будут проверяться налоговой инстанцией. Если такие документы не утверждены законодательством, то фирма не получает освобождения от применения ККТ.

Проверяя прейскурант на предоставляемые услуги, инспектор определит, обоснованным ли является документ (когда и кем утверждался, для каких отраслей, ведомств, предприятий).

Осмотрит, как оформлен (четкие ли данные, есть ли необходимые подписи, штампы), и является ли доступным для клиентов.

Проверяющие структуры имеют право:

• без препятствий подходить к ККМ и другим объектам проверки;
• истребовать документы, которые имеют отношение к использованию ККТ и учету денег;
• проверять наличные средства в кассе и наличие БСО;
• получать сведения о БСО, заполнении бланка, автоматической подготовке документации, что приравнивается к кассовому чеку;
• истребовать объяснение, справку, данные по вопросам, что возникают при проведении проверки;
• работать совместно с органом внутренних дел;
• получить пароль ККМ, что нужнее для снятия отчета показания фискальной памяти;
• привлечь к ответственности нарушителей.

Перечислим документы, которые могут быть затребованы налоговой инстанцией:

1. Журнал КМ-8.
2. , в котором стоит отметка ФНС.
3. Журнал КМ-4.
4. Кассовая книга КО-4.

Чего стоит бояться

Стоит учесть несколько нюансов. Если проверяющие органы найдут личные средства сотрудников, они посчитают их неоприходованными наличными деньгами.

Такие средства будут зачисляться в прибыли фирмы. Ответственные же лица должны будут дать разъяснения, почему в кассе есть излишки (п. 27, 37 Порядка).

Организацию также привлекут к ответственности – назначат штраф. Наказание в виде штрафных санкций предусмотрено и при других нарушениях.

Возникающие нюансы

Выясним, какие вопросы являются актуальными для фирм, применяющих ККТ.

Если обнаружена недостача

При проведении ревизии кассы комиссией пересчитываются наличные средства, проверяются иные ценности. Затем остатки сверяются со сведениями, что отражаются в кассовой книге.

Если выявлено недостаток, такой факт, как и сама сумма, обстоятельства ее появления будут отражены в акте, что будет составлен по окончанию проверки.

Видео: налоговые проверки

Кассир дает письменные объяснения, почему средства в кассе не совпали с учетными сведениями. Недостача будет взыскана с виновника.

Если имеет место серьезное нарушение законов, материалы проверки передаются следственному органу. Может также возбуждаться производство по административным правонарушениям.

Часто задаваемые вопросы по налоговой кассе

Как быть, если организацией было принято от покупателя деньги в выходные дни, ведь не всегда возможно передать выручку в банк?

Хранение средств в кассе допустимо (и нее считается нарушением законодательства) в таких случаях:

• в день выдачи заработка, стипендии и т. д.;
• в день перечисления средств социального плана;
• в выходные, праздничные дни.

Стоит инкассировать выручку не позже 1 рабочего дня. Как быть, если не удается инкассировать средства в первый рабочий день? Выдайте средства подотчет. При сдаче выручки подотчетное лицо будет возвращать подученные средства.

Какой срок давности для подачи по ревизии кассы? Такой срок составляет 2 месяца. Есть ли штраф за работу кассового аппарата не по месту, где он зарегистрирован? К примеру, ККТ используют не в офисе, а на складе, где отпускается товар.

Нарушения в этом нет. Даже если кассовая техника расположена в обособленных подразделениях, которые не находится на отдельных балансах, а регистрация ККМ осуществлена по месту учета фирмы в ФНС , штраф также не назначается.

Что такое длящиеся нарушения? В том случае, когда не соблюдены законодательные нормы кассовой дисциплины, компания может получить административный штраф ().

Он назначается в течение 2 месяцев. Если имеет место длящееся правонарушение – с того момента, как оно выявлено (). Перечислены длящиеся нарушения в пункте 1 ст. 4.5 КоАП.

При операциях с наличными средствами не идет речь о длящемся правонарушении. На что нельзя тратить наличность из кассы:

Система штрафов

Самые частые нарушения:

• нет первичной кассовой документации, или она оформлена с нарушениями правил;
• произведено перечисление средств подотчетному лицу на основе документации, что подтверждает затраты, но не оформлено авансовый отчет;
• не выполнен установленный лимит расчета наличностью между компаниями;
• выявлены ошибки в расчетах оборотов и остатков в учетном регистре, если ведение учета осуществляется вручную;
• не в полной мере оприходовано средства.

Размер штрафа:

Если организация не перечислила налоги из-за неоприходования выручки в кассу, ФНС начислит штраф в соответствии со или 15.1 КоАП.

Но стоит учесть, что за одно правонарушение лицо не может привлекаться одновременно к налоговому и административному виду ответственности.

Но вот налоговые органы поступают так – организацию штрафуют по ст. 122 НК, а руководителя и главбуха – по ст. 15.1 КоАП.

Могут ли нагрянуть без предупреждения?

Работники налоговой службы проводят проверку, предупредив руководство компании. Хотя не будет считаться нарушением, если ФНС нагрянет с проверкой без предупреждения.

Компания должна особое внимание уделять кассовой дисциплине. В противном случае есть риск нарваться на неприятности от работников налогового органа.

Ведь за нарушения законодательных норм придется понести ответственность административного характера. Следите за проведением операций, контролируйте работу кассира, своевременно выполняйте свои обязательства.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .