Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру. Как сменить фамилию в паспорте по собственному желанию Смена фамилии на основании свидетельства о браке

Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор. Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы. Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась. В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.

Запросите у сотрудницы оригиналы документов, чтобы подтвердить смену фамилии

Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.

Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно . Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013 , от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.

Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии . По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы. Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.

Внесите изменения в трудовой договор, личную карточку и трудовую книжку

В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.

Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).

Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку . Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения» (образец ниже).

Трудовая книжка. На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой (образец ниже). Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. В трудовых книжках образца 1974 года укажите новую фамилию на специальной пустой строке. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Исправьте другие кадровые документы по необходимости

Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».

Закрепите в ПВТР, когда работник должен сообщить об изменении фамилии

Работодатель должен оперативно получать информацию о смене паспорта, места регистрации, иных персональных данных сотрудника. Иначе отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую инспекцию будут с ошибками. Также станут недействительными доверенности на сотрудника.

Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. Например, можете указать такую формулировку, «Работник обязан в трехдневный срок сообщить работодателю об изменении его паспортных данных, номера телефона, регистрации или фактического адреса проживания. При желании может сообщить об изменении семейного положения, рождении детей». С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись.

Удобнее вносить изменение фамилии, если кадровые документы ведете в компьютерной программе. В этом случае менять каждый документ вручную не нужно. Вы один раз указываете новую фамилию работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы программы.

Важные выводы

1. Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно.

2. В связи со сменой фамилии работодатель вносит изменения только в текущие кадровые документы, исправлять старые документы не нужно.

3. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.

Сотрудница, выйдя замуж, изменила фамилию. Как правильно внести изменения в личную карточку (форма Т-2), трудовую книжку, другие кадровые документы? Обязательно ли издавать по данному поводу приказы? Необходимо ли вносить изменения в , заключенный с работником? Если да, то каков порядок?

В рассматриваемой ситуации сотрудница, изменившая фамилию, должна подать работодателю соответствующее заявление, составленное в произвольной форме, с указанием причины произошедших изменений. К заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных: в нашем случае ими будут паспорт и свидетельство о регистрации брака. Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

На основании указанного заявления работодателю необходимо издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.

1) При изменении фамилии необходимо внести изменения в трудовую книжку сотрудницы.

Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

В п. 2.3 Инструкции указан подробный порядок внесения изменений о фамилии, имени, отчестве. Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

2) Помимо этого необходимо внести соответствующие изменения в личную карточку работника, составленную по унифицированной форме N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации не определен порядок внесения изменений в личную карточку по унифицированной форме N Т-2, говорится только о том, что внесенные изменения заверяются подписью работника кадровой службы. На наш взгляд, для внесения соответствующих изменений необходимо по аналогии с п. 2.3 Инструкции прежнюю фамилию зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую и указать реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений.

3) При изменении фамилии работника об этом нужно уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ, который, в свою очередь, обязан выдать застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7, п. 1 ст. 9, ст. 15 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

4) Также работодатель может внести соответствующие изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Приложение N 3). На наш взгляд, в соответствующей строке графы 5 книги учета движения трудовых книжек прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую. Рядом записываются реквизиты документа, который послужил основанием для исправления фамилии, ставятся подпись уполномоченного лица и печать организации. Если рядом нет места, то в ближайшей свободной строке книги следует сделать ссылку на соответствующий документ.

5) Законодательством РФ не урегулирован вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор при изменении фамилии работника, однако полагаем, что для приведения всех кадровых документов в соответствие друг с другом внести изменения в трудовой договор работника все же стоит.

По вопросу о процедуре внесения таких изменений существует два мнения. Одни специалисты считают, что следует вносить изменения в первоначальный текст трудового договора, другие говорят о необходимости заключения дополнительного соглашения к нему.

В силу части первой ст. 57 ТК РФ фамилия, имя и отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность, должны быть указаны в трудовом договоре: эти данные относятся к сведениям о работнике и не являются условиями трудового договора.

Согласно же ст. 72 ТК РФ отдельное соглашение сторон оформляется при изменении именно условий трудового договора.

В соответствии с частью третьей ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, в отличие от недостающих условий, которые должны определяться приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме.

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации корректнее действовать по аналогии с нормой ст. 57 ТК РФ и в случае изменения фамилии работника и (или) его паспортных данных поправки вносить непосредственно в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.

При этом, на наш взгляд, сам вопрос о том, заключать ли дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с тем, что работник изменил фамилию, или вносить изменения в первоначальный текст договора, не является принципиальным - оба варианта, по сути, равнозначны и имеют право на существование.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги

Фамилия — это неотъемлемая часть статуса любого гражданина РФ.

Согласно ст. 19 ГК РФ, каждый россиянин обязан производить все правовые действия только под своими именем и фамилией, которые указываются в его документах.

Какие документы нужно менять при смене фамилии в 2019 году? Об этом читайте далее.

В каких случаях может измениться фамилия?

Фамилия может измениться в следующих случаях:

• при заключении или расторжении брака (ст. 32 СК РФ);
• по желанию любого россиянина, достигшего 14 лет (ст. 58 закона «Об АГС»);
• у ребёнка при его усыновлении.

Изменяя свою фамилию, гражданин обязан обновить целый ряд важных документов.

Какие документы нужно менять при смене фамилии?

Существует список документов, которые подлежат обязательной замене в случае смены фамилии. Рассмотрим каждый из них отдельно.

Паспорт

Это первый документ, который нужно будет поменять, так как без нового паспорта с изменёнными данными вы не сможете обновить никакой другой документ.

Для замены паспорта следует обратиться в местный паспортный стол или в МФЦ, которые открыты сейчас во всех городах.

Куда бы вы ни обратились, у вас должен быть собран пакет необходимых документов, таких как:

• старый паспорт;
• заявление;
• справка из ЗАГСА о регистрации перемены фамилии;
• 2 фото (3,5×4,5 см.);
• квитанция об оплате госпошлины на процедуру замены.

С заявлением на замену паспорта необходимо обратиться не позднее, чем через 30 дней с момента регистрации новой фамилии. В ином случае вам грозит уплата штрафа в размере от 2000 до 3000 рублей.

После замены паспорта можно приступать к внесению изменений и в другие документы.

Если вам приходится выезжать за пределы России, то следующий этап – замена загранпаспорта.

Заявление на оформление нового заграничного паспорта можно подать лично в ГУВМ МВД или в МФЦ, приложив вышеперечисленный список документов.

Но проще и удобнее всего это сделать через сайт Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru/).

Кроме основного пакета, необходимо будет предоставить:

• копию трудовой книжки;
• копию нового внутреннего паспорта;
• копию военного билета (если имеется).

При замене загранпаспорта паспорта не стоит забывать и о визах – их необходимо получать заново.

СНИЛС

Документ о пенсионном страховании также подлежит замене.

Если вы официально трудоустроены, то эту процедуру совершит работодатель, в ином случае замену СНИЛС нужно будет произвести самостоятельно.

Для замены страховой карточки следует обратиться в ПФР, приложив следующие бумаги:

• заявление (бланк предоставляется в ПФР);
• свидетельство о смене фамилии;
• старый СНИЛС.

После принятия документов вам в течение 3 месяцев будет выдана новая карточка СНИЛС.

ИНН

При смене фамилии следует внести изменения в ИНН, обратившись в ИФНС по месту жительства.

В пакет необходимых документов входят следующие бумаги:

• новый паспорт;
• заявление по форме 2-2 (можно взять у сотрудников ИФНС или скачать сайта /nalog.ru/);
• старый бланк ИНН.

Кроме личного визита в налоговую, можно воспользоваться и другими способами подачи документов:

• по почте – письмом;
• через сайт налоговой;
• через сайт /gosuslugi.ru/.

После рассмотрения заявления и проверке документов сотрудники ИФНС выдадут новый ИНН с изменённой фамилией, но под старым номером, поскольку номер ИНН прикрепляется единожды и не меняется в течение жизни.

Если у гражданина, изменившего свою фамилию, имеется справка об инвалидности, её также необходимо заменить (Приказ №1031 Минздрава п. 8). При этом установление самого факта инвалидности проходить ещё раз не придётся.

Полис ОМС

Полис ОМС — это важный документ, подтверждающий право на получение безвозмездной медицинской помощи в рамках программы обязательного медстрахования.

Полис выдаётся гражданину единожды. И только при определённых обстоятельствах его необходимо заменить на новый.

Одной из причин переоформления полиса ОМС является изменение фамилии.

Чтобы заменить медицинский полис при смене фамилии, необходимо обратиться к страховщику и выполнить ряд действий, а именно:

1. Заполнить бланк заявления о переоформлении полиса.
2. Приложить к заявлению пакет документов (паспорт с изменёнными данными, свидетельство о браке, прежний полис ОМС, СНИЛС).

Срок переоформления полиса ОМС установлен ФЗ-№326 от 29.11.2011 г. и составляет 1 месяц со дня подачи заявления.

В соответствии с СК РФ (ст. 47), женщина, вступая в брак, вправе взять фамилию супруга либо изменить её на двойную.

Смена фамилии производится следующим образом:

1. Потенциальные супруги подают заявление в ЗАГС. Регистрация брака осуществляется в любом отделении ЗАГСа на территории страны либо за её пределами — через МИД РФ (ст. 157 СК РФ).
2. В заявлении невеста обязана указать, какую фамилию избирает.
3. Во время регистрации вносятся данные о супругах с указанием новых фамилий.

После замужества супруге следует приступить к замене документов.

После изменения фамилии и паспортных данных необходимо заменить 3 документа на машину:

• водительское удостоверение;
• страховку ОСАГО.

Замена прав при смене фамилии

Обязанность сменить права регулируется Приказом №1097 п. 29, в котором указано, что при изменении персональных данных, содержащихся в водительском удостоверении, права необходимо заменить в обязательном порядке.

За управление автомобилем с правами, содержащими устаревшие данные о владельце, положен штраф в 500 рублей.

Заменить права при смене фамилии несложно, особенно если действовать через сайт Госуслуг.

Для этого вам понадобятся всего 4 документа:

• новый паспорт;
• старое водительское удостоверение;
• заявление на замену;
• квитанция об уплате госпошлины в размере 2000 рублей (1400 р. — при оплате через Госуслуги).

Ещё один документ, подлежащий замене после изменения фамилии, — это СТС (Свидетельство о регистрации ТС). Обязанность по его замене прописана в Приказе №1001 п. 6:

Замена СТС производится в любом отделении ГИБДД.

За игнорирование смены СТС не предусмотрено никакого штрафа (хотя обязанность остаётся).

Подать заявление и уплатить госпошлину со скидкой также можно на сайте Госуслуг. Для этого понадобятся следующие документы:

• заявление;
• паспорт с новой фамилией;
• старое СТС;
• квитанция об оплате 2 госпошлин: за выдачу нового СТС (500 р. или 350 р. через Госуслуги).

Сам страховой полис менять не нужно при смене фамилии. В него нужно только внести изменения.

После замены всех вышеуказанных документов на машину необходимо съездить к вашему страховщику с паспортом и полисом, где будут сделаны все необходимые изменения.

Обращаться к страховщику должен именно страхователь, а не собственник.

Законодательство РФ предусматривает в случае смены фамилии внесение изменений в ПТС (Паспорт транспортного средства). Порядок замены ПТС регламентирован Приказом МВД РФ № 605 от 07.08.2013 г.

Для внесения поправок в ПТС автовладелец должен обратиться в МРЭО ГИБДД с пакетом следующих документов:

К оригиналам документов необходимо приложить по одному экземпляру ксерокопий.

При обращении в МРЭО нет необходимости предоставлять сам автомобиль. Если все остальные документы на машину уже заменены, то новый ПТС можно получить прямо в день обращения.

Максимальный срок выдачи ПТС составляет 30 рабочих дней с момента подачи заявления.

Закон не предписывает обязательное обновление документов на квартиру или иную недвижимость.

Если собственники сами пожелают, они могут внести изменённые данные о своих квартирах в Единый государственный реестр прав (ЕГРП). Таким образом, это дело сугубо добровольное.

Однако существует один нюанс, на который хочется обратить внимание. В случае утери документов на недвижимость данные о собственности берутся из ЕГРП, и если там сохранены устаревшие сведения, то владельцу придётся изрядно побегать по различным инстанциям.

Поэтому на вопрос, нужно ли менять документы на квартиру после смены фамилии, ответим так: не обязательно, но это стоит сделать ради собственного спокойствия.

Кстати, документы на квартиру выдаются сегодня территориальными управлениями Росреестра, куда и следует обращаться для внесения новых данных в базу ЕГРП.

При себе нужно иметь:

• паспорт;
• все имеющиеся документы на недвижимость.

Базовый размер пошлин составляет 200 рублей. Срок оформления – 10-15 дней.

Заменой персональных данных занимается ЗАГС, за новым паспортом нужно обращаться в паспортный стол, но с 2017 года появилась возможность подать заявление через МФЦ.

Для этого запишитесь на приём в ближайший МФЦ, а далее действуйте по следующему алгоритму:

Документы, которые можно заменить в МФЦ:

• заграничный паспорт;
• водительское удостоверение;
• СНИЛС;
• документы о праве собственности;
• документы об образовании;
• полис обязательного медицинского страхования;
• свидетельство о постановке на налоговый учёт.

В 2019 году тарифы на госпошлину за смену фамилии останутся прежними и составят от 1000 до 1600 рублей в зависимости от типа документа, регистрации и региона проживания.

К таковым документам относятся:

1. Трудовая книжка. Согласно правилам ведения трудовых книжек, работодатель вправе самостоятельно вносить подобные изменения. При изменении фамилии надо будет предъявить документ (свидетельство либо справку, подтверждающие смену данных), в отдел кадров или бухгалтерию, а уполномоченный сотрудник внесёт необходимые поправки и заверит их печатью.
2. Документы на имущество. При необходимости уточнения данных можно предоставить документ о заключении брака или о регистрации смены фамилии.

Итак, смена фамилии влечёт за собой обязательное переоформление многих документов. Это, конечно, хлопотно, но необходимо.

Для упрощения процедуры подачи заявления обращайтесь к сайту Госуслуг или в Многофункциональные центры по месту жительства.

Видео: Менять ли фамилию после замужества. Какие документы придётся менять

При смене фамилии работника необходимо внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию, уведомить банк и, по необходимости, произвести замену СНИЛС.

Порядок оформления смены фамилии

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

• свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
• лица;
• СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст .

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для .

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

- Слушай, я опять ничего не поняла: один эксперт говорить одно, другой - полностью противоположное, причем оба - чиновники высшего ранга, разбирающиеся в этой теме!

- Какой теме? - Маша не могла понять, что так возмутило Катю.

- Да у меня работник один фамилию поменял. Ну, как запись в трудовую вносить, понятно: старую фамилию аккуратно зачеркнула, новую строчкой ниже написала, ссылку на свидетельство дала на внутренней стороне обложки. А дальше никак. Про личную карточку сказано, что записи необходимо внести и заверить, а как внести, куда - ни слова. С допом к договору еще веселее: один пишет - не надо его делать, это не существенное условие договора, другой - заключите соглашение. Ну и мне без приказа в базе фамилию не поменять.

- Давай по порядку. С трудовой - молодец. Все правильно сделала. Раз в личной карточке не указано, куда вносить запись, делай, как тебе удобнее. Я обычно зачеркиваю старую фамилию. Чтоб она осталась читаемой, а ссылку на документ - основание даю сверху первого листа. Но можно это сделать и в десятом разделе - для дополнительных сведений. Про соглашение в связи со сменой фамилии в ТК действительно нет ни слова. В принципе, это обстоятельство никак не зависящее от договоренности работника и работодателя. Точнее, вообще от работодателя не зависит. Его делают для удобства. Я обычно пишу что с такого-то числа сторону договорились изложить преамбулу такого-то договора в следующей редакции, и дальше текст преамбулы, но с новой фамилией.

- А приказ я могу распечатать из программы? Вроде, для него унифицированной формы нет?

- Можешь.

- А к старым табелям, приказам мне его копию прикладывать не надо?

- Нет, табельный номер же остается прежним.

- А в книге учета трудовых надо фамилию исправлять?

- Об этом тоже нигде не сказано, при увольнении ты будешь искать запись о приеме трудовую по дате приема, плюс старая фамилия будет читаемой, так что не вижу смысла.

- Уф-ф. Вроде, все понятно. Спасибо.

Шпаргалка

Внесение данных об изменении фамилии, имени, отчества в трудовую книжку регулируется пунктом 26 и пунктом 2.3 Инструкции, утвержденной (приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Для внесения изменений необходимы:

• новый паспорт,
• свидетельство о заключении / расторжении брака,
• свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Внесение изменений персональных данных работника в необходимо заверить подписью ответственного лица (Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1).

Внесение изменений в прочие документы, возникающие в процессе трудовых отношений, законодательно не регламентируется, поэтому руководствуемся здравым смыслом и удобством делопроизводства.

С момента предъявления работником документов, подтверждающих смену фамилии, во вновь издаваемых документах будет фигурировать именно она. Для этого необходим соответствующий приказ в произвольной форме. Главное, издать его с соблюдением всех норм делопроизводства. Во внесении исправлений в ранее выданные документы необходимости обычно нет.

О смене работником фамилии необходимо - бухгалтерию, службу охраны труда, IT отдел и т.д. Если работник контактирует от лица организации с партнерами, их тоже необходимо .

Также работнику необходимо как можно быстрее поменять и ИНН (при наличии), чтоб у работодателя не было проблем с отчетностью. Заявление о замене СНИЛС может он может подать, лично обратившись в отделение ПФ РФ, или через работодателя (п. 27 и 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). ИНН должен заменить сам работник в налоговой инспекции по месту регистрации (п. 36 приказа Минфина России от 05.11.2009 № 114н).

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ