Среднесписочная численность работников — когда сдавать? Сведения о среднесписочной численности работников: актуальная форма бланка

Сведения о среднесписочной численности работников - это одна из форм, которую налогоплательщики, имеющие наемных работников, должны сдавать в налоговую. В статье мы расскажем о сроках сдачи среднесписочной численности, и подскажем, где скачать бланк данной формы на 2018-2019 годы.

Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности

Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ . Почему эта информация необходима налоговикам?

Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.

Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.

Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.

Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.

Обязанность подавать сведения о среднесписочной численности (форма КНД 1110018) распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Причем эта обязанность не снимается с предпринимателя при закрытии .

Между тем для ИП есть определенное послабление: представлять расчет численности они должны только в том случае, если в истекшем году использовали наемный труд. Об этом прямо говорится в п. 3 ст. 80 НК РФ.

Компании же представляют сведения независимо от наличия или отсутствия у них сотрудников (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).

Заметим, что на эту обязанность никак не влияет применяемый налоговый режим. Сведения на равных подают и применяющие ОСНО, и те, кто выбрал специальные режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.

Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2018 год нужно подать до 21.01.2019 включительно. Крайний срок сдачи справки перенесен на 21.01.2019, т. к. 20.01.2018 выпадает на выходной день — воскресенье.

Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.

У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.

При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Среднесписочная численность: бланк 2018-2019 годов

Форму сведений о среднесписочной численности работников утверждает налоговая служба.

Для подачи сведений о среднесписочной численности бланк в 2018 году использовался в соответствии с приказом от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность на бланке в 2019 году за истекший 2018 год подается по той же форме. Рекомендации по заполнению формы приведены в письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Бланк единый для организаций и ИП. Скачать бланк для среднесписочной численности, подаваемый в 2019 году, можно на нашем сайте:

Форма достаточно проста в заполнении. Она состоит всего из 1 страницы, которая внешне чем-то похожа на титульный лист декларации.

В справке нужно привести сведения об организации или ИП (ИНН, КПП, наименование или Ф. И. О.), указать наименование и код инспекции. Затем нужно указать дату, на которую посчитана среднесписочная численность. Это будет:

• 1 января текущего года — если это численность прошлого года; или
• 1 число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.

Правила расчета численности с 2018 года установлены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Подробнее об изменениях, вносимых приказом Росстата от 22.11.2017 № 772, читайте .

В общем виде формула расчета выглядит так:

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,

где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).

Подробнее о процедуре расчета читайте в статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников?» .

Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе со сведениями.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально (ст. 29 НК РФ).

Как и куда сдавать сведения

Заполненную бумажную форму можно сдать лично или через представителя в ИФНС или отправить по почте с описью вложения.

Подать сведения возможно и в электронном виде. Соответствующий формат утвержден приказом ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@. Причем выбирать между бумажным и электронным вариантом могут все налогоплательщики, включая тех, у кого среднесписочная численность перевалила за сотню. Сведения не декларация, поэтому требование п. 3 ст. 80 НК РФ об обязательном электронном способе сдачи в данном случае не действует.

Сдается форма в инспекцию по месту регистрации компании или по месту жительства ИП. Организации с обособленными подразделениями сообщают о численности всех работников по месту постановки на учет головного офиса.

Накажут ли за непредставление сведений о численности работников?

Безусловно, накажут. За каждый случай непредставления или просрочки сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщика могут оштрафовать на 200 руб. в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ.

Помимо налоговой возможна и административная ответственность должностных лиц по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, то есть штраф от 300 до 500 руб. На это указывает Минфин России в письме от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179.

Однако имейте в виду, что блокировать за это счет инспекция не вправе. Сведения не являются декларацией, а значит, их непредставление или нарушение сроков не подпадает под основание для приостановления движения денег по счетам, предусмотренное подп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ.

Подробнее о блокировке и разблокировке счетов читайте .

Итоги

Сведения о среднесписочной численности сотрудников обязаны сдавать в ФНС все организации и ИП-работодатели. Срок представления справки — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. При этом если дата подачи документа выпадает на выходной день, то крайний срок переносится на ближайшую следующую за ним рабочую дату.

В обязанности индивидуальных предпринимателей, а также организаций входит сдача отчета, содержащего сведения о среднесписочной численности работников за прошедший календарный год. Об этом свидетельствует норма статьи 80 Налогового кодекса РФ. Отчет нужно сдавать в унифицированной форме в определенные действующим законодательством сроки.

Все подробности о том, кто, когда и куда сдает отчет о среднесписочной численности работников за 2018 год, вы узнаете из этой статьи. Также на этой странице можно скачать отчет о среднесписочной численности работников 2019 года и образец заполнения этого документа.

Кому необходимо сдавать документ в 2019 году?

Отчет о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год необходимо сдавать в ИФНС:

• организациям (при этом не имеет значения, используют ли они труд работников в своей деятельности, на основании Письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390);
• ИП (только в том случае, если предприниматель нанимает одного или нескольких сотрудников на работу на основании трудового договора).

Сдать отчет о среднесписочной численности работников за 2018 год в 2019 году обязаны:

• вновь созданные юридические лица;
• реорганизованные организации.

При этом вновь созданные предприятия должны сдать документ в сроки, отличающиеся от ИП и организаций. Этим категориям нужно сдать отчет не позже, чем 20 числа месяца, который следует за месяцем их создания (реорганизации). Такое положение содержится в пункте 3 статьи 80 НК.В документе указывают данные о среднесписочной численности работников за месяц создания (реорганизации) предприятия.

Таким образом, если датой создания организации является 17 апреля 2019 года, то сдать отчет о среднесписочной численности работников нужно не позднее 20 мая этого же года.

Кто может не сдавать отчет в 2019 году?

В абзаце 6 пункта 3 статьи 80 НК РФ указано, что ИП могут не сдавать отчет о среднесписочной численности работников в 2018 году, если они не привлекали наемный персонал в отчетном периоде.

Индивидуальные предприниматели, которые прошли процедуру государственной регистрации в текущем году, могут не сдавать отчет среднесписочной численности работников.

Всем остальным нужно сдавать отчет в налоговую инспекцию в обязательном порядке.

Срок сдачи отчета о среднесписочной численности в 2019 году

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год для ИП и организаций - 20 января 2019 года, но этот день выпадает на воскресенье, а, значит, документ следует сдать в первый же рабочий день, то есть, 21 января (понедельник). Этот день сдачи отчета не будет являться нарушением (на основании абзаца 6 пункта 3 статьи 80 НК РФ).

Как уже было отмечено, вновь созданные (реорганизованные) организации должны сдать сведения о среднесписочной численности работников не позднее, чем 20 числа месяца, который следует за месяцем их создания (реорганизации). При этом не важно, есть ли у таких организаций наемные работники или нет.

ИП, которые были впервые зарегистрированы, должны сдавать отчет по итогам 2018 года не позднее 21 января 2019 года.

Бланк отчета КНД 1110018 2019 года: какие сведения указывать?

Напомним, что форма документа КНД 1110018 была утверждена Приказом ФНС России № ММ-3-25/174@ от 29 марта 2007 года. Рекомендации по заполнению отчета содержатся в письме ФНС РФ № ЧД-6-25/353@ от 26 апреля 2007 года. Соответственно, отчет за 2018 год должен быть отправлен в налоговую инспекцию по форме КНД 1110018.

Бланк формы состоит всего из одного листа. Как выглядит актуальная форма сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год можно здесь:

В форме отчета нужно отразить следующие данные:

1. Сведения о налогоплательщике:

• Наименование полностью (для организаций);
• ФИО (полностью) и ИНН (для ИП).

2. Название и код налогового органа. 3. Дата определения среднесписочной численности работников:

• 1 января 2019 года - для предоставления сведений за 2018 календарный год;
• 1 число месяца, который следует за месяцем создания (реорганизации) - для организации.

4. Указание среднесписочной численности работников.

После того, как отчет сформирован, его подписывает ИП или руководитель организации.

Готовый документ нужно сдать:

• ИП - по месту жительства;
• организациям - по месту учета.

Обратите внимание, что если у организации есть обособленные подразделения, то документ должен подаваться в одной форме по всей организации.

Способы сдачи отчета в 2019 году

Сдать сведения о среднесписочной численности работников в ИФНС в 2019 году можно следующими способами:

Лично (посетив ИФНС).

Через представителя.

На бумаге.

В электронной форме (с усиленной цифровой подписью).

По почте России (с описью вложения).

Если работников будет более 100, то отчет нужно сдать исключительно в электронной форме, если менее, то допускается сдача на бумаге.

Общие правила определения среднесписочной численности работников

При расчете среднесписочной численности работников стоит ориентироваться на «Указания по заполнению статистической отчетности». Документ утвержден приказом Росстата № 428 от 28 октября 2013 года. Для осуществления расчетов для заполнения отчета нужно пользоваться специальными формулами. Основанием для учета сотрудников служит табель учета рабочего времени.

1. Формула для расчета количества работников, занятых неполный рабочий день:

Количество работников, которые работали неполный или полный рабочий день, вычисляется отдельно. С этой целью определяют общее число отработанных за месяц человеко-дней по такой формуле:

Стоит учитывать, что продолжительность рабочего дня зависит от установленного на предприятииколичества рабочих часов в неделю. К примеру:

• при шестидневной рабочей неделе - 6,67 часов;
• при пятидневной рабочей неделе (40 часов) - 8 часов.

2. Формула для расчета количества работников, занятых полный рабочий день:

Для расчета среднесписочной численности работников, которые работали полностью весь месяц, следует использовать такую формулу:

3. Для определения среднесписочной численности работников за прошедший календарный год, нужно посчитать, сколько сотрудников работало в каждом из месяцев отчетного периода (года), а затем разделить полученную цифру на число 12.

Такой порядок действий также актуален для тех индивидуальных предпринимателей и организаций, которые не вели деятельность целый 2018 год.

Добавим, что некоторые категории работников не включают в среднесписочную численность, например:

• женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
• внешние совместители;

работники, оформленные по договорам подряда;

• работники, находящиеся в учебном отпуске без оплаты.

С 2018 года согласно новым указаниям Росстата № 722 от 22.11.2017 в среднесписочную численность нужно включать :

• лиц, находящихся в отпусках по уходу за ребенком, если при этом они работают неполный день или работают на дому, получая пособие по уходу за ребенком;
• лиц без гражданства, выполняющих работы и оказывающих услуги по гражданско-правовому договору.

Кроме того, при расчетах показателей вы можете пользоваться правилами округления (в случае если число получилось не целым). То есть, если полученный результат меньше, чем 0,5 единицы, то его не следует учитывать. Показатели, которые составляют 0,5 единицы и больше, нужно округлить до целого числа.

Примеры расчетов среднесписочной численности работников

Приведем пример расчета среднесписочной численности сотрудников за 2018 год для ИП.

Пример 1: Расчет среднесписочной численности сотрудников ИП за 2018 год

В компании с 1 по 17 января работало на полный день 15 сотрудников. 18 января был принят на работу новый сотрудник. Таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.

Порядок расчета

Среднесписочная численность работников ИП за январь 2018 года = (15 чел. х 17 дней + 16 чел. х 14 дней) / 31 = (255 + 224) / 31 = 15,45

Этот показатель не нужно округлять и аналогично вычисляется среднесписочная численность работников за все остальные месяцы года и разделить на 12:

15,45 + 6 + 4,35 + 4,65 + 5,1 + 5,3 + 3,7 + 4,25 + 4,75 + 3,8 + 4,25 + 5,0 = 66,6 / 12 = 5,55 = 6 человек.

То есть, за 2018 год среднесписочная численность работников ИП составила 6 человек. Этот показатель нужно занести в отчет.

Ответственность за не сдачу формы

Если предприниматель или организация не сдадут отчет по форме КНД 1110018, то на основании НК (статья 126 пункт 1) и КоАП РФ (часть 1 статьи 15.6), на них могут быть наложены штрафы в размере от 200 до 500 рублей.

Кроме того, штраф могут наложить на руководителя организации (от 300 до 500 рублей).

С образцом документа можно ознакомиться здесь:

Материал актуализирован в соответствии с действующим законодательством 25.10.2018

Тоже может быть полезно: Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

Организации и предприниматели уже готовятся к подаче первого отчета в ИФНС. Данный отчет формируется на основании определенного показателя по среднему количеству занятых на предприятии работников. Сроком сдачи среднесписочной численности в 2019 году является 20 января включительно.

Бланк «Сведения о среднесписочной численности» по форме КНД-1110018 можно скачать по .

Образец заполнения можно увидеть на данном изображении:

Для предоставления отчетности в налоговые органы существует несколько вариантов:

• В электронном формате с применением ТКС.
• В бумажном формате через почту, используя заказное письмо.
• Лично принести в соответствующий орган.

Бытует мнение, что в 2019 году отчетность этого вида необходимо подавать только в электронном формате. Это мнение ошибочно, ведь к электронной подаче обязывает численность сотрудников 100 и более человек.

Надо отметить, что если число рабочих превысит 100, то и вся остальная отчетность предприятия будет подаваться в электронном виде.

Подачу отчетного документа можно осуществить лично или через доверенное лиц. Сроки сдачи отчета по среднесписочной численности любого формата одинаковы как для бумажного, так и для электронного формата.

Что подают

Первый отчетный документ для предпринимателей 2019 года – это отчет о среднесписочной численности работников. Заполняется он в установленной ФНС форме по Приказу №ММ-3-25/174.

В данной отчетности обязательному указанию подлежат:

• ИНН, а также КПП, присвоенные предпринимательскому объекту.
• Наименование организации. Если отчет подает ИП, то его ФИО.
• Данные о руководителе организации или его представителе.
• Сведения по среднесписочной численности на 1 января 2019 года.
• Дата и подпись.
• Код отделения инспекции, в которое будет направлен отчет.

Отчет обязаны подавать все организации. Если говорить про ИП, то они подают данный вид отчетности только в том случае, если имели в отчетном году наемных сотрудников. Поводом для подачи отчетности является даже наличие одного сотрудника в одном месяце года.

Раньше и без сотрудников предприниматели были обязаны подавать отчеты по численности с нулевыми показателями, но в 2014 году эта обязанность была отменена.

Подавать отчетный документ необходимо в тот налоговый орган, в котором организация зарегистрирована. Если есть дочерние подразделения, то по месту регистрации главной структуры. ИП подает отчетность в налоговый орган по его месту прописки.

За нарушение сроков сдачи отчета о среднесписочной численности ФНС предусмотрела штрафы. Для индивидуального предпринимателя это будет сумма в 200 рублей, а для организации кроме тех же двухсот еще и 300-500 рублей для руководства или ответственного лица.

Что указывать в отчете

Среднесписочная численность является показателем для оценки трудового потенциала предприятия. Соответственно, в годовой отчетности будет использован показатель за предыдущий 2017 год.

Для того чтобы найти нужное значение, надо суммировать показатели численности за каждый месяц года, а затем разделить их на 12. Даже если в предыдущем году компания работала не целый год, то делить сумму всех проработанных месяцев все равно придется на 12.

Если рассматривать месячные показатели численности, то они находятся на основании числа полностью и не полностью занятых сотрудников. Числовое выражение по каждой группе находится сначала за каждый день месяца, а затем высчитывается среднее за месяц, после чего эти данные добавляются друг к другу, так и получается среднесписочная численность за месяц.

В том случае, если в проводимых расчетах бухгалтер найдет ошибку, а документ уже подан в соответствующую структуру, стоит поторопиться с предоставлением контролирующим органам исправленной версии документа, так как за ошибки также придется уплачивать штрафы.

Когда сдавать

Сроки сдачи в 2017 году среднесписочной численности весьма ограничены. Выйдя на работу 9 января, отчетность надо приготовить и передать в налоговую до 20 января. Надо отметить, что 20 января в этом году выпало на будний день, поэтому переносы не предусмотрены.

Срок сдачи среднесписочной численности за 2017 год будет 22 января в связи с выходными. Поэтому предпринимателям надо быть готовыми подать в 2019 году отчетность такого типа досрочно. Это будет гораздо удобнее, чем переживать потом за возможный штраф.

Итак, отчет о среднесписочной численности сотрудников станет первым отчетным документом, который подадут организации, а также предприниматели в 2017 году. К этому событию стоит своевременно подготовиться, чтобы избежать возможных последующих проблем с налоговыми органами.

В 2019 году срок сдачи отчета о среднесписочной численности за 2018 год изменился. Проверьте, до какого числа сдать отчет, чтобы не получить штраф.

Отчет о среднесписочной численности сотрудников в 2019 году: срок сдачи за 2018 год

Напомним, что в 2019 году компании и ИП сдают отчет о среднесписочной численности сотрудников за 2018 год.

Сроки сдачи строго регламентированы. Документы сдайте в налоговую не позднее 20 января года, следующего за отчетным. Но в 2019 году сроки сдачи изменились, так как 20 января 2019 года выпало на выходной день, воскресенье. А согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ в такой ситуации предельную дату можно перенести на ближайший рабочий день.

Получается, срок сдачи отчета о среднесписочной численности за 2018 год - до 21 января 2019 года.

Чтобы не ошибиться, срок сдачи отчета мы дополнительно обозначили в календаре.

Внимание! Сроки сдачи отчета о среднесписочной численности одинаковы как для организаций, так и для ИП.

Расчет среднего числа рабочих производится за весь отчетный год. У фирм, созданных, предположим, в середине года, возникает вопрос, в какие сроки отчитываться им. Об этом мы как раз и поговорим ниже.

Отчет о среднесписочной численности 2019 для вновь созданных компаний, срок сдачи

Вновь созданные организации, равно как и только недавно зарегистрировавшие свою деятельность бизнесмены, набравшие себе наемных работников, отчитываются в среднесписочной численности своих рабочих дважды.

• Первый раз они должны дать сведения в ИФНС до 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации;
• Второй раз они уже подают его так же до 20 января года, следующего за годом, в котором фирма была создана.

Пример

Дата регистрации ООО «Лимма» 12 марта 2019 года. Это значит, что срок сдачи отчета о среднем количестве своих рабочих в территориальную ИФНС для компании будет:

• первый раз до 22 апреля 2019 года (так как 20 выпадает на субботу);
• второй раз до 20 января 2020 года.

Причем первый раз расчет среднесписочной происходит с 12 марта по 1 апреля 2019 года, а второй раз уже с 12 марта 2019 по 1 января 2020 года.

Отчет о среднесписочной численности в 2019 году: кто должен уложиться в сроки

В 2019 году юрлица с наемными работниками должны будут сдать отчет о среднесписочной численности (ОСЧ) сотрудников за 2018 год. К таким юрлицам относятся:

• компании, независимо от того, по какой системе налогообложения они строят свой бизнес;
• ИП, имеющие работников.

Кому не нужно сдавать отчет о среднесписочной численности сотрудников в 2018 году.

• ИП, у которых нет работников, и которые в прошлом должны были предоставлять нулевой отчет. В 2019 году таких бизнесменов освободили от ненужной бюрократии;
• Обособленные подразделения, так как их работников указывает в отчете головная организация.

Важно! Если в компании трудится 100 и более человек, то отчет о среднесписочной численности подается исключительно в электронной форме. Если работников меньше 100, то компании и ИП вправе сами выбирать форму подачи отчета: бумажную или электронную.

ОСЧ делается на специальной бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3 25/174@.

Представлять отчет о среднесписочной численности работников в 2019 году нужно в ИФНС по месту регистрации компании или месту жительства ИП. При этом важно сделать это в срок, так как за просрочку карают штрафом в размере 200 рублей за каждый документ.

Отчет о среднесписочной численности 2019, как рассчитать

Чтобы сдать отчет о среднесписочной численности в 2019 году в срок, ее нужно быстро и правильно рассчитать. Сделать это просто, так как для этого существует несколько нехитрых формул.




Посмотрим как сделать расчет по этим формулам на примере.

Пример. В 2018 году в ООО «Лимма» работало следующее количество народа.

Месяц 2018 года

Число рабочих*

сентябрь

*Учитываются как работники с полной занятостью, так и с частичной.

Складываем все вышеприведенные цифры, и получаем суммарное количество рабочих за 12 месяцев 2018 года равное 259.

Определяем среднее число за год 259/12 = 21,6. Округляем по правилам математики, получаем 22 человека.

Количество сотрудников за месяц считается по дням. А дальше применяем вышеприведенную формулу. Складываете число рабочих за каждый день месяца и делите на количество дней в месяце.

Важно! Организации, созданные не сначала года, рассчитывают среднюю численность сотрудника по общей формуле.

Ниже вы можете ознакомиться с образцом заполненного отчета о среднесписочной численности 2019.

Обязанность представлять сведения о среднесписочной численности работников закреплена в Налоговом кодексе России (статья 80).

Согласно нормам права, сведения о среднесписочной численности нужно представлять:

• в налоговый орган по месту регистрации организации или ИП,
• за предшествующий календарный год,
• в срок до 20 января следующего года - для уже существующих организаций,
• в срок до 20 числа месяца, следующего за месяцем создания организации, - для новых компаний.

Эти сведения необходимо представить по форме 1110018, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/

Подавать сведения о среднесписочной численности обязаны подавать даже те юридические лица, у которых нет наемных работников.

Кто обязан сдавать?

Сдавать сведения о среднесписочной численности обязаны все юридические лица, а также индивидуальные предприниматели, которые привлекали наемных работников.

Еще раз подчеркнем, что организации обязаны представить сведения в любом случае, даже если они в прошедшем году не вели финансово-хозяйственную деятельность и не нанимали работников. На эту тему есть несколько разъясняющих писем Минфина РФ.

Сведения о среднесписочной численности работников обязаны подавать и организации после создания (реорганизации). Они подают этот отчет до 20 числа месяца, следующего за месяцем, когда организация была зарегистрирована или реорганизована.

Индивидуальные предприниматели подают эти сведения только, если они привлекали наемный персонал.

Как рассчитывать среднесписочную численность?

Среднесписочная численность работников за любой период рассчитывается на основе среднесписочной численности за каждый месяц этого периода. Поэтому нужно рассчитывать численность за каждый месяц.

Шаг 1 - определяем списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В этот расчет не входят: внешние совместители; работники в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком; работники в неоплачиваемом учебном отпуске; работники с неполной занятостью.

Шаг 2 - суммируем списочную численность работников за каждый календарный день месяца (с 1 по 30 или 31 число), включая праздничные и выходные дни, и делим полученную сумму на число календарных дней месяца.

Шаг 3 - рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. Эту сумму делим на обычную продолжительность рабочего дня в часах и умножаем на количество рабочих дней в месяце.

Шаг 4 - складываем результаты, полученные в шаге 2 и шаге 3, и округляем полученную сумму до целой единицы.

В итоге мы получим среднесписочную численность работников за месяц.

Чтобы получить среднесписочную численность работников за год, складываем рассчитанные суммы среднесписочной численности за все месяцы года и делим на 12. По тому же принципу можно получить численность за квартал и полугодие.

Ответственность за непредставление

За неподачу отчета или нарушение сроков его подачи предусмотрено два вида штрафов:

• на организацию - в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• на руководителя организации - в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).