Расходник образец. Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер является первичным документом, который в обязательном порядке оформляется при выдаче из кассы. Расходник имеет унифицированную форму КО-2. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер? Скачать бланк форма КО-2 можно в конце статьи. Предлагаем также вашему внимание пример оформления документа, скачать который можно по ссылке внизу статьи.

Расходный кассовый ордер форма КО-2

Документу присваивается индивидуальный номер согласно журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, ставится дата заполнения бланка, которая равна дате выдачи денег из кассы.

Вверху формы пишется наименование организации и ее код ОКПО.

Далее нужно указать корреспондирующие счета бухгалтерского учета, которые участвуют в операции выдачи наличных средств. В графе «дебет» ставится номер счета в зависимости от назначения выдачи денег из кассы (счет 71 при выдаче средств подотчетному лицу, счет 70 - при выдаче зарплаты сотрудникам, счет 76 (60) - при оплате услуг, работ, ТМЦ сторонним организациям). Если по указанному счету ведется аналитический учет, то его также нужно указать в соответствующей графе бланка. В графе «кредит» пишем счет 50 «Касса».

В графе «сумма» — пишется выдаваемая сумма денежных средств цифрами.

Графы «код структурного подразделения» и «код целевого назначения» заполняются в том случае, если на предприятии есть соответствующие системы кодирования.

Под таблицей в строке «выдать» пишем ФИО лица, которому выдаются деньги по данному бланку ордера.

«Основание» — указываем содержание операции.

«Сумма» — прописью, с большой буквы пишется выдаваемая сумма, оставшееся пустое место заполняется прочерком, копейки цифрами.

В «Приложении» к бланку ордера указываются документы, прилагаемые к бланку расходного кассового ордера и служащие обоснованием выдачи наличных.

Подписывает расходник главный бухгалтер, руководитель предприятия. Скачать образец заполнения ордера можно ниже.

Теперь на основании заполненного таким образом бланка формы КО-2 можно выдать деньги из кассы. После чего сотрудник компании либо представитель сторонней организации, получивший деньги, должен подтвердить факт выдачи суммы, для этого он заполняет строки «получил», «дата», «подпись».

В строке «по» пишутся реквизиты документов, которые подтверждают его личность (например, паспорт).

Внизу расходного кассового ордера КО-2 кассир, выдавший деньги, ставит свою подпись.

Все расходные кассовые ордера подлежат обязательной регистрации в журнале приходных и расходных кассовых документов форма КО-3, скачать которой можно по .

Образец заполнения приходного кассового ордера, который оформляется при поступлении денег в кассу, можно посмотреть и скачать в , там же можно скачать и сам бланк приходного ордера.

Видео-урок. Как заполнить расчетно кассовый ордер в 1С Бухгалтерия 8.3: пошаговая инструкция

Практический видео урок по заполнению расчетно кассового ордера в 1С Бухгалтерия 8.3. Урок ведет эксперт сайта «Бухгалтерия для чайников» Ольга Ликина, бухгалтер по заработной плате ООО «М.видео менеджмент». По этапам разбирается ключевые аспекты заполнения ордера.

Расходный кассовый ордер используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в расходном кассовом ордере не допускаются. Выдача денег по расходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

Ниже приведены правила заполнения полей расходного кассового ордера:

Организация – указывается наименование организации.

Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован расходный кассовый ордер.

Номер документа – содержит порядковый номер расходного кассового ордера. При формировании расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.

Дата составления – указывается дата формирования расходного кассового ордера.

Код структурного подразделения – указывается код подразделения, с которого расходуются денежные средства.

Корреспондирующий счет, субсчет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.

Код аналитического учета – указывается объект аналитического учета корреспондирующего счета.

Кредит – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса».

Сумма, руб. коп. – указывается сумма расходуемых из кассы денег цифрами.

Выдать – указывается лицо (фамилия, имя, отчество), которому выдаются наличные денежные средства.

Основание – указывается содержание хозяйственной операции (назначение использования денежных средств).

Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.

Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.

Получил – указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняется лицом, получающим денежные средства по расходному кассовому ордеру.

По – указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

Выдачу наличности из кассы осуществляют на основании расходника. Его заполнение, как и заполнению любого другого документа, имеет свои особенности, о которых вы сможете узнать из данной статьи.

Расходник необходимо оформлять в следующих случаях:

• Перечисление доходов компании на ее банковский счет;
• Выдача наличных средств сотруднику организации на его личные расходы;
• Выдача сотруднику наличности под отчет;
• Снятие наличности предпринимателем для собственных нужд, если он осуществляет свою деятельность без сотрудников.

При заполнении ордера на расход необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. В строке «код ОКПО» указывают код, который организации получила при прохождении регистрации.
2. Если деньги выдаются из кассы филиала, указывается его код, если средства выдаются из кассы головного офиса – ставится прочерк.
3. В поле «номер документа» прописывается порядковый номер ордера.
4. Обязательно должна быть указана дата составления ордера, которая должна совпадать с датой выдачи средств.
5. В строчках «кредит» и «дебит» указываются соответствующие номера счетов бух. учета. Если компания находится на упрощенке, он может не заполнять данные разделы.
6. Сумма прописывается и прописью, и цифрами. При указании суммы цифрами копейки пишутся через запятую.
7. В поле «выдать» пишутся инициалы человека, получающего наличность.
8. В графе «основание» указывается содержание операции (на что выдаются средства).
9. В строчке «приложение» указываются реквизиты первичных документов, прилагаемых к расходнику.
10. Поле «получил» заполняется непосредственным получателем наличности. Он пишет, какую сумму он получил, дату получения и подкрепляет это своей подписью.

Особенности заполнения РКО

1. Составлять расходник нужно до выдачи наличности из кассы – подготавливать его заранее и использовать при необходимости нельзя.
2. Если средства выдаются из кассы на основании доверенности, это обязательно прописывается в ордере.
3. Оформить ордер по расходу можно только в одном экземпляре. При этом, в документе не должно быть помарок и исправлений.
4. Ордер должен быть сформирован на основе оправдательной документации.
5. Штамп на ордере ставить не обязательно.
6. Ордер, сформированный для инкассации или для вознаграждения сотрудника, руководством организации не заверяется.

Если деньги выдаются под отчет

Если деньги выдаются ответственному сотруднику под отчет, составление расходного ордера обязательно. Он формируется в соответствии с заявлением подотчетного работника в письменном виде. Данное заявление может быть написано в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались сведения о сумме выдаваемой наличности, о периоде, на который выдаются деньги, дата и подпись управляющего организации.

Расходник на выдачу заработной платы

При выдаче зарплаты составлять РКО также необходимо. Если выдача осуществляется по ведомости, ордер оформляется на кассира, как на получателя средств. В строчке «получил» прописываются инициалы кассира, а в строке «основание» — выдача зарплаты сотрудникам. Приложением к документу является платежная ведомость.

В получении наличности расписывается кассир. Он является ответственным лицом за полученную сумму. В соответствии с этим документом зарплату выдает кассир.

РКО: скачать бланк (Word, Excel)

Бланк расходного кассового ордера скачать можно как в формате Word, так и в формате Excel. Каждый из них имеет как свои достоинства, так и недостатки.

С документами формата Word может работать гораздо большее число программ. С файлами Excel работает не так много решений.

Если скачать бланк расходника Excel формата, он будет более уникальный. То есть, он без проблем распознается во всех версиях Excel и других сторонних программах. А если скачать бланк рко в Word, есть риск, что он не сможет открыться в программах, отличающихся о той, в которой он был создан.

Еще одним достоинством Excel бланка является более удобное заполнение. Ячейки для ввода информации выделены, поэтому ошибиться с вводом практически не возможно. При заполнении документа Word есть вероятность случайно внести информацию не в нужное поле, из-за чего структура бланка может быть нарушена.

РКО: образец заполнения

Выдача наличных денег из кассы организации производится бухгалтерией на основании расходного кассового ордера (РКО). Бланк расходника официально утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и именуется унифицированной формой № КО-2.

Оформляется расходный кассовый ордер в соответствии с порядком ведения кассовых операций, согласно которому выписывается бухгалтерским работником (или ответственным за это лицом) в единственном экземпляре.

Заполнение расходного кассового ордера

"Коды" выбираются из справки Госкомстата. Код документа по ОКУД 0310002.

"Номер документа" указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов .

Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.

Расходный кассовый ордер составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой выдачи денег. В документе дата должна быть указана в соответствующей графе, арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графы "Дебет" и "Кредит" заполняются бухгалтером, который будет обрабатывать этот первичный документ.

Графа "Дебет, код структурного подразделения" заполняется в том случае, если выдача денег производится в структурном подразделении организации, например, отдел магазина, конкретная торговая точка. В противном случае графа прочеркивается. В противном случае графа прочеркивается.

Графа "Дебет, корреспондирующий счет, субсчет" должна содержать номер счета и, если необходимо, субсчета, по дебету которого отражается выбытие денежных средств из кассы организации.

Графа "Дебет, код аналитического учета" заполняется в том случае, если применение таких кодов предусмотрено в организации. В этом случае в графе указывается код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, иначе ставится прочерк.

В графе "Кредит" отображается номер счета, по кредиту которого выдаются денежные средства.

В графе "Сумма, руб. коп." бухгалтер указывает цифрами денежную сумму, выдаваемую из кассы организации.

Графа "Код целевого назначения" заполняется, если организация применяет в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке "Выдать" указываются в дательном падеже фамилия, имя и отчество лица, которому будут выданы из кассы деньги.

В строке "Основание" указывается содержание финансовой операции.

Строка "Сумма" заполняется по тому же принципу, что и в .

В строке "Приложение" указывают прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги выдаются сотруднику сторонней организации, то им обязательно должна быть представлена доверенность от своей организации на получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.

Оформленный РКО обязательно регистрируется в журнале (форма № КО-3) и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжение руководителя). Стоит напомнить, что подпись руководителя на расходнике не обязательна в том случае, если его резолюция, разрешающая проведение операции, уже имеется на прилагаемых к расходному ордеру документах.

Строка "Получил" заполняется лицом, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (рубли - прописью, с заглавной буквы, с начала строки; копейки - цифрами). Ниже данной строки получатель расписывается и ставит дату получения денег.

При выдаче денег по РКО отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке расходного ордера кассир записывает наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это может быть любой официальный документ содержащий фотографию и подпись владельца.

Следует заметить, что документ указывается независимо от того, кем является получатель денег: представителем сторонней организации или своим сотрудником. Никаких исключений здесь не предусмотрено.

Строка "Выдал кассир" заполняется кассиром только после выдачи денег по расходному кассовому ордеру. В ней кассиру необходимо расписаться и указать свою фамилию и инициалы.

Документы, приложенные к расходнику, погашаются кассиром надписью "Оплачено" или штампом с указанием даты на них.

Необходимо помнить, что расходный кассовый ордер остается в кассе, и не выдается на руки лицам, получившим деньги!