В окно выглядывать – покой, мир, безопасная ситуация.В него вылезать или из...
Работа с базой личных данных сотрудников начинается с получения работодателем от его наемного работника согласие на обработку персональных данных. Понятие обработки персональных данных включает в себя весь спектр действий с данной информацией с момента ее получении и до уничтожения.
Понятие «персональные данные» появилось в 1997 году в Указе Президента от 06 марта. А выражение «обработка персональных данных» вошло в обиход в связи с принятием в 2001 году Трудового Кодекса Российской Федерации.
До этого времени любые сведения о гражданах были в свободном доступе. Их можно было передать, запросить и даже купить. Это сильно ущемляло законные права и интересы наших соотечественников, иногда наносило моральный и материальный вред.
С момента вступления в законную силу указанных выше правовых документов началось медленное, но верное исправление сложившейся ситуации. В настоящее время личные сведения граждан надежно защищены законом.
Порядок сбора, принципы и цель обработки персональных данных
Процесс обработки персональных данных регулируется действующим российским законодательством. Все принципы обработки данных, условия, порядок отражены в Гражданском Кодексе Российской Федерации и Федеральном Законе №152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных». Принятые законы направлены на защиту конституционного права гражданина «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени» (ст. 23, гл. 2 Конституции РФ).
Целью обработки персональных данных является соблюдение законов, достижение эффективного сотрудничества в рамках , помощь в достижении высокого профессионального уровня работника, обеспечение его безопасности и сохранности имущества.
Принципы работы с базой персональных данных:
- процесс обработки персональных данных не должен выходить за рамки закона;
- обрабатывать можно только те данные, которые нужны для достижения поставленной цели;
- объем и характер сведений, подлежащих обработке, должен соответствовать заявленным целям;
- совмещение персональных данных, собранных для разных целей, недопустимо;
- данные, подвергаемые обработке, должны быть точными, правдивыми, актуальными.
Форма согласия на обработку персональных данных
Для того чтобы обрабатывать индивидуальные сведения работника, их вначале необходимо получить. Для этого существует форма согласия на обработку персональных данных. Получать персональную информацию руководитель предприятия может только у самого сотрудника. Если же имеющийся объем сведений недостаточен для достижения поставленной цели, либо работодатель желает подтвердить данные, то возможно запросить информацию у третьих лиц. Чтобы выполнить данное действие, не нарушая закон, руководитель предприятия должен заручиться письменным согласием наемного работника.
То же самое относится и к предоставлению информации третьим лицам. Без письменного заявления с согласием на данную операцию сведения передавать запрещено. Если же разрешение работника получено, то при передаче интересующей информации уполномоченный сотрудник обязан предупредить принимающую сторону, что данная информация должна использоваться только в тех целях, ради которых она предоставлялась.
Также запрещено получать из каких-либо источников сведения, не относящиеся к работе и затрагивающие частную жизнь гражданина : вероисповедание, принадлежность к политическим партиям, сексуальная ориентация, семейная жизнь, родственные связи, пристрастия и привычки, хобби и увлечения, и т.п.
Вся необходимая индивидуальная информация о сотруднике хранится у работодателя. Собирая и обрабатывая персональные данные работников, работодатель обязан позаботиться о ее защите.
Положение об обработке персональных данных работников
Порядок сбора информации, обязанности по ее обработке, хранению, защите, ответственные лица – все это должно быть отражено в Положении об обработке персональных данных на каждом предприятии. Данное Положение предоставляется работнику для ознакомления, после чего он подтверждает свою осведомленность подписью. Документ содержит следующие сведения:
- основные понятия и положения;
- способы работы с индивидуальной информацией;
- формирование базы данных;
- учет, передача и хранения имеющейся личной информации;
- функции работника по защите своих личных сведений.
Согласие работника на обработку персональных данных
Собранная и обработанная информация хранится на предприятии в несгораемом шкафу, ключ от которого находится у ответственного лица. Доступ к данной базе могут иметь только уполномоченные на то специалисты.
Обработка персональных данных сотрудников - дело хлопотное и ответственное. С момента поступления конфиденциальной информации о сотруднике в базу данных предприятия ответственность за ее сохранность ложится на предприятие. Разглашение сведений, незаконная передача третьим лицам, злоупотребление имеющейся информацией строго караются законом. За данные нарушения предусмотрена административная, материальная и даже .
Все организации собирают, хранят и используют сведения о своих сотрудниках. Информация личного характера сейчас имеет высокую ценность, а при попадании в руки мошенников она становится средством для совершения преступлений. В этой статье мы расскажем, как и с какой целью компании обрабатывают персональные данные и должны ли они получать на это согласие работников.
Что такое обработка персональных данных
Понятие «обработка персональных данных» включает любые действия, совершаемые оператором с индивидуальной информацией. Среди них:
- сбор;
- уточнение;
- систематизация;
- использование;
- удаление;
- хранение.
Все организации и предприятия являются операторами персональных данных, поскольку обрабатывают их. В ст. 22 закона № 152-ФЗ дается правовое основание обработки персональных данных. Исходя из текста статьи, работодатель вправе совершать действия с личной информацией работников без уведомления об этом намерении органов Роскомнадзора.
Для совершения действий с личной информацией применяются несколько способов. Автоматизированная обработка персональных данных - это обработка на компьютере. Неавтоматизированный способ предполагает использование бумажных носителей. Сейчас в большинстве случаев применяется смешанная обработка, которая сочетает в себе элементы автоматизированной и неавтоматизированной.
Цели обработки персональных данных на предприятии
Выделяют следующие цели обработки персональных данных в организации:
- Заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с гражданами, юридическими лицами, ИП и другими лицами в ситуациях, предусмотренных законодательством и Уставом предприятия.
- Организация кадрового учета организации, обеспечение соблюдения законов, заключение и исполнение обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
- Ведение кадрового делопроизводства, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользовании льготами.
- Исполнение требований налогового законодательства по вопросам исчисления и уплаты налога на доходы физлиц и единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и передаче в ПФР персонифицированных данных о каждом получателе доходов, которые учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование.
- Заполнение первичной статистической документации в соответствии с Трудовым, Налоговым кодексом и федеральными законами.
Что такое согласие на обработку персональных данных
Вместе с предоставлением необходимых документов при заключении трудового договора подписывается согласие работника на обработку персональных данных работника. Согласно ст. 3 ФЗ №152 , к таким данным относятся все сведения о человеке - от имени и фамилии до записей в трудовой книжке.
Персональные данные делятся на 3 категории:
- Общедоступные - основные анкетные данные, включая ФИО, пол, дату и место рождения.
- Биометрические - информация о внешности и некоторых физиологических особенностях, если они определяются визуально.
- Специальные - национальность, вероисповедание, состояние здоровья, судимости, частично - сведения о работе (причины увольнения и др.).
Персональные данные конфиденциальны (за исключением общедоступных), поэтому для их обработки необходимо получать согласие человека.
В обязательном порядке устанавливается срок действия согласия на обработку персональных данных. Моментом его окончания становится либо конкретная дата, либо определенное событие, в том числе отзыв работником своего согласия. Это требование указано в п. 4 ст. 9 ФЗ №152.
В каких случаях нужно согласие на обработку персональных данных
Согласие требуется на обработку специальных и биометрических данных. Общедоступную информацию разрешается свободно использовать, если только это не противоречит закону, а также общепринятым нормам морали и этики.
Ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется
Исключение составляют случаи, когда расследуется уголовное дело, проводятся оперативно-розыскные мероприятия. Биометрические данные могут понадобиться, чтобы установить личность при отсутствии у человека документов. В таких ситуациях не требуется согласие на обработку личной информации.
Примерная форма оформления согласия и описание документа
Заявление о согласии на обработку личной информации подается на имя руководителя организации в письменной форме. В шапке документа указываются:
- должность руководителя и наименование организации, которую он возглавляет;
- ФИО руководителя;
- должность работника;
- ФИО работника;
- дата;
- место составления.
Примерный текст документа следующий:
«Данным заявлением я подтверждаю свое согласие на сбор, обработку, использование и хранение моих персональных данных в пределах, необходимых для обеспечения моих трудовых и социальных прав, уплаты установленных налогов, сборов и иных обязательных платежей, отчисления обязательных взносов в государственные фонды и для других целей, вытекающих из трудовых и смежных с ними правоотношений между мной и работодателем в рамках действующего законодательства. Работодатель вправе предоставлять мои персональные данные третьим лицам только в установленных законом случаях».
Под текстом заявления работник ставит свою подпись.
Возможен ли отказ от обработки персональных данных с позиции закона
По закону, отказ от согласия на обработку персональных данных не несет юридических последствий. В ч. 1 ст. 9 ФЗ №152 указано, что само согласие выражается свободно и добровольно.
Ч. 5 ст. 6 того же закона допускает отсутствие согласия на обработку личной информации в случае, если это требуется для исполнения договора, в том числе трудового. Поэтому работодатели, выполняя свои обязанности, в интересах сотрудников могут обрабатывать их персональные данные без получения на то согласия. Это касается только работников, которые уже числятся в штате. Принять человека на работу при его отказе от обработки персональных данных нельзя. В таком случае еще не заключен трудовой договор. Раз этого документа нет, то и обязанности исполнять его у работодателя не возникает.
Иногда отказ от обработки личной информации чреват негативными последствиями. Если на предприятии действует пропускной режим, то при таких обстоятельствах работнику нельзя будет оформить либо заменить пропуск - такое действие выйдет за рамки служебных целей. Поэтому отсутствие согласия повлечет за собой невозможность выполнения трудовых функций.
Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста
Этой информации – любое действие или операция с личными данными субъекта: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Зачем собирать информацию о субъекте и давать согласие на ее анализ?
Для клиента/пациента
Сведения о состоянии здоровья гражданина относятся к специальной категории персональных данных. Согласно ч. 2 п. 4 ст. 10 ФЗ № 152 обработка таких сведений допускается без согласия субъекта при условии, что она осуществляется в целях:
- установления диагноза;
- профилактики заболевания;
- оказания медицинских и медико-социальных услуг.
Это правило справедливо для ситуаций, когда обработка осуществляется профессиональным врачом, обязанным хранить врачебную тайну в соответствии с законодательством РФ.
Исключение составляют те ситуации, когда получить согласие невозможно, но необходима для защиты жизни или здоровья пациента.
Если человек пользуется какой-либо услугой – заключает договор, оформляет кредит – то есть является клиентом, личные сведения о нём также могут быть обработаны согласно ФЗ № 152 .
Данные клиента могут использованы для:
- Оказание консультационных, информационных и посреднических услуг.
- Заключение и исполнение договора с клиентом.
- Ведение кадровой работы и бухгалтерских услуг.
- Иные сделки, не запрещенные законодательством РФ.
Для сотрудника организации
- Оформление гражданско-правовых договоров с гражданами, предусмотренных Законодательством РФ и Уставом предприятия.
- Кадровый учёт, соблюдение законов и , оформление обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
- Помощь в трудоустройстве, получении образования или продвижения по службе, оформлении и использовании льгот.
- Обеспечение личной безопасности работника и сохранность имущества.
- Выполнение требований налогового, а также пенсионного законодательства при начислении взносов на пенсионное страхование.
- Формирование статистики в соответствие с Трудовым, Налоговым Кодексами и федеральными законами.
- Контроль выполняемой сотрудником работы.
(Ст. 86 «Трудового Кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ). Личные сведения о сотруднике, относящиеся к категории «специальные», не подлежат обработке работодателем.
Обязательно должны быть установлены сроки действия Согласия на обработку персональных данных, это может быть конкретная дата или событие, например, увольнение или отзыв сотрудником своего согласия.
Примеры
Банковская сфера
Банк «Финансовый». Цель обработки персональных данных клиента – осуществление банковских и других операций, в том числе:
- Открытие и ведение банковских счетов.
- Перевод денежных средств по банковским счетам.
- Перевод денежных средств от лиц – физических и юридических без открытия банковского счёта.
- Купля-продажа иностранной валюты.
- Оказание услуг консультирования и информирования, в том числе посредством адреса электронной почты.
Медицинская организация
Медицинская организация «Здоровье». Цель обработки:
- Организация оказания медицинской помощи.
- Выписка льготных рецептов.
- Оплата счетов в системе ОМС и ДМС.
- Использования для статистики и при проведении научно-исследовательской работы.
- Информирование посредством смс-оповещения о результатах анализов, проводимых акциях и расписании работы специалистов.
Заключение
С , клиента или пациента не всё так просто, как кажется на первый взгляд. Просто так, без согласия и предупреждения, они не могут быть переданы третьим лицам или использованы в тех целях, с которыми субъект не согласен. Если человек столкнулся с тем, что произошла утечка его личных данных, он всегда может обратиться в Роскомнадзор или в суд.
Соглашение на обработку персональных данных - это документ, который дает право на использование паспортных данных, адреса, даты рождения и даже фамилии, имени и отчества гражданина. Все это сведения, которые особо охраняет законодательство. Лица, которые по тем или иным причинам получают, обрабатывают, передают или хранят такие сведения, являются операторами и обязательно должны получить согласие на любые действия с полученной информацией.
Понятие персональных данных и обращение с ними регулирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ в редакции от 22.02.2017. В соответствии с этим документом, под личными данными граждан, охраняемыми законодательством, следует понимать любую информацию, которая прямо или косвенно относится непосредственно к их субъекту (то есть физическому лицу). Такая информация позволяет однозначно определить, о каком человеке идет речь. Но человек — полновластный хозяин своих данных, и любая организация не вправе ими распоряжаться, если он не подписал бланк согласия на обработку персональных данных 2019.
Что является личной информацией граждан
Конкретные указания на то, какая информация о человеке является его индивидуальными и охраняемыми данными, в законодательстве отсутствует. По сложившейся практике под ней обычно скрывается:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- адрес проживания (место регистрации);
- семейное, социальное и имущественное положение;
- образование, профессия;
- доходы, имущество и обязательства.
Обычно такие сведения человек сообщает о себе сам во многих государственных органах, медицинских и образовательных учреждениях, кредитных организациях и даже в коммерческих структурах, например при трудоустройстве. Кроме вышеперечисленных сведений, которые являются общими, есть еще специальные личные данные, такие как национальность, вероисповедание, политические взгляды, состояние здоровья и прочая информация подобного рода.
В каких документах содержатся персональные данные гражданина
Существует целый ряд документов, которые по своей сути являются источниками и одновременно хранилищами личной информации. К ним, в частности, относятся:
- паспорт гражданина (внутренний и заграничный);
- другие документы, удостоверяющие личность;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- свидетельство о рождении;
- документы об образовании,
- документы о составе семьи;
- справки о доходах;
- анкеты, заполняемые при трудоустройстве;
- автобиография;
- характеристики;
- личные карточки работников (форма Т-2);
- другие документы.
Очевидно, что большинство этих документов в подлинниках или копиях хранят работодатели граждан. Они, и все остальные лица, к которым попадает такая информация, являются операторами персональных данных.
Операторы персональных данных и действия с ними
В статье 3 закона № 152-ФЗ сказано, что оператором является лицо, которое организует и осуществляет обработку персональных данных. Все работодатели, как юрлица, так и ИП, являются такими операторами по умолчанию, круг остальных лиц, которые приобретают этот статус, практически не ограничен. Это может быть любое лицо, которому человек доверил информацию о себе, подписав согласие на обработку персональных данных.
Отдельное внимание уделим понятию обработки личной информации. О ней везде говорят, но никто толком не знает, что это такое. Тогда как часть 3 все той же статьи 3 закона № 152-ФЗ регламентирует это понятие, как любое действие (или их совокупность), совершаемое с личной информацией. Под действиями законодатели понимают:
- сбор;
- запись;
- систематизацию;
- накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение;
- использование;
- передачу (распространение, предоставление, доступ);
- обезличивание;
- блокирование;
- удаление или уничтожение данных.
Все операции проходят или в бумажном ручном режиме, или с использованием средств автоматизации, в том числе в режиме онлайн. На все эти действия оператор обязан получить от владельца согласие на обработку персональных данных (образец заполнения и бланк можно увидеть в статье). Для работодателей это является отдельным случаем, так как цели их обработки, в том числе, регулирует .
Заявление о согласии на обработку персональных данных и требования к оформлению документов
Как уже было сказано выше, операторы обязаны получить от граждан согласие на обработку персональных данных на сайте или в бумажном варианте.Для начала определимся с общими требованиями к оформлению этих документов — это поможет ответить на вопрос, как заполнять согласие. И необходимо учитывать, что образец формы согласия на обработку персональных данных для организаций и учреждений немного отличается от того заявления, которое возьмет с каждого нового работника его работодатель.
Нормами статьи 87 ТК РФ установлено, что все организации самостоятельно определяют порядок хранения и использования сведений, полученных от работников. Аналогичный принцип применим и ко всем остальным операторам. Главное — не нарушать требования, установленные федеральными законами и кодексами. Прежде чем приступать к обработке и решать, какой образец соглашения на обработку персональных данных использовать, необходимо утвердить локальный акт по организации «Положение о персональных данных». В этом документе должны содержаться все основные требования к правилам оформления документации. Положение утверждает руководитель с согласия профсоюзного органа (при его наличии).
Когда речь идет о работодателях, важно учесть, что по нормам п. 8 части 1 статьи 86 ТК РФ всех работников и их представителей следует ознакомить с утвержденным Положением под подпись. Для этих целей даже заводят специальный журнал. Если Положения в организации-операторе не будет, это является грубым нарушением, за которое нормами статьи 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф.
Образец заполнения согласия на обработку персональных данных
Требования к согласию, которое дает владелец личной информации для ее обработки оператором, определен в части 1 статьи 9 закона № 152-ФЗ. Главное требование — такое согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным — и обязательно оформленным в письменной форме. Также допускается электронная форма, если взаимодействие владельца и оператора происходит через интернет. В любом случае у оператора должна иметься возможность в любой момент подтвердить факт его получения.
При этом, хотя в самом законе о письменной форме этого документа речи не идет, по нормам статьи 13.11 КоАП РФ наказание последует в том случае, если оператор начал обработку:
без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено по законодательству РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния.
Поэтому рекомендуется сразу оформить заявление о согласии на все манипуляции с персональными данными и больше не переживать по этому поводу. Универсального бланка такого документа не существует: каждый оператор может самостоятельно его разработать или использовать предложенный образец согласия на обработку персональных данных.
Образец соглашения работника с работодателем
Произвольная форма согласия или заявления не исключает целого ряда требований, установленных в статье 9 закона № 152-ФЗ к его содержанию. В нем обязательно указывают:
- Фамилия, имя и отчество лица, его адрес, полные реквизиты документа, удостоверяющего его личность (аналогичные требования к представителям гражданина).
- Наименование или Ф.И.О. и адрес оператора.
- Цель получения личной информации.
- Перечень данных, которые подлежат обработке.
- Данные организации или ИП, которым оператор перепоручил любые манипуляции с данными.
- Перечень действий с информацией о человеке, на совершение которых он дал свое согласие, общее описание способов ее хранения и использования.
- Срок, в течение которого действует согласие, и способ его отзыва.
- Личная подпись гражданина.
Posted on
Обычно такие сведения человек сообщает о себе сам во многих государственных органах, медицинских и образовательных учреждениях, кредитных организациях и даже в коммерческих структурах, например при трудоустройстве. Кроме вышеперечисленных сведений, которые являются общими, есть еще специальные личные данные, например национальность, вероисповедание, политические взгляды, состояние здоровья и прочая информация подобного рода. Где можно найти персональные данные гражданина
Существует целый ряд документов, которые по своей сути являются источниками и, одновременно, хранилищами личной информации. К ним, в частности, относятся: Очевидно, что большинство этих документов в подлинниках или копиях хранят работодатели граждан. Именно они, а также все остальные лица, к которым попадает такая информация, являются операторами персональных данных. Операторы персональных данных и действия с ними
В статье 3 Закона № 152-ФЗ сказано, что оператором является лицо, которое организует и осуществляет обработку персональных данных. Все работодатели как юрлица, так и ИП являются такими операторами по умолчанию, круг остальных лиц, которые приобретают этот статус практически не ограничен. Это может быть любое лицо, которому человек доверил информацию о себе. Отдельное внимание нужно уделить понятию обработки личной информации. О ней везде говорят, но никто толком не знает, что это такое. Тогда, как часть 3 все той же статьи 3 Закона № 152-ФЗ регламентирует это понятие, как любое действие (или их совокупность), совершаемое с личной информацией. Под действиями законодатели понимают: Все операции могут проходить как в бумажном ручном режиме, так и с использованием средств автоматизации, в том числе в режиме онлайн. Именно на все эти действия оператор должен получить от владельца бланк согласия на обработку персональных данных 2017. При этом, для работодателей это является отдельным случаем, так как цели их обработки, в том числе, регулирует . Заявление о согласии на обработку персональных данных и требования к оформлению документов
Как уже было сказано выше, операторы обязаны получить от граждан согласие на обработку персональных данных на сайте или в бумажном варианте. Однако образец формы согласия на обработку персональных данных для организаций и учреждений немного отличается от того заявления, которое должен взять с каждого нового работника его работодатель. Для начала определимся с общими требованиями к оформлению этих документов.
