Развитие и совершенствование мультимедийных компьютерных технологий открыло дорогу к созданию новой формы публикации архивных документов - электронной. Сегодня уже ясно, что использование архивных документов в электронных изданиях идет иным путем, чем их использование в традиционных печатных изданиях. В данной статье рассматривается ряд принципиальных, по нашему мнению, проблем, которые связаны прежде всего с практическим созданием подобных электронных публикаций архивных документов.

Согласно определениям ГОСТ Р 51141-98 под публикацией архивного документа понимается подготовка его к изданию в соответствии с установленными правилами. С одной стороны, эти правила касаются выявления и отбора документов для публикации и их археографической обработки, с другой - представления документа и связанной с ним информации в форме, адекватной форме предстоящего издания, в нашем случае - электронной. Если в первом случае как для традиционной печатной публикации, так для электронной применимы одни и те же методы подготовки, то во втором случае мы можем говорить об информационной технологии публикации архивного документа в электронном издании. Формирование данной информационной технологии и ее методологическое осмысление сегодня представляет важную практическую задачу использования архивного фонда в электронных формах.

В основе подготовки электронного издания с использованием архивных материалов лежит создание электронной копии архивного документа. Согласно ГОСТ 7.48-2002 «Консервация документов. Основные термины и определения» электронная копия - это копия, изготовленная в цифровой форме, а изготовление копии - это воспроизведение на другом носителе в том же или ином формате с помощью различных технологий. Но электронная копия в то же время - электронный документ, который согласно ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» является документом на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. В том же стандарте приводится определение электронного издания как электронного документа (или группы электронных документов), прошедшего редакционно-издательскую обработку, предназначенного для распространения в неизменном виде, имеющего выходные сведения.

Опираясь на данные определения, под электронной публикацией архивного документа можно понимать электронное издание, содержащее электронную копию (или группу электронных копий) архивных документов, прошедших археографическую и редакционно-издательскую обработку, предназначенное для распространения в неизменном виде на машиночитаемом носителе и имеющее выходные сведения. Следует различать:

Электронные аналоги печатных публикаций архивных документов, воспроизводящие в основном соответствующее печатное издание (текст и его расположение на страницах, иллюстрации, ссылки, примечания, научно-справочный аппарат и т.д.);

Самостоятельные электронные публикации архивных документов, не имеющие печатных аналогов.

По природе воспроизводимой информации ГОСТ 7.83-2001 предлагает различать текстовые, изобразительные, звуковые и мультимедийные электронные издания. Применительно к электронным публикациям архивных документов возможно выделение изданий по видовому составу документов архивного фонда (публикации фонодокументов, фотодокументов и т.п.), соотносясь с классификацией, сложившейся в архивной практике. В то же время надо четко понимать, что электронная форма представления в значительной мере стирает видовые границы, сводя их к различным цифровым форматам представления данных. И с позиций информационной технологии публикации архивного документа возникает вопрос о выборе соответствующего ему цифрового формата, который во многом определяется целями использования документа в конкретном электронном издании.

Электронная публикация архивных документов может осуществляться в изданиях научного, научно-популярного, учебного, справочного, художественного и иного характера, ориентированных на локальное, сетевое или комбинированное распространение. Для нас важно отметить, что любая научная публикация архивных документов должна иметь детерминированный характер, т.е. параметры, содержание и способ взаимодействия с электронным изданием должны быть предопределены его целями, издателем и не могут быть изменяемы пользователем. Только в этом случае мы можем говорить о достоверности приводимой архивной информации и рассматривать электронную публикацию архивных документов как инструмент для научной работы и форму обеспечения сохранности архивного фонда. При несоблюдении данного условия электронная публикация архивного документа будет иметь только справочное, иллюстративное, ознакомительное значение. Поэтому предлагается специально помечать научные электронные издания грифом «Научное издание» на титульном экране и в библиографическом описании и выработать для этого вида изданий особую систему правил их подготовки при использовании архивных материалов. При этом мы предлагаем отнести к разряду научных публикаций фондовые публикации архивов. На наш взгляд, недостаточно решать вопрос об оцифровании тех или иных архивных фондов только с позиций фонда пользования и нужно сразу ставить вопрос о страховом оцифровании, а фонд пользования формировать на основе страхового фонда.

Согласно ГОСТ 6.10.4.-84 для документов на машинных носителях устанавливаются категории подлинника, дубликата и копии только при условии аутентичности содержания и сохранения присутствия обязательных реквизитов. При этом подлинником считается первая по времени запись документа и содержащая соответствующее указание, дубликатом - более поздняя по времени перезапись документа на аналогичном носителе, а копией - перезапись документа на иной вид машинного носителя. Отметим, что разница между подлинником и дубликатом для машиночитаемых документов в отличие от печатных или рукописных, носит больше формальный характер, что дает основание дублировать при соблюдении определенных стандартом условий электронные документы для задач проведения электронной реставрации, для передачи по сети, для тиражирования и иных целей. Для этого используются специальные программы дубляжа (FDD, CloneCD и др.) и устройства-дубликаторы, работающие на уровне физического переноса информации и гарантирующие ее аутентичность. В то же время устанавливаемые стандартом признаки копии вызывают большое сомнение. По нашему мнению, аутентичный перенос информации на иной по виду машинный носитель также относится к ее дублированию со всеми вытекающими последствиями и положение стандарта в этом плане требует пересмотра. Другое дело - конвертирование электронного документа из формата в формат, когда мы имеем дело с электронным копированием и реальной возможностью потери аутентичности копии.

Для электронного воспроизведения архивных документов крайне важен научно обоснованный вариант воспроизведения - графический или символьный. В традиционных публикациях факсимильное воспроизведение документа используется больше с иллюстративной целью, и перед публикатором стоит задача корректного воспроизведения текста документа со всеми имеющимися пометами в современном написании и с использованием современного печатного шрифта. При символьном воспроизведении текста документа задача полностью аналогична, с той разницей, что для воспроизведения текста и помет используются машинные или экранные шрифты. Но без наличия параллельного графического варианта электронную публикацию архивного документа, на наш взгляд, нельзя считать полной. Более того, можно полагать, что в электронной публикации символьное воспроизведение играет вспомогательную роль, и главная научная и практическая задача электронной публикации - доведение до исследователей полноценного графического образа документа с необходимым археографическим и источниковедческим описанием.

Теперь мы вплотную подошли к вопросу: какой электронный формат для архивного документа можно считать полноценным? В архивной практике работы с электронными документами выделяют две группы цифровых форматов записи данных - страховые и пользовательские. К страховым форматам относят такие, которые имеют лучшие характеристики для страхового архивного хранения, к пользовательским -оптимальные для решения задач использования. С точки зрения научной публикации архивного документа, вопрос о форматах можно рассматривать следующим образом. В любой научной электронной публикации архивных документов целесообразно предусмотреть возможность доступа исследователя как к копиям «страхового», так и «пользовательского» уровней. Оцифрование архивного документа ввиду того, что оно не совсем безопасно для физического состояния подлинника, целесообразно сразу производить в страховом формате с качеством, установленным для страхового фонда. Публикация страхового формата дает исследователю доступ к копии такого же качества, какое бы он получил бы и при обращении к электронному фонду архива. Перевод из страхового формата в пользовательский сегодня не представляет технической проблемы*, и на уровне разработки электронных фондов пользования архивы будут руководствоваться доступными им информационными системами и средствами. Но страховое оцифрование должно стать предметом общеотраслевой регламентации. Научные электронные издания архивов могут стать серьезным средством развития межархивного и межбиблиотечного обмена, но они вряд ли будут носить массовый характер, и нужна соответствующая государственная поддержка их выпуска.

Для научного электронного издания, использующего архивные документы, можно выделить несколько основных задач: а) создание электронного цифрового страхового фонда архивных документов и его локальное воспроизведение в рамках издания; б) создание электронного фонда пользования для данного издания, навигационных и поисковых средств; в) электронное восстановление документов для фонда пользования.

Проводя оцифрование традиционного архивного фонда, мы должны получить не просто набор электронных копий составляющих его архивных документов, а его электронную модель -полноценный образ фонда, включающий его установленные атрибуты (карточку фонда и т.д.), архивные ссылки, т.е. в составе электронного фонда должен существовать некоторый служебный электронный документ, несущий необходимую метаин-формацию о нем. Поэтому, например, электронный фонд архивных документов можно определить как массив электронных копий архивных документов и служебной информации, обеспечивающей точную идентификацию фонда, как в традиционном архиве, так и в обслуживающей его информационной системе.

В последнее время архивистами и документоведами активно обсуждается концепция и тематика электронного архива. При этом в составе его фонда рассматриваются не только электронные копии бумажных архивных документов, но и электронные документы, созданные в сфере электронного документооборота, сетевые электронные документы, в том числе и те, которые не имеют «бумажных» вариантов. Все это говорит о том, что электронная культура медленно, но верно формирует свой вариант организации архивного дела и сфера информационных технологий вторгается в область комплектования, обеспечения сохранности и использования архивного фонда. Сегодня электронный архив - это не только название программного продукта и известной своими успехами в данной области фирмы, это вполне определенный институт архивной деятельности.

Практика оцифрования библиотечных фондов и коллекций породила два термина: «электронная библиотека» и «электронная коллекция». По мнению ряда специалистов, основное отличие электронной библиотеки от электронного издания в том, что библиотека является открытой системой, допускающей при соблюдении условий неизменности электронных документов ввод новых документов, реструктуризацию документальных комплексов и массивов и т.д. Электронная библиотека понимается как информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнообразные коллекции электронных документов (текстовых, изобразительных, звуковых, видео и др.), локализованных в самой системе, а также доступных ей через телекоммуникационные сети. Но ведь именно такие задачи и стоят перед электронным архивом! В чем тут может быть разница?

Изучение накопленного практического опыта показывает, что электронные библиотеки и электронные архивы - это одни и те же по сути и структуре информационные системы, которые получают различные названия скорее из-за традиций разделения библиотечного и архивного дела. По нашему мнению, будет правильнее говорить об электронном архиве-библиотеке, подчеркивая сближение архивных и библиотечных задач. В широком смысле слова в качестве электронной публикации может рассматриваться сам факт создания электронного архива-библиотеки. Электронный архив-библиотеку можно рассматривать как нетиражируемое электронное издание архивных документов, он обладает всеми атрибутами, которые мы выделили для электронных изданий выше.

В подобной трактовке электронное издание может рассматриваться как вариант формы организации фонда пользования для архива-библиотеки и доведения электронных копий архивных материалов до пользователей. Тогда в электронной публикации архивных документов должны воспроизводиться материалы конкретного электронного архивного фонда, т.е. выполненные для публикации новые электронные копии архивных документов должны его пополнить или вновь образовать, а это значит, что они должны быть выполнены в соответствии с определенными качественными критериями как для страхового хранения, так и для фонда пользования архива-библиотеки. Возникает вопрос о необходимости национального сводного реестра страхового архивного оцифрования, т.е. прослеживается аналогия с проблемами страхового микрофильмирования библиотечных и архивных фондов.

Законодательное закрепление за ФГУП НТЦ «Информ-регистр» функций федерального депозитария электронных изданий4 означает, что дубликаты всех, в том числе и архивных, электронных публикаций должны передаваться на государственное депозитарное хранение. При решении вопроса о передаче дубликатов страхового фонда электронных архивов-библиотек фактически формируется достаточно четкая и стройная система организации электронного архивного дела.

Базовым уровнем данной системы являются локальные архивы-библиотеки, создаваемые как при действующих архивных, библиотечных и музейных учреждениях, так и на корпоративных началах

в рамках национальных и международных проектов оцифрования архивных фондов.

В рамках архива-библиотеки должны быть решены следующие базовые задачи:

Выявление источников комплектования и организация экспертизы ценнности электронных копий архивного хранения для формирования страхового фонда;

Формирование электронного каталога как формы реализации научно-справочного и поискового аппарата;

Фондирование и составление описей фондов в электронном виде как форма реализации учетных функций архива-библиотеки;

Участие в межархивном обмене дубликатами страхового фонда электронных копий, взаимодействие с федеральным депозитарием.

Формирование фонда пользования, как в локальных, так и сетевых формах доведения до потребителей (исследователей), представление материалов фонда пользования в электронных публикациях;

Обеспечение сохранности информационных массивов и реализация автоматизированного поиска и доведения информации до конечного потребителя, организация учета работы с информационными массивами.

В рамках федерального депозитария электронных изданий необходимо решить задачи приема и государственного хранения электронных цифровых копий документов страховых фондов, электронных копий фонда пользования и иных архивных электронных публикаций. При этом целесообразно применительно к этим поступлениям ограничиться исключительно задачами хранения и восстановления целостности утраченных фондов, оставляя информационные функции исключительно в ведении архивов-библиотек. С другой стороны, централизованное государственное хранение способно решить проблему ведения единого сводного реестра, о которой говорилось выше. В целом подобная постановка вопроса представляется экономически целесообразной и интересной.

В заключение рассмотрим некоторые практические моменты электронной публикации архивных материалов. К сожалению, при всем многообразии использования исторических документов как в сетевом доступе, так и в выпускаемых сегодня массовых мультимедийных энциклопедиях, справочниках, электронных книгах на CD-ROM порой не только нарушаются авторские и издательские права, но и дискредитируется сама идея электронной публикации архивных документов.

Электронная публикация, особенно мультимедийная, создаваемая с образовательными целями, как правило, имеет свою уникальную программную структуру, построенную по специально созданному сценарию навигации, увязанную с формами представления документов, и т.п. Создание такой публикации - результат творческого процесса составителя, редактора, программиста, художника-дизайнера, сканировщика, верстальщика и других участников выпускающего творческого коллектива. Но при всем многообразии творческих подходов целесообразно говорить о необходимости соблюдения элементарных правил ссылок на используемые архивные документы в соответствии с установленными нормами, о наличии в публикации общей описи использованных электронных копий архивных документов, представляющей собой локализацию описи фондов конкретного архива-библиотеки. Именно этот момент является своего рода актом сертификации достоверности приведенной в издании информации. Научное значение электронное издание может иметь только при условии соблюдения данного требования, в противном случае оно будет носить справочный, ознакомительный характер.

Ощущается настоятельная необходимость в разработке комплекса нормативных требований к научной электронной публикации архивных материалов.

Примеры лучших электронных документальных публикаций демонстрируют следующие концептуальные подходы:

Предоставление полной информации о документах без какого-либо вмешательства в их содержание;

Включение в электронную публикацию оцифрованных образов источников;

Обеспечение возможностей поиска информации в этих документах;

Организация гипертекстовых ссылок между документами одной публикации, а также между разными публикациями;

Значительное увеличение объема дополнительной и справочной информации, включаемой в электронную публикацию исторических источников. Примерами удачных публикаций могут служить: CD-ROM «Torre е Tasso» (составитель - Carmelo Bianco, координатор - Pierpaolo Dorsi), изданный государственным архивом Триеста в 1998 г. Публикация содержит печатные тексты стихов P.M. Рильке на немецком языке, оригинальные автографы в виде сканированных копий и переводы стихов на итальянский язык, сканированные фотографии и рисунки из фондов архива, экслибрисы, автограф элегии «Дуанесса». Документы приведены в оцифрованной форме. Публикация документов сопровождается кратким археографическим предисловием, содержащим историю происхождения документа, места и времени его создания, места хранения, а также данные о физическом состоянии документа. Приведена биография Рильке с портретом поэта, снабженная отсылкой на издание, откуда был взят этот материал.

На CD-ROMe использована разветвленная система гиперссылок, позволяющая переходить от оригинала документа (сканированной его копии) к печатному варианту на языке оригинала (немецкий) или переводу на итальянский язык, а так же к каталогу, содержащему сведения о месте нахождения документа (номер фонда). Публикация снабжена комментариями и рекомендациями по просмотру диска в Windows 95/98 и Macintosh.

Другим примером удачной электронной публикации архивных документов является CD-ROM «Сталинские расстрель-ные списки», подготовленный совместно Международным обществом «Мемориал» и архивом Президента (АП) РФ. Помещенные на диске списки, воспроизводятся на основе оригиналов, находящихся на хранении АП РФ (Ф. 3. Оп. 24. Д. 409-419). Электронная версия включает все документы, находящиеся в данных делах. Публикация состоит из трех разделов: введения, «сталинских списков», справочно-поисковой системы. Археографическое введение содержит необходимую информацию об архивном документе, месте его настоящего хранения, предыстории создания и хранения, археографического описания. Основной раздел - «сталинские списки» - позволяет просматривать любой из списков последовательно. В окне выбора источника пользователь может указать любой из томов или любой из позднейших списков. Списки снабжены информационно справочной системой, которая позволяет осуществлять разнообразные виды поиска как в пределах всех списков вообще, так и в пределах основного корпуса или его отдельного тома. Поиск может осуществляться как по индивидуальным данным, так и по таким атрибутам списков (или групп, в них выделенных), как регион, название выделенной в первоисточнике группы, наличие тех или иных подписей, дата, категория, наличие в списках около данной фамилии помет (зачеркиваний/подчеркиваний).

Круг актуальных вопросов, связанных с качеством электронных публикаций не только в Интернете, но и на CD-ROM, легко определим: принципы отбора документов, полнота издания, проблемная компановка серии, ценность и полнота комментариев, справочных материалов. К этому можно добавить требования не вырывать отдельные интересные документы, а мобилизовать материалы определенных фондов, для публикации отбирать оригиналы документов, максимально сохранять особенности и характерные черты документов, снабжать публикации достаточно подробными примечаниями и указателями (именным, географическим).

Однако публикации архивных документов пока крайне редки. Подавляющее большинство исторических источников на CD - оцифрованные версии уже опубликованных памятников, иногда откомментированные тем или иным образом. Показателем достаточно высокого уровня такого издания можно считать:

Точно обозначенный «бумажный» первоисточник (и обоснование выбора именно этого издания при наличии нескольких);

Неизъятые из него комментарии публикаторов (и соблюдение их авторских прав);

Четкое изложение принципов и объемов купюр в тексте (если таковые делались).

Эти минимальные требования необходимы для адекватной оценки всего изложенного в тексте, для определения его достоверности и информативности. Можно сказать, что простор для работы профессиональных археографов и источнико-ведов в области электронных публикаций огромен. Необходимы публикации, не только освещающие те или иные проблемы, но и дающие образцы высокопрофессиональных изданий, использующие при этом все преимущества электронных публикаций. В то же время появление публикаций исторических документов, сделанных с нарушением элементарных норм авторского и имущественного права, фактически дискредитирует идею электронной публикации и настоятельно требует совершенствования методической и нормативно-правовой базы этого вида архивной работы.

Информационные технологии (ИТ) в области обработки издательско-полиграфической продукции можно определить как совокупность методов регистрации, хранения, обработки и передачи информации для печатного и электронного размножения текстовой и изобразительной продукции.

На протяжении продолжительного периода времени ИТ совершенствуются в зависимости от уровня развития науки и техники и меняющихся требований общественно-социального характера.

Новые информационные технологии таким образом, в отличие от предшествующих, характеризуются новыми коммуникационными возможностями (интегрированная обработка с манипуляцией одновременно объектами разной природы), новыми носителями информации (магнитные и оптические диски), новыми подходами в организации обмена информацией (компьютерные издательские системы).

Компьютерная издательская система (КИС) в соответствии с новой издательской концепцией должна служить целям организации продуктивного издательского производства, удовлетворяющего в том числе нужды современного бизнеса.

Автоматизация издательского производства затронула все стадии подготовки публикаций - хранение, управление, распространение, даже такой творческий процесс, как подготовку публикации (авторинг). Издательство становится более интенсивным и эффективным.

«Бизнес-критичные» документы - новый термин, в котором отражены требования к продукции в условиях быстроизменяющегося современного бизнеса:

сжатые сроки подготовки и доставки;

возможность оперативного внесения изменений;

соответствие стандартам;

структурное построение;

целостность и надежность (отказоустойчивость);

конфиденциальность, возможность разграничения доступа и аутентификации (установления подлинности) пользователя.

Совершенствование издательского производства происходит в трех основных направлениях:

публикация документов с использованием сети электронных досок, электронной почты, файловых архивов Internet, всемирной паутины WWW;

разработка электронных издательств на базе использования компакт-дисков;

совершенствование традиционной технологии на базе использования компьютерной техники.

Это способ управления данными, при котором последние организованы в виде сети узлов, объединенных между собой связями. Узлы могут быть текстовыми документами, графическими картинками, видеофильмами, аудиозаписями и т. п. Понятие «гипер-текст» было чрезвычайно популярно в конце 80-х, когда впервые широко стали применяться гипертекстовые информационные системы. Сам термин «гипертекст» ввел в обращение Тед Нельсон (Ted Nelson) в 60-х годах нашего века. В то время он руководил разработкой исследовательской гипертекстовой системы Intermedia в университете Брауна (США). Кроме слова «гипертекст», Нельсон разработал теоретические основы гипертекстовой технологии и заложил базу для математического исследования гипертекстовых структур.

Система типа гипермедиа обеспечивает возможность работы с графическими картинками, фотографиями, фильмами, музыкой и речью. Следует отметить, что термин «гипермедиа», который повсеместно применяется в западной литературе, не нашел столь же широкого распространения в отечественных публикациях. Многие специалисты предпочитают называть термином «гипертекст» все информационные системы, построенные по принципу сети информационных узлов.

Реализация новых информационных технологий , связанных с опубликованием в сети электронных документов, в настоящее время выполнена в виде:

электронных досок объявлений;

электронной почты;

файловых архивов Internet (или FTP-архивов - File Transfer Protocol);

«всемирной паутины» Internet - World Wide Web.

Это огромная электронная доска объявлений , разделенная на части согласно интересам ее пользователей. Каждая группа новостей имеет свое название. Система названий имеет иерархическую структуру. Например, группа новостей, описывающих информационные технологии Internet, называется comp.infosystems, что означает - группа «компьютеры», подгруппа «информационные системы». В свою очередь, каждая подгруппа может быть разбита на новые подгруппы.

Электронная почта является другим важным средством обмена информацией в Internet. Она появилась приблизительно в то же время, что и Usenet. Долгое время Usenet даже использовала для передачи новостей каналы электронной почты. Главной задачей электронной почты является обеспечение надежной и быстрой доставки корреспонденции.

Преимущества электронной почты перед обычной очевидны:

Файловые архивы Internet (или FTP-архивы - File Transfer Protocol) - одна из технологий опубликования в сети электронных документов. По этой технологии осуществляются специальные проекты, направленные на создание электронных копий знаменитых книг (Библия, «Песнь о Гайавате», «Приключения Шерлока Холмса», «Приключения Тома Сойера», «Алиса в стране чудес» и др.).

Обеспечивает хранение, обработку и распространение публикаций в виде:

электронной периодики;

справочников, каталогов;

периодических иллюстрированных журналов;

электронных газет;

различного рода энциклопедии;

учебников (гипермедийные издания в рамках виртуального публичного университета).

Использование компакт-дисков является другим приложением идеи электронного издательства. Одним из популярнейших видов CD-изданий являются мультимедиа-энциклопедии.

Издание на CD состоит из собственно компакт-диска с напечатанным красочным штампом, пластиковой коробки и обложки-вкладыша.

Первый этап подготовки издания на компакт-диске называется мастерингом . На этом этапе осуществляется разработка издания на обычных магнитных носителях: верстка, разработка программной оболочки для просмотра материалов, разработка обложки диска.

Второй этап - премастеринг - создание образа компакт-диска и его перенос на технологический носитель для последующего изготовления матрицы.

Третий этап - тиражирование на заводе и печать обложки в типографии.

Один из распространенных программных пакетов, используемых для создания издания на компакт-дисках. Он включает в себя следующие модули:

аудиоредактор для записи музыкальных дорожек;

редактор данных для подготовки CD-ROM;

программу создания вставок к музыкальным компакт-дискам.

оперативная информация (технические замечания, листы изменений, списки изменений в программных продуктах и др.);

изменяющиеся документы (каталоги товаров, прейскуранты, руководства, листы ошибок);

так называемая связанная информация (например, учебник черчения и набор стандартов на конструкторскую документацию).

использовать набор коротких (до 10 страниц) документов, так как отображение страницы из небольшого файла, на который указывает ссылка, происходит быстрее, чем ее поиск в уже открытом объемном документе;

размер страницы выбирать так, чтобы текст хорошо смотрелся на всех мониторах (например, 21,6×14,0 см);

избегать использования цветов, содержащих оттенки, которые плохо воспроизводятся на мониторах с низким разрешением;

не забыть купить право на включение использованных в документе шрифтов в состав издания;

включенные в документ и не нужные в печатном варианте (при необходимости этого) элементы следует задавать в цвете из списка непечатаемыx цветов;

для разрешения проблем с использованием электронного документа на различных платформах следует давать всем файлам и директориям имена в соответствии со стандартом ISO 9660, использовать универсальные графические форматы (например, TIFF), использовать наиболее распространенные шрифты (например, Таймс и Гельветика).

(стандарт файлов PDF - Portable Document Format) - программа для переноса документа с одной платформы на другую, при котором все средства, необходимые для правильного отображения документа, включаются в состав файла и всегда доступны приложению, использующему его. При этом обеспечивается:

включение шрифта в состав файла;

представление символов шрифта в виде кривых;

возможность использования уменьшенных изображений страниц - thumbnails для ускорения визуального поиска нужной страницы и упрощения переноса страниц из одного документа в другой;

возможность для составителя материала при групповом методе работы над документом включать в него необходимые пометки (notes);

возможность сжатия для включаемой в документ графики.

Начиная с момента своего возникновения в 1982 году фирма занималась разработкой приложений языка описания страниц Аdоbе Роstsсript и их коммерческим применением. После широкого внедрения описания стандарта РоstScript и продажи лицензии на его использование фирма сделала язык промышленным стандартом для печати электронных документов. С использованием этого языка Аdоbе и независимые фирмы, конкурирующие с компанией, разработали множество приложений, во многом способствовавших революции в издательском деле.

В качестве разработчика стандарта Adobe развила технологию переноса электронных документов между платформами, сохраняющую элементы форматирования (начертания символов, графику и другие видимые элементы), которые важны для письменных форм. Практически эти средства нашли применение, например, в программе Аdоbе Асrobat уже в 1993 году.

К системным программным пакетам фирмы относятся, помимо Аdоbе РоstSсript, Аdоbе Асrоbаt, например, программный пакет Рrерrеss.

Предназначен для представления документов в одном универсальном формате, называемом Роrtаblе Dосuments Format (РDF), спецификация которого общедоступна:

основанный на языке РоstScript, формат РDF является аппаратно независимым форматом для документов, содержащих текст, векторную и растровую графику;

формат РDF содержит гиперсвязи, описания визуального представления текста, закладки и аннотации;

Adobe Асrоbаt поддерживает такие средства, как Object Linking Embedding (ОLЕ), Dinamic Document Embedding (DDЕ), что обеспечивает интеграцию с другими приложениями;

cтандарт включает средства сжатия, поддержку контекстного поиска и является первым не зависящим от платформы решением для длительного хранения электронных документов.

Это программный интерпретатор языка РоstScriрt, который позволяет абстрагироваться от конкретного контроллера печатающего устройства.

Displау РоstScriрt Level 2 выполняет те же функции, но в отношении вывода на дисплей.

Рrергеss служит для подготовки РоstScript-файлов для типографской печати и брошюрования.

Прикладными продуктами фирмы являются системы верстки, редактирования растровой и векторной графики, видеомонтажа: РаgеМаkег, FrаmеМаker, Рhоtоshор, Illustratоr и Рrеmierе.

Настольная издательская система РаgеМаkеr выпущена изначально фирмой Аldus, а впоследствии приобретена фирмой Аdоbе. Она отличается прежде всего универсальностью, гибкостью в работе над публикацией:

FrаmеМаkеr , базовый продукт Frаmе Тесhnоlоgу, который в настоящее время приобретен фирмой Аdоbе. Пакет считается лучшим в области подготовки сложных многостраничных технических изданий.

В соответствии с современным подходом к концепции компьютерной издательской системы (КИС) она должна быть не только средством для монтажа текста, графики, фотографий, таблиц и формул на рабочем листе, но и служить целям организации продуктивного издательского производства, удовлетворяющего нужды современного бизнеса. В настоящее время КИС должна облегчать процесс подготовки, хранения и распространения публикаций, как традиционных печатных, так и электронных. Она должна включать средства для обеспечения коллективной работы, автоматизации подготовки изданий, управления на протяжении всего жизненного цикла издания.

FrаmеМаkег отличается современным подходом для подготовки и распространения печатных и электронных публикаций, срочной верстки сложных, насыщенных формулами и таблицами документов, подготовки оригиналов-макетов бизнес-критичных изданий:

импорт текста и графики поддерживается по ссылке или непосредственно в документ;

имена стилям верстки страниц, абзацев, таблиц, символов можно задавать в рамках документа и между документами, что значительно сокращает время подготовки издания;

условный текст позволяет хранить множество версий документа в одном файле;

реализовано детализированное сравнение многостраничных документов с генерацией отчета;

существуют такие возможности, как автоматическое переформатирование документа при изменении шаблонных страниц, обтекание текстом графики, поворот текста и графики на произвольно заданный угол;

в среду FrаmеMaker интегрировано интерактивное средство для эффективного ввода, форматирования и редактирования математических формул;

возможно пересечение текстом двух и более колонок;

имеется встроенный в среду Frаmе удобный редактор таблиц;

доступ ко всем функциям осуществляется через панели инструментов;

поддерживаются цветовые модели СМYК (Cyan-Magenta-Yellow-Black), RGВ (Red-Green-Blue), НLS (Hue-Saturation-Luminance) и РАNТОNЕ;

технология InstantView позволяет независимо от платформы просматривать созданный гипертекст без предварительной обработки;

имеется FrаmеViеwег - самое совершенное средство управления гипертекстом на сегодняшний день;

поддерживается коллективная работа над документом в течение всего жизненного цикла документа независимо от платформы;

многочисленные фильтры позволяют осуществлять межплатформенный импорт и экспорт текста и графики;

имеется Frаmе АРI, что позволяет настраивать продукт в соответствии с индивидуальными и корпоративными нуждами;

работа FrаmеМаkег возможна во всех основных операционных средах.

Разработки фирмы Quark начались с 1981 г. с создания текстового процессора для Apple III, а затем и других программ для работы с текстом. Так, одной из первых программ верстки для персонального компьютера была разработка этой фирмы Typeface, вышедшая в 1982 г. для Apple III. В 1987 г. разработан основной пакет фирмы - QuarkXPress, который на сегодняшний день является одним из общепризнанных.

В 1992 г. разработана версия QuarkXPress для Windows, а в 1994 г. - для Power Macintosh. Имеется также и многоязычная версия QuarkXPress Passport, а также система для групповой работы Quark Publishing System.

Вот несколько основных возможностей программы, в результате которых она завоевала положение стандарта в издательском деле:

простота переноса материалов между платформами Macintosh, Power Macintosh и Windows и унифицированный пользовательский интерфейс;

возможность полной подготовки материала к печати от набора, верстки, иллюстрирования до конечной печати;

наличие большого количества дополнений к пакету - Xtensions, которые дают возможность решать специальные задачи, например готовить электронные издания;

использование семи перемещаемых панелей для выбора цвета, списка стилей, палитры расположения, библиотеки фрагментов и др.;

наличие средства регулярного автоматического сохранения рабочего документа;

использование алгоритма сохранения произвольного (ограниченного только желанием) числа предыдущих версий документа;

наличие ускоренного просмотра документа с помощью линеек прокрутки, что обеспечивается тем, что иллюстрации и цветовые оттенки упрощаются. Как только нужная страница найдена, изображение станет в точности таким, каким будет на печати;

возможность переноса документов между платформами так, что совершенно не меняется их внешний вид при условии, что на обоих компьютерах одинаковые наборы шрифтов. Если какого-либо шрифта не хватает, QuarkXPress тут же предлагает замену;

возможность поворота, дублирования, группирования, объединения объектов в библиотеки, растягивания поверх нескольких страниц, раскрашивания;

использование эффекта «прикалывания» объекта, чтобы при работе со страницей он случайно не сдвинулся со своего места;

возможность группирования нескольких объектов для их редактирования с оставлением возможности редактирования одного из элементов группы, не разбивая ее;

наличие масштабирования для просмотра изображения от 10% до 400% с дискретностью 0,1%;

наличие панели внешнего вида документа, позволяющей создавать до 127 пар страниц-прообразов, содержащих такие элементы оформления, как колонтитулы и повторяющаяся графика;

наличие функции формирования надписей «Продолжение на стр....» и «Начало на стр....». При этом номера страниц обновляются автоматически;

возможность перемещения страниц с места на место целиком при необходимости изменить последовательность страниц;

возможность сохранения страницы в формате EPS (Encapsulated PostScript) и дальнейшего быстрого ее масштабирования;

простота импорта иллюстраций благодаря наличию расширений (XTensions) для форматов JPEG и PhotoCD;

возможность предварительного просмотра иллюстрации на экране перед тем как вставить картинку в текст с анализом ее размеров, разрешения и того, сколько цветов она содержит;

возможность изменения контрастности, тени и других параметров графических изображений, состоящих из оттенков серого, прямо из QuarkXPress;

возможность заключить иллюстрацию в рамку, при необходимости и неправильной формы;

реализация популярных цветовых моделей Hue-Saturation-Brightness (HSB), Red-Green-Blue (RGB), Cyan-Magenta-Yellow-Black (CMYK), а также PANTONE, FOCOLTONE, TRUEMATCH и принятых в Японии схем;

возможность раскраски рамки или фона простым перетаскиванием цвета из палитры на нужный объект;

автоматическое добавление цветовой палитры изображений в формате Encapsulated PostScript (EPS) при их импортировании;

наличие расширения Cool Blends для создания привлекательного фона с пятью узорами, которым можно придать по желанию любую окраску;

наличие системы EfiColor, которая позволяет избежать весьма распространенной ситуации, когда цвета на печати не похожи на экранные. Принцип ее действия таков: каждому устройству ставится в соответствие таблица цветов, так что при печати передается команда «печатать цветом номер такой-то из таблицы для принтера», а не «печатать цветом из смеси красного, зеленого и синего в такой-то пропорции»;

возможность выполнения кернинга и трекинга с наименьшим приращением 0,005 мм;использование четырех типов треппинга:

Подавления, при котором цвет фона полностью подавляет цвет объекта;

Распространения, когда цвет объекта слегка расползается вокруг него;

Замены, при которой цвет объекта заменяет цвет фона;

Наложения, когда объект печатается поверх цветного фона;

возможность решения специальных задач с помощью так называемых расширений QuarkXPress (XTensions). Эти расширения полностью интегрируются с основной программой, становясь дополнительными меню, панелями и инструментами. Часть расширений не является продукцией Quark Inc., а написана другими фирмами, но поддержка ее осуществляется наравне с поддержкой QuarkXPress. Среди расширений есть и позволяющее готовить электронные издания;

разработка в начале 1995 г. нового продукта QuarkXPosure для обработки изображений для платформы Power Macintosh;

Microsoft Office for Windows 95, включающий в себя программы, выполняющие родственные функции и являющиеся лучшими из того, что могут предложить текстовые процессоры, электронные таблицы, коммуникационные и презентационные программы:Имея в виду КИС профессионального уровня, обычно выделяют следующие общие свойства, которые приобретают эти системы в последнее время:

• автоматизация всего издательского производства, совершенствование средств разработчиков и средств настройки;

  поддержка коллективной работы, совместимость документов различных платформ (Windows, Windows 95, Macintosh, PowerMacintosh, UNIX);

  дальнейшее развитие интеграции средств для набора текстов, таблиц, формул, обработки графики, словарей (по принципу «все в одном»);

  дальнейшее совершенствование возможностей работы с графикой;

  поддержка средств создания структурированных, бизнескритичных по срокам и целостности документов, управления документопотоком;

  создание более интеллектуальных программ, например издательских пакетов, которые позволяют один раз создать документ и публиковать его в любом формате. При таком подходе пакеты должны быть в состоянии в отсутствие квалифицированного художника-дизайнера автоматически превращать текст и рисунки в грамотно оформленные документы. Они должны быть в состоянии приспосабливать один раз созданный документ к различным средам и вариантам демонстрации, а не только имитировать бумажные документы на экране. Например, речь идет о возможности автоматического получения одного и того же документа по щелчку мыши в различных видах:

  Печатный вариант для аудитории;

  Версия документа, оптимизированная для формата Letter;

  HTML-документ в программе просмотра;

  Документ, переформатированный для World Wide Web.

Для этого такие пакеты, видимо, должны:

а) отделять форму от содержания, присваивать атрибуты отдельным фрагментам текста (заголовкам, подписям к рисункам, основному тексту и т.д.);

б) быть достаточно интеллектуальными, чтобы преобразовывать эти формы к документам разного формата (автоматически изменять размер и формат текста и рисунков). Например, в издательской системе, работающей по принципу «перетащи и оставь», можно представить себе первоначальную работу с шаблонами, которые определяют основные элементы документа: заголовки, подзаголовки, основной текст, рисунки, подписи и т. д. Но затем нужно обеспечить такую возможность, чтобы, например, после перетаскивания и отпускания текста на рисунке программа автоматически отформатировала бы текст и расположила бы его в подпись к ближайшему рисунку. Или чтобы программа умела автоматически перейти, например, от информационного листка с портретной ориентацией к листовке с ландшафтной ориентацией, к брошюре или к компьютерной презентации, или к странице Web.

Средство борьбы с возможным сдвигом бумаги при печати в несколько красок. При печати цветных изображений краска в типографии наносится в несколько проходов. Естественно, что возможен сдвиг бумаги между проходами. Это может привести к тому, что на границе двух цветов возникнет неокрашенная полоса. Суть треппинга в расширении объектов в сторону возможных дефектов и изменении цветов в этой области так, чтобы дефект скрадывался. Треппинг необходим далеко не всегда. Он полезен лишь в случае, когда граничащие между собой объекты резко отличаются по цвету.

Тип четырехканального (голубой-пурпурный-желтый-черный) цветного изображения, используемого обычно в полиграфии.

Язык структурированных запросов, используемый для взаимодействия с данными в реляционных СУБД.

Стандартный обобщенный язык разметки (описания) документов по стандарту ISO.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Анализ характеристик средств криптографической защиты информации для создания электронной цифровой подписи. Этапы генерации ключевого контейнера и запроса при помощи Удостоверяющего центра с целью получения сертификата проверки подлинности клиента.

реферат , добавлен 14.02.2016


Общая характеристика электронной подписи, ее признаки и составляющие, основные принципы и преимущества применения. Использование электронной цифровой подписи в России и за рубежом. Правовое признание ее действительности. Сертификат ключа проверки ЭЦП.

курсовая работа , добавлен 11.12.2014


Основные алгоритмы реализации электронной цифровой подписи. Понятие секретного и открытого ключа. Программные модули, сроки действия и порядок функционирования электронной подписи. Технология работы с информационной системой "ЭЦП", перспективы развития.

курсовая работа , добавлен 07.12.2010


Организационно-правовое обеспечение электронной цифровой подписи. Закон "Об электронной цифровой подписи". Функционирование ЭЦП: открытый и закрытый ключи, формирование подписи и отправка сообщения. Проверка (верификация) и сфера применения ЭЦП.

курсовая работа , добавлен 14.12.2011


Основные источники угроз безопасности информационных систем. Особенности криптографической защиты информации. Понятие электронной цифровой подписи. Признаки заражения компьютера вирусом. Уровни доступа к информации с точки зрения законодательства.

реферат , добавлен 03.10.2014


Изучение истории развития электронной цифровой подписи. Исследование её назначения, принципов работы, основных функций. Виды электронных подписей в Российской Федерации. Асимметричные алгоритмы подписей. Использование хеш-функций. Управление ключами.

реферат , добавлен 04.06.2014


Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи. Понятие и сущность электронной цифровой подписи как электронного аналога собственноручной подписи, условия ее использования. Признаки и функции электронного документа.

контрольная работа , добавлен 30.09.2013


Сфера правоотношений по применению электронной подписи в новом федеральном законе. Шифрование электронного документа на основе симметричных алгоритмов. Формирование цифровой подписи, схема процесса проверки, ее равнозначность бумажным документам.

курсовая работа , добавлен 12.11.2013

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок - самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

• сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
• должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
• подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
• подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

• дате его формирования;
• авторе данных;
• наименовании документа;
• формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

• возможность длительного хранения;
• удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
• возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
• простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

• Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
• Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:

1. текстовых,
2. изобразительных,
3. звуковых,
4. мультимедийных изданиях,
5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

• Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
• Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
• Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
• Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
• Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
• Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

В учреждениях, где налажен электронный документооборот, после регистрации электронная регистрационно-контрольная карточка (ЕРКК) вместе с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции.

При этом каждый руководитель или исполнитель наделяется определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной, по которой документы раскладываются по сформированным им согласно классификатору делам, и которые или ждут начала выполнения (в деле "Документы, поступившие"), или приняты сотрудником к исполнению (в деле "Документы на исполнении"), или переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в деле "На контроле").

В ходе работы с электронными документами должно быть обеспечено комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базы данных систем.

Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к ЕРКК. Исходящий документ, сопровождаемый соответствующими реквизитами ЕРКК, может быть защищен электронной цифровой подписью, зашифрован и передан адресату.

Различие процессов обработки документов для автоматизированного документооборота, от этих же процессов в электронном документообороте, невелико.

Поскольку в автоматизированном документообороте используются современные решения и критерием отбора является лишь их сочетаемость с бумажным документооборотом, то ничего преимущественно нового в электронном его варианте не содержится.

Очень важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в СЕДД, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.

Технологию электронного документооборота на этой стадии поддерживают следующие функциональные возможности системы:

Прикрепление к регистрационно-контрольной карточки (ЕРКК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата;

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

Предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица к документам, относящимся к ее компетенции;

Обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов;

Осуществление полнотекстового и атрибутивного поиска электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск;

Отправка по электронной почте или публикация на Интернет-портале учреждения электронных исходящих документов (с использованием электронной почты, защищенных с помощью сертифицированных средств;

Формирование и оформление дел, то есть группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуры;

Архивное хранение электронных документов. Основной единицей учета в системе остается ЕРКК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, оперативность поиска.

Обработки и отправления корреспонденции

Исходящие документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской, фельдъегерской службой.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства учреждения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

С использованием средств электросвязи служба делопроизводства осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи.

В случае отправки факсограмм и документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи необходимо также отправить оригинал документа в бумажной форме.

Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, а также необходимость и порядок ссылка адресату их оригинала в бумажной форме определяются инструкцией учреждения с учетом имеющихся в учреждении технических и программных средств.

Информационные, телекоммуникационные и информационно-телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайных или умышленных изменений или уничтожения информации.

Исходящие документы обрабатываются и отправляются централизованно в день их поступления от структурных подразделений - исполнителей или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправка или передача документов без их регистрации в службе делопроизводства

Во время приемки от исполнителей исходящих документов с бумажными носителями проверяются:

Правильность оформления документа (состав и размещение на нем всех реквизитов);

Наличие и правильность указания адреса корреспондента;

Наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

Наличие виз на копиях документов, остающихся в делах учреждения;

Наличие на документе отметки о приложениях;

Соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп

Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковка). На конверте проставляются регистрационные индексы всех документов, содержащихся в конверте.

Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с указанием адреса получателя и отправителя, которые изготавливаются заранее машинописным или типографским способом.

Документы, доставляемые фельдъегерской службой, передаются адресатам под расписку в соответствующей книге.

Досылки или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или руководителя службы делопроизводства.

Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать исходящие документы и другие почтовые отправления в службу делопроизводства в часы, установленные для этого инструкцией учреждения.

Оригиналы приказов, планов, протоколов и т. п. необходимо оставлять в учреждениях - авторах этих документов. Подразделениям направляются их вторые экземпляры.

Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которая изготавливается заранее типографским способом.

В случае отправки корреспонденции в другие города страны на конверте кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата следует указывать почтовый адрес.

В случае отправки корреспонденции за границу после фамилии адресата также указывается сначала номер дома, улица, город, графство или штат, страна и почтовый индекс. Примеры отправки корреспонденции по Украине и за границу приведены в приложении 5.16.

Возможно применение европейских конвертов с небольшим пластиковым окошком. Главное при этом определить место подписания адреса на письме соответствовало размерам окошка.

В правом верхнем углу конверта рядом с марками иногда указывается порядок направления и особенности вложенной корреспонденции. При этом могут используются такие надписи: Air Mail (Авиа), Confidential (Конфиденциальный), Private (Частный) Urgent (Рекомендуемый), Express (Срочный), Strictly confidential (Совершенно секретный). Документы, доставляемые курьером, необходимо передавать адресатам под расписку в соответствующем журнале.

Созданные средствами вычислительной техники документы отправляются с сопроводительным письмом в упаковке, должно соответствовать техническим требованиям сохранности носителей с записанной на них информацией. Копия сопроводительного письма приобщается к соответствующего дела на общих основаниях.

Вся исходящая корреспонденция и другие почтовые отправления передаются структурными подразделениями или исполнителями в определенные для этого часы, установленные инструкцией по делопроизводству конкретного учреждения.

Неоформленные или должным образом не оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Исходящие документы и другие почтовые отправления структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать секретарю-референту до установленного часа.

Секретарь-референт регистрирует исходящие документы в журнале регистрации исходящих документов (приложение 5.7). При этом каждому исходящему документу присваивается номер, который состоит из букв имени и фамилии документа, индекса структурного подразделения и порядкового номера документа с начала года. Например: ГТ/10-56, где ГГ - индекс, который указывает, что документ подписан руководителем (И. Тимошенко), 10 - индекс автора документа, 56 - порядковый номер.

Перечень индексов, присвоенных, как пример, подразделениям учебного заведения приведены в приложении 5.16.

Отметку об исходящие документы-ответы делает секретарь-референт в журналах регистрации входящих документов, где проставляются номер и дата исходящего документа указываются фамилия руководителя, подписавшего документ.

Документы, отправляемые одновременно одному адресату, вкладываются в один конверт. Законвертована корреспонденция маркируется и доставляется в почтовое отделение.

Выполнение требований по рациональной организации как традиционного, так и электронного документооборота возможно только при условии тщательно продуманной технологии обработки документов,соблюдение последовательности выполняемых операций. Для этого следует разработать схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на служебную документацию.